Esta guía va dirigida a todos los empresarios, tanto autónomos como medianas o grandes empresas, porque toda actividad comercial esta obligada a ser resumida en una contabilidad. La contabilidad de una empresa es uno de los pilares dentro de una organización que debe ser tomado más en cuenta y con la seriedad correspondiente.
¿Qué es un software de contabilidad?
En un software de contabilidad donde se resumen los movimientos comerciales diarios. Efectuar este trabajo a mano, por medio de libros físicos, es impensable hoy en día. La carga de trabajo seria bastante grande.
Debemos tener en cuenta que un software de contabilidad realiza una serie de tareas mecánicas y en cadena. Cuando realizamos un asiento se actualiza el libro Diario a la par que se actualiza también el libro Mayor, lo que actualiza los libros de Balances… Hacer todos estos pasos a mano seria un enorme consumo de tiempo que tendríamos que robar a nuestra verdadero objetivo que es la actividad de la empresa.
Los programas de contabilidad, optimizan los procesos y tareas tales como: el registro de ingresos y egresos, creación y manejo de facturas y remesas, gestión y creación de documentos contables y cálculos. Usted puede encontrar el mejor software para llevar contabilidad.
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¿Qué es y cómo te ayuda un Software Financiero?
Ya sabemos que este tipo de softwares se encargan de los movimientos comerciales que puedan haber dentro de una organización. Estos programas ayudan de manera significativa a estas organizaciones de manera eficiente.
Cuando se emplean este tipo de ayuda en las empresas se suele ser más eficiente en los registros comerciales, tales como de ingresos monetarios y egresos. Del mismo modo te ayuda con los procesos de facturación que puede resultar a veces difícil para algunas personas. Mira el tema de los costes, movimientos bancarios, entre otras funciones.
Tipos de software de Contabilidad
En primer lugar, debemos discernir qué tipo de programa de contabilidad necesitamos porque no todos son iguales. Los desarrolladores han creados softwares de contabilidad adaptables a todo tipo de tamaño y actividad de empresa.
Antes de elegir el mejor programa de contabilidad ,debemos plantearnos que tipo de contabilidad debemos realizar:
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Contabilidad financiera
Si necesitas una información estandarizada para presentar estados contables a terceros, como reuniones de inversiones, este es el tipo de contabilidad que te caracteriza.
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Contabilidad fiscal
Este tipo de contabilidad esta reglada por las leyes fiscales de cada país y es independiente de la contabilidad financiera. Por ello si resides en España no puedes utilizar un software desarrollado teniendo en cuenta la leyes de cualquier otro país. Debes conseguir un buen software administrativo contable y fiscal.
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Contabilidad de gestión
Esta enfocada a la gestión interna de la empresa. La información que reporta permite que la empresa marque sus presupuestos en base a los datos del cierre de ejercicios anteriores.
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Contabilidad de costes
Esta contabilidad es esencial para redactar informes sobre la fabricación de los productos y sus costes. Se divide en tres modelos principales: Full Cost, Direct Cost y ABC.
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Contabilidad administrativa
Gestiona los activos de la empresa tanto los intangibles (como el fondo de comercio) como los materiales y los financieros, además proporciona información financiera de todos los departamentos y se pueden apreciar posibles desviamiento en las previsiones.
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Contabilidad por actividades
La finalidad de esta contabilidad es mejorar la productividad de todos los departamentos de la empresa. Por esta razón en este contabilidad se fusionan la de tipo Administrativa y la de Costes.
Por eso los beneficios de adquirir un software de contabilidad son amplios y siempre van a existir ventajas de los distintos programas de contabilidad.
En base al tipo de contabilidad al que estemos sometidos deberemos seleccionar un programa cuyas opciones se adapten a nuestras necesidades. Por ejemplo, si buscamos una programa dirigido a medianas o pequeñas empresas, Contasimple, Visionwin, Gestión de Contabilidad y a3innuva pueden ser buenas alternativas. Un programa contable cuenta con las cualidades necesarias para la gestión de PYMEs. No obstante, existen una serie de funciones, aparte de las comunes contables, que siempre debe poseer el programa que seleccionemos. Son las funciones básicas de un software de contabilidad:
¿Cuáles son las funcionalidades de un programa de Contabilidad?
Los programas de contabilidad deben contar con funciones básicas y necesarias para llevar la contabilidad y facturación de una empresa y a veces no se sabe como funciona un software contable, pero es entendible. Lo principal son:
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Automatización
En base a una información previa introducida el programa debe organizarla de modo que pueda emitir una factura, confeccionar una nómina, realizar un asiento, calcular impuestos, etc.
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Seguridad de los datos
De forma automática el software debe crear duplicados de toda la información ya sea en local, en el mismo ordenador, o en online, en un servidor externo.
La contabilidad es la propia historia de la empresa y el perder esos datos puede ser un desastre difícil de medir.
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Gestión de errores
El software debe contar con un validador de datos para evitar en lo posible errores humanos. Por ejemplo impedir utilizar cuentas contables que no han sido inicializadas, registrar facturas emitidas o recibidas cuyo numero ya exista en nuestra base de datos, detectar descuadre de cuentas, detectar descuadre de asientos compuestos.
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Informes y estadísticas
La contabilidad facilita una serie de información financiera que ayuda a la toma de decisiones en la empresa, siempre que esa información este correctamente mostrada de modo que se facilite su interpretación con el menor margen de errores.
Esa información puede estar mostrada en informes acompañados de estadísticas que ayudan a comprender la cronología de los datos.
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Personalización por usuarios
Para asegurar la privacidad de algunos datos sensibles de la empresa es interesante que el software cuente con una política de permisos si es utilizado por diversos usuarios.
Se trata que según que usuarios solo puedan acceder a ciertas opciones y a cierto nivel de información. Estos datos deben quedar registrados de modo que se puedan efectuar auditorias de acceso de una forma rápida y sencilla.
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Escalable
Que el software sea escalable o modular, es decir que se puedan añadir otros módulos contables si la empresa crece en tamaño o en necesidades, siempre es interesante.
Estos módulos adicionales nos garantizan que no tengamos que cambiar de software al cabo de unos cuantos años. Los cambios de software siempre resultan traumáticos en las empresas y hay que evitarlos siempre que sea posible.
Herramientas de los software de contabilidad
Otro tipo de herramientas de carácter general que también es interesante disponer de ellas son:
- Exportar e importar: Resulta muy interesante que el software pueda exportar informes a diversos formatos (PDF, XLXS, DOCX…) y a la inversa que se puedan importar datos de otras contabilidades.
- Adaptación a la normativa vigente: Los cambios en la normativa contables y fiscal se producen muy a menudo por lo que es interesante que el software este actualizado a la ultima versión y que tenga actualizaciones periódicas.
¿Qué beneficios tiene un software contable?
Tener un software contable, sin duda alguna, es muy beneficioso para el que lo emplee. Entre los beneficios de adquirir un software de contabilidad están:
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Agilidad
No cabe duda que esta es una de las grandes ventajas de estos programas. Puedes registrar movimientos contables de manera más rápida y eficiente. De la misma manera puedes coordinar declaraciones mensuales o anuales de mejor manera con estos programas, entre otros puntos.
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Ahorro de tiempo
En los últimos años lo que más se valora es el tiempo, incluso mucho más que el dinero. Entonces, en una empresa que tiene que manejar muchos procesos contables y financieros, una ayuda con la tecnología e internet, como estos programas, realmente pueden ahorrar mucho tiempo y avanzar más funciones.
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Ahorro de costes
Tener una empresa y liderar muchos procesos contables conlleva una gran responsabilidad y claro que mucho dinero invertido. Pero con estos programas el presupuesto que se tenía puede disminuir en gran cantidad porque al automatizar procesos no solo ahorra tiempo, también costes que puede ser utilizado para otros destinos que considere pertinente la organización.
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Mayor seguridad
Muchas veces se puede considerar al internet algo peligroso para los usuarios respecto a sus datos, pero con estos programas es totalmente lo contrario. Estos softwares son totalmente confiables y eso hace que los datos registrados sean totalmente asegurados. Ahora habrá menos peligro respecto a la información de clientes.
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Mejor manejo de datos
Puede pasar que tengas mucha información de la empresa en distintos programas y es algo muy común, pero así los datos corren peligro de que les suceda algo peligroso como filtraciones o que se pierdan informaciones importantes. Con una ERP para tu empresa eso podría ser eliminado, cualquier peligro existente porque centraliza toda la información en un solo lugar. De manera que si quieres encontrar información de facturas, presupuestos, ventas, entre otros, puedes hacerlo todo desde este tipo de herramientas.
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Menos errores
Es inevitable que existan errores, sobre todo de grupos humanos que están en organizaciones, pero eso puede ser más manejable y de alguna manera no sea un inconveniente considerable en tu empresa. La pregunta es ¿cómo? con un ERP para tu organización. Sí, con estas herramientas disminuye la cantidad de errores por parte de los empleados porque tiene grandes funciones que permiten que los procesos sean mejores y que rindan más. Con la automatización de ellos sobre todo hace que los errores sean mínimos o inexistentes.
Ahora sabes que hay muchos beneficios, como los anteriores mencionados, esos y más tendrá tu empresa si optas por una de estas herramientas. Elige el que más se adapte a tus necesidades de tu organización y recibe los beneficios en un plazo no tan lejano.
¿Qué le ofrece un software de contabilidad a tu negocio?
Un Software de Contabilidad en la nube le puede ofrecer mucho a tu negocio. Entre los beneficios están los anteriormente mencionados, que habrá un gran ahorro de tiempo para poder realizar muchas otras funciones y así tu negocio va crecer en un mediano plazo. Además, uno de los asuntos más importantes de un software de contabilidad es que reduce costes considerables y tu presupuesto de negocio será afectado de buena manera.
Además, muchos de estos software de facturación se personalizan de acuerdo a las necesidades de cada empresa, y eso ayuda considerablemente a la toma de decisiones que hagan eventualmente estas empresas. La contabilidad online es algo que debe ser implementado si quieres tener muchos beneficios y la contabilidad para autónomos puede ser una realidad con estas herramientas tecnológicas.
Mejores programas de contabilidad
Puedes tener algunos ejemplos aquí de los mejores programas contables y ver cuál se adecúa más a sus necesidades:
Sage 50
Reactiva tu negocio hoy con la solución de gestión integral Sage 50.
Sage 50 es un ERP muy beneficioso donde puedes tener una buena gestión empresarial y controlar todo tu área contable desde cualquier lugar que desees.
Este programa de gestión para tu empresa automatiza una gran parte de los procesos administrativos y se adapta tanto a las necesidades concretas de tu negocio, como a los requerimientos actuales del mercado para beneficiar a tu empresa de muchas maneras. Del mismo modo, Sage es un programa de contabilidad que te ayudará a mejorar la gestión comercial y la contabilidad de tu empresa.
Sage, es un software de gestión empresarial que sirve para gestionar la contabilidad y facturación de tu empresa, además de comunicarte con tus clientes y tu equipo sin preocuparte por la seguridad de tus datos porque es totalmente confiable.
Sage 50 es escalable, es decir puede adaptarse y te permite personalizar la gestión adaptándola al tamaño de tu empresa y tus necesidades concretas. Trae muchos beneficios a tu organización de esta manera y en la toma de decisiones.
Visionwin Contabilidad
Programa de contabilidad orientado a pymes.
Visionwin Contabilidad es una aplicación muy beneficiosa para tu organización, sobre todo para las tareas de contabilidad orientado a pequeñas y medianas empresas, diseñado para ser empleado por cualquier tipo de usuario, independientemente de su nivel de informática. En este sentido, su manejo no es nada complicado y la interfaz de usuario amigable e intuitiva para todos. El objetivo es facilitar un entorno para el trabajo contable ameno y sencillo.
El programa está configurado para que puedas utilizarlo inmediatamente después de instalarlo, no hay inconvenientes en esta parte. Esta aplicación te proporcionará valiosos informes y gráficos con los que podrá realizar comparativas claras y aplicar las medidas necesarias para mejorar los resultados de tu negocio.
Esta aplicación incorpora plantillas de introducción de datos para gastos e ingresos
ContaSOL
Completo programa gratuito de contabilidad que abarca cuanto puedas necesitar para la gestión contable de tu empresa. Además puedes añadir interesantes módulos como contabilidad analítica...
ContaSOL es un programa de contabilidad profesional totalmente gratuito que nos va a facilitar las tareas contables en nuestra empresa reduciendo tiempo en todo tipo de asientos y en la creación de los libros oficiales, de este modo tendremos más tiempo para centrarnos en la actividad principal de nuestra empresa.
Esta útil herramienta dispone de todos los elementos necesarios para que la contabilidad de nuestro negocio este al día y no se nos escape nada, todo ello sin coste para la empresa. ContaSOL es uno de los mejores softwares de contabilidad en la actualidad gracias a sus características y beneficios.
Soportado bajo una interfaz muy visual y accesible, con este software contable podemos llevar a cabo las operaciones necesarias que todo departamento de contabilidad debe de asumir, tales como asentar gastos e ingresos, soporte de diferentes tipos de IVA, contabilizar las facturas, remesas…, utilidades para el control de cobros y pagos, y mecanismos de previsión de efectivo mediante cash-flow (flujo de caja). este programa incluye un plan contable hasta el cuarto nivel y herramientas para el cálculo de ratios contables que se pueden personalizar fácilmente.
Contasimple
Para profesionales, pyme y autónomos, Contasimple es una de las mejores alternativas del mercado para gestionar su negocio. Se trata de una solución muy económica, moderna y completa para llevar a cabo la gestión integral de todo tipo de negocios.
Todas las empresas, ya sean autónomos o pymes necesitan herramientas de gestión que sean ágiles y sencillas para poder administrar de forma eficiente su negocio. Este tipo de negocios no pueden realizar un gran desembolso en un software de contabilidad y gestión empresarial, pero necesitan de aplicaciones modernas que les permitan controlar lo que sucede en su negocio y automatizar tareas cotidianas para ganar en productividad y competitividad. Para ello se ha creado Contasimple.
Los programas de contabilidad para pymes y autónomos brindan funcionalidades actualizadas y tienen costes que pueden ajustarse a tu negocio. Contasimple es uno de los mejores software de contabilidad gracias a sus múltiples funcionalidades.
Contasimple es un programa completo y económico especialmente diseñado para autónomos y pequeñas empresas, que destaca por implementar muchas funciones útiles en el día a día. Además, es un software de contabilidad sencillo de utilizar que trabaja en la nube.
SeniorConta
Solución completa de contabilidad para pymes y autónomos. Incluye muchas opciones interesantes para una gestión total de la empresa
SeniorConta es una gran herramienta de contabilidad y se caracteriza por su facilidad de uso para todos los usuarios, además es una plataforma muy ágil para la gestión financiera y contable. Lo mejor de todo es que es una herramienta gratuita que cuenta con una interfaz intuitiva para la comodidad de las personas que decidan usarla.
SeniorConta está diseñado y dirigido especialmente a las pequeñas y medianas empresas que deseen un software potente y sencillo de utilizar. El software pone a disposición del público una versión que se puede probar antes de adquirir el producto, es decir, es de manera estándar gratuita, de modo que primero se pone a prueba si es que cumple con sus expectativas antes de estar más involucrado en ello.
El programa cuenta con una serie de funcionalidades que incluyen: facturación, gestión de cobros y pagos, modelos de impuestos, introducción de asientos contables, cálculo de impuestos, entre otros.
Anfix
Anfix es un software contable completo que es capaz de proveer diferentes funciones y herramientas que puedes utilizar de forma sencilla y rápida. Puede ser usada por todo tipo de usuarios ya que se caracteriza por ser fácil de usar.
Este es una gran herramienta y un software ERP de contabilidad desarrollado por una empresa española del mismo nombre que tiene gran confiabilidad. Este es uno de los mejores softwares de contabilidad que puedan existir. Es más completo e integral, de uso sencillo y poseedor de diferentes funciones y herramientas para llevar la contabilidad y facturación de una empresa, así como otras funcionalidades extras que permiten que varias áreas de una empresa puedan estar unidas sin inconveniente alguno.
Esta gran solución permite centralizar toda la información y datos contables en un solo espacio, por lo que brinda un acceso directo, ahorrando tiempo y mejorando la organización en sus objetivos.
Al ser un programa de contabilidad cloud, es de fácil acceso y gran cobertura para cualquiera que lo quiera utilizar. Proporciona diferentes garantías para brindar seguridad y protección a sus archivos y operaciones.
Consejos para saber dónde implantar un programa de contabilidad
Según nuestras necesidades y nuestro propio criterio existen diversos formas de implementar el software para contabilidad. Veamos algunas diferencias entre instalación en local o en la nube.
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Instalación Local (en el escritorio)
- Si te gusta controlar toda la información y correr el menor numero de riesgos siempre será mejor que la información este en tu propio ordenador.
- No debes temer por cortes de red. Si la conexión a Internet se interrumpe tu negocio continuara funcionando.
- Necesitaras mas inversión inicial porque normalmente es pago por licencia o pago por puesto.
- Posibilidades de personalizar el programa, con un coste añadido.
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Instalación en la nube (online)
- Sera muy conveniente si existen diversas sucursales de la empresa. De ese modo el fusionar información para sacar resultados generales puede ser más sencillo.
- También hay que tener en cuenta que supone menos inversión inicial.
- Muchos programas que residen en la nube facilitan plantillas de pagina web dentro de su propio dominio lo que facilita la divulgación del negocio.
Glosario
- Libro Diario, Mayor, Balances…: Son los libros oficiales que todas las empresas están obligados a llevar. En base al pase de los asientos al libro Diario se crea el resto de libros contables.
- Full Cost: Conocido como costes completos ofrece una visión total de los costes derivados de la fabricación, venta y servicios.
- Direct Cost: Conocido como costes parciales, carga a los productos solo los costes directos y no los indirectos.
- Cost ABC: Anacrónico de (Activity Based Costing) distribuye solo los costes indirectos.
- Validador de datos: Algoritmo informático que comprueba el valor de un campo y compara su formato con uno concreto que sirve de maestro.
- Política de permisos: Sistema de control de acceso basado en un Usuario y Contraseña
- Auditorias de acceso: Verificación de los usuarios que han accedido a un sistema.
- PDF, XLXS, DOCX: Hacen referencia a los documentos de Adobe PDF (Portable Document Format), Microsoft Excel y Miscrosoft Word .
- Software escalable o modular: Software que puede ampliar sus opciones en base a desarrollos para ampliar los actuales o módulos completos que otorgan otras funcionalidades.