Esta guía va dirigida al sector de las inmobiliarias, que en muchas ocasiones también son promotoras. Los desarrolladores de software en complicidad con las inmobiliarias se han dado cuenta que los clientes que acuden a estos centros de negocios requieren mucha más información que un precio y unos metros cuadrados. Por este motivo el CRM para inmobiliarias contiene cada vez mas opciones para conseguir una completa información del producto a vender y cubre todos los aspectos que el cliente precisa.
Esta guía está pensada principalmente para todas aquellas personas que se dedican a trabajar en agencias inmobiliarias de la forma más eficiente posible, para lo cuál necesitan de un buen software que facilite sus actividades.
CRM para inmobiliarias
Los módulos CRM están enfocados en permitir mejorar y gestionar más fácilmente la relación que se tiene con los clientes, en este caso con las visitas al inmueble, pudiendo realizar un seguimiento preciso sobre todas las acciones comerciales que se han realizado y dando una atención personalizada a los clientes de una forma más efectiva.
La gestión de clientes es el factor mas importante en este sector. Esta opción debe contar con herramientas para realizar gestiones de:
- Gestión de todos los datos personales del cliente teniendo en cuenta la ley de protección de datos.
- Gestión de los estados de una operación de venta.
- Historial del cliente donde se detallen todas las actividades comerciales que hemos realizado.
- Campañas de marketing. Envío de mailings filtrados por clientes y por operaciones, por ejemplo modificación de precio de venta o alquiler de inmuebles, nuevos inmuebles en cartera, ofertas o gangas puntuales…
- Agenda con alertas de citas, acceso directo historiales, envío de SMS recordatorios de citas a los clientes…
- Estadísticas: De citas que acaban en venta, citas canceladas, operaciones efectuadas y resultados en un rango de tiempo…
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¿Qué es un software para inmobiliarias?
En las operaciones inmobiliarias intervienen tres entidades:
- Promotoras inmobiliarias: En la mayoría de los casos estas empresas se encargan de la compra del suelo, los terrenos en los que se va a edificar uno o varios edificio.
- Agencias inmobiliarias: Son las que se encargan de vender las viviendas o locales y recuperar la inversión más los beneficios.
El software para inmobiliarias y promotoras debe gestionar todos estos puntos.
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Funcionalidades de un software para inmobiliarias
Los programas de gestión y planificación empresarial, más conocidos como programas ERP, son una de las soluciones más efectivas para mejorar la efectividad de cualquier compañía y negocio hoy en día. Aunque anteriormente sólo se utilizaban los programas ERP para grandes empresas internacionales, hoy en día la oferta disponible es mucho más variada y se pueden encontrar soluciones para cualquier organización, hasta el punto que se pueden encontrar increíbles programas ERP para empresas cuya actividad principal es la compra-venta de viviendas y suelo.
Entre las principales ventajas de un ERP para inmobiliarias y promotoras podemos destacar el hecho de que permiten centralizar toda la información y gestionarla de forma más fácil y efectiva, incluso pudiendo realizar de forma automática una gran cantidad de procesos repetitivos que no necesitan del trabajo de ninguna persona humana, y que de forma manual quitan una gran cantidad de tiempo y de recursos a la empresa.
Estos programas también destacan por ofrecer la posibilidad de transformar los datos en información que se pueda utilizar para mejorar la toma de decisiones de la empresa, lo que permite realizar mejores estrategias. Esto, junto con otras funcionalidades de los sistemas ERP hacen que sean herramientas muy útiles para todas las instituciones que las implementan, incluyendo las inmobiliarias y promotoras.
Pero esto sólo es la superficie de todas las ventajas que representan, por lo que a continuación te explicamos de forma más completa y especifica cada una de las funcionalidades principales que tienen los programas ERP para inmobiliarias y promotoras.
Inmuebles en alquiler
Los programas ERP completos cuentan con soluciones que permiten resolver todos los procesos relacionados a los inmuebles en alquiler, todo de una forma más sencilla y realmente efectiva.
Estos programas permiten realizar una buena gestión de la facturación de tu negocio y de los recibos en el formato elegido y de forma periódica. Entre sus funcionalidades también destaca la generación de contratos, las subidas automáticas de alquiler, las finanzas, etc, además de que permite conocer en tiempo real la rentabilidad del inmueble en cuestión.
Inmuebles en venta
Permiten gestionar y controlar todos los procesos que están relacionados con la venta de un inmueble, desde la gestión de las visitas (CRM) hasta la gestión administrativa de la finca, los contratos y cobros e incluso permite llevar la cuenta de las incidencias en la posventa, haciendo que toda esta información esté enlazada para un fácil manejo.
Gestión de promociones
El módulo de gestión de promociones es muy útil gracias a que permite mejorar notablemente el control de las ofertas de una forma integral. De esta forma, no se te escaparán datos importantes relativos a la memoria de calidades, los inmuebles rebajados, los presupuestos de costes por partidas o capítulos, el control de ingresos, los beneficios y los gastos por promoción.
Compras
En el módulo de compras que pueden tener algunos programas ERP para inmobiliarias y promotoras se puede llevar un registro de todas las compras y de los gastos, pudiendo imputar los costes automáticamente a cada promoción, a los inmuebles en alquiler o venta o incluso llevar el control de toda la gestión administrativa. Es un módulo muy útil.
Estudios de viabilidad
Algunas soluciones ERP cuentan con herramientas que permiten realizar estudios y análisis previos de viabilidad de las promociones propias. De esta forma, se pueden generar las promociones simplemente dando un solo clic en el programa y ya está listo.
Tesorería
El módulo de tesorería es uno de los más utilizados dentro de los programas ERP gracias a todas las funcionalidades que pueden aprovechar las empresas. Este módulo permite gestionar por completo los pagos y los cobros, pudiendo utilizar herramientas avanzadas para la previsión de tesorería y permitiendo llevar un análisis de los plazos de pago y de cobro del negocio.
Promotoras inmobiliarias
Si tu principal linea de negocio dentro del mundo inmobiliario son las promociones estarás de acuerdo que uno de los aspectos mas importantes dentro de ellas es la Gestión de Proyectos.
Principalmente debe contar con un análisis de desviación presupuestaria para que los gastos finales no crezcan demasiado con respecto a los gastos presupuestados al inicio.
El análisis del proyecto también debe abarcar otros factores importantes como la tipología del terreno, cantidad de superficie edificable, los costes y el cash flow.
También es de utilidad una herramienta para ver en pantalla planos previamente escaneados.
Fichas del inmueble
Las fichas del inmueble es uno de los aspectos mas importes del software para inmobiliarias y promotoras. En principio debe ser totalmente personalizable porque es un recurso que se utiliza desde diversos puntos y dentro de todas las opciones que compongan este formulario los filtros de búsqueda son fundamentales.
Las búsquedas de información sobre un inmueble puede ser realizada por diversos departamentos de la empresa, usuarios que realizan consultas desde Internet, interesados en el inmueble, agentes inmobiliarios independientes, propietarios, comisionistas, etc.
También resulta interesante que cuente con un generador de contratos tanto de cara al vendedor como de cara al comprador.
Acceso a MLS
Teniendo acceso a la asociación nacional de inmobiliarios en España podrás acceder a Multiple Listing Service (Listado Múltiple de Inmuebles – MLS) y podrás acceder a mas de 270.000 inmuebles y crear acuerdos internos con distintas agencias.
El MLS es en la práctica una plataforma para compartir negocio entre profesionales del sector inmobiliario.
Publicación automática en portales de anuncios
Poder publicar directamente, desde el software de inmobiliarias y promotoras, en las múltiples paginas web de anuncios publicitarios de inmuebles es a la par de cómodo muy provechoso. Debemos tener en cuenta que existen mas de treinta importantes portales inmobiliarios gratuitos donde poder publicar nuestros anuncios.
Es un marketing de bajo coste que no se puede desaprovechar.
Linea de tiempo
La linea de tiempo de un inmueble es su histórico. De un solo vistazo tendremos todo lo que ha sucedido relacionado con un un inmueble: que dia entro en nuestra bolsa de inmuebles, cuantas visitas se han realizado y cuando, que modificaciones se han producido en el precio de venta o de alquiler, etc.
Si un cliente nos pregunta por un inmueble tendremos toda la información a un solo clic de distancia.
Edición e impresión
Muy pocos programas de inmobiliarias y promotoras tienen esta opción y en cambio es muy útil cuando realizamos una campaña de mailing marketing. Poder añadir un cartel o un póster en el mail con una buena imagen es muy atractivo para los que reciben el mail, ya que el inmueble entra por la vista mas rápidamente que por el texto.
En la misma linea también es interesante contar con una herramienta que optimice las imágenes de modo que iguale los tamaños y pesos para poderlas subir sin problema a las webs de anuncios inmobiliarios.
Herramientas generales
Otro tipo de herramientas de carácter general que también es interesante disponer de ellas son:
- Estadísticas: La finalidad es tener la información en forma gráfica. Es el complemento ideal de los informes en modo texto. De un solo vistazo en una gráfica de barras o de lineas, por ejemplo, puedes comprobar la evolución de las visitas a un inmueble, la marcha de las venta en rangos de tiempo, etc.
- Gestión de agentes comerciales: Herramienta para poder gestionar a los agentes externos para realizar los cálculos de las comisiones, que coste tiene cada visita, etc.
- Calculo de hipotecas: Es una herramienta muy útil para dar información a los posibles compradores. Esta herramienta pueda generar ventas en clientes indecisos si ve una cuota de hipoteca viable según sus ingresos. A la par podemos mantener acuerdos con bancos que también nos aportaran beneficios.
- Gestión de alquileres: Muchas inmobiliarias también gestionan directamente los cobros del alquiler de los inmuebles. Para desarrollar este trabajo necesitaremos las opciones correspondientes a emitir facturas periódicas, si nos son solicitadas, y a realizar remesas según SEPA para el cobro de los alquileres.
Mejores programas ERP para inmobiliarias y promotoras
También te recomendaremos algunas de los programas más completos y de mejor calidad para que puedas tener toda la información que necesitas para comenzar con una investigación y comparación más exhaustiva sobre las distintas opciones que tienes disponibles en el mercado actual.
Ahora inmocore ERP
Solución ERP para agencias inmobiliarias que busca ofrecer múltiples funcionalidades enfocadas a mejorar el rendimiento y la productividad de las empresas dentro de este sector. Sus módulos y funcionalidades son interesantes y bastante efectivos, cumpliendo muy bien con su cometido.
Galdon ERP Inmobiliarias y Promotoras
Solución ERP completa para empresas inmobiliarias y agencias que permite gestionar todo lo relacionado a la venta o al alquiler de casas, pisos, oficinas, fincas, etc. Es una solución muy completa que permite llevar a cabo todos los procesos de la empresa utilizando una única plataforma de calidad e intuitiva.
Compas ERP Inmobiliarias
Adaptada con Zoho CRM, se trata de una solución especialmente diseñada para poder gestionar los procesos de agencias inmobiliarias. Es una solución vertical para negocios de alquiler o venta de inmuebles, contando con aplicaciones específicas para este tipo de empresas.
SIGI Software
Sistema Integrado de Gestión de Activos Inmobiliarios que aprovecha y explota al máximo cinco módulos principales para poder gestionar y automatizar los procesos de una empresa gestora. Es una solución bastante buena y completa.
Sigrid Gestión Constructoras
Un programa que ofrece una solución integral para la gestión de empresas constructoras que se ha desarrollado teniendo en cuenta los procesos que deben de gestionar este tipo de empresas. El programa cuenta con una experiencia muy amplia en dicho sector, por lo que tiene las funcionalidades necesarias para ser una opción muy efectiva.
Ahora ya conoces algunas de las principales funcionalidades que ofrecen estos programas y algunos de los mejores ERP para inmobiliarias y promotoras, por lo que ahora puedes realizar una investigación y un análisis más efectivo sobre las distintas opciones disponibles.
Consejos para saber dónde implantar el programa
Según nuestras necesidades y nuestro propio criterio existen diversas formas de implementar el software para inmobiliarias y promotoras. Veamos algunas diferencias entre instalación en local o en la nube.
Local (en tu propio ordenador)
- Los datos están en tu ordenador, a diferencia de las versiones online donde los datos están en el ordenador de otro.
- La empresa seguir en funcionamiento aunque se produzcan cortes en la red de Internet. Si estas en una zona de baja conexión siempre es mejor trabajar con el software en tu ordenador.
- En ocasiones las actualizaciones resultan muy caras.
En la nube (online)
- La implantación de este tipo de software se esta extendiendo principalmente porque al estar online facilita la conexión con portales de anuncios.
- Existe menos inversión inicial para negocios recién abiertos.
- Los comerciales siempre tienen información en tiempo real, desde un teléfono móvil o una tablet, de los inmuebles.
- Siempre tienes el programa actualizado sin que las actualizaciones entorpezcan tu trabajo.
Glosario
- Promotora: Persona o grupo de personas que se organizan para adquirir suelo urbanizable y posteriormente edificar, ya sea con su propio capital o capital de terceros.
- Desviación presupuestaria: Diferencia entre el presupuesto original o primario y el resultado final de la operación.
- Filtros de búsqueda: Permiten ver los resultados de una consulta en base a una o varias palabras clave indicadas.
- CRM: Del ingles Customer Relationship Management, Se trata de un software orientado a la gestión integral de los clientes.
- Listado Múltiple de Inmuebles – MLS: Si te asocias al sistema tienen acceso a una bolsa de inmobiliarias con las que desarrollar operación comerciales. Hoy en día se cifra el numero de inmuebles en 270.000 a los que se pueden acceder.
- Linea de tiempo: Representación gráfica de hechos de cualquier índole, ordenados de forma cronológica.
- SEPA: Acrónimo de las palabras Single Euro Payments Area. Nueva normativa que permite realizar operación en euros en igualdad de condiciones se efectúe desde cualquier país miembro.
- Cash Flow: Mide el flujo de caja, es decir la diferencia entre las entradas y salidas.
