Esta guía está dirigida a las organizaciones cuya actividad gira en torno la gestión de un almacén, y en las que se precisa encontrar una solución de software para la llevanza de la contabilidad optimizada para una operativa centrada en la compraventa de existencias; la elección de una u otra aplicación vendrá determinada por el tamaño de la empresa y por las funcionalidades que se deseen abordar.

Cómo son los programas de contabilidad de almacén

Las tareas propias de la gestión de un almacén tienen una incidencia directa en la contabilidad de la empresa, si bien son procesos llevados a cabo por personal diferente y no se agrupan en el mismo departamento: por lo tanto, la necesidad de comunicación entre ambas áreas es un hecho que no se puede obviar.

De hecho, los programas propios de dicha gestión (denominados programas SGA por las siglas Software de Gestión de Almacenes) están centrados en mapear el stock y trazar los movimientos del inventario, tanto de entrada y salida como de localización dentro del propio almacén.

Sin embargo, ambos tipos de tareas están claramente vinculadas, puesto que se trata de reflejar los movimientos de inventario en la contabilidad de la empresa: relacionar las altas y bajas de stock con los procesos de facturación, siendo éstos últimos traducidos en asientos contables.

Como se puede inferir fácilmente, los movimientos de stock se reflejan siempre en la contabilidad de la empresa: por ello, casi siempre encontraremos estas soluciones como parte de un único paquete de software, o bien con la posibilidad de importar y exportar información entre programas distintos de contabilidad y de almacén.

                               
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Por qué usar programas de contabilidad de almacén

  • Trazabilidad del stock. Estos programas permiten hacer un seguimiento de los artículos del inventario para que éstos se encuentren correctamente contabilizados en todo momento.
  • Localización. Cada producto tiene su ubicación en el almacén: el software es capaz de incorporar una codificación eficiente para que las existencias sean fácilmente localizadas en sus correspondientes ubicaciones, facilitando las tareas de picking y reduciendo el tiempo de búsqueda de los operarios.
  • Permanencia de las existencias. Los programas SGA inciden sobre el periodo de permanencia de cada producto en el almacén: en consecuencia, determinan estrategias de entrada y salida en función de las necesidades de la empresa (por ejemplo, estrategias LIFO o FIFO).
  • Mapeo de expediciones. Formando parte normalmente de un ERP para logística y transporte, permiten trazar las expediciones óptimas para repartos logísticos, con herramientas de seguimiento de eventos en el transporte.
  • Reducción de errores. Los movimientos de stock pueden llegar a ser muy confusos y difíciles de seguir en el día a día, en especial cuanto mayor sea el número de transacciones logísticas que se completen.
  • Toma de decisiones. El histórico de la rotación de las existencias contribuye, en gran medida, a las estrategias comerciales de la empresa: un buen software de gestión debe ser capaz de extraer informes para facilitar esta analítica de datos.
  • Recuentos de stock. Es muy frecuente que, como consecuencia de los movimientos de inventario, se puedan dar descuadres entre las existencias reales y las que figuren en el sistema informático: con estas herramientas, el personal de almacén podrá cuadrar los stocks con facilidad.

El software de inventarios y su incidencia en la contabilidad

El inventario de una empresa constituye todo su patrimonio: desde el inmovilizado hasta los productos que conforman las mercaderías, todos ellos han de poder encontrarse localizados para ser contabilizados, con su correcta valoración y según el uso que se les dé.

En consecuencia, los programas de contabilidad de almacén cumplen una función doble: por un lado, hacen posible un seguimiento pormenorizado de todas las existencias y, por otro lado, las contabilizan adecuadamente en función de su naturaleza en el patrimonio de la organización.

                               
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Parámetros de un buen programa de contabilidad de almacén

Seguridad

Un software seguro, que cuente con herramientas de validación de accesos como protocolo inicial de protección ante ciberataques, es sinónimo de tranquilidad para la empresa, ya que la información que se introduce en estos programas es altamente sensible para la organización.

Integración

La contabilidad de las existencias no es un proceso aislado, sino que forma parte del conjunto global de operaciones de la empresa: no solo se relaciona directamente con la contabilidad, sino con la logística, la facturación, el transporte y la fuerza comercial. Lo idóneo es contar con un único programa que integre todas las funcionalidades.

Experiencia de usuario

No hay que olvidar que estos programas están pensados para que los utilicen todos los empleados de la empresa, independientemente del nivel de adopción que cada uno tenga sobre herramientas tecnológicas similares: será muy deseable que el software empleado sea fácil de manejar, y que la puesta a punto de los trabajadores para utilizarlo no requiera de grandes esfuerzos por parte de la compañía.

Soporte

Un buen soporte se mide por la rapidez de respuesta para resolver incidencias, y la eficiencia de las intervenciones: un software de almacén que deja de funcionar ralentiza enormemente los procesos corporativos, y hace perder dinero a la empresa. Convendrá elegir un programa de contabilidad de almacén que cuente con un soporte posventa capaz de dar respuesta a estas incidencias y que no obligue a la empresa a parar su actividad ante posibles problemas de funcionamiento.

 

Los programas de contabilidad de almacén ayudan a las empresas a automatizar todos los procedimientos que involucran a las existencias, tanto en concepto de compraventa de mercaderías como la correcta contabilización de su propio patrimonio. Las tareas de almacén son un punto crítico en la gestión empresarial.

 

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