Esta guía está pensada para todos los encargados de gestionar empresas, independientemente del tamaño o del sector de su actividad principal y que les interese conocer de primera mano cuáles son los pasos para implementar un ERP en su compañía de forma adecuada. Así podrás tener toda la información necesaria para tener un ERP funcionando de manera correcta y sin problemas.

¿Para qué sirve?

Gracias a esta guía se puede obtener información detallada y concisa sobre los pasos que hay que seguir para instalar de manera correcta un ERP en una empresa, de forma que no se produzcan sobresaltos y que tanto la dirección como los trabajadores de la compañía puedan disfrutar desde el minuto 1 de todas las ventajas. Encontrarás información en un formato ligero, no necesitar ser un técnico profesional, esta guía engloba informaciones de diferentes fuentes y las sintetiza, utiliza un lenguaje ligero, así todos podrán conocer los pasos para implementar un programa ERP.

¿Lo necesito?

Desde luego, es fundamental conocer bien todos los pasos que debes seguir para la implementación de un ERP en tu compañía, ya que de esta forma el proceso se realizará mucho más rápido y tanto los trabajadores como los directivos podrán utilizarlo mejor. Conociendo cómo funciona un ERP y sus ventajas verás que tanto puede beneficiarte.

Un ERP puede ser de gran ayuda para tu empresa, actualmente casi todas las empresas, sin importar el sector o el tamaño.  Pero el no realizar una correcta implantación puede ser un gran problema a futuro, es por eso que no solo necesitas estas informaciones para poder implementar el programa, sino que también para prever problemas a largo o mediano plazo con el funcionamiento del programa.

¿Por qué conviene informarse sobre los pasos para implementar un ERP?

Si te dedicas a gestionar cualquier tipo de negocio y eres consciente de que debes instalar un ERP en el mismo, entonces es fundamental que a la hora de implementarlo lo hagas siguiendo los pasos correctos y no de cualquier manera, con el fin de conseguir todos los beneficios esperados.  Así podrás implementar el programa adecuadamente, evitando problemas o perdiendo información, entre los muchos casos e inconvenientes con los que puedes encontrarte.

                                                               
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¿Qué es un ERP?

Un ERP (sigla para Enterprise Resource Planning, que se traduce en Planificación de Recursos Empresariales) es un sistema completo, un conjunto de diferentes aplicaciones y herramientas de Software que se integran para realizar la administración o gestión automática de los procesos y tareas de nivel operativo y gerencial, siendo muy útil en empresas de productos y servicios, para ello su primera tarea es la centralización e integración de todas las tareas que componen la empresa, ya sean compras, ventas, almacén, recursos humanos, finanzas, atención al cliente, contabilidad, etc.

Un software ERP es adaptable, escalar, modular, funcional, etc. todo ello que brinda la posibilidad de gestionar de manera óptima y coordinada, así como de automatizar y de incrementar la productividad de manera sencilla. Los ERP te ayudan a mejorar el proceso de la toma de decisiones, mantener la información centralizada y organizada, optimizar gestiones, reducir tareas, entre otros.

¿Por qué es necesario implementar un ERP?

Existen diferentes motivos por los cuáles es necesario implementar un ERP en tu empresa, es este tipo de programas logra mejorar muchas de las funciones y procesos que realizas, en todas las áreas de la empresa. Son capaces de mejorar resultados de ganancia y productividad, además de brindarte ventaja competitiva por sobre las otras empresas de tu mismo sector. Entre las razones para implementar este ERP tienes algunas como:

Integración financiera

En las empresas es necesario entender que dentro del mundo financiero, son muchos los datos que se deben manejar en conjunto, cada una con una categoría diferente, es así que tanto el área de ventas con el área financiera y el de contabilidad, poseen diferentes nominaciones para cierta información, interpretación y contenido. Un ERP unifica todas estas versiones de datos en uno solo, de modo que pueda manejarse de manera integral y sin muchos tropiezos. Te permite entender la evolución financiera de tu empresa en todos sus aspectos, así como poder mejorar su gestión.

Información de clientes

Muchas veces los diferentes datos e historial de los clientes puede ser tedioso de manejar, los sistemas de ERP son capaces de obtener los datos de los pedidos y gestiones de los clientes desde la oficina de estos, generando de manera automática las órdenes de fabricación o de servicios, puedes configurarlo para realizar los envíos de mercancía, distribuir tareas, etc. Así mismo, en cuanto a las facturas, es capaz de generarlas, aprobarlas, enviarlas y archivarlas. De este modo, toda la información se integra y organiza de manera integral, en un solo sistema, en el que todos los organismos se integran entre sí. Las empresas pueden seguir las rutas de información y rastrearla, siendo mucho más fácil poder ubicar la información, manejar los inventarios y todo tipo de envíos a los clientes.

Optimización de procesos

Muchas compañías o empresas de gran tamaño, suelen poseer diferentes sedes, así como tienden a integrar otras empresas más pequeñas, algunas socias, etc. Suelen ser a causa de diferentes fusiones, adquisiciones, expansiones, etc. Este tipo de cambios organizativos, requieren de un ajuste completo y muchísima comunicación, pero esto puede ser complicado con los diferentes métodos y sistemas que se utilizan en las diferentes unidades. Con la implantación de un ERP podrás obtener toda la información de manera coordinada, los métodos de estandarización y optimización de proceso se automatizarán de manera coordinada. Normaliza los procesos e integra todos los órganos. Con ello verás cómo la productividad se incrementa y se mejora el uso del tiempo.

Reducción de tareas de inventarios

Los ERP permiten optimizar procesos en empresas de servicios y productos, lo que conlleva a mejorar y reducir el inventarios, así como mantenerlo al día. Podrás notar las mejoras de manera significativa en poco tiempo, sobre todo en las entregas.

Estandarización de información 

La información es un bien precioso dentro de las organizaciones, sobre toda con aquellas con múltiples unidades. Por lo que muchas veces el área de recursos humanos se ve afectado con todas estas fuentes de información. Es así que gracias a la acción del ERP se puede unificar y rastrear información de todo tipo de los colaboradores, de todos los niveles y unidades. Así logra mejorar la administración de recursos humanos es mucho más sencilla.

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Descubre cuáles son los pasos para la implementación de un ERP

Implementar un sistema ERP en tu empresa puede ser una de las mejores decisiones que tomes para mejorar su eficiencia en todos y cada uno de los procesos, por lo que esto significa que se podrán aprovechar mejor los recursos, ahorrando tiempo y dinero en todos y cada uno de los departamentos de tu negocio. Sin embargo, la implementación ERP no es algo que deba tomarse a la ligera, ya que hay muchos aspectos que hay que tener en cuenta para poder hacerlo de forma adecuada.

De hecho, muchos empresarios se sienten abrumados ante la posibilidad de pasar por todo el proceso de instalación del ERP, por lo que suelen posponerla por un tiempo indefinido. Si no estás seguro sobre cuáles son los pasos que debes de seguir para poder implementar un sistema ERP de forma correcta en tu compañía, a continuación, encontrarás los pasos que te recomendamos seguir para que puedas incorporar el sistema ERP correctamente en tu empresa.

Pasos para la correcta implementación de un ERP en una empresa

1.- Identificar las necesidades específicas del negocio y sus objetivos

El simple hecho de conocer las ventajas generales que ofrece un sistema ERP no es suficiente, ya que debes de tener muy claro cuáles son los procesos de gestión de tu empresa que deseas solucionar o mejorar utilizando dicho sistema.

Esto es muy importante debido a que el mercado de proveedores ERP es bastante grande y variado, pudiendo encontrar soluciones para distintos tipos de compañías y de diferentes sectores, por lo que un mismo sistema ERP no será igual de efectivo para dos empresas que pertenecen a distintas áreas de negocio o que prestan servicios diferentes.

Por eso, tómate tu tiempo y haz una lista muy completa sobre todos los requisitos que son verdadera imprescindibles en el sistema ERP que estás pensando implementar. Asimismo, también se recomienda que tengas un presupuesto realista en tu cuenta, ya que algunas soluciones ERP pueden ser caras, bastante más de lo que esperas, afectando a las finanzas de tu negocio.

Para que la identificación de tus necesidades no sea tan complicada, hay ciertos aspectos importantes que puedes tener en cuenta:

  • ¿Requieres de una solución móvil y flexible? entonces, una solución en la nube puede ser tu mejor opción.
  • ¿Cuáles son las previsiones de tu empresa a corto y a largo plazo? ¿Cuál es el crecimiento esperado?
  • ¿Cuál es el número de trabajadores que tienen y cuantos crees que usarán el programa ERP para mejorar su eficiencia?
  • ¿Qué procesos deseas automatizar y gestionar utilizando el sistema ERP?
  • ¿Cuáles son los requisitos técnicos de tu empresa?
  • ¿Cuánto dinero piensas invertir en la implementación del sistema ERP?
  • ¿Se tienen que importar datos al programa?

Responde cuidadosamente a todas estas preguntas y tendrás una imagen mucho más clara de los tipos de ERP que necesitas.

2.- Haz una comparación y evaluación de las distintas opciones disponibles

Anteriormente, hemos comentado que el mercado de soluciones ERP es muy grande y crece de forma constante, por lo que debes de tomarte tu tiempo en el momento de comprar las distintas soluciones ERP que creas que cumplan con los criterios que seleccionaste en la lista anterior de preguntas.

Cuando tengas en mente uno o varios proveedores, solicita una versión demo de su solución ERP para que tengas la oportunidad de probarla y ver cómo funciona antes de tomar una decisión. Esta es la forma más efectiva, rápida y sencilla de que puedas conocer el funcionamiento de uno de estos programas, pudiendo saber si se ajusta a tus necesidades o no.

Asimismo, es importante que le solicites al potencial proveedor que explique con todo lujo de detalles las condiciones de su servicio, el funcionamiento del programa, el coste y todos los servicios que se incluyen con la contratación. Pregunta y pide información sobre todos los aspectos, ya que esto evitará que más adelante te lleves una sorpresa desagradable que afecte a la experiencia de uso del sistema ERP.

Adicionalmente, debes decidir si te conviene tener un ERP para Windows o un ERP para Mac. Para las empresas habituadas a usar Windows, las soluciones ERP de calidad y reconocimiento en el mercado que pueden utilizar son Holded, Oracle, Ekon, o A3ERP.

Existen negocios que utilizan equipos Mac, en ese caso, es necesario que se informen a fondo en este aspecto. Entre los mejores programas para Mac se encuentran ERP SIG PYME, AbanQ, Light Speed, Opentaps, y xTuple ERP.

De esta lista de ERP’s podemos destacar AbanQ, se trata de un software de código abierto para pymes. Este programa se encarga de la gestión comercial de la empresa y cuenta con múltiples funciones para la administración de comercio electrónico. Además, es un software que se adapta a diferentes sectores. Las empresas que busquen ERP’s para Mac encontrarán programas que les permitan integrarse sin problemas con sus dispositivos.

3.- Importar todos los datos de la empresa

Está claro que si tu empresa va a comenzar a usar un sistema es importante que toda la información de tu negocio pueda integrarse al programa para que los procesos se puedan gestionar y automatizarse.

Asegúrate de que el proveedor que estás pensando en contratar se encargara de la importación de los archivos. Esto es especialmente importante si la base de datos es muy grande.

4.- ¿Se tiene la infraestructura necesaria?

Es de vital importancia asegurarse de que la empresa cuenta con toda la infraestructura necesaria para que el sistema ERP que se implementará pueda funcionar correctamente y sin problemas.

El proveedor tiene que encargarse de revisar la compatibilidad que hay entre la compañía y su solución ERP, de forma que se puedan cumplir todas las necesidades técnicas del programa.

Las soluciones en la nube suelen ser mejores en este aspecto, pero siempre debes asegurarte de que las mismas estén preparadas para el crecimiento que pueda tener la empresa.

5.- Personalización del sistema

Los mejores sistemas ERP que hay en el mercado han sido hechos después de años de desarrollo, investigación y feedback, por los que algunos simplemente se ajustarán a la perfección a las necesidades de tu empresa, de forma que no será necesario personalizarlos o hacer cambios específicos.

Sin embargo, en algunas ocasiones puede ser que se tengan que hacer algunas modificaciones para que el programa pueda ajustarse por completo a los requerimientos que tiene tu empresa. Si este es tu caso, entonces tendrás que hablarlo con el proveedor y ver si es capaz de hacer dichos cambios y si estos tienen un coste extra.

6.- Involucrar a los empleados en el cambio

La implementación de cualquiera de estos sistemas tiene efectos sobre la forma de trabajar de la plantilla, representando varios cambios positivos a las operaciones que realizan todos los días. Sin embargo, es necesario que los trabajadores estén enterados e involucrados en la implementación y en los cambios que este supondrá. Es normal que exista rechazo a los cambios entre los trabajadores.

7.- Formación sobre el uso del sistema

Muy relacionado con el paso anterior se encuentra el hecho de que todos los trabajadores de la empresa tendrán que pasar por un periodo de formación para que la implementación del ERP se realice exitosamente y el sistema pueda aprovecharse al máximo.

El proveedor debe de encargarse de dar toda la formación necesaria para que la empresa y sus trabajadores estén listos para trabajar con el mejor ERP y disfrutar así de todos los beneficios de su incorporación.

Ahora sólo queda empezar a trabajar con el sistema y disfrutar de todas las ventajas que conlleva. Sin duda alguna, los beneficios son muy amplios y permitirán mejorar la eficiencia de la empresa, pero la implementación debe de hacerse correctamente para que esto suceda.

Etapas de la implementación de un ERP

Así como los pasos que ya se han mencionado, también existen etapas de implementación. Estas etapas se articulan con los pasos para brindar una implementación correcta y la más adecuada. Son niveles generales para todos los ERP, siendo un requisito básico durante este proceso. Se pueden distinguir seis etapas a nivel general:

La planificación

Antes de integrar un ERP, debe plantearse los objetivos de la implementación a realizar. Así mismo deberás ver los tiempos de implementación, en los horarios que se realizará, roles de los encargados y asistentes, o técnicos, así como las responsabilidades que asumirán. En esta etapa deberás de dejar instalado el ERP.

Análisis y entendimiento de la empresa

En esta etapa deberás propiciar el diálogo entre los especialistas del sistema y del equipo de expertos, este entendimiento común servirá para poder conocer los procesos actuales de la empresa, así como los futuros. Podrás hacer conocer las expectativas que se obtiene a la implementación del ERP.

Configuración

En la etapa de configuración y desarrollo, deberás definir las herramientas y parámetros definidos en la etapa de análisis. Además, también se deberá cumplir con ciertas configuraciones específicas para el funcionamiento, así como se llevarán diferentes pruebas de configuración, desarrollo, o integraciones.

Preparación

La etapa de la preparación se orienta a cubrir todos los requerimientos y ultimar detalles, todos antes de poder echar a andar el programa ERP. Deberás capacitar a los usuarios del ERP, deberán conocer las configuraciones finales que se realizaron. Las pruebas finales del sistema ERP deberán haber pasado de manera óptima, realiza ajustes y preparar las primeras partes que deben gestionarse.

Puesta en marcha

Esta etapa se orienta a los primeros momentos en los que el software ERP, aquí se verá el funcionamiento del programa, salir de las pruebas y empezar a trabajar. Se deberá enfocar en el soporte del ERP, durante las primeras semanas es necesario que se verifique el soporte del programa, así como otros ajustes que deben realizarse si surgiesen en el camino.

Control

Después de implementar el ERP y de realizar las configuraciones iniciales, probar su funcionamiento, y ajustar detalles. La etapa del control de proyecto refiere a una parte posterior e independiente, se trata de poder llevar el control del ERP respecto al cumplimiento de lo planificado, sus configuraciones y herramientas. En sí, todas las actividades del control de actividad sobre el funcionamiento de este.

¿Cuánto tiempo toma implementar un sistema ERP?

El tiempo suele ser variado en las diferentes empresas. Aquellas que se deciden por la implementación de un ERP usualmente toman la decisión con poco tiempo de antelación, este proceso como se ha podido ver, no debe tomarse a la ligera, pues hacerlo correctamente nos permitirá poder hacer funcionar el ERP sin problema, mientras que el no llevarlo a cabo en todas sus etapas de manera correcta, podría causar problemas que requerirán de tiempo extra para resolverse.

Por lo usual las empresas y proveedores de ERP, informan que el tiempo de implementación suele ser entre 3 o 6 meses, y los más sencillo de hasta un mes. Este tiempo es un aproximado, no siempre se cumple, puede ser más o menos. Muchas veces los tiempos que son más cortos pueden ser los que más problemas causen, no debes temer al tiempo que toma este proceso, mientras más sea, mejor será el proceso. Aunque no hay una serie de instrucciones específicas, porque los ERP pueden ser variados y requerir diferentes procesos de implementación, lo recomendado siempre será seguir correctamente las etapas.

Por otro lado, si lo que estas utilizando o integrando, es un sistema ERP en la nube, no es necesario realizar tantos procesos, sino que son mucho más rápidos. Esto se debe a los avances de la internet, con implementaciones de módulos y funciones mucho más sencillas de poder instalar. Es mucho más sencillo poder tener el ERP en la nube, la implementación se basa en la integración de información y las configuraciones iniciales.

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