¿Qué es un Programa Contable y cuáles son sus características?

Los softwares de contabilidad están diseñados para facilitar la tarea administrativa, y ahorrar tanto tiempo como dinero en las funciones básicas de una empresa. Es por eso que, si estás buscando comparativas de precios, o los diferentes tipos de soluciones que hay actualmente en el mercado, a continuación encontrarás toda la información necesaria para poder elegir un programa para contabilidad que ofrezca lo que realmente tu empresa necesita.

Todo cambio empieza con una decisión, y toda decisión bien dirigida, conduce hacia el cambio. En este artículo conocerás un software de gestión a tu medida. Descubre ahora todos los tipos de soluciones disponibles para llevar de forma fácil la contabilidad de tu negocio.

¿Qué es un Programa Contable?

Un programa de este tipo es básicamente un software para llevar contabilidad de una empresa. Seguramente lo has oído mencionar en el mundo empresarial, o si aún no lo sabes, y aún te preguntas qué es un software de contabilidad, la respuesta puede resumirse en el programa que gestiona, procesa, controla, vigila, simplifica y lleva a cabo diferentes aspectos de la contabilidad, facturación y finanzas de cualquier tipo de organización.

Los principales software de contabilidad, como Contasol, ALTAI, Sage, Visionwin, etc., han logrado revolucionar la gestión en empresas de todo tamaño y todo tipo.  Estos tipos de software para contabilidad y finanzas suelen ser sencillos, por lo que todos pueden utilizarlos, incluso si se trata de un autónomo o alguien no versado en las finanzas.

Los softwares de gestión y contabilidad son programas computarizados, capaces de obtener y producir información contable y financiera, llevar la contabilidad integral e integrar procesos de CRM . Además, se actualizan constantemente en marcos legales.

Si aún te preguntas: ¿puedo usar un software para llevar la contabilidad de mi negocio en mi computadora? Sí, estos erp contables se instalan en cualquier computador con cualquier sistema.  Puedes encontrar software de contabilidad para MAC o llevar la contabilidad para Windows 10, o incluso mejor, podrás contar con estos programas en la nube, los softwares de contabilidad online son otra gran opción, ya que ofrecen grandes ventajas. Las aplicaciones de contabilidad almacenan, organizan, simplifican y automatizan todo tipo de gestión contable, como transacciones, ventas, compras, facturación, etc.

¿Cómo funciona un software contable?

Los softwares utilizados en contabilidad, actualmente, son casi imprescindibles en las empresas, ya que su funcionamiento ayuda a la gestión, control y supervisión de la información contable. Estos sistemas contables computarizados se deben de adaptar a las necesidades de tu emprendimiento y/o empresa, y debe permitir el total control y manejo de los aspectos financieros.
Los mejores programas contables son aquellos que dentro de su funcionamiento pueden simplificar y unificar el trabajo de todas las áreas y sus respectivos trabajos, permitiendo mejorar la productividad y el rendimiento. Además, un software contable es capaz de facilitar la realización de las tareas, los objetivos y procesos contables, fiscales, legales y facturables.

Un software administrativo contable y fiscal, asimismo, funciona posibilitando el acceso, manejo y movilidad de los usuarios que ingresan al programa, por lo que permite su uso en cualquier lugar y en cualquier tiempo. Así como también, cumple con la personalización, adaptación y configuración a tu empresa, según las necesidades específicas de la organización, otro punto dentro de su funcionamiento es el poder tener actualizaciones constantes y permitir el trabajo en tiempo real.

Funciones de un software de Contabilidad

Un software de contabilidad y finanzas suele tener diferentes funciones, que pueden ser configuradas y adaptadas a la necesidad, sector, tamaño y tipo de empresa a la que se le implante. Existen diferentes tipos de software para contabilidad, pero todos ellos deben cumplir las funciones generales, sin importar que tipo de software sea. Entre las funciones de los softwares de contabilidad y gestión podemos encontrar:

• El sistema contable en una empresa puede registrar, almacenar, categorizar, organizar y sistematizar todo tipo de operaciones y datos contables de forma óptima y segura.
• Es personalizable, configurable y adaptable a cada necesidad y objetivo. Crece con la empresa y evoluciona con ella.
• Registra, actualiza y carga datos de compras y ventas, comprobantes y facturas a la base de datos de forma masiva y simultánea.
• Se integra a otras herramientas, como el sistema de facturación electrónica u otros programas de asistencia.
• Genera reportes periódicos contables y en tiempo real, además de almacenar información contable como el libro mayor, balances, resultados, gráficos, estadísticas, etc.
• Asocia información y planes a clientes y cuentas.
• Realiza transacciones y movimientos de manera automática, previamente programadas.
• Registra y reutiliza información contable sobre transacciones y movimientos.

Los softwares de gestión contabilidad, suelen cumplir con todos estos requisitos en cuanto a sus funciones. Posiblemente la contabilidad de una empresa menor tenga menos requerimientos, sin embargo, debe cumplir como mínimo con estas funciones dentro de la capacidad de pequeña empresa.

Tabla con los mejores programas contables y características

Los programas contables se han convertido en herramientas esenciales para gestionar las finanzas y garantizar una contabilidad precisa. A continuación, presentamos una tabla comparativa de algunos de los programas más destacados en el mercado:

¿Qué tener en cuenta al escoger un programa contable?

Algunos de los factores clave a considerar son la compatibilidad con múltiples empresas y usuarios, facilidad de uso y la capacidad para generar informes contables; es esencial para garantizar una gestión financiera eficiente.

Además, es vital que el software permita una configuración modular y opciones de escalabilidad, para adaptarse al crecimiento de tu empresa. También es esencial que el software tenga funciones de automatización de tareas y un sistema seguro para el almacenamiento de datos.

Es crucial considerar varios factores antes de tomar una decisión:

• Sencillez: La contabilidad puede ser compleja, por lo que es vital que el software simplifique y automatice los procesos, facilitando su comprensión y uso.
• Precio: Existen opciones gratuitas y de pago. Es fundamental evaluar la relación calidad-precio y determinar qué solución ofrece las características necesarias para tu negocio.
• Escalabilidad: El software debe adaptarse al crecimiento de tu empresa, ofreciendo soluciones que se ajusten a las necesidades cambiantes.
• Servicio técnico: Es esencial contar con un soporte técnico eficiente y accesible para resolver dudas o problemas.
• Integración con otras aplicaciones: La capacidad de integrarse con otras herramientas, como Excel o CRM, puede ser una ventaja significativa.

¿Es necesario un programa contable en mi empresa?

Un software de contabilidad es una inversión estratégica que puede marcar la diferencia en la gestión de tu negocio. Un programa contable no solo facilita la contabilidad, sino que también ofrece una visión clara de la salud financiera de la empresa. Estas herramientas permiten llevar una contabilidad ordenada, optimizar inversiones, cumplir con la normativa vigente y, en última instancia, tomar decisiones informadas.

Si gestionas más de una empresa o tienes varios usuarios que necesitan acceder al software, la compatibilidad multiempresa y multiusuario es esencial. Además, la capacidad para definir diferentes perfiles de usuarios con distintos niveles de acceso es una característica que no debe pasarse por alto.

Además, los programas contables ahorran tiempo y recursos, simplificando procesos que, de otro modo, serían tediosos y propensos a errores. Por lo tanto, independientemente del tamaño o sector de tu empresa, un software de contabilidad es una inversión que aporta valor y eficiencia.

¿Cómo se implementa un programa contable?

La implementación de un software de contabilidad requiere una planificación cuidadosa. El primer paso es la selección del software que mejor se adapte a tus necesidades. A continuación, se debe preparar el equipo y los datos para la transición. Finalmente, se realiza la implementación propiamente dicha, que puede incluir la migración de datos, la configuración del software y la formación del personal.

Dicho de otro modo, es esencial identificar las necesidades específicas de tu empresa y seleccionar el programa que mejor se adapte a ellas. Una vez elegido, el proceso generalmente implica:

• Instalación: Dependiendo del software, puede requerir una instalación local o basada en la nube.
• Configuración: Ajustar el software según las particularidades de la empresa, como estructura contable, moneda, impuestos, entre otros.
• Formación: Es vital que el personal reciba capacitación adecuada para utilizar el software de manera eficiente.
• Migración de datos: Si se cambia de un sistema anterior, es necesario transferir todos los datos contables al nuevo software.
• Pruebas: Antes de usar el software en el entorno real, es recomendable realizar pruebas para asegurarse de que todo funcione correctamente.

Objetivos de un software contabilidad

Los objetivos del software contable se orientan a la obtención de datos y realización de balances y datos, por un lado, y por el otro a la creación y realización de cálculos contables y facturaciones. Dentro de un software para contabilidad de costes y facturación fiscal podemos encontrar los siguientes objetivos:

• Un software de gestión contable facilita la organización y planificación de pasos y procesos de una estrategia de negocio.
• Puede ofrecer información de todo tipo, útil para el manejo de recursos de la empresa. Pueden establecer precios, estimaciones y previsiones
• Brinda diversos balances y valoraciones sobre los movimientos, recursos financieros y previsiones.
• Toma de decisiones rápida y segura, de diversos aspectos de la empresa.
• Realiza el seguimiento de los gastos e ingresos, compara y analiza estos datos.
• Mejora el flujo de trabajo y optimiza las tareas contables.
• Actualiza y aplica las actualizaciones fiscales de todo tipo, como impuestos y tributos.
• Simplifica y agiliza procesos contables, mejora el uso de recursos y reduce costes y tiempo.
• Disminuye errores humanos en acciones y cuentas manuales.

El repertorio de objetivos de los programas de administración y contabilidad son diversos y pueden ser diferenciados dependiendo las necesidades de los usuarios, cada empresa debe de fijar los objetivos que desea lograr con la instalación de estos tipos de software de contabilidad, así podrá configurar el sistema para lograrlos, trazando una ruta de logro y esclareciendo los procesos.

                                                               

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Características de un Software Contable

• Gestión contable

Un software de contabilidad se encarga de la gestión contable de una empresa. Con un software de contabilidad puedes registrar las entradas de cuentas por pagar y cobrar. La información registrada se actualizará diariamente y se transferirá de forma automática al libro mayor. Un software contable mantendrá actualizado el libro mayor para facilitar la creación de informes, balances, estados de pérdidas y ganancias, etc.

• Facturación

Hay programas de contabilidad que separan la facturación en un módulo aparte y también existen programas de contabilidad que integran la contabilidad y facturación en un solo módulo para un análisis financiero completo. El programa de contabilidad te ayudará a contabilizar facturas y personalizarlas de acuerdo a las necesidades de tu empresa. Con el módulo de facturación puedes emitir facturas, albaranes, presupuestos, y mucho más. Esta funcionalidad permite gestionar las ventas, compras y deudas de los clientes para que puedas llevar el control de todos los movimientos de tu negocio.

• Integración fácil

El software de contabilidad tiene la facilidad de integrarse a sistemas ERP o CRM. Por lo general, una empresa cuenta con un sistema ERP para administrar la mayoría de áreas de su negocio. No obstante, hay empresas que también necesitan integrar un software contabilidad que se encargue de las operaciones más complejas del área financiera y contable. Por esta razón, es importante que el software para contabilidad sea capaz de integrarse con un sistema ERP o CRM.

• Acceso multiusuario

El software de contabilidad puede permitir el acceso a múltiples usuarios. El administrador otorgará los permisos para que los usuarios accedan a la información y realicen cambios. Existen programas de contabilidad que permiten la invitación a un número ilimitado de usuarios. Del mismo modo, hay softwares de contabilidad que solo permitirán un número determinado de usuarios de acuerdo al plan o servicio adquirido.

• Funciona en la nube

Si bien no todos los programas de contabilidad se basan en la nube. Es importante considerar esta característica en un programa contable. La tecnología cloud puede ayudar a facilitar el acceso a los datos desde cualquier lugar, reducir riesgos de pérdida de información, agilizar los procesos, aumentar la productividad, entre otros beneficios. Un programa en la nube puede integrarse con otras soluciones y plataformas, todo dependerá de la flexibilidad del programa. Sin duda, es necesario considerar este aspecto en un programa de contabilidad.

Beneficios de un software de contabilidad

• Automatiza los procesos

Un software de facturación y contabilidad puede ayudarte a automatizar los procesos más repetitivos de tu negocio. Por ejemplo, el sistema de gestión contable se encargará de tareas como la creación de facturas por ventas, seguimiento de transacciones y recordatorios de pagos. Un software de contabilidad se puede configurar para la automatización de tareas, existen programas con más flexibilidad que otros, pero la mayoría comparten esta cualidad. Cabe resaltar, que gracias a su capacidad de integración con bancos y otras plataformas los procesos se agilizarán con más facilidad.

• Evita errores en la contabilidad

Debido a la precisión de los programas contables es posible evitar errores a tiempo y tener un registro contable preciso. El software de contabilidad te informará a diario si las entradas ingresadas no cuadran. De esa manera, podrás detectar los errores antes de enviarlos. Un programa de contabilidad se encargará de actualizar y sincronizar los datos de los cambios que realices para prevenir confusiones. En definitiva, podrás llevar una contabilidad más precisa y organizar tus registros contables de forma conveniente.

• Ahorra dinero en la impresión

Gracias a los software de facturación y contabilidad puedes ahorrar el dinero que inviertes en la impresión de informes y facturas. El software de contabilidad te permite almacenar información financiera y contable en la nube. Por ejemplo: informes financieros, registros contables, asientos y mucho más. Dependiendo del programa, puedes guardar documentación en línea para que la revises en cualquier momento y lugar sin necesidad de imprimirla en físico.
Un software de contabilidad financiera también puede ayudarte en la creación de facturas. Podrás ahorrar tiempo y dinero al enviar facturas electrónicas a los clientes.

• Es colaborativo

Si eliges un software para finanzas y contabilidad en la nube la colaboración será más rápida. Ya no tendrás que imprimir la información o almacenarla en un USB para compartirla con tus compañeros de trabajo. El software para llevar contabilidad permite el acceso a la información en tiempo real a los empleados que estén registrados en la plataforma. Es posible crear un entorno colaborativo gracias a la información contable en línea.

• Es seguro

Los sistemas contables en la nube mantienen la información segura gracia a su alto nivel de encriptación. Además, un  software contable es responsable de realizar copias de seguridad en caso sea necesario recuperar información. Los datos que almacenes en la nube se mantendrán seguros y se sincronizarán con tus dispositivos en todo momento. Con un programa de contabilidad cloud no tendrás que preocuparte por la seguridad y permanencia de tus datos.

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Tipos de sistemas contables

Las organizaciones se diferencian en tamaño, sector, tipo, etc. por lo que comprar un software de contabilidad suele ser una tarea complicada. El poder adquirir un programa de esta naturaleza, requiere de poder discernir cuál es el mejor software contable que tu empresa necesita. Existen diferentes tipos de software como diferentes tipos de empresas en el mercado. Tendrás que comparar y probar cuáles son los softwares de contabilidad más apropiados para tus necesidades.

• Software de contabilidad en la nube

En la actualidad, el software administrativo online es el que predomina en el mercado de softwares, de hecho, este tipo de software contable en la nube se ha expandido a tal punto que casi todos los programas contables llevan la contabilidad online, se integra e incluye en otros tipos de software contables, esto permite llevar la gestión de manera segura y almacenar información en tiempo real, siendo portable y accesible.

• Software de contabilidad para asesorías

Este tipo de programas es de gran ayuda para los asesores contables, se encarga de la sistematización y optimización de las tareas de contabilidad, realiza cálculos, aplica las reglas fiscales, cálculos IVA, balances, y manejo de los libros de cuentas. Las tareas de los despachos contables se benefician de gran manera al simplificar los procesos y reducir los errores, además de poder hallar las fallas de manera rápida. Permite la realización de declaraciones, cuentas anuales, registro mercantil, impuestos, tributos, facturación de servicios, etc.

• Software de contabilidad para autónomos

Los emprendedores, y trabajadores libres también manejan cuentas, sin embargo, por la naturaleza de su negocio o sector puede ser complicado por lo que suelen contratar el servicio de profesionales de este tipo, sin embargo, ahora existen diferentes programas de contabilidad para autónomos, cuya interfaz y manejo es sumamente sencillo e intuitivo. Con planes y precios variados para las necesidades y capacidad de adquisición de cada tipo de usuario.

• Software de contabilidad para empresas

Los softwares para contabilidad empresarial son los más usados en la actualidad, las empresas cuentan con este tipo de programas de manera imprescindible. Poseen capacidades mayores para empresas de gran tamaño y de todo tipo, ya se de almacenamiento, de fabricación, servicios, producción, etc. Son integrales y llevan la gestión administrativa de manera conjunta. Su gran capacidad también conlleva que posean diferentes planes para cada tamaño de empresa.

• Software de contabilidad para pequeñas empresas

Un software contable para pequeñas empresas posee objetivos más específicos y son también mucho más sencillos. Puedes contar con un software de contabilidad para pymes, que se caracterice por ser escalar, esto es, que a medida que una pequeña empresa se expanda, el programa debe crecer y evolucionar con este. El software contable para pymes además, se integra a los dispositivos con los que se maneje la pyme, y la cantidad de empleados. Puedes llevar la contabilidad pymes mac, o en Windows, incluso en entornos web, por lo que podrás manejar tu negocio desde cualquier lugar, incluso si no te encuentras presente en tu oficina o negocio.

• Software para contabilidad comercial

Estos suelen ser los software de mayor reconocimiento y venta, un software comercial es aquel que posee todo tipo de funciones y permite una amplia adaptabilidad, ya sea a pequeña o gran empresa. Estos, poseen todo tipo de módulos y pueden ser configurables, esta personalización puede realizarse previa instalación gracias a una evaluación, que se realiza casi de forma obligatoria al probar el programa a adquirir. Asimismo, son bastante integrales y funcionales con otros tipos de programas.

Facturación y Software Contable

La facturación es una parte esencial de la contabilidad. Los softwares de contabilidad modernos integran funciones de facturación, permitiendo a las empresas gestionar sus finanzas de manera más eficiente y reducir errores.

Integración de Facturación

La integración de facturación en un software contable permite automatizar y simplificar el proceso de emisión, registro y seguimiento de facturas. Esta integración ofrece:

• Reducción de errores: Al automatizar el proceso, se minimizan los errores humanos en la emisión y registro de facturas.
• Mejora en la gestión del flujo de efectivo: Al tener un registro claro y actualizado de las facturas pendientes y pagadas, se puede gestionar mejor el flujo de efectivo.
• Optimización del tiempo: La automatización reduce el tiempo dedicado a tareas repetitivas, permitiendo centrarse en actividades más estratégicas.

Automatización de Procesos

La automatización es una característica esencial de los programas contables modernos. Permite a las empresas optimizar sus operaciones contables, reduciendo el tiempo y esfuerzo dedicados a tareas manuales y repetitivas.

• Conciliación bancaria automática: Los softwares pueden conectarse con cuentas bancarias para conciliar automáticamente las transacciones.
• Generación automática de informes: Los programas pueden generar informes financieros automáticamente, basándose en los datos ingresados.
• Alertas y notificaciones: Los sistemas pueden enviar alertas sobre fechas de vencimiento, pagos pendientes y otros eventos importantes.

Software antifraude

Dada la nueva normativa legal que estipula medidas de uso de los programas de contabilidad y facturación, un software contable debe cumplir con ciertos requisitos esenciales. No deberás adquirir ningún programa que no se encuentre certificado como software antifraude, deberás tener en cuenta esto para tu elección, así mismo deberá llevar una contabilidad única, y un registro inalterable de la contabilidad.

Conclusión

La contabilidad es una función vital en cualquier empresa, y la elección del software contable adecuado puede marcar la diferencia en la gestión financiera. Los programas contables modernos ofrecen soluciones integrales, desde la facturación hasta la generación de informes, facilitando y optimizando la contabilidad. Es esencial investigar y seleccionar la herramienta que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio. Te animamos a compartir tu experiencia y opinión en los comentarios, o aportar cualquier dato relevante que pueda ayudar a otros en su elección.