Esta guía está pensada para todos los encargados de gestionar empresas, independientemente del tamaño o del sector de su actividad principal y que les interese conocer de primera mano cuáles son los pasos para implementar un ERP en su compañía de forma adecuada.

¿Para qué sirve?

Gracias a esta guía se puede obtener información detallada y concisa sobre los pasos que hay que seguir para instalar de manera correcta un ERP en una empresa, de forma que no se produzcan sobresaltos y que tanto la dirección como los trabajadores de la compañía puedan disfrutar desde el minuto 1 de todas las ventajas.

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¿Por qué conviene informarse sobre los pasos para implementar un ERP?

Si te dedicas a gestionar cualquier tipo de negocio y eres consciente de que debes instalar un ERP en el mismo, entonces es fundamental que a la hora de implementarlo lo hagas siguiendo los pasos correctos y no de cualquier manera, con el fin de conseguir todos los beneficios esperados.

¿Lo necesito?

Desde luego, es fundamental conocer bien todos los pasos que debes seguir para la implementación de un ERP en tu compañía, ya que de esta forma el proceso se realizará mucho más rápido y tanto los trabajadores como los directivos podrán utilizarlo mejor.

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Descubre cuáles son los pasos para la implementación de un ERP

Implementar un sistema ERP en tu empresa puede ser una de las mejores decisiones que tomes para mejorar su eficiencia en todos y cada uno de los procesos, por lo que esto significa que se podrán aprovechar mejor los recursos, ahorrando tiempo y dinero en todos y cada uno de los departamentos de tu negocio. Sin embargo, la implementación ERP no es algo que deba tomarse a la ligera, ya que hay muchos aspectos que hay que tener en cuenta para poder hacerlo de forma adecuada.

De hecho, muchos empresarios se sienten abrumados ante la posibilidad de pasar por todo el proceso de instalación del ERP, por lo que suelen posponerla por un tiempo indefinido. Si no estás seguro sobre cuáles son los pasos que debes de seguir para poder implementar un sistema ERP de forma correcta en tu compañía, a continuación, encontrarás los pasos que te recomendamos seguir para que puedas incorporar el sistema ERP correctamente en tu empresa.

Pasos para la correcta implementación de un ERP en una compañía

1.- Identificar las necesidades específicas del negocio y sus objetivos

El simple hecho de conocer las ventajas generales que ofrece un sistema ERP no es suficiente, ya que debes de tener muy claro cuáles son los procesos de gestión de tu empresa que deseas solucionar o mejorar utilizando dicho sistema.

Esto es muy importante debido a que el mercado de proveedores ERP es bastante grande y variado, pudiendo encontrar soluciones para distintos tipos de compañías y de diferentes sectores, por lo que un mismo sistema ERP no será igual de efectivo para dos empresas que pertenecen a distintas áreas de negocio o que prestan servicios diferentes.

Por eso, tómate tu tiempo y haz una lista muy completa sobre todos los requisitos que son verdadera imprescindibles en el sistema ERP que estás pensando implementar. Asimismo, también se recomienda que tengas un presupuesto realista en tu cuenta, ya que algunas soluciones ERP pueden ser caras, bastante más de lo que esperas, afectando a las finanzas de tu negocio.

Para que la identificación de tus necesidades no sea tan complicada, hay ciertos aspectos importantes que puedes tener en cuenta:

  • ¿Requieres de una solución móvil y flexible? entonces, una solución en la nube puede ser tu mejor opción.
  • ¿Cuáles son las previsiones de tu empresa a corto y a largo plazo? ¿Cuál es el crecimiento esperado?
  • ¿Cuál es el número de trabajadores que tienen y cuantos crees que usarán el programa ERP para mejorar su eficiencia?
  • ¿Qué procesos deseas automatizar y gestionar utilizando el sistema ERP?
  • ¿Cuáles son los requisitos técnicos de tu empresa?
  • ¿Cuánto dinero piensas invertir en la implementación del sistema ERP?
  • ¿Se tienen que importar datos al programa?

Responde cuidadosamente a todas estas preguntas y tendrás una imagen mucho más clara del tipo de sistema ERP que necesitas.

2.- Haz una comparación y evaluación de las distintas opciones disponibles

Anteriormente, hemos comentado que el mercado de soluciones ERP es muy grande y crece de forma constante, por lo que debes de tomarte tu tiempo en el momento de comprar las distintas soluciones ERP que creas que cumplan con los criterios que seleccionaste en la lista anterior de preguntas.

Cuando tengas en mente uno o varios proveedores, solicita una versión demo de su solución ERP para que tengas la oportunidad de probarla y ver cómo funciona antes de tomar una decisión. Esta es la forma más efectiva, rápida y sencilla de que puedas conocer el funcionamiento de uno de estos programas, pudiendo saber si se ajusta a tus necesidades o no.

Asimismo, es importante que le solicites al potencial proveedor que explique con todo lujo de detalles las condiciones de su servicio, el funcionamiento del programa, el coste y todos los servicios que se incluyen con la contratación. Pregunta y pide información sobre todos los aspectos, ya que esto evitará que más adelante te lleves una sorpresa desagradable que afecte a la experiencia de uso del sistema ERP.

3.- Importar todos los datos de la empresa

Está claro que si tu empresa va a comenzar a usar un sistema es importante que toda la información de tu negocio pueda integrarse al programa para que los procesos se puedan gestionar y automatizarse.

Asegúrate de que el proveedor que estás pensando en contratar se encargara de la importación de los archivos. Esto es especialmente importante si la base de datos es muy grande.

4.- ¿Se tiene la infraestructura necesaria?

Es de vital importancia asegurarse de que la empresa cuenta con toda la infraestructura necesaria para que el sistema ERP que se implementará pueda funcionar correctamente y sin problemas.

El proveedor tiene que encargarse de revisar la compatibilidad que hay entre la compañía y su solución ERP, de forma que se puedan cumplir todas las necesidades técnicas del programa.

Las soluciones en la nube suelen ser mejores en este aspecto, pero siempre debes asegurarte de que las mismas estén preparadas para el crecimiento que pueda tener la empresa.

5.- Personalización del sistema

Los mejores sistemas ERP que hay en el mercado han sido hechos después de años de desarrollo, investigación y feedback, por los que algunos simplemente se ajustarán a la perfección a las necesidades de tu empresa, de forma que no será necesario personalizarlos o hacer cambios específicos.

Sin embargo, en algunas ocasiones puede ser que se tengan que hacer algunas modificaciones para que el programa pueda ajustarse por completo a los requerimientos que tiene tu empresa. Si este es tu caso, entonces tendrás que hablarlo con el proveedor y ver si es capaz de hacer dichos cambios y si estos tienen un coste extra.

6.- Involucrar a los empleados en el cambio

La implementación de cualquiera de estos sistemas tiene efectos sobre la forma de trabajar de la plantilla, representando varios cambios positivos a las operaciones que realizan todos los días. Sin embargo, es necesario que los trabajadores estén enterados e involucrados en la implementación y en los cambios que este supondrá. Es normal que exista rechazo a los cambios entre los trabajadores.

7.- Formación sobre el uso del sistema

Muy relacionado con el paso anterior se encuentra el hecho de que todos los trabajadores de la empresa tendrán que pasar por un periodo de formación para que la implementación del ERP se realice exitosamente y el sistema pueda aprovecharse al máximo.

El proveedor debe de encargarse de dar toda la formación necesaria para que la empresa y sus trabajadores estén listos para trabajar con el sistema ERP y disfrutar así de todos los beneficios de su incorporación.

Ahora sólo queda empezar a trabajar con el sistema y disfrutar de todas las ventajas que conlleva. Sin duda alguna, los beneficios son muy amplios y permitirán mejorar la eficiencia de la empresa, pero la implementación debe de hacerse correctamente para que esto suceda.

 

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