¿Para quién es esta guía?
En esta guía se te brinda información acerca de la Ley antifraude, enfocándonos en los software de facturación y contabilidad, por lo que es bastante útil para todas aquellas personas que realizan actividades relacionadas con la facturación y contabilidad en empresas, organizaciones de lucro, de todo tamaño, e incluso profesionales autónomos y/o independientes.
La guía esta dirigida tanto para aquellos que necesitan información para sus empresas u organizaciones, así como para aquellos interesados en softwares para la facturación o gestión empresarial, o los que desean información acerca de esta ley.
¿Para qué sirve esta guía?
En esta guía encontrarás información de gran relevancia para conocer los puntos clave del reglamento de la ley antifraude, así como de sus implicaciones, afectaciones, requisitos, etc. Gracias al conocimiento de esta ley lograrás evitar los errores y sanciones comunes. Tan solo necesitarás mejorar tu sistema o configurar algunos de sus aspectos, pero es importante conocer si el programa que utilizas se adapta a la ley de antifraude o necesitas adquirir alguno nuevo que cumpla con las normativas y tus necesidades, esta información también te la brindaremos. En esta guía te ayudaremos a asegurarte de que no violas esta ley, e incluso a que logres automatizar estos procesos.
¿Qué es la Ley Antrifraude?
En octubre del año 2021, entró en vigor la Ley Antifraude 11/2021, con el objetivo de mejorar la salud financiera del estado y sobre todo impedir el fraude fiscal, o el uso del software también conocido como el “software de doble uso”. Esto significa, básicamente, que la ley obliga a empresas, autónomos e independientes a utilizar software de contabilidad y facturación, así como de gestión y datos; a no utilizar una doble contabilidad, ni eliminar los datos que registran.
De esta manera, la ley antifraude establece una serie de requisitos indispensables que deben estar presentes en todas las actividades contables de la empresas y profesionales, estos requisitos serán la manera en que se asegura la integridad, conservación, legibilidad, legitimidad, trazabilidad, inalterabilidad y seguridad de los registros de las facturaciones hechas por la empresa, aspectos que se especifican en la Ley General Tributaria.
En consecuencia, el software de gestión y facturación que utilices en tu empresa, o de manera independiente, deberá tener un registro por cada una de las facturas que se realicen, así como un registro completo de los eventos principales que ocurran dentro del sistema. Esta información debe almacenarse sin alteración alguna, garantizando así su total veracidad, se podrá remitir de forma voluntaria y automática a las oficinas de la Administración Tributaria. Toda la información que se brinde deberá contener una firma digital, y cada registro o documento expedido deberá estar a disposición de la AEAT.
La ley antifraude quiere hacer que los programas utilizados por empresas, ya sean softwares especializados o algún ERP, sean mucho más transparentes. Entre las medidas más importantes que establece la ley antifraude, podemos observar las siguientes:
- Límite del pago en efectivo, a 1.000 euros en todas las operaciones que se realicen, en caso de los particulares con domicilio fuera de territorio español, se reduce el pago en efectivo de 15.000 a 10.000 euros.
- Aquellos que actúen en nombre y por cuenta de un importador, serán los responsables subsidiarios del pago del IVA correspondiente.
- Se incluirán normas de control en las operaciones relacionadas con las Criptomonedas, se establecerán de manera nacional e internacional. Se informará de los saldos y titulares de las monedas, y todas sus operaciones
- Se prohíben amnistías fiscales, el umbral de deuda con Hacienda necesario para estar en la lista de morosos, baja a 600.000 euros.
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¿A qué empresas y software se aplicará?
La ley de Antifraude se aplica a todo el territorio español, por lo que todas las empresas dentro de esta jurisdicción, así como los profesionales, deberán adaptarse a esta ley. Cabe recalcar, que territorios forales, Canarias, Melilla y Ceuta, se encuentran exceptuados de la ley, pero se prevé que, para junio del 2024, las empresas y profesionales de estos territorios deban de expedir facturas con sistemas informáticos. Aquellas empresas que se encuentren dentro del SII quedan fuera de la normativa (en el momento en que se escribe este artículo).
Además, todos los programas o software utilizado en actividades de facturación, contabilidad, gestión y registro de actividades facturables y financieras deberán contar con requisitos específicos para la protección y veracidad de datos. La ley considera a los softwares como infractores tributarios, si permiten lo siguiente:
- Llevar registros contables diferentes.
- No registrar y adicionar notas de las transacciones hechas.
- Registros de transacciones distintas o incompletas de las anotaciones hechas.
- Programas que no estén certificados, cuando están obligados a ello.
- Que el sistema no asegure la integridad, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de todos los registrados.
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¿Qué es el software antifraude?
Un software antifraude es un programa o sistema informático que abarca la facturación, contabilidad, gestión y finanzas de una empresa u organización, que cumple con todos y cada uno de los requisitos que se solicita en la Ley Antifraude, o normativa contra el fraude fiscal. Este software será clave en la lucha contra el fraude fiscal que se han propuesto las autoridades dentro del marco de la ley, entre las que encontraremos distintas medidas para la ocultación de ventas, la facturación en B, doble o en negro, así como la llevanza de contabilidades paralelas.
¿A qué obliga esta nueva normativa?
Al momento de entrar en vigor, la ley de antifraude obliga a cualquier empresa u organización, autónomo o independiente a realizar facturación con un software adaptado a cumplir el reglamento, entre los que se requiere lo siguiente:
Registro de facturación
Un software de facturación adecuado a la normativa antifraude, deberá de estar homologado, y deberá generar un registro de facturación completo, para cada alta o anulación de facturas expedidas. Así mismo, deberá de asegurar que estos registros se encuentren íntegros, bien conservados, de fácil accesibilidad, legibles e inalterables.
Envío de registros automático
En este caso tienes dos opciones para realizar en envío de registros. La primera, trata del envío automático de cada uno de los registros de facturación a la Administración Tributaria. También llamado, Sistema de emisión de facturas verificables o sistema VeriFactu. La segunda, es un registro sin envío de las facturas, la AEAT podrá solicitar en cualquier momento que crea conveniente estos registros, debiéndose entregar una copia de toda la información que se ha conservado.
Registros de eventos
Los programas de facturación y contabilidad deberán de realizar un registro de eventos e incidencias, independiente de la facturación, tampoco deberá verse alterado y se deberá de conservar hasta el momento de prescribir las obligaciones tributarias. Los registros de eventos tratan de identificar eventos básicos del sistema, entre los que se encuentran la versión, las entradas y salida de usuarios, actualizaciones, etc.
¿Qué software antifraude deberé contratar?
Al momento de adquirir un programa de contabilidad, facturación o gestión, ya sea un programa para pymes, mediana o gran empresa, deberás hacer un proceso de selección: conocer tus necesidades como empresa, ver las funcionalidades del programa, comparar precio, identificar posibilidades, hacer pruebas, etc. Ahora, con esta nueva ley, además deberás incluir en esa lista de requisitos que un programa cumpla con los requisitos establecidos por la normativa antifraude.
Esta ley afecta a las empresas pero también a los desarrolladores de programas, ya que ellos quieren que su software se siga vendiendo, por ello es normal pensar que los programas se irán actualizando para adaptarse a la ley antifraude. Es importante que, en caso de que utilices un programa no compatible con los requisitos de la ley antifraude, busques una actualización del mismo y obtengas información sobre si esta o no adaptado a la mencionada ley.
Requisitos de un software antifraude
Para poder saber si contamos o no con un software adecuado a la ley antifraude, deberemos tener en cuenta ciertos requisitos:
- Los programas deberán garantizar la integridad de cada dato registrado.
- Los sujetos pasivos deberán de conservar la documentación que sustentará las presentaciones de declaraciones tributarias, todos en los plazos establecidos por las legislaciones mercantiles y tributarias.
- La Agencia tributaria podrá acceder a los datos de cualquier programa, esto gracias a una oportuna autorización y debido a la no presencia de datos encriptados.
- Los datos deberán ser presentados y guardados con la debida legibilidad, con predisposición a ser utilizados de manera estándar.
- No deberán de existir interpolaciones, omisiones, alteraciones o similares en las anotaciones de los sistemas.
- Se debe garantizar que los datos que se ingresen no sufran alteraciones.
Así mismo, existen ciertas obligaciones para las empresas que desarrollan programas, ajustes y actualizaciones. Entre las que se pueden destacar algunas como:
- Los fabricantes deberán comercializar programas que cumplan con la normativa, no podrán seguir promocionando o comercializando programas que no cumplan con los requisitos prescritos.
- No se permite facilitar programas que faciliten o permitan desviar facturas de los registros oficiales de contabilidad, ni aquellos que hagan posible llevar una contabilidad paralela, aquella en que se registren facturas que no se declaren o se especifiquen en las declaraciones tributarias de los sujetos pasivos.
- Se deberán establecer especificaciones técnicas en los sistemas y programas desarrollados de acuerdo con esta ley, de manera reglamentaria.
- Los softwares deberán estar certificados, según se determine para cada programa.
La ley antifraude obliga a los desarrolladores y comercializadores de programas de contabilidad y facturación a ajustar y cumplir ciertos criterios, y también a los empresarios y profesionales que utilicen estos programas a velar por la seguridad y certificación de los programas que utilicen.
¿Mi software actual es compatible con la ley antifraude?
Para responder a esa cuestión necesitas saber si tu programa cumple con los requisitos antes mencionados. No es muy complicado poder identificar si el programa que utilizas es adecuado, lo que tienes que hacer es buscar entre las características del programa, o evaluar cómo funciona actualmente: aspectos que indiquen que se lleva una única contabilidad, integra informaciones, posee capacidad de síntesis y registro contable único, etc.
Con la ley ya en vigor, se ponen límites al software de doble uso, y no se permiten acciones de duplicidad de contabilidad. Los programas de facturación poseen certificados y registros que muestran y aseguran su capacidad de ajuste para las especificaciones que se han requerido en la normativa. Esto implica a su vez, que el programa no debe eliminar o modificar facturas de ningún tipo, estos deberán incluir códigos QR con información de la factura además de enviarlas a la administración pública. Pese a lo aquí mencionado es importante estar actualizado de las últimas noticias de la ley antifraude y sus posibles cambios.
Sanciones que interpone la ley antifraude
Así como regulaciones, medidas, requisitos y especificaciones que se han visto, es necesario poder conocer qué sucedería si llegamos a cometer alguna infracción y sus consecuencias. Las sanciones se han determinado de manera concreta, aquellas empresas que utilicen programas de doble facturación, o que hagan mal uso de los programas, deberán afrontar dos tipos de sanciones:
- Infracción tributaria por fabricación, producción y comercialización de software informáticos que no cumplen los requisitos establecidos en la Ley Antifraude: la multa puede alcanzar cifras de 150.00 euros por cada acción económica que se produce como venta, y por cada tipo de sistema que sea objeto de infracción.
- Infracción tributaria por posesión o tenencia de sistemas informáticos que permitan la doble facturación, que no estén certificados, que se encuentren alterados, etc. La multa pecuniaria fija es de 50.00 euros por cada ejercicio.
Como verás, tanto como comercializados o como teniente del programa puedes resultar multado de igual forma, estas cifras son máximos y mínimos, por lo que el precio de la multa puede varias, sobre todo contando con que es el coste por cada uno de los ejercicios realizados. Es importante poder contar con un software antifraude adecuado para asegurar evitar este tipo de sanciones y multas.