CRM para gestionar la contabilidad

Un CRM de contabilidad puede entenderse de distintas maneras. Algunos lo confunden con un ERP que incluye módulos de contabilidad y CRM conectados entre sí, o con un software contable que también gestiona clientes. Sin embargo, un CRM de contabilidad no busca sustituir un programa contable, sino complementarlo con información financiera y de clientes que mejore la gestión global del negocio.

Cuando hablamos de un CRM de contabilidad, nos referimos a las funciones económicas que este sistema puede realizar para apoyar la gestión contable, aportando datos e información de valor para el análisis financiero.

Los CRM modernos van mucho más allá de ser simples bases de datos de clientes. Permiten realizar operaciones financieras y comerciales, y muestran los resultados en paneles visuales o informes personalizados, lo que facilita la toma de decisiones.

Una de las mayores ventajas de un CRM de contabilidad es la posibilidad de visualizar los datos en gráficos y estadísticas, lo que permite conocer rápidamente el estado de distintas áreas de la empresa, como las ventas, los cobros o la facturación.

Puntos de unión entre el software de contabilidad y CRM

Primero: Los programas de contabilidad pueden utilizar aspectos de los CRM a su favor. Un punto característico de los CRM son las notificaciones. Estos avisos que el programa lanza para realizar una llamada o contestar un mail también los podemos usar para lanzar alertas cuando un cobro a vencimiento no se ha cumplido o cuando hay que enviar una factura a un cliente. También resulta de utilizar cuando hay que gestionar los pagos de facturas de proveedores.

El departamento contable puede utilizar estas opciones en su beneficio. Toda automatización es de agradecer dado lo monótono que puede llegar a resultar el trabajo administrativo.

Segundo: Los CRM también pueden gestionar los gastos e ingresos que se han provocado desde el departamento comercial. La gestión de dietas, vales de gasolina y todos los procesos que producen gastos dentro de la preventa pueden controlarse con el CRM y pasar resúmenes al área contable.

El mismo proceso puede ser utilizado para gestionar los ingresos que el departamento comercial recogerá al pasar al cobro recibos de facturas durante sus visitas de preventa. Mediante los listados de estos cobros se pueden tanto cuadrar las cuentas como realizar los asientos de forma automática si por ejemplo esos listados se realizan en Excel.

Tercero: un CRM de contabilidad también puede ayudarte a emitir facturas a tus clientes. Solo necesitas incluir la información fiscal básica (NIF, dirección, nombre fiscal y cuenta bancaria). A partir de ahí, podrás generar presupuestos, albaranes y facturas según los acuerdos comerciales. Incluso podrás automatizar la facturación recurrente si ofreces servicios con pagos mensuales o trimestrales. Así, el CRM se convierte en una herramienta integral para la gestión comercial y financiera.

Cuarto: Los CRM actuales también son capaces de integrase con terceras aplicaciones, por ejemplo con conexiones con los bancos. De este modo podrás descargar todos los movimientos de tus cuentas bancarias y realizar una conciliación automática con los registros de las facturas emitidas. Podrás utilizarlo como confirmación de los cobros efectuados.

Quinto: Toda esta información, perfectamente estructurada, se puede enlazar con su software de contabilidad vía escritura/lectura de Excel o integraciones por medio de funciones Api que ofrezcan los desarrolladores.

En conclusión, implementar un CRM de contabilidad permite automatizar tareas repetitivas, mejorar la coordinación entre departamentos y ahorrar tiempo y costes en los procesos contables.

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CRM de contabilidad y obligaciones de facturación

Cuando un CRM de contabilidad incorpora funciones para emitir facturas, automatizar cobros o conectar la información comercial con el área contable, también es necesario tener en cuenta los requisitos fiscales que debe cumplir el sistema de facturación. En el territorio de régimen común, los negocios están sujetos a Verifactu, mientras que las empresas que operan en Álava, Gipuzkoa o Bizkaia deben atender a TicketBAI. Se trata de sistemas alternativos según el territorio, por lo que un CRM integrado con la facturación debe adaptarse a las obligaciones que correspondan a cada empresa. Esto es especialmente relevante al automatizar la emisión y registro de facturas. Puedes consultar nuestra guía sobre los requisitos de facturación para sistemas Verifactu para profundizar en esta cuestión.