CRM para Contabilidad es un concepto que nos puede evocar diversos escenarios. Por un lado podemos pensar en un sistema ERP que conste con un módulo de contabilidad y un módulo de CRM que intercambien información. También podemos pensar en un software de CRM que sea capaz de gestionar un plan contable en toda su complejidad. Así como también, en un programa de contabilidad que sea capaz de gestionar las finanzas y los clientes. Pero en cualquiera de estos puntos estaremos errando, aunque los dos podrían ser posibles.
Cuando abordamos el tema de un CRM para Contabilidad nos estamos centrando en aquellas operaciones económicas que puede realizar un CRM y que pueden servir de apoyo a la contabilidad o de datos de valor e información en sí mismos.
Los CRM actuales están muy por encima de una simple base de datos de clientes y la gestión de nuestras relaciones con ellos. Por medio, ya sea de formas visuales o de lenguajes propios del sistema CRM, podemos utilizar el CRM para realizar múltiples operaciones.
Un punto muy positivo de los CRM es que posteriormente podremos ver la información de esas operaciones en forma de gráficos y estadísticas, es decir pasar los datos a formas visuales, que nos aportaran un conocimiento rápido y preciso de cómo se encuentran ciertas áreas de la empresa, por ejemplo:
Puntos de unión entre el software de contabilidad y CRM
Primero: Los programas de contabilidad pueden utilizar aspectos de los CRM a su favor. Un punto característico de los CRM son las notificaciones. Estos avisos que el programa lanza para realizar una llamada o contestar un mail también los podemos usar para lanzar alertas cuando un cobro a vencimiento no se ha cumplido o cuando hay que enviar una factura a un cliente. También resulta de utilizar cuando hay que gestionar los pagos de facturas de proveedores.
El departamento contable puede utilizar estas opciones en su beneficio. Toda automatización es de agradecer dado lo monótono que puede llegar a resultar el trabajo administrativo.
Segundo: Los CRM también pueden gestionar los gastos e ingresos que se han provocado desde el departamento comercial. La gestión de dietas, vales de gasolina y todos los procesos que producen gastos dentro de la preventa pueden controlarse con el CRM y pasar resúmenes al área contable.
El mismo proceso puede ser utilizado para gestionar los ingresos que el departamento comercial recogerá al pasar al cobro recibos de facturas durante sus visitas de preventa. Mediante los listados de estos cobros se pueden tanto cuadrar las cuentas como realizar los asientos de forma automática si por ejemplo esos listados se realizan en Excel.
Tercero: Conseguir utilizar el CRM para emitir la facturación de los clientes tampoco resulta complejo, ya que no se trata de un programa de facturación especializado. El primer paso es incluir en el programa toda la información fiscal y financiera del cliente: Número de identificación fiscal, dirección fiscal completa y nombre fiscal. También será interesante incluir la información de su número de IBAM para poder girar recibos vía SEPA.
Una vez tengamos esta información podremos emitir documento de facturación en base a los acuerdos cerrados. Incluso podremos emitir presupuestos que se conviertan en factura cuando sean aceptados.
Una vez conquistado estos pasos podemos observar que prácticamente dominamos todo el proceso de venta. Desde el CRM gestionaremos la preventa, la emisión de albaranes, los presupuestos y la facturación. Si somos muy ambiciosos solo precisamos unir información sobre el stock de los productos y tendremos en nuestras manos una herramienta comercial y de gestión.
Llegados a este punto nos será fácil dar un paso adelante y gestionar facturación recurrente, en caso que vendamos servicios de cobro mensual, trimestral, etc.
Cuarto: Los CRM actuales también son capaces de integrase con terceras aplicaciones, por ejemplo con conexiones con los bancos. De este modo podrás descargar todos los movimientos de tus cuentas bancarias y realizar una conciliación automática con los registros de las facturas emitidas. Podrás utilizarlo como confirmación de los cobros efectuados.
Quinto: Toda esta información, perfectamente estructurada, se puede enlazar con su software de contabilidad vía escritura/lectura de Excel o integraciones por medio de funciones Api que ofrezcan los desarrolladores.
Como vemos dándole una oportunidad a un software de CRM hemos conseguido toda una automatización en nuestro departamento de contabilidad, al utilizar un software de contabilidad mejoramos el rendimiento y ahorramos gastos.
