CRM online en la nube vs. CRM local: ¿cuál debo elegir?

Esta guía está pensada para cualquier empresa con un volumen suficientemente grande de datos de clientes y que, por lo tanto, necesita un software de gestión para manejarlos, también conocido como CRM por las siglas en inglés de Customer Relationship Management.

¿CRM online o CRM local? ¿Cuál elegir?

Los CRM son herramientas que centralizan toda la información de los clientes y ayudan a los equipos a gestionar todas las relaciones que mantienen con ellos. En ese sentido, podemos encontrar CRM más enfocados a ventas y otros más orientados a marketing o a atención al cliente.

Pero estos no son los únicos tipos de CRM que existen. En el mercado hay dos grandes grupos de gestores de las relaciones con el cliente: CRM en la nube (online) y CRM local o tradicional. Elegir entre uno u otro es el primer reto que debes afrontar si quieres trabajar con este tipo de software.

Acierta ahora con tu próximo CRM

Comparamos 51 soluciones y tú recibes los precios y opiniones de empresas que los han utilizado.

COMPARAR PRECIOS

¿Qué es un CRM online?

También conocido por el nombre CRM en la nube o cloud CRM, son gestores a los que se accede a través de internet. No necesitan instalarse en los ordenadores o servidores de la empresa, sino que se entra desde el navegador o desde su app (si disponen de ella). Sería el mismo procedimiento y funcionamiento que, por ejemplo, el correo electrónico.

Acierta ahora con tu próximo CRM

Comparamos 51 soluciones y tú recibes los precios y opiniones de empresas que los han utilizado.

COMPARAR PRECIOS

¿Qué es un CRM local?

Estos CRM también se suelen denominar CRM tradicionales o CRM on-premise y se caracterizan por instalarse directamente en los equipos o servidores de la empresa que va a utilizarlos. En ese sentido, en lugar de funcionar a través de internet, se conectan a la red interna de la organización y se ejecutan en la infraestructura tecnológica de la empresa.

CRM online o CRM local: comparativa directa

Al comparar un CRM online con un CRM tradicional, es importante entender las diferencias clave y cómo estas afectan a la gestión de tu negocio. A continuación, desglosamos las principales características de cada uno.

1. Accesibilidad, flexibilidad y escalabilidad

• CRM online: accesible desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, ideal para equipos remotos o empresas con varias sedes. Se pueden añadir usuarios, funcionalidades e integraciones sin complicaciones técnicas.
• CRM tradicional: limitado al equipo o red donde está instalado, lo que puede dificultar el acceso fuera de la oficina. Además, dependen del hardware y de la capacidad instalada para añadir extras. Por tanto, escalar suele requerir ajustes internos y nuevas inversiones.

2. Costes iniciales y mantenimiento

• CRM online: modelo basado en suscripción mensual o anual, con menores costes iniciales. Solo pagas por los usuarios que lo usan o por las funcionalidades que necesitas. No requiere mantenimiento técnico, ya que corre a cargo del proveedor del software.
• CRM tradicional: requiere una inversión inicial elevada (en hardware, licencias y recursos) y costes adicionales para actualizaciones y mantenimiento, necesitando la ayuda de un experto en este tipo de entornos.

3. Integraciones y actualizaciones

• CRM online: las actualizaciones son automáticas y hay disponible una gran variedad de integraciones con otras herramientas, las cuales se pueden implementar sin necesidad de conocimientos técnicos.
• CRM tradicional: cada integración y actualización depende del equipo técnico, lo que puede incrementar el coste y ralentizar los procesos.

4. Seguridad de los datos

• CRM online: los proveedores suelen ofrecer seguridad avanzada con encriptación y copias de seguridad automáticas.
• CRM tradicional: mayor control directo de los datos, aunque la seguridad depende de los recursos internos de la empresa.

5. Velocidad de implementación

• CRM online: rápido de implementar, sin necesidad de instalaciones complejas.
• CRM tradicional: puede requerir semanas o meses para su instalación, pues se necesita configurar bases de datos, servidores y redes internas.

Resumen de las ventajas y desventajas del CRM online

El CRM online destaca por su accesibilidad: permite consultar y actualizar información desde cualquier dispositivo con conexión a internet, lo que facilita el trabajo remoto y la colaboración entre equipos. Además, su modelo de suscripción reduce la inversión inicial y evita que la empresa tenga que asumir el mantenimiento técnico, ya que las actualizaciones, la seguridad y las copias quedan en manos del proveedor.  También ofrece una escalabilidad inmediata, lo que permite añadir usuarios o funciones sin necesidad de infraestructura adicional.

Como contrapartida, depende totalmente de la conexión a internet y la empresa tiene menos control directo sobre dónde y cómo se almacenan los datos, algo que puede ser un factor sensible para organizaciones con requisitos estrictos. No obstante, la alta seguridad es una característica que tienen la mayoría de CRM en la nube. También es posible que, a largo plazo, las cuotas de suscripción acumuladas superen el coste de una solución tradicional de pago único.

Resumen de las ventajas y desventajas del CRM local

Un CRM local ofrece control total sobre la infraestructura donde se almacenan y procesan los datos, lo que permite a la empresa gestionar directamente la seguridad, las políticas internas y el nivel de personalización del sistema. Al estar instalado en servidores propios, también evita depender de la conexión a internet para funcionar dentro de la red corporativa, algo valorado por organizaciones con requisitos técnicos o normativos muy específicos.

Sin embargo, este modelo implica mayores costes iniciales y un proceso de implementación más lento, ya que requiere adquirir hardware, licencias permanentes y contar con personal o soporte especializado para su mantenimiento. Además, cualquier actualización, mejora o ampliación depende del equipo técnico interno, lo que puede ralentizar la evolución del sistema con el tiempo.

¿Qué empresas se benefician de cada solución?

Los CRM en la nube encajan muy bien en organizaciones donde la agilidad y la facilidad de uso es una prioridad, así como en aquellas que no quieren invertir en infraestructuras técnicas, mantenimiento y administración de servidores. Son adecuados para empresas de todos los tamaños y, especialmente, para aquellas donde los equipos se distribuyen en diferentes oficinas y/o trabajan en remoto.

Por su parte, los CRM locales se suelen recomendar más a empresas con requerimientos muy específicos en temas de seguridad, personalización o cumplimiento normativo. Lo más habitual es que se utilicen por parte de grandes empresas del sector industrial o financiero o en las administraciones públicas.

En resumen, los CRM on-premise suelen utilizarse generalmente en organizaciones que manejan información especialmente sensible y quieren gestionarlo, por seguridad, dentro de sus propias instalaciones.

Tendencias actuales: ¿hacia dónde se mueve el mercado del CRM?

En el mercado del CRM hay una tendencia clara que lleva viéndose los últimos años: el crecimiento sostenido de los sistemas de gestión en la nube frente a los modelos tradicionales de instalación local.  De hecho, varias fuentes confirman que las soluciones de CRM online dominan el mercado, así como que los CRM locales van perdiendo peso a nivel general, aunque continúan presentes en sectores muy específicos con necesidades muy altas y concretas de control, personalización y cumplimiento normativo.

Los cloud CRM cada vez se preocupan más por la seguridad de datos. Eso, unido a otras ventajas que ya presentan, como la agilidad en la puesta en marcha, la flexibilidad, los costes accesibles y la mejor adaptación al trabajo en remoto, hacen que cada vez más empresas opten por utilizarlos. Además, los CRM online están invirtiendo mucho en ofrecer funcionalidades con Inteligencia Artificial que ayudan a los profesionales a agilizar su trabajo y son un gran apoyo en su jornada.

En resumen, aunque los CRM locales siguen utilizándose por empresas con necesidades muy concretas y, a nivel general, adoptar un CRM en la nube es la alternativa prioritaria.

Algunos de los mejores CRM online para ventas

Un CRM online para ventas es una solución basada en la nube diseñada específicamente para los equipos comerciales con el objetivo de gestionar de forma eficiente el proceso de ventas: desde la captación de leads, el seguimiento de oportunidades y la gestión de ofertas hasta el cierre del negocio y la fidelización.

Entre las funcionalidades más comunes en un CRM online para ventas destacan las siguientes: gestión de contactos y leads, pipelines de ventas, automatización de tareas comerciales, analíticas de ventas, integraciones con herramientas externas de comunicación y productividad y seguimiento de oportunidades.

A continuación, te dejamos algunos de los mejores CRM para ventas:

• Pipedrive: destaca por su sencilla interfaz y por su intuitivo pipeline de ventas. Es el CRM mundialmente más popular y se recomienda tanto a pequeñas como a grandes empresas.
• ForceManager: aunque tiene algunas funcionalidades de marketing integradas, es un CRM muy enfocado a ventas. Es la opción que más te recomendamos si tu equipo de ventas se desplaza en el terreno, ya que su versión móvil está muy bien desarrollada e incluye funcionalidades muy útiles para este tipo de vendedores, como mapas y seguimiento con GPS.
• Sugar CRM: también cuenta con funcionalidades de marketing y de atención al cliente, pero es un gestor más enfocado en ofrecer funcionalidades a los equipos de ventas, sobre todo para el sector B2B.

Pipedrive

Pipedrive es una herramienta esencial para la gestión de relaciones con clientes (CRM).

Ver precios de Pipedrive

Lee opiniones

*El nombre de los diferentes planes es hipotético. Cada CRM nombra a sus planes de manera diferente.

*El precio indicado es por usuario y corresponde a la modalidad de pago anual.

ForceManager

CRM móvil diseñado para comerciales que trabajan fuera de la oficina. Registra y proporciona al usuario información contextual a tiempo real que mejora sus resultados e incrementa la actividad comercial. Los vendedores son más eficientes.

Ver precios de ForceManager

Lee opiniones

Algunos de los mejores CRM en la nube para marketing

El objetivo de los cloud CRM para marketing es permitir a los profesionales de este departamento gestionar los datos de clientes y prospectos, segmentarlos, gestionar y automatizar campañas de marketing y medir el resultado de sus acciones. En vez de centrarse en el cierre de ventas como los CRM anteriores, el entorno de los CRM de marketing está creado para generar y nutrir leads, personalizar la comunicación y alinear los mensajes, por eso suelen incluir muchas integraciones con otras herramientas externas.

En la siguiente lista, te dejamos algunos de los mejores CRM de marketing digital que puedes encontrar en el mercado:

• HubSpot Marketing Hub: aunque HubSpot es un CRM muy completo con funcionalidades muy desarrolladas para ventas y atención cliente, tiene la parte positiva de que divide sus funcionalidades muy bien. En ese sentido, puedes contratar únicamente su paquete de marketing y utilizar únicamente estas funcionalidades sin tener que pagar por otras.
• Salesforce Marketing Cloud: al igual que HubSpot, aunque Salesforce es un CRM muy completo con funcionalidades para otros departamentos, puedes optar únicamente por contratar su cloud de marketing. Permite personalizar cada interacción a lo largo del ciclo de vida del cliente, siendo apto para todos los sectores y tamaños de empresa.

Hubspot

CRM especializado en el Inbound Marketing y Ventas. Herramienta necesaria para organizar el crecimiento de cualquier empresa

Ver precios de Hubspot

Lee opiniones

Algunos de los mejores CRM online para equipos de atención al cliente

Estas plataformas en la nube están diseñadas especialmente para los equipos de soporte. En ella, pueden gestionar de manera centralizada y fácil la atención que prestan a los clientes. Todas las interacciones e incidencias quedan registradas en un solo lugar y los profesionales pueden tener una visión completa de la atención que ha recibido cada cliente, pudiendo responder directamente desde el propio CRM.

Las funcionalidades básicas que todo CRM en la nube para equipos de atención al cliente debe tener son: gestión de tickets, base de conocimientos, historial del cliente, gestión de comunicaciones multicanal, automatización de flujos de soporte e informes.

Estas son algunas de las plataformas de CRM para equipos de soporte más populares del mercado:

• Freshdesk: como parte del CRM online Freshworks, esta solución se caracteriza por integrar la Inteligencia Artificial en todo su entorno para que humanos y tecnología puedan trabajar de forma conjunta y estos últimos puedan quitarle carga de trabajo a los profesionales.
• Zendesk: es uno de los mejores CRM de atención al cliente, ya que permite reunir en un solo lugar todas las conversiones con cada uno y centralizar todos los datos. También ha implementado de forma sólida la IA en sus funcionalidades y se diferencia por ofrecer una herramienta de «servicio al empleado» con el que RR.HH puede guiar y atender a los equipos de forma más eficiente.

Los CRM online más completos: ventas, marketing y atención al cliente todo en uno

Denominamos CRM completos o integrales a aquellos que dan soporte a los tres grandes equipos que interactúan con los clientes: ventas, marketing y soporte. Su ventaja es que los datos están unificados para estos tres departamentos y se pueden evitar al máximo los silos que bloquean la visión global del cliente.

Estas plataformas, incluso, pueden integrar funcionalidades de otro tipo, como de facturación; eso ya va a depender del software elegido. A continuación, te dejamos algunos de los mejores CRM completos que hay actualmente en el mercado.

• Zoho CRM: es uno de los softwares más completos de gestión de las relaciones con el cliente. Además de funcionalidades de ventas, marketing y atención al cliente, también incluye otras relacionadas con la facturación y el inventario. Es ideal para pymes de una gran variedad de sectores.
• Salesforce: destaca, sobre todo, por sus grandes posibilidades de personalización y por ser una buena solución para empresas de cualquier tamaño. Es una alternativa con la que puedes escalar, pudiendo utilizarla tanto en tus inicios como en tu proceso de crecimiento.
• HubSpot: una muy buena opción si en tu empresa desarrolláis estrategias de marketing de tipo inbound. Lo pueden utilizar todo tipo de empresas, incluso autónomos. Están integrando la IA de forma muy completa e interesante en toda la plataforma, lo que le da otro punto a favor.

Salesforce

Para los que buscan un CRM moderno, flexible y multidispositivo, Salesforce es la solución ideal. Con las distintas opciones y configuraciones que permite este programa se pueden gestionar todo tipo de relaciones con los clientes.

Ver precios de Salesforce

Lee opiniones

*El nombre de los diferentes planes es hipotético. Cada CRM nombra a sus planes de manera diferente.

*El precio indicado es por usuario y corresponde a la modalidad de pago anual.

Zoho CRM

CRM para monitorizar tus relaciones con tus clientes, campañas de marketing y gestión comercial de tu empresa. Conseguirás ser más eficiente y vender más.

Ver precios de Zoho CRM

Lee opiniones

¿Cómo elegir el mejor CRM online?

A la pregunta, «cuál es el mejor CRM online para mi empresa», lo cierto es que no hay una respuesta única. Todo va a depender de tus necesidades y de los objetivos que tengas. En ese sentido, para que puedas tomar una buena decisión, queremos terminar este artículo contándote qué preguntas debes hacerte y qué camino debes seguir para poder escoger adecuadamente.

1. Responde a la pregunta: ¿qué problema quieres resolver? Como has podido comprobar a lo largo de este artículo, no todos los CRM son para lo mismo. Por eso, define antes que nada cuáles son tus necesidades y, luego, investiga qué soluciones hay que puedan ayudarte. De esta manera, te evitas el tener que analizar soluciones con funcionalidades que realmente no necesitas.
2. Fíjate en la usabilidad: un CRM puede ser muy completo, pero no por eso es mejor o más adecuado para tu equipo. Es más importante que tu equipo lo pueda entender y se adapte a él fácilmente. Por eso, algo fundamental es que el CRM online cuente con interfaces limpias, procesos intuitivos y que ofrezca un aprendizaje razonable. En ese sentido, los que ofrecen pruebas gratuitas tienen un punto a favor, ya que podrás probar en un escenario real cómo son verdaderamente.
3. Escalabilidad: este es un punto clave si quieres que tu empresa siga creciendo y que tu CRM pueda acompañarte. Hay CRM que pueden ser útiles al principio, pero que luego se quedan cortos. Eso provoca que, cuando tu empresa crezca, tengas que migrar todo tu trabajo a otra plataforma y que tu equipo tenga que adaptarse de nuevo a otra herramienta, con el consiguiente gasto de tiempo que ello supone. Por eso, asegúrate de que el CRM admite añadir más usuarios, módulos y funcionalidades sin complicaciones.
4. Integraciones: las integraciones son conexiones que puedes hacer entre el CRM y otras herramientas externas para que los datos puedan fluir entre ambas plataformas. Cuando te vas a decidir por un gestor de relaciones con el cliente, asegúrate que permite la integración con herramientas que son importantes para tu equipo y que utilizan bastante. De esta forma, el trabajo diario podrá ser más fluido.