Esta guía está destinada para todos aquellos que se encargan de la gestión de cualquier empresa, independientemente del tamaño y del sector de la misma y que necesitan disponer de una mejor gestión de los diferentes departamentos de su negocio.
Gracias a toda la información que dispones en esta guía puedes informarte mejor de los las ventajas que supone la implementación de un sistema de gestión ERP para tu negocio y por qué deberías implementarlo en el caso de que sea necesario para el desarrollo de tu actividad.
Es muy conveniente la implementación de un sistema de gestión ERP para tu negocio porque tiene enormes ventajas en cuanto al acceso a información importante de los diferentes departamentos de tu empresa y la mejora de la eficacia y eficiencia de los procesos que se llevan a cabo.
Diferencias clave entre un ERP y un software de gestión
- Un ERP es una solución completa que engloba a todos los departamentos de una empresa: finanzas, compras, ventas, soporte, fabricación… Suelen utilizarlo empresas a partir de 10 empleados y aquellas que tienen procesos complejos (por ejemplo, fabricación).
- Un software de gestión es una solución más sencilla destinada únicamente a la gestión básica de la empresa (contabilidad y clientes, normalmente). Suelen utilizarlo autónomos y pequeñas empresas de hasta 10 empleados.
Son muchas las empresas que están considerando implementar un sistema de gestión ERP para su negocio, por lo que si has escuchado sobre estos sistemas y estás pensando en integrar uno de ellos a tu empresa, entonces es importante que tengas ciertos conocimientos sobre los sistemas de gestión ERP para que puedas comenzar a hacer una investigación antes de decidir qué proveedor elegir para la implementación del sistema que mejor se adapte a tu negocio o empresa en cuestión.
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¿Qué es un sistema de gestión ERP y cuáles son sus funciones principales?
Los sistemas de gestión de recursos empresariales o ERPs tienen el objetivo principal de ayudar a las empresas a gestionar la información de los distintos departamentos de una empresa: recursos humanos, finanzas, contabilidad, producción, logística, almacén, etc., para poder mejorar la toma de decisiones y la eficiencia de la empresa. Así que podemos decir que, de forma general, los sistemas ERP deben contar con 7 módulos básicos o indispensables:
- Recursos Humanos
- Contabilidad/finanzas
- Compras
- Planificación de producción
- Gestión de inventario
- Ventas
- Marketing
Sin embargo, es sumamente importante que tengas en cuenta que los módulos o las funciones de los sistemas ERP pueden variar en gran medida dependiendo de si se trata de un ERP especializado en cierta industria o mercado. Es decir, se pueden encontrar sistemas ERPs que se especializan en ciertas funciones más específicas, centradas en empresas del sector sanitario, vinícola, construcción, producción, distribución, etc., en este caso son los llamados sistemas verticales.
Un ejemplo de ERP en el mercado sería ICG Manager, un programa que cuenta con diferentes funcionalidades que incluyen contabilidad, control de almacenes, compras y ventas, CRM, tesorería, etc.
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¿Cuáles son las diferencias entre un ERP y un sistema de gestión empresarial?
Los sistemas ERP son considerados como programas de gestión empresarial, pero es importante tener en cuenta que no todos los programas de gestión empresarial son sistemas ERP, por lo que es normal que resulte complicado conocer las diferencias entre ambos.
Se debe saber que el ERP es un sistema en el que se integran todos los procesos de una empresa y se encarga de centralizar la información de los distintos departamentos para mantenerla actualizada y que los trabajadores puedan ver la misma información de calidad.
Los sistemas ERP se encargan de modelar y automatizar los procesos de gestión de una empresa, eliminando las distintas conexiones entre sistemas. De esta forma, permiten que la información que crean y reciben los distintos departamentos como Recursos Humanos, Logística, Manufactura o Finanzas puedan acceder a la información en cualquier momento y de forma fluida.
Por otro lado, un software de gestión incluye algunas herramientas modulares o independientes que se encargan de duplicar datos para después poder centralizarlos, aunque existen algunos software que nunca centralizan la información.
Asimismo, se pueden encontrar programas que están ubicados en las bases de datos y que son ficheros que actúan de forma independiente, de forma que la disponibilidad de la información se vea limitada o alterada, por lo que en ocasiones pueden llegar a causar problemas que son realmente innecesarios.
Beneficios principales de un sistema ERP
A lo largo del artículo ya hemos mencionado de forma superficial algunas de las ventajas o beneficios que pueden representar la implementación de un sistema ERP en una empresa. La instalación de un software de gestión ERP viene acompañada de una gran lista de beneficios:
- Utiliza una base de datos centralizada que se comparte entre los distintos departamentos de la empresa
- Mejora y agiliza la integración de la cadena de suministro, producción y ventas.
- Aumenta la seguridad y la disponibilidad de los datos de la empresa.
- Mejora los procesos operacionales evitando que se formen cuellos de botella
- Mejora la función de obtención de datos de negocio y analítico.
- Mejora la coordinación y la comunicación entre distintas unidades de negocio.
Los ERPs son sistemas integrales que pueden estar dirigidos a uno más sectores. Es posible encontrar ERPs especializados en empresas de fabricación, distribución alimentaria, construcción, comercio y retail , consultoría y más. Los programas ERP funcionan a nivel local o en la nube, pero también hay sistemas híbridos. Los mejores softwares ERP son escalables e incluso pueden integrarse con sistemas externos, todo dependerá de su flexibilidad y funcionalidades.
Como mencionamos anteriormente, el tipo de sistema ERP puede variar mucho en función de la empresa en la que se vaya a implementar y de la industria a la que pertenezca, por lo que la lista de beneficios puede ser mucho más grande e importante una vez que conozcas un software especializado en tu empresa.
De cualquier forma, podemos decir que la ventaja principal que ofrecen estos programas es poder integrar varios sistemas en uno solo, lo que permite centralizar la información de toda la empresa, lo que evita las duplicidades, que las bases de datos que sean obsoletas y otros problemas ocasionados por tener una información distintas en los diferentes departamentos de la empresa.
Al mismo tiempo que centraliza y da acceso a la información, toda la información que se genera se guarda en un único lugar para mantenerla segura. Esto hace que después se pueda acceder a la información y realizar un análisis de investigación en profundidad, algo que se puede hacer mucho más fácilmente utilizando el módulo de Inteligencia que suelen tener los sistemas ERP de buena calidad.
Las ventajas antes mencionadas también hacen que se reduzca el flujo de peticiones internas en la empresa, lo que permite que la productividad pueda mejorar considerablemente.
¿Hay desventajas en la implementación de un sistema ERP?
Al igual que en cualquier otro software empresarial hay ciertas desventajas o complicaciones que se pueden presentar en el momento de querer integrar un sistema ERP en tu empresa o negocio, ya que hay que instalarlo y conseguir que funcione correctamente en los diferentes departamentos de tu empresa.
Entre las principales desventajas de su integración podemos destacar:
- Los costes de adquisición del programa
- La implantación del propio sistema en sí
- La adaptación de los procesos internos de la empresa
- La curva de aprendizaje
De las desventajas antes mencionadas, los costes de adquisición son sin duda el inconveniente o la desventaja más destacada, ya que en realidad pueden llegar a ser unos costes bastante altos para las pequeñas y medianas empresas. Sin embargo, también hay opciones de obtener un ERP en la nube o ERP open source para tu negocio, que aunque también representará un coste, suelen ser sin duda alguna, una opción mucho más asequible, al menos en un primer momento, y pueden contar con la mayoría de los beneficios principales de un ERP.
Las demás desventajas están más ligadas al aprendizaje y a la adaptación, cosa que pasaría con cualquier sistema moderno que desees implementar en la gestión de tu negocio, por lo que no son unas “desventajas” únicas en cuanto a la implementación de un ERP.
Esto se debe a que la empresa y el sistema deben de adaptarse para que la implantación sea realmente efectiva y el sistema pueda cumplir con sus funciones y objetivos con el fin de que la empresa disfrute de las ventajas que este representa.
Como puedes ver, estos sistemas de gestión ERP son una buena opción para mejorar la eficacia de la empresa e integrar mejor los departamentos y sistemas que la componen. Existen sistemas ERP que reúnen los beneficios mencionados como el caso del software Stel Order y Sage 200.
