La interconexión de los sistemas informáticos se ha convertido en una necesidad para las empresas.

Poder tener información en tiempo real de los procesos empresariales como stocks,  historiales de clientes, últimos precios de los proveedores… desde cualquier dispositivo móvil en todo momento es un valor añadido muy importante.

Esta es la razón por la que los ERP en la nube están ganando protagonismo rápidamente, aunque no debemos perder de vista las ERP híbridos que aun estando instalados en servidores locales tienen opciones que se pueden compartir vía internet con dispositivos portátiles.

¿Qué es un ERP en la nube?

Cloud ERP es un procedimiento para combinar la planificación de recursos empresariales con la computación en nube para hacer que las empresas sean más flexibles al tiempo que se enfrentan a nuevos procesos.
Con la ayuda de la nube, un ERP podrá ser usado por las empresas como SaaS (software como servicio).
Y esto reduce los costes de una organización en el hardware y software. Todas las empresas de todos los tamaños están migrando rápidamente a la nube para un acceso más rápido y más fácil a los datos de su organización.

Los ERP se han vuelto indispensables para el crecimiento de todas las empresas, sin embargo, existe reticencia entre las PYMES para adoptar dicha tecnología.

La razón principal es que el ERP en las instalaciones requiere una gran inversión de capital para comprar y administrar el hardware / software de TI.

Por el contrario, el >ERP basado en la nube es una alternativa flexible y rentable para las PYMES.

El sistema también permite que las pequeñas y medianas empresas (PYMES) accedan a una tecnología increíblemente robusta a un costo asequible y con un bajo costo de propiedad, con un despliegue rápido y un rápido retorno de la inversión.

Hay tres razones fundamentales para pasarse a un sistema de ERP en la nube y ocho pasos fundamentales que recorrer.

                                                       
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Tres razones para utilizar un sistema ERP en la nube

  1. Aumento de productividad: Reduce la carga en el departamento TI al no necesitar tiempos de mantenimiento ni actualizaciones. Los departamentos de gestión pueden obtener mejores informes y las interfaces son más intuitivas por lo que las curvas de aprendizaje desaparecen.
  2. Reducción de costes: Los costes se reducen sustancialmente. Una nueva inversión en un ERP desde cero puede suponer casi un 50% en reducción de gastos. Las soluciones de ERP on-premise requieren una gran inversión y las PYMES no suelen tener un presupuesto de inversión de este tipo. Por lo tanto, el ERP basado en la nube es como un respiro para las pequeñas y medianas empresas, ya que la solución Cloud ERP no requiere una inversión inicial sustancial.
  3. Adaptación futura: La incorporación de nuevos empleados a los puestos de trabajo será más rápida y efectiva porque las nuevas generaciones emplean constantemente soluciones incorporadas en la nube.

Pero hay otros muchos beneficios que podemos conseguir con un ERP en la nube:

  • Implicación del personal técnico minimizado: La solución ERP basada en la nube elimina el costo de instalar e integrar un hardware adicional para respaldar el ERP, por lo que las empresas no tienen que contratar personal técnico adicional para respaldar la aplicación de manera continua.
  • Beneficios de suscripción: Dado que todos los servicios de SaaS (Software-as-a-Service) se ofrecen en forma de suscripción, no hay costes inesperados. De este modo, la empresa puede mantener un control mensual de los gastos.
  • Mejor seguridad: Los proveedores de la nube generalmente ofrecen un mayor nivel de seguridad. En la nube, la integración esencial entre las aplicaciones empresariales y los datos, procesos e interfaces de usuario compatibles, no es un problema.
  • Bajo coste de mantenimiento: El coste para ejecutar el sistema SaaS es muy bajo.
  • Fácil integración: Las soluciones de ERP en la nube se pueden implementar e integrar más fácilmente en la actividad diaria de la empresa.
  • Fácilmente escalable: Los servicios en la nube suelen estar virtualizados, lo que permite una disponibilidad dinámica de recursos. Así, los recursos son escalables bajo demanda. Esto permite a las empresas pagar la cantidad de uso que necesitan, ya que fluctúa con su demanda.
  • Operaciones rápidas y ágiles: El mercado es cada vez más impredecible. A través de las soluciones ERP basadas en la nube, los propietarios de negocios y las partes interesadas pueden responder a las necesidades dinámicas de sus clientes con mayor rapidez, lo que les brinda la ventaja de superar a la competencia.
  • Flexibilidad y accesibilidad: ERP en la nube permite la movilidad, permitiendo el acceso desde casi cualquier dispositivo, en cualquier lugar y en cualquier momento. Reduce las barreras a la innovación al permitir que se entreguen nuevas clases de aplicaciones y servicios que antes no eran posibles.
  • Aumenta la productividad: con Cloud ERP, los clientes no tienen que preocuparse por los problemas relacionados con la implicación, el software, etc., ya que el proveedor se encarga de todo. Por lo tanto, hay tiempo suficiente para que el usuario se centre en la innovación para mejorar su negocio principal.
  • Fácilmente expandible: los usuarios adicionales se pueden agregar fácilmente al sistema SaaS sin implementar ninguna tecnología adicional.
  • Actualizaciones automáticas: los proveedores de servicios en la nube pueden actualizar sus sistemas de manera económica debido a los códigos fuente únicos y las características de tenencia múltiple.
    Esto aumenta las capacidades de una organización ya que las actualizaciones se realizan automáticamente por los proveedores sin que afecte al trabajo diario de los clientes.
  • Garantiza seguridad: Los programas ERP en la nube están preparados para realizar copias de seguridad ante cualquier inconveniente y garantizar la seguridad de esta información. Los sistemas ERP en la nube son colaborativos, accesibles y completos, por ese motivo cuentan con la mejor seguridad a cargo de expertos profesionales. De esta forma, los servidores en la nube pueden evitar cualquier tipo de riesgo o vulnerabilidad.
  • Utiliza nuevas tecnologías: Los softwares ERP en la nube pueden incorporar tecnología moderna como la inteligencia artificial (IA) y IoT. Los programas ERP aprovechan estas integraciones para mejorar la productividad de la empresa y optimizar las operaciones. Por ejemplo, estas tecnologías permiten que las máquinas envíen datos a las aplicaciones a través de la nube en tiempo real.
  • Compatible con aplicaciones móviles: Las empresas necesitan sistemas ERP compatibles con dispositivos móviles para fomentar la colaboración. Es necesario que los empleados, proveedores o clientes puedan acceder a la información en cualquier momento y lugar en donde se encuentren. Por esa razón, es necesario que los ERP en la nube se adapten a dispositivos móviles o cuenten con aplicaciones que faciliten la comunicación y el acceso directo a los datos.
                                                       
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Funcionalidades

Los sistemas ERP basados en la nube presentan las siguientes características:

1. Gestión de clientes

Esta característica facilita la gestión, análisis y seguimiento de los perfiles de clientes. Los sistemas ERP en la nube cuentan con herramientas para visualizar el historial del cliente, sus interacciones, pedidos, detalles de facturación y cotizaciones.

2. Gestión de pedidos

La gestión de pedidos permite admitir pedidos de forma rápida, organizar entregas, cumplir con requisitos de envío y visualizar en tiempo real el estado de los pedidos. Esta funcionalidad es de gran importancia en los programas ERP en la nube ya que ayuda a cerrar cotizaciones, crear y actualizar pedidos en caso de que el cliente lo requiera.

3. Análisis de negocios

Los programas ERP en la nube brindan análisis comerciales para que las empresas puedan tomar decisiones apoyándose en datos actualizados. Los sistemas ERP pueden generar informes de manera rápida y precisa gracias a su capacidad para recolectar datos en tiempo real.

4. Gestión de catálogos

Este aspecto es importante ya que permite a los negocios organizar sus productos por paquetes, precios y categorías. Los programas ERP en la nube cuentan con esta funcionalidad para ayudar a que a las empresas a realizar un seguimiento de ventas ; también permite recolectar automáticamente toda la información de los productos.

5. Gestión de inventario

Un sistema ERP en la nube puede ser más efectivo que una hoja de cálculo. Los programas ERP brindan información en tiempo real sobre el estado del inventario. Con este tipo de programas es posible conocer la disponibilidad, ubicación y número de productos en cualquier momento.

6. Facturación

Es una característica primordial en cualquier negocio. Por ese motivo, los sistemas ERP basados en la nube cuentan con herramientas para automatizar la facturación y gestionar las cuentas. Las empresas pueden monitorear los pagos que deben realizar para estar al día con sus compromisos. Además, es posible configurar notificaciones por correo electrónico para recordar a los clientes sus fechas de pago.

7. Gestión de precios

Los programas ERP en la nube tiene esta funcionalidad para gestionar los precios, ofertas y cupones. Esta característica es de ayuda especialmente cuando se realizan múltiples promociones o servicios, ya que facilita el seguimiento de los precios ante las dificultades.

8. Portal de autoservicio

El portal de autoservicio es muy útil para resolver dudas y consultas de los clientes sin la necesidad de que estos acudan presencialmente al negocio. Los ERP basados en la nube suelen ofrecer esta característica para incrementar la eficiencia y la presencia en línea de la empresa. Contar con un portal un portal de autoservicio puede atraer a clientes potenciales, ya que será sencillo para ellos visualizar el catálogo de productos y hacer sus propios pedidos y pagos. El portal de autoservicio es una característica clave para los comercios y empresas.

Ocho pasos fundamentales para utilizar un ERP online

  1. Organizar un equipo idóneo: Todos los cambios de software resultan traumáticos para las empresas. Este hecho se acentúa más cuando se trata de una gran empresa y de un software complejo.
    Si partimos de un equipo entusiasta del cambio y comprometido con el nuevo software será mucho más fácil hacer extensivo ese ánimo al resto de la organización.
  2. Incorporación por módulos: También puede resulta eficiente ir incorporando un nuevo ERP online por módulos. Implementarlo solo en un departamento y ver los resultados para luego ir realizando implementaciones en otros departamentos.
  3. Buenas prácticas: Cuando se incorpora un nuevo ERP en la nube a la gestión empresarial es el momento de volver a imaginar cual será el mejor funcionamiento de la empresa. Si te limitas a copiar lo que ya tienes no sacaras el máximo partido del nuevo software ni supondrá un paso adelante para la empresa.
  4. Planificación en conjunto: Es el momento de decidir quién hace qué y cómo lo hace. Para llevar este paso adelante es interesante rodearse de todos los efectivos que conocen mejor los procesos. La experiencia de los empleados es fundamental para incorporar un nuevo sistema. Ellos marcaran la mejor forma de hacer las cosas, que aspectos nuevos hay que considerar, cuales son imprescindibles y que aspectos viejos hay que desechar.
  5. Marketing interno: Es importante consultar con todos aquellos que estarán en los puestos de trabajo con el nuevo ERP online. Cualquier empleado se alegra que le faciliten el trabajo, que se lo simplifiquen y sea más efectivo. Debes consultar si eso se está consiguiente con el nuevo sistema ERP.
  6. Reorganizar departamento informático: Ya no deberemos preocuparnos por el mantenimiento de los sistemas ni sus actualizaciones por eso podemos destinar al personal informático a organizar la arquitectura, configuración, pruebas, migración y mapeo del nuevo sistema ERP online.
  7. Cambios en producción: Una vez que el sistema ya esta activado se recopilan los primeros datos y es el momento de ir efectuando cambios. Lo bueno de los sistemas ERP en la nube es que los cambios se implementan rápidamente y se pueden ir efectuando pruebas en paralelo con gran agilidad.
  8. Cambio constante: Se ha comprobado que una vez que una serie de departamentos de una empresa pasan a trabajar en la nube el resto de departamentos acaban por exigir el mismo cambio. Por lo que en este caso sabemos que existe un inicio del proyecto de transición hacia un ERP online, pero es un proyecto que no tiene fecha de finalización.

Si tienes una pequeña o mediana empresa es recomendable que consideres adquirir un ERP en la nube. Los mejores ERP cuentan con tecnología cloud o son híbridos. Existen diferentes programas de ERP en la nube que puedes analizar y considerar, entre lo mejores ERP en la nube se encuentran Oracle, Holded, OnERP, etc. Recuerda también, que existen diferentes tipos de erp, algunos tales como erp para consultoras, para fabricación, para ventas, para constructoras, etc.

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