Esta guía está pensada para las empresas que ya tengan cierta experiencia con programas básicos de contabilidad, o que todavía no hayan dado el paso de trabajar con software cloud, como un ERP en la nube, independientemente del tamaño de la empresa o la actividad. Estos programas son aptos para seguros, distribución, logística o pequeños comercios, y presentan claras ventajas frente a los programas de instalación local.
Los programas de contabilidad para empresas tienen objetivos para tareas generales y otras más específicas, tales como: creación y balance de trámites contables, administración el plan y presupuesto contable, realizar informes y balances periódicos, etc.
Los programas de contabilidad en la nube
Los programas de contabilidad en la nube son un tipo de software que permite a las compañías automatizar sus procesos administrativos y contables, reduciendo el margen de error humano y optimizando toda la gestión operativa relacionada con las tareas de administración.
El software en la nube, por su parte, comprende toda una generación de aplicaciones informáticas que centralizan todos los datos y rutinas en un servidor, y no dentro del ordenador donde está instalado el programa; así, es posible acceder a ellos desde cualquier dispositivo, bien mediante una aplicación que funcione como cliente, bien a través de un navegador web.
Un software de contabilidad en la nube es, por lo tanto, una variante del programa de contabilidad que permite operar conectándose a un servidor remoto, en lugar de depender exclusivamente de la instalación local de un programa cliente para funcionar.´ Algunos ejemplos de software de contabilidad más populares serían Contasimple , Visionwin y a3innuva.
El funcionamiento del software en la nube
No hay que confundir el funcionamiento en la nube con que un programa local esté conectado a la red: de hecho, ni siquiera tiene sentido que un programa de gestión empresarial no se conecte a Internet.
En un escenario de software local, varios ordenadores de la misma oficina pueden tener el mismo programa instalado, y este conectarse a Internet para sincronizar los datos que comparten, además de recibir actualizaciones. Normalmente, tales datos suelen residir en un servidor privado de la empresa, y solo son accesibles en el ámbito de la red privada corporativa.
Cuando nos referimos a software en la nube, hablamos de un cambio de paradigma: toda la inteligencia del programa está en un servidor remoto que normalmente no es propiedad de la empresa sino del desarrollador. Las rutinas y los datos son accesibles independientemente del dispositivo o interfaz utilizada, dependiendo de la previsión de cada desarrollador. Normalmente, estos programas son accesibles a través de un navegador web o a través de un programa cliente, que se diferenciaría de un programa local en que su única función es conectarse al servidor y servir de interfaz.
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Ventajas del software de contabilidad en la nube
Juntando ambos conceptos (software de contabilidad y programas en la nube), se pueden enumerar fácilmente los beneficios que presenta para la empresa optar por este tipo de aplicativos, y no ceñirse a un modelo basado en los programas instalados en cada equipo, estre las Ventajas de un Software de Contabilidad tenemos los siguientes:
- Ahorro de infraestructura informática. Al usar software en la nube, no se requiere que la empresa realice una elevada inversión en su infraestructura informática, salvo una buena conexión a Internet, a ser posible, de banda ancha; por lo demás, el software normalmente no estará alojado en servidores internos de la empresa, sino en nubes públicas o privadas externas a la organización.
- Optimización del personal de TI. Los programas que se ejecutan desde un servidor remoto conlleva intrínsecamente una menor implicación del departamento de microinformática de la organización. El mantenimiento y el soporte de este software lo proporciona el desarrollador o el comercializador, en su defecto, por lo que el personal de TI de la empresa puede dedicarse a resolver otras tareas.
- Acceso multidispositivo. Dado que estas aplicaciones residen y se ejecutan en un servidor remoto, es posible conectarse desde prácticamente cualquier dispositivo para trabajar con ellas, sin necesidad de sentarse frente al PC o portátil habitual con el que se trabaja. Permiten, por lo tanto, realizar operaciones y consultas desde cualquier ordenador, e incluso desde tabletas y smartphones, análogamente a lo que sucede con los CRM online.
- Ahorro de espacio físico. Automatizar las tareas de contabilidad supone digitalizar los asientos contables, permitiendo un uso racional del papel y, por consiguiente, del espacio físico pensado habitualmente para almacenar estos documentos.
- Reducción de errores humanos. Cuando el personal administrativo utiliza programas que automatizan la contabilidad, se reduce la probabilidad de cometer errores: este tipo de software suele incorporar asistentes y rutinas predeterminadas que ayudan a completar las tareas contables más rápida y satisfactoriamente.
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Por qué usar un programa de contabilidad en la nube
Los mejores programas de contabilidad han innovado para mejorar la experiencia del usuario. Algunas de las ventajas que puede ofrecer un software de contabilidad en la nube son:
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Comodidad
Más allá de la aparente traba que representa la inversión inicial, lo cierto es que utilizar un programa de contabilidad en la nube es más cómodo a largo plazo para la empresa, puesto que, al igual que los programas de facturación, se acaban automatizando las tareas repetitivas y se deja menos espacio a los errores.
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Sencillez
Gracias a una operativa automatizada, el trabajo administrativo y contable de la empresa se convierte en una rutina sencilla que optimiza el tiempo de los empleados.
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Accesibilidad
El hecho de que los datos y aplicaciones se encuentren en servidores remotos facilita el acceso de los miembros de la organización desde cualquier punto y con cualquier dispositivo que tenga conexión a internet.
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Sincronización
Cuando se emplean estos programas, la empresa es capaz de sincronizar el trabajo departamental en torno a ellos, sacando más partido a sus herramientas y reduciendo los tiempos de espera.
Tipos
Ciertamente hay muchos tipos de programas de contabilidad, los que son de modalidad online también se diversifican de muchas maneras, logrando así abarcar incluso más sectores o especializaciones, así como diferentes tamaños. Uno de los tipos de software online más popular es el programa de contabilidad y facturación para autónomos en la nube, ya que les brinda muchos beneficios a aquellos que son independientes y no necesitan de sistemas complejos, sino que más sencillos y más especializados. Entre los diferentes tipos de programas en la nube que podemos encontrar, tenemos los siguientes:
- Programa de contabilidad para asesorías en la nube: Son soluciones dirigidas a asesorías específicamente, ya sean se gran o pequeño tamaño, no solo incluyen funciones de contabilidad y facturación, sino que poderosos gestores documentales, de proyectos y cmr, por lo general.
- Programa de contabilidad para autónomos en la nube: Son mucho más sencillos de entender, su sistema también es más simplificado, posee funciones de tesorería, presupuestos, facturación, suelen poseer acompañamiento al cliente o también guías de uso.
- Programa de contabilidad para despachos profesionales en la nube: En este caso, se trata de un programa contable y fiscal en la nube, ya que incluye sistemas de actualización legal y modelos fiscales bastante detallados y diversos, logra procesar información rápidamente para el llenado automático de estos datos.
- Programa de contabilidad para gestorías en la nube: Las gestorías y consultorías poseen la capacidad de adquirir programas que son capaces de analizar la situación económica y financiera empresarial, con mucho detalle y precisión. Así como funciones de facturación rápida.
- Programa de contabilidad para pymes en la nube: un software de contabilidad y facturación para pymes en la nube se acomoda a las necesidades y objetivos de la empresa, son escalares, ya que al buscar el crecimiento de la empresa, también busca acompañarlo en cada momento, y mejorar resultados cada vez más en pro de su desarrollo.
Así como estos programas, existen otros más de diferente tipo, para diferente tipo de empresa, tamaño, y necesidad. Optar por un programa contable en la nube es bastante beneficioso para todo tipo de empresas.
¿Es seguro un software de contabilidad en la nube?
Sí. Son los mejores programas de contabilidad en la nube los que destacan por sistemas de seguridad de datos de alta complejidad, y no solo estos, sino que incluso los más sencillos poseen la seguridad necesaria para mantener la privacidad y seguridad de los datos. Gracias a la tecnología cloud, poder tener toda esta información y documentos es tan seguro como en el escritorio local, ya que no depende del equipo o servidor, sino únicamente, de la nube. No hay impedimentos para acceder a tu información, ni posibilidad de perderla si se encuentra en la nube, solo debes tener tus contraseñas de seguridad y podrás ingresar a ella desde otro dispositivo, si hay fallos para este acceso, es el proveedor quien deberá asumir los costes de estos fallos, así como también es quién se encarga de velar por la seguridad de tu información.
¿Cuáles son los mejores software contable en la nube?
Te tenemos algunas alternativas que sin duda serán lo mejor para ti y tu mundo laboral:
ContaSOL
Completo programa gratuito de contabilidad que abarca cuanto puedas necesitar para la gestión contable de tu empresa. Además puedes añadir interesantes módulos como contabilidad analítica...
ContaSOL es un programa de contabilidad profesional totalmente gratuito que nos va a facilitar las tareas contables en nuestra empresa reduciendo tiempo en todo tipo de asientos y en la creación de los libros oficiales, de este modo tendremos más tiempo para centrarnos en la actividad principal de nuestra empresa.
Esta útil herramienta dispone de todos los elementos necesarios para que la contabilidad de nuestro negocio este al día y no se nos escape nada, todo ello sin coste para la empresa. ContaSOL es uno de los mejores softwares de contabilidad en la actualidad gracias a sus características y beneficios.
Contasimple
Para profesionales, pyme y autónomos, Contasimple es una de las mejores alternativas del mercado para gestionar su negocio. Se trata de una solución muy económica, moderna y completa para llevar a cabo la gestión integral de todo tipo de negocios.
Contasimple es una solución informática de contabilidad para pymes y autónomos que permite llevar la contabilidad, generar facturas y calcular los impuestos. Este programa de contabilidad para Windows ha ido evolucionando a lo largo del tiempo para ofrecer un entorno amigable que facilita todos los procesos de gestión dentro de una empresa. Contasimple continúa mejorando para estar entre los mejores programas contables. Es un software de contabilidad para empresas medianas, empresas pequeñas, autónomos y asesorías. Si ponemos en una balanza las ventajas y desventajas de usar Contasimple, encontraremos que las ventajas son más.
Visionwin Contabilidad es una aplicación para las tareas de contabilidad orientado a pequeñas y medianas empresas, diseñado para ser empleado por cualquier tipo de usuario, independientemente de su nivel de informática. En este sentido, su manejo no es nada complicado y la interfaz de usuario amigable e intuitiva. El objetivo es facilitar un entorno para el trabajo contable ameno y sencillo. Visionwin contabilidad es usado por quienes necesitan un software contable para pequeñas empresas, que logre adaptarse a sus necesidades y sea de un uso sencillo.
SeniorConta
Solución completa de contabilidad para pymes y autónomos. Incluye muchas opciones interesantes para una gestión total de la empresa
SeniorConta es un software de contabilidad que se caracteriza por su facilidad de uso y su agilidad para la gestión financiera y contable. Es una herramienta gratuita que cuenta con una interfaz intuitiva para la comodidad de los usuarios. SeniorConta está dirigido principalmente a las pequeñas y medianas empresas que deseen un software potente y sencillo de utilizar. El software pone a disposición del público una versión estándar gratuita, de modo que es posible probar las funcionalidades antes de adquirir el producto.
a3innuva | Contabilidad
Gestiona tu contabilidad con este potente software capaz de llevar la contabilidad de microempresas y de grandes pymes. Ten la situacion financiera de la empresa en tiempo real en el instante que la precises.
Estos son algunos de los puntos más importantes que podemos encontrar en multitud de programas contables modernos, pero a3innuva los integra todos, además de otras interesantes opciones que harán más eficiente tu gestión contable. a3innuva, posee también otras soluciones para conseguir un sistema integrado de gestión, tales como funciones ERP de nóminas, funciones CRM, finanzas, y gestión de riesgos.
Si eliges a3innuva como software de recursos humanos para pymes, tendrás acceso
¿Cuáles son los beneficios de un programa de contabilidad alojado en la nube?
Los programas de contabilidad en la nube suponen la evolución natural de este tipo de software, que adapta las aplicaciones a las tendencias cloud del mercado de la informática: gracias a estos aplicativos, las empresas de cualquier tamaño y sector podrán realizar sus operaciones contables con seguridad y fiabilidad, y sin tener que realizar apenas inversión en materiales propios de TI.
Además de ellos, también podemos notar otros beneficios agregados de un software contable en la nube, entre los que se destacan el ser altamente portable y accesible, ahorro en costes de almacenamiento, mantenimiento y tiempo invertido. Implementar un software de contabilidad en la nube es una decisión inteligente, puedes seleccionar el mejor software contable en la nube gracias teniendo en cuenta algunos beneficios claves. Entre estos beneficios importantes en un software administrativo y contable en la nube, tenemos los siguientes:
Accesibilidad
Los programas de contabilidad en la nube se caracterizan por la accesibilidad, esto nos permite poder acceder a toda la información y documentos de la empresa, desde cualquier dispositivo y cualquier lugar, por lo que el trabajo no se limita a espacios físicos. Esto es de gran beneficio para aquellos que necesitan estar en constante traslados, ya que significa poder estar al tanto de lo que sucede en cualquier ocasión.
Seguridad
Gracias a los diferentes avances y el desarrollo en tecnología, llevar la contabilidad en la nube es una opción muy segura. Es muy similar a llevarlo en la modalidad on-premise, los sistemas de seguridad siguen siendo tan efectivos, aún mejor es el que te encontrarás con la información protegida en casos de fallos en los servidores locales o daños en estos equipos.
Actualizaciones
Los programas contables en la nube suelen actualizarse de manera automática con las últimas versiones que se encuentren disponibles. Es mucho más fácil actualizar los programas online, ya que a diferencia de las versiones online, no necesita de ajustes adicionales, o personalización extra.
Reducción de costes
En definitiva un programa contable en la nube nos ahorra muchos costes, no hace faltan inversiones iniciales en cuanto a infraestructura, equipos, licencias, integraciones, etc. Los gastos son mucho más bajos.
Información en tiempo real
Una ventaja predominante en un programa de contabilidad en la nube open source, es poder ver todo lo que sucede en tiempo real, cada pequeño cambio o fluctuación, justo en el momento en que sucede. Podrás personalizar y fijar los indicadores de mayor importancia para verlos en tiempo real en cualquier dispositivo. Así podrás actuar de manera rápida ante el cambio, tomando decisiones más precisas.
Adaptabilidad
El mejor programa contable en la nube es aquel que se puede adaptar de mejor manera a las necesidades de tu empresa y/o negocio, sin importar su sector o tamaño. Además, de a los marcos normativos y legales que se actualizan constantemente. Los programas en la nube lo realizan de manera automática y muy prontamente, ya que poseen sistemas y suministros de información inmediata.
Espacios colaborativos
Gracias a que el programa de contabilidad en la nube es altamente accesible, permite que los colaboradores ingresen a este para poder trabajar en tiempo real, en cualquier lugar que se encuentren y desde cualquier dispositivo. Brindan espacios para la interacción con el cliente, con los socios, con los colaboradores, etc.
Integraciones
Las integraciones en un programa fiscal laboral y contable en la nube resultan importantes, solo así es posible lograr mejores resultados con los programas extras que se incluyen a este, asociaciones para gestiones de venta, compras, cobros, inventarios, conciliaciones, etc.
