CRM: todo lo que necesitas saber sobre los software de gestión de clientes

Los CRM vienen a solucionar un problema muy común en las empresas que empiezan a gestionar un número considerable de clientes: el caos que supone gestionarlos a todos con Excel o de forma manual.

Al principio, este tipo de gestión más tradicional puede ser útil y sencilla, pero con el paso del tiempo y el crecimiento de la base de datos, la información empieza a ser difícil de encontrar, los errores son cada vez más comunes, la trazabilidad se hace imposible, y los datos a veces no están en el entorno más seguro.

Esas son solo algunas de las limitaciones que se encuentran las empresas al gestionar a sus clientes de manera manual. Pero con los CRM, eso ya forma parte del pasado. Da igual el tamaño de tu empresa, gestionar a tus clientes con este tipo de herramienta te ayudará a mejorar tus resultados y a evitar contratiempos.

¿Qué es un software CRM?

Un CRM, o sistema de gestión de relaciones con clientes, es una herramienta que permite a las empresas gestionar, analizar, centralizar y mejorar sus relaciones con los clientes, así como la información que tienen de estos.

Se centra en optimizar la interacción con el cliente, la gestión de ventas y el servicio posventa. Por eso, es útil tanto para equipos de venta y de marketing, así como de atención al cliente.

El CRM es una herramienta diseñada para sustituir a los Excel, las notas sueltas, las agendas y los correos dispersos. Su objetivo es que los profesionales que tienen relación con los clientes puedan organizar mejor los datos que tienen de ellos, mejorar sus comunicaciones, automatizar ciertas tareas y ofrecer así una mejor experiencia al cliente.

Tipos de CRM

Dentro del mundo de los CRM, podemos encontrar dos grandes grupos: los CRM en la nube y los CRM locales.

Los CRM en la nube, también llamados CRM online, son gestores a los que se accede a través de internet utilizando una app o un navegador web. Son el tipo de CRM más utilizado y extendido por su facilidad de uso, su flexibilidad y porque la inversión inicial requerida es menor.

Por su parte, los CRM locales son los que, para funcionar, deben instalarse en los equipos o servidores de la empresa. No necesitan internet para funcionar, pues se conectan a la red interna de la organización.

Por oro lado, dentro de los CRM online y los CRM tradicionales (locales), encontramos CRM más orientados a marketing, CRM para ventas o CRM para atención al cliente; habiendo incluso CRM completos que ofrecen funcionalidades para todos estos profesionales en un mismo lugar.

¿Por qué usar un programa CRM en tu empresa?

Los beneficios de un sistema CRM son aplicables a cualquier organización que quiera mejorar la gestión de sus clientes.

• Unificar y centralizar la información: todos los datos de tus clientes se encuentran en una única plataforma, lo que facilita la consulta y actualización de la información por parte de todo el equipo.
• Incrementar las ventas: un sistema CRM para ventas permite identificar oportunidades de negocio con mayor precisión y gestionar de forma más efectiva el ciclo de las mismas.
• Mejorar la colaboración interna: los equipos pueden trabajar sobre una misma base de datos, siendo así más fácil evitar duplicidades, pérdidas de información y correos cruzados.
• Automatizar tareas repetitivas: como el envío de correos electrónicos, recordatorios de seguimiento y/o la creación de reportes.
• Ofrecer una mejor experiencia y atención al cliente: con un CRM es más sencillo ofrecer un servicio personalizado, ya que la empresa puede anticiparse a las necesidades de sus clientes.
• Aumentar la productividad: al optimizar procesos, los equipos de ventas, soporte y marketing se centran en actividades estratégicas, lo que incrementa la eficiencia.
• Mejor seguimiento: los profesionales pueden ver el estado actualizado de cada lead (en qué fase está, qué falta por hacer y qué responsable se encarga). Además, se dispone de un historial completo de interacciones y acuerdos firmados.

En resumen, un CRM te ayuda a mejorar la gestión y el seguimiento de las relaciones con los clientes, lo que a su vez repercute en un aumento de las ventas y mayor retención de clientes.

Características, módulos y funcionalidades más comunes de los software CRM

Los sistemas CRM suelen contar con módulos y funcionalidades para adaptar la herramienta a las necesidades de cada empresa. Su objetivo es mejorar las relaciones comerciales, reteniendo a los clientes e impulsando las ventas, pero no solo es una base de datos de clientes: un CRM ofrece una amplia variedad de funciones que van desde la gestión de contactos hasta análisis avanzados, pasando por la automatización de tareas de marketing.

Modulos destacados de un buen CRM

Entre las funcionalidades y módulos más populares, podrás encontrar…

Gestión del embudo de ventas (pipeline)

Los CRM enfocados a ventas ofrecen una visión clara de cada oportunidad y su avance dentro del proceso comercial, (el cual puedes personalizar según el que sigas en tu empresa). Esto facilita priorizar tareas y detectar bloqueos o etapas donde se pierden ventas e incluso prever ingresos con mayor precisión.

Segmentación de clientes

Permite agrupar clientes según múltiples criterios para acciones más precisas. Gracias a esto, las campañas de marketing y ventas son mucho más personalizadas y efectivas. Además, ayuda a identificar patrones y priorizar a los clientes con mayor valor.

Panel de control diario

Muestra métricas e indicadores clave en tiempo real para que cada usuario tenga claridad sobre su día. Ayuda a visualizar tareas pendientes, nuevas oportunidades o alertas críticas. Es una herramienta esencial para mantener el foco y la productividad.

Automatización de tareas y workflows

Reduce la carga manual mediante reglas automatizadas que ejecutan acciones por sí mismas. Esto asegura consistencia en los procesos y elimina olvidos en el seguimiento comercial. Además, mejora la eficiencia y acelera los tiempos de respuesta.

Integración con herramientas externas

Conecta el CRM con otras plataformas del negocio, evitando trabajar por separado. Esto asegura que la información fluya automáticamente entre sistemas y esté siempre actualizada. Reduce errores y mejora la coherencia entre departamentos.

Inteligencia Artificial

La mayoría de los CRM incluyen funcionalidades potenciadas con IA. Hay de todo tipo, desde agentes que ayudan a los usuarios con la redacción de emails, hasta funcionalidades de análisis con Inteligencia Artificial para recibir insights y gráficas claras y sencillas sobre el rendimiento.

Otros CRM también disponen de funciones de IA capaces de identificar cuáles son los clientes con mayor probabilidad de conversión, o que sugieren próximos pasos al equipo.

En general, su función es quitar trabajo rutinario a los equipos y ser un apoyo diario en las tareas cotidianas. las mencionadas, son solo algunas de las funcionalidades con IA que podrás encontrar; hay muchas más dependiendo del software.

Acceso desde el móvil

No todos los gestores de clientes disponen de un app móvil completa y correctamente implementada. Esta funcionalidad la tienen, sobre todo, los CRM desarrollados para vendedores de campo tales como, ForceManager, por ejemplo

Las apps permiten trabajar desde cualquier lugar con la misma información que se haría en la oficina. Esto es ideal para equipos que visitan clientes o trabajan en remoto. Facilita registrar actividades al momento y no al final del día, entre otras muchas ventajas.

ForceManager

CRM móvil diseñado para comerciales que trabajan fuera de la oficina. Registra y proporciona al usuario información contextual a tiempo real que mejora sus resultados e incrementa la actividad comercial. Los vendedores son más eficientes.

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Herramientas de email marketing y comunicación

Los CRM enfocados a profesionales de marketing o con funcionalidades de este tipo, permiten enviar campañas segmentadas directamente desde el CRM y medir resultados. Al estar conectados a la base de datos de clientes, evitan duplicidades y aseguran mensajes coherentes. Además, automatizan envíos según acciones o etapas del cliente.

Reportes y analíticas avanzadas

Genera informes sobre ventas, productividad, rendimiento de canales y previsiones. Esto permite detectar oportunidades de mejora y tomar decisiones basadas en datos reales. También ayuda a medir el impacto de estrategias comerciales o de marketing.

Gestión de casos y servicio al cliente

Los gestores de las relaciones con el cliente que ofrecen funcionalidades para el equipo de soporte, o que están enfocados en este departamento, registran incidencias y solicitudes del mismo, asignándolas a los responsables correspondientes. Esto permite hacer seguimiento del estado de cada caso y cumplir tiempos de respuesta. Mejora la satisfacción del cliente y la eficiencia del soporte.

Control de permisos y seguridad

Permite definir qué usuarios pueden ver, editar o eliminar información. Con esto se protegen datos sensibles y se garantiza que cada persona acceda solo a lo que necesita. Además, suelen incluir sistemas de auditoría que registran cambios y accesos.

¿Cómo elegir el mejor software CRM? Consejos y recomendaciones

Elegir el mejor sistema CRM para tu empresa dependerá de varios factores que debes valorar antes de tomar una decisión. Las consideraciones más importantes a tener en cuenta son:

• Necesidades de tu empresa: ¿Tu empresa requiere un CRM especializado en ventas, marketing o atención al cliente? ¿Prefieres una solución integral o un CRM enfocado en un área específica? Empieza buscando uno que cubra los objetivos básicos que te hayas marcado.
• Integraciones con otros sistemas: asegúrate de que el CRM se integre correctamente con las otras herramientas que ya utilizas, como el software de contabilidad, ERP o plataformas de email marketing. ¿Puede integrarse el CRM con Google? De esta forma, podrás seguir manteniendo el uso de tus herramientas clave y no alterar mucho la dinámica de trabajo ya establecida.
• Número de usuarios: piensa cuántos usuarios necesitarán acceso al CRM y si el proveedor ofrece tarifas escalables según el número de los mismos. Esto es importante porque conviene decantarse por un gestor de clientes que pueda crecer con tu empresa y adaptarse a cada etapa. De lo contrario, si el gestor se queda corto en un punto, tocará trasladar toda la información a otro software y adaptarse al nuevo entorno, lo que supondrá un gasto extra de tiempo y recursos.
• Precio: los softwares de gestión de clientes suelen ofrecer diferentes paquetes de precios. Los más económicos cuentan con funcionalidades más básicas y reducidas, mientras que las versiones más avanzadas, lógicamente, son más completas. Analiza qué packs son los más idóneos para cubrir tus necesidades y compara los precios y características de diferentes proveedores para elegir la mejor opción. No elijas planes avanzados cuando todavía no los necesitas, siempre podrás ampliar la versión elegida cuando sientas que es el momento; y así no gastarás más.

Escoger el programa CRM idóneo puede marcar la diferencia en cómo gestionas y optimizas las relaciones con tus clientes, por lo que es fundamental evaluar todas estas variables antes.

¿Para qué empresas es adecuado un CRM?

Estos son los casos más comunes en los que puedes sacar el máximo partido a esta herramienta. Cuantos más “sí” respondas, más necesitas esta solución:

• ¿Proporcionas servicio de atención al cliente?
• ¿Estás saturado con múltiples hojas de cálculo de datos de usuarios?
• ¿Quieres hacer campañas a clientes previos o de remarkteting?
• ¿Utilizas las redes sociales para comunicarte con clientes potenciales?
• ¿Quieres verificar la consecución de tus objetivos de venta?
• ¿Quieres hacer un seguimiento de la evolución de los tratos con clientes?
• ¿Las relaciones personales son críticas en tu negocio?
• ¿Quieres compartir información de clientes dentro de tu empresa?

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COMPARAR PRECIOS

¿Cuánto vale un software CRM?

El precio de un software CRM varía en función de varios factores:

1. Número de usuarios: muchos CRM en la nube, (la gran mayoría), se ofrecen bajo un modelo de suscripción mensual, donde el precio depende del número de usuarios. Los precios suelen varían enormemente, pueden ir desde los 10 hasta los 60 euros mensuales por usuario, de media.
2. Funcionalidades incluidas: cuantos más módulos incorpore el CRM (ventas, marketing, soporte, automatizaciones, IA, integraciones avanzadas…), mayor será su coste. Por otro lado, los planes básicos suelen cubrir lo esencial, mientras que los planes superiores añaden herramientas más potentes y especializadas. Elegir solo lo que realmente necesitas te evitará pagar por funciones que no usas.
3. El tipo de implementación (en la nube o local): los CRM en la nube suelen tener un coste inicial menor, actualizaciones automáticas y menos necesidad de recursos técnicos. Los CRM locales (on-premise) requieren servidores propios, instalación, mantenimiento y personal técnico, lo que aumenta la inversión inicial y los costes operativos. Sin embargo, eso no quiere decir que a la larga los CRM tradicionales sean más costosos.
4. Nivel de personalización: adaptar el CRM a procesos, campos, automatizaciones o integraciones específicas requiere más tiempo, configuración y, en muchos casos, soporte técnico especializado. Cuanto mayor sea la personalización necesaria, mayor será el coste de implementación y de mantenimiento. En los CRM en la nube, a mayores posibilidades de personalización, mayor es el precio del plan.
5. Mantenimiento: sobre todo en el caso de los CRM on-premise (locales), puede haber un coste adicional por el mantenimiento y actualizaciones del sistema.
6. Costes de implementación y formación: algunas soluciones CRM requieren una inversión inicial para la configuración del sistema y formación del personal.

Al comparar las distintas soluciones CRM ten en cuenta tanto el coste mensual como cualquier cargo adicional por soporte o personalización. Lo que sí te aseguramos es que un software CRM es una inversión clave para optimizar la gestión de clientes y potenciar las ventas en tu empresa.

Opiniones de precios según usuarios reales

Los usuarios de Cronomía nos dejan sus opiniones y comentarios sobres los costes de las soluciones que analizamos en este comparador. Puedes encontrarlas detalladas en la parte final de esta página, pero aquí te resumimos lo que opinan sobre los precios de los CRM:

• El 73% de los usuarios considera que los software CRM son económicos o que ofrecen una buena relación calidad-precio.
• A su vez, el 39% tardó entre 1 y 6 meses en implementarlo, mientras que el 27% llegó al año. Solo el 31% tardo menos de un mes.
• Más de la mitad de empresas han recuperado su inversión en CRM en 1 año. 
• En cuanto al coste del mantenimiento anual, no hay datos claros o comunes, aunque parece que suele ser de 500€ o más.

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Mejores programas CRM del momento

Como hemos visto, el mercado de CRM es amplio y diverso, con soluciones adaptadas a todo tipo de empresas. Algunos de los más populares soin Salesforce, Microsoft Dynamics, HubSpot o Zoho, entre otros. Cada uno tiene sus propias características y ventajas, por lo que te recomendamos investigar y comparar antes de elegir. A continuación, te hablamos de los más demandados.

Salesforce: considerado uno de los líderes en el mercado, Salesforce ofrece soluciones para empresas de todos los tamaños. Es conocido por su flexibilidad y capacidad de integración. Con más de 150.000 clientes, su plataforma en la nube gestiona ventas, servicio al cliente y marketing en un solo espacio.

Salesforce

Para los que buscan un CRM moderno, flexible y multidispositivo, Salesforce es la solución ideal. Con las distintas opciones y configuraciones que permite este programa se pueden gestionar todo tipo de relaciones con los clientes.

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HubSpot: es un CRM con herramientas de ventas, marketing y servicio al cliente. Es especialmente popular entre las pequeñas empresas debido a su facilidad de uso y su enfoque en la automatización del marketing.

Hubspot

CRM especializado en el Inbound Marketing y Ventas. Herramienta necesaria para organizar el crecimiento de cualquier empresa

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Microsoft Dynamics: ofrece soluciones CRM y ERP, permitiendo a las empresas una visión 360º de sus operaciones. Es conocido por su integración con otros productos de Microsoft, como Office 365.

Microsoft Dynamics CRM

La plataforma CRM de microsoft es muy flexible y se adapta a los procesos de negocio de la mayoría de empresas, ayudándolas en ventas, servicio al cliente, marketing y redes sociales

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Zoho CRM: orientado a pequeñas y medianas empresas, ofrece automatización de ventas, marketing y servicio al cliente. Es conocido por su precio competitivo y su fácil integración con otras herramientas.

Zoho CRM

CRM para monitorizar tus relaciones con tus clientes, campañas de marketing y gestión comercial de tu empresa. Conseguirás ser más eficiente y vender más.

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Pipedrive: es un CRM diseñado específicamente para equipos de ventas. Se centra en la gestión de leads y ofrece herramientas para mejorar la productividad de los vendedores.

Pipedrive

Pipedrive es una herramienta esencial para la gestión de relaciones con clientes (CRM).

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Tabla comparativa entre CRM populares

Al elegir el CRM adecuado e implementarlo correctamente, las empresas obtienen ventaja competitiva en el mercado. Te animamos a compartir con nosotros tu experiencia con los CRM o a escribirnos tus dudas sobre qué información necesitas saber antes de contratar uno.