¿Qué es un software de facturación?
Es un sistema dirigido a recoger y plasmas ya sea en papel o en forma digital los valores de una transacción económica. Esta transacción puede ser de bienes o servicios y sirve a la par como acreditación de la transacción realizada.
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¿Para qué empresas es adecuado?
Para cualquier persona física o jurídica que realice actividades comerciales. En todo tipo de negocios de cualquier sector existe la figura de la factura. Es el elemento contable más utilizado. Desde el minuto cero en que comienzas una actividad económica, ya sea empresarial o profesional, precisas de un software de facturación.
El software de facturación puede ser local, al estar instalado en tu ordenador, o en Internet si se trata de un programa online al que accedes desde cualquier navegador. En ambos casos el programa tiene beneficios y defectos.
- Mientras que en el software local los datos están en tu ordenador en la forma online los datos están en un ordenador externo.
- La forma online de los programas de facturación te permiten trabajar desde cualquier dispositivo: ordenador, teléfono móvil, tabletas…, de modo que siempre tienes acceso a los datos, lo que significa disponer de una información actualizada en todo momento.
- Normalmente el coste de un software de facturación local es por licencia o puesto de trabajo y es a perpetuidad, mientras que un software online trabaja por suscripción lo que significa un pago mensual.
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Funcionalidades clave
Antes de nada, un software de facturación debe tener bien resueltas las funciones más importantes. Pero hay otros aspectos que debemos tener en cuenta para no tener sorpresas desagradable como:
- Modificaciones directas: Resulta interesante que el software te permita realizar modificaciones en la descripción de los productos, precios, etc., sin necesidad de acudir a las propiedades de los productos, realizándolas en la propia línea de la factura.
- Facturas rectificativas y de abono: No solo debe efectuar las facturas de cargos sino también las facturas rectificativas y de abono para gestionar las devoluciones e impagados.
- Numeración de facturas: Posibilidad de nueva numeración al comienzo de los ejercicios contables.
- Diseño: Posibilidad de añadir el logo de tu empresa así como tus colores corporativos y fuentes de letra.
- Zonas de libre edición: Resulta interesante que la factura cuente con una zona donde añadir cualquier tipo de comentario de forma libre.
- Internacionalización: Si piensas internacionalizar tu negocio asegúrate que el programa trabaje con diferentes divisas y diferentes tipos de impuestos.
- Automatización de tareas: Realiza la facturación de una forma más rápida y eficiente, repercutiendo en otros ámbitos de la empresa sin que eso te suponga un aumento de trabajo.
Dependiendo de tus necesidades y ámbitos de la empresa que quieres que se vean afectados por tu software de facturación el programa puede incluir gestión de:
- Almacén: Descuenta de forma automática del stock del producto las unidades vendidas que constan en la factura. Actualiza los saldos del inventario y lanza alertas por roturas de stocks.
- Contabilidad: Puede repercutir en tu programa de contabilidad realizando de forma automática los asientos correspondientes a las cuentas de IVA y Clientes. Ahorrarás tiempo.
- Recibos: El programa construye automáticamente remesas SEPA para el cargo de los recibos por el importe de las facturas realizadas, ya sea como deudor único o recurrente.
- Estadísticas e informes: Cualquier software de facturación que se precie debe incluir una serie de estadísticas e informes que nos ayuden a recoger información sobre los valores de IVA, facturas por clientes, variaciones en la facturación de un cliente, comparativas por periodos de facturación, etc.
La mayoría de estas funcionalidades las puedes encontrar en herramientas de facturación como Holded.
Consejos para escoger el mejor
Cubre tus objetivos básicos
El volumen de opciones de un programa no significa que sea el más aconsejable para todos los casos. Cada necesidad es única y debe estudiarse como tal.
Selecciona el software que mejor se adapte a tus necesidades. Las opciones que no utilices significan un pago no productivo.
No comiences viendo demos
Ver demostraciones de productos no servirá de nada si no tienes claro lo que quieres. Lo primero es definir claramente tus necesidades. Plantéate: ¿para qué necesitas el software?
No te enfoques en el precio demasiado pronto
No queremos que el precio restrinja el potencial de tu empresa. Primero encuentra los programas que resuelven tus necesidades. Sobre esos, puedes usar el precio para priorizar unos. De esa forma conseguirás el mayor valor para tu organización.
Valora la curva de aprendizaje
La usabilidad es uno de los aspectos más importantes dentro del software de empresa. La sencillez y facilidad de uso no significa que el software no sea potente. Esquiva aquel software que impone extensos cursos de aprendizaje o incluye enormes manuales. Tu trabajo es gestionar de la mejor manera tu empresa, el trabajo del desarrollador informático es darte herramientas sencillas y potentes para efectuar esa gestión.
Preguntas fundamentales al elegir software de facturación
¿Cómo se integrará con mis programas actuales ?
Si necesitas que tu nuevo software de facturación se integre con otros programas que utilizas en la actualidad deberás asegurarte de la compatibilidad entre los programas o que tenga algún tipo de mecanismo para que terceros puedan desarrollar una pequeña aplicación que interactúe entre ambos programas, estas aplicaciones se les conoce bajo la denominación de API.
¿Software en la nube o en tu oficina?
Las Pymes cada vez más están optando por soluciones en la nube por el mero hecho de que no necesitan gestionarlo ellos, está siempre disponible y se puede acceder desde cualquier ubicación. El modelo en la nube es bastante flexible y tiene menos costes de alta y configuración, aunque acostumbra a tener un coste continuo por suscripción.
El modelo de software instalado en la oficina es recomendable para empresas que valoran mucho la seguridad de sus datos y temen el ponerlos en ordenadores externos.
¿Se puede usar desde el móvil?
El móvil es ya un dispositivo casi imprescindible para trabajar. Es importante que los programas de facturación también puedan utilizarse desde ellos porque es una gran ventaja competitiva.
¿Cuánto vale un software de facturación?
Hay desde soluciones low cost hasta soluciones complejas para grandes empresas. El precio depende fundamentalmente de 2 aspectos: el número de usuarios/licencias y las funcionalidades que incorpore. Así que para hacer una estimación deberás saber cuánta gente lo va a utilizar y qué funcionalidades son básicas.
Hay otros costes indirectos que también deberías tener en cuenta:
- Implementación, configuración y mantenimiento: Una empresa puede ayudarte a instalar el software o configurarlo. Por ejemplo, puedes configurar los informes que necesites, crear campos para guardar información que usas en tu negocio como por ejemplo impuestos especiales, etc.
- Formación: Puedes buscar información por Internet, aprender por tu cuenta, contratar una empresa que haga formación en tu empresa o comprar cursos de formación online en vídeo.
- Si optas por instalar el software en tu oficina, debes tener en cuenta los costes de instalación y posible hardware que puedas requerir.
Suites de Facturación
Mantener en buen estado la gestión comercial de un negocio, grande o pequeño, es ciertamente complicado y no se puede dejar al azar. Sin embargo, no todos los propietarios de un negocio tienen amplios conocimientos de administración de empresas, y es muy importante contar con una asistencia como la que pueden darte los software que encontrarás en la categoría de negocios. En esta sección dedicada a la facturación encontrarás programas que facilitan en gran medida la tarea de confeccionar, emitir y administrar las facturas de tu empresa, pero además, algunos de estos programas cuentan también con otras opciones de gestión y administración empresarial.
Facturación rápida y sencilla y facturas en Excel
Pero además de estos programas tan completos que ponen a tu disposición un gran arsenal de herramientas para la gestión integral de tu negocio, también pueden interesarte software centrados en la gestión exclusiva de facturas y otras emisiones similares, más rápidos y fáciles de utilizar. Algunos son programas propiamente dichos, mientras que otros son colecciones de facturas proforma en hojas Excel para que puedas modificarlas y adaptarlas a tu empresa en base al modelo más apropiado para cada situación.
