Esta guía está pensada para las empresas que ya tengan cierta experiencia con programas básicos de contabilidad, o que todavía no hayan dado el paso de trabajar con software cloud, como un ERP en la nube, independientemente del tamaño de la empresa o la actividad. Estos programas son aptos para seguros, distribución, logística o pequeños comercios, y presentan claras ventajas frente a los programas de instalación local.

Los programas de contabilidad en la nube

Los programas de contabilidad son un tipo de software que permite a las compañías automatizar sus procesos administrativos y contables, reduciendo el margen de error humano y optimizando toda la gestión operativa relacionada con las tareas de administración.

El software en la nube, por su parte, comprende toda una generación de aplicaciones informáticas que centralizan todos los datos y rutinas en un servidor, y no dentro del ordenador donde está instalado el programa; así, es posible acceder a ellos desde cualquier dispositivo, bien mediante una aplicación que funcione como cliente, bien a través de un navegador web.

Un software de contabilidad en la nube es, por lo tanto, una variante del programa de contabilidad que permite operar conectándose a un servidor remoto, en lugar de depender exclusivamente de la instalación local de un programa cliente para funcionar.

                                                       
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El funcionamiento del software en la nube

No hay que confundir el funcionamiento en la nube con que un programa local esté conectado a la red: de hecho, ni siquiera tiene sentido que un programa de gestión empresarial no se conecte a Internet.

En un escenario de software local, varios ordenadores de la misma oficina pueden tener el mismo programa instalado, y este conectarse a Internet para sincronizar los datos que comparten, además de recibir actualizaciones. Normalmente, tales datos suelen residir en un servidor privado de la empresa, y solo son accesibles en el ámbito de la red privada corporativa.

Cuando nos referimos a software en la nube, hablamos de un cambio de paradigma: toda la inteligencia del programa está en un servidor remoto que normalmente no es propiedad de la empresa sino del desarrollador. Las rutinas y los datos son accesibles independientemente del dispositivo o interfaz utilizada, dependiendo de la previsión de cada desarrollador. Normalmente, estos programas son accesibles a través de un navegador web o a través de un programa cliente, que se diferenciaría de un programa local en que su única función es conectarse al servidor y servir de interfaz.

                                                       
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Ventajas del software de contabilidad en la nube

Juntando ambos conceptos (software de contabilidad y programas en la nube), se pueden enumerar fácilmente los beneficios que presenta para la empresa optar por este tipo de aplicativos, y no ceñirse a un modelo basado en los programas instalados en cada equipo:

  • Ahorro de infraestructura informática. Al usar software en la nube, no se requiere que la empresa realice una elevada inversión en su infraestructura informática, salvo una buena conexión a Internet, a ser posible, de banda ancha; por lo demás, el software normalmente no estará alojado en servidores internos de la empresa, sino en nubes públicas o privadas externas a la organización.
  • Optimización del personal de TI. Los programas que se ejecutan desde un servidor remoto conlleva intrínsecamente una menor implicación del departamento de microinformática de la organización. El mantenimiento y el soporte de este software lo proporciona el desarrollador o el comercializador, en su defecto, por lo que el personal de TI de la empresa puede dedicarse a resolver otras tareas.
  • Acceso multidispositivo. Dado que estas aplicaciones residen y se ejecutan en un servidor remoto, es posible conectarse desde prácticamente cualquier dispositivo para trabajar con ellas, sin necesidad de sentarse frente al PC o portátil habitual con el que se trabaja. Permiten, por lo tanto, realizar operaciones y consultas desde cualquier ordenador, e incluso desde tabletas y smartphones, análogamente a lo que sucede con los CRM online.
  • Ahorro de espacio físico. Automatizar las tareas de contabilidad supone digitalizar los asientos contables, permitiendo un uso racional del papel y, por consiguiente, del espacio físico pensado habitualmente para almacenar estos documentos.
  • Reducción de errores humanos. Cuando el personal administrativo utiliza programas que automatizan la contabilidad, se reduce la probabilidad de cometer errores: este tipo de software suele incorporar asistentes y rutinas predeterminadas que ayudan a completar las tareas contables más rápida y satisfactoriamente.

Por qué usar un programa de contabilidad en la nube

  1. Comodidad. Más allá de la aparente traba que representa la inversión inicial, lo cierto es que utilizar un programa de contabilidad en la nube es más cómodo a largo plazo para la empresa, puesto que, al igual que los programas de facturación, se acaban automatizando las tareas repetitivas y se deja menos espacio a los errores.
  2. Sencillez. Gracias a una operativa automatizada, el trabajo administrativo y contable de la empresa se convierte en una rutina sencilla que optimiza el tiempo de los empleados.
  3. Accesibilidad. El hecho de que los datos y aplicaciones se encuentren en servidores remotos facilita el acceso de los miembros de la organización desde cualquier punto y con cualquier dispositivo que tenga conexión a internet.
  4. Sincronización. Cuando se emplean estos programas, la empresa es capaz de sincronizar el trabajo departamental en torno a ellos, sacando más partido a sus herramientas y reduciendo los tiempos de espera.

 

Los programas de contabilidad en la nube suponen la evolución natural de este tipo de software, que adapta las aplicaciones a las tendencias cloud del mercado de la informática: gracias a estos aplicativos, las empresas de cualquier tamaño y sector podrán realizar sus operaciones contables con seguridad y fiabilidad, y sin tener que realizar apenas inversión en materiales propios de TI.

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