¿Para quién es esta guía?
Descontando a los autónomos, y no en todos los casos, el resto de empresas esta obligada a confeccionar nóminas porque prácticamente todas tienen personal contratado.
Hablar de software para nóminas no es una simpleza. Debemos recordar que este software nos ayuda en nuestras obligaciones hacia los empleados y hacia la Seguridad Social. Es un software importante y es aconsejables que sea utilizado por profesionales del departamento de RR.HH. interesados en el manejo de un software de recursos humanos.
El software para nóminas debe tener unas opciones básicas y otras deseables, de ambas hablaremos en este articulo.
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¿Para qué sirve?
Esta es una guía muy práctica que condensa en unas pocas páginas los aspectos más importantes para escoger un software para confeccionar nóminas. Ahorrarás muchas horas buscando información y minimizarás riesgos porque aprenderás los puntos clave a considerar. Está creada en base a nuestra experiencia ayudando a las empresas con los retos de negocio y estrategias a la hora de seleccionar este tipo de soluciones.
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¿Qué es un software de nóminas?
Se trata de un software especializado en la confección de nóminas. Este tipo de software no hace cálculos demasiado complicados ni gestiona gran cantidad de datos por lo que no es necesario que sea un software muy potente. Por otro lado si que precisa que sea estable y sobre todo que se actualice constantemente para cubrir siempre todas las disposiciones legales sobre las nominas.
A este tipo de software le debemos dar la misma importancia que al software con el que gestionamos la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) en la empresa.
¿Lo necesito?
El soporte informático es imprescindible para todos los departamentos de las empresas y Recursos Humanos no es una excepción. Los errores en nominas puede ser de alto coste para la empresa, ya que se pueden interpretar como faltas contra la normativa actual. Por tanto y sin duda los necesitas.Ya sea para realizar selecciones y reconocimientos, necesitas gestionar diferentes aspectos, para lo que se cuenta con un software de control de horario que es muy útil.
Aspectos esenciales del software para Nóminas
Usabilidad
Los programas complejos, a titulo de usabilidad, son más un inconveniente que una ayuda. Un buen programa de nóminas debe ser comprensible desde el minuto cero.
Las nóminas requieren hacer una serie de cálculos, no se trata de matemáticas avanzadas, pero para facilitar el trabajo al usuario la interfaz gráfica del programa nos debe conducir, de forma fácil y natural, al introducir los datos sobre los que se realizaran los esos cálculos.
Rechacemos lo conocido como opciones avanzadas. El software debe realizar su cometido de una forma intuitiva.
Actualizaciones
Podemos diferenciar entre actualizaciones que efectuemos desde el programa para adaptarnos a la situación laboral de la empresa día a día y actualizaciones del software para adaptarse a nuevas normativas.
En cuanto a los aspectos que se deben poder actualizar desde el programas podemos señalar:
- Perfil del trabajador: Los cambios en el perfil del trabajador deben verse reflejados en la nominas de forma instantánea. Por ejemplo el cambio del estado civil, el nacimiento de un hijo…
- Gestión de contratos: Si un contrato cambia de temporal a fijo o si se renueva un contrato en practicas…, todos estos cambios afectan a la nómina y por tanto deben verse esas modificaciones de forma automática.
- Tipos de remuneración: El software debe ser capaz de cambiar el tipo de remuneración por ejemplo para el pago en especies, comisiones, bonos, destajos, etc.
- Vacaciones, bajas y ausencias: La nomina se debe actualizar de forma automática al informar al programa de alguno de estos casos.
Las actualizaciones por parte del desarrollador deben ser ágiles y transparentes para el usuario. Una actualización no puede obligar a volver a una etapa de aprendizaje del software.
Para cada cambio que se produzca en la legislación laboral, en las liquidaciones a la Seguridad Social, etc., debe haber una actualización de la forma más inmediata posible.
Siempre debemos estar a la última en cuanto a la legislación fiscal y laboral vigente del país incluyendo los cálculos de impuestos locales y retención de los mismos.
Conectividad
La conexión con Administraciones Publicas es fundamental para que un software de nóminas se ágil y productivo. Enviar desde el mismo programa las altas y bajas de contratos, partes de alta y bajas por enfermedad o accidente, las liquidaciones mensuales a la Seguridad Social, etc., supone ahorrar muchas horas al departamento de Recursos Humanos, lo que significa mas beneficios para la empresa.
El software debe contar con:
- Envío de contratos laborales a través de Contrat@
- Envío de Certificados de empresa Certific@2
- SILTRA, antes conocida como Creta.
Diseño de la nómina
Una nómina no deja de ser una factura que justifica un pago y un cobro. Por este motivo el modelo de nómina que se imprima desde el programa debe contar con todos los datos identificativos que existen para las facturas.
Herramientas generales
Otro tipo de herramientas de carácter general que también es interesante disponer de ellas son:
- Exportación: Resulta muy útil que el programa pueda exportar los datos a otros formatos, como por ejemplo Excel.
- Finiquitos: El cálculo de finiquitos es otro factor importante y el poder realizar simulaciones para enviar a clientes en caso de tratarse de una gestoría.
- Control de prestamos personales dados por la empresa.
Consejos para saber dónde implantar el programa
Según nuestras necesidades y nuestro propio criterio existen diversas formas de implementar el software para Nóminas. Veamos algunas diferencias entre instalación en local o en la nube.
Local (en tu propio ordenador)
- Podemos buscar un software que sincronice con nuestro propio ERP para que los cargos por nóminas se contabilicen de forma automática.
- Al tratarse de un software propio del departamento de Recursos Humanos lo normal es que no deba compartirse con otros departamentos de la empresa por lo que no precisaremos participar de la red de la empresa.
En la nube
- Existen muchos programas que se encuentran en la nube. Una de las ventajas de este sistema es que las actualizaciones son siempre transparentes para el usuario. Siempre trabajamos con la ultima versión tanto del software como con la ultima legislación.
- Hay que tener en cuenta que se trata de datos sensibles que están regulados por la Ley Orgánica de Protección de Datos, por lo que debemos asegurarnos que la empresa que guarda la información cumple con la actual legislación.
Glosario
- Recursos Humanos : Sistema dentro de una empresa que se encarga de todo lo relacionado con el personal: Selección, contratación, nominas, etc.
- Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) : Esta ley regula el uso y tratamiento de los datos personales.
- Interfaz gráfica : Parte gráfica de un software con la que interactuamos.
- Contrat@ : Se trata de una aplicación informática que permite el tratamiento de los contratos laborales por medio de Internet.
- Certific@2 : Sistema informático para la transmisión telemática de datos a los Servicios Públicos de Empleo.
- SILTRA : Es un sistema de liquidación que enlaza directamente con la seguridad social.
