Los software para empresas, se están convirtiendo hoy en día en una herramienta esencial para desempeñar la actividad empresarial con una ventaja competitiva diferencial. Un software para empresas te ayudará a llevar un control de la gestión en tiempo real, es importante conocer los beneficios de los programas de administración de negocios.
Es por eso que a continuación, te proponemos desde programas de gestión empresarial más utilizados para las grandes empresas, así como aquellos software ideales para pymes o startups.
Descubre e implementa el software de gestión para empresas que más encaje con tus necesidades, y empieza a ahorrar en tiempo y dinero.
¿Qué es un software de gestión?
Un software de gestión es un sistema que se encarga de administrar las diferentes áreas de una empresa. Un software de gestión posee herramientas necesarias para llevar el control de los procesos u actividades de un negocio. Desde planificar y organizar hasta optimizar las tareas. Los sistemas de gestión pueden funcionar a nivel local o en la nube. Un software de gestión empresarial en la nube permitirá movilidad y acceso a la información desde otros dispositivos. Existen sistemas de gestión predefinidos y sistemas de gestión que pueden configurarse desde cero o a la medida del cliente. Escoger el mejor software para empresas dependerá de tus necesidades y el sector al que pertenezcas. En este artículo conocerás sobre los tipos de software de gestión que hay en el mercado y sus características.
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Características de un software de gestión
1. Es colaborativo
Un programa de gestión empresarial permite la colaboración entre equipos. Al ser un sistema que reúne toda la información en un solo punto, facilita el intercambio de archivos. Un software de gestión tiene funciones para compartir, insertar, y acceder a la información de una manera sencilla y rápida. Además, este sistema tiene herramientas de mensajería lo cual permite una comunicación fluida entre usuarios o equipos de trabajo.
Es posible que el software empresarial tenga la capacidad para crear tableros de equipo. Dentro de los tableros, los miembros del equipo podrán crear gráficos, métricas, indicadores e informes para intercambiar ideas y optimizar los proyectos de la empresa. Además, hay programas de gestión online que se adaptan a diferentes dispositivos móviles.
2. Gestiona documentos
Una de las características de un programa de gestión es la administración de documentos. Las tareas, archivos, datos de clientes, y eventos se encontrarán en un solo lugar. La información será de acceso rápido e inmediato, también será posible compartirla con otros usuarios en cualquier momento. Otro aspecto importante es la actualización de documentos, un software de gestión debe permitir la actualización de archivos o la creación de nuevas versiones de estos.
3. Es de fácil uso
Por lo general, un sistema de gestión empresarial cuenta con una interfaz sencilla e intuitiva que permitirá al usuario adaptarse con facilidad al programa. Es posible que algunos softwares empresariales cuenten con aplicaciones que permitan a las empresas acceder al sistema desde diferentes dispositivos sin problemas. Por ese motivo, los softwares de gestión empresarial para pymes suelen tener diseños adaptables que faciliten su uso.
4. Se integra con aplicaciones
Un programa de gestión puede tener la facilidad de integrarse con otras herramientas y aplicaciones para agilizar los procesos de empresas que necesiten de esta incorporación. Dependiendo del software de gestión, este podrá sincronizarse con Google Drive, Excel, OnDrive, etc.
5. Ahorra tiempo
Gracias a sus funcionalidades y herramientas los programas de gestión empresarial pueden automatizar las tareas para ayudarte a ahorrar más tiempo. Por ejemplo, un sistema de gestión identificará los errores en la documentación para que no pierdas tiempo en pequeños detalles y te concentres en cosas más importantes. Un software de gestión de pymes se encargará de los procesos que absorben más tiempo para que puedas dedicarte por completo a tu negocio.
Ventajas de un software de gestión
1. Permite una óptima gestión de recursos
Con los programas de gestión de empresas es posible administrar de manera efectiva los recursos. Por ejemplo, los sistemas de gestión te ayudarán a realizar un mejor seguimiento de los equipos de trabajo. Lo cual te permitirá conocer en tiempo real la disponibilidad de los trabajadores para aprovechar el tiempo de manera adecuada y evitar sobrecargas de trabajo. Este sistema administrativo empresarial ayudará a lograr los objetivos en el tiempo establecido.
2. Ayuda en la planificación de proyectos
Con un software de gestión podrás planificar proyectos de manera más sencilla. Los programas de gestión de proyectos se caracterizan por su capacidad para analizar y predecir. Si deseas realizar un proyecto, el sistema de gestión de la empresa puede ayudarte a elaborar análisis, informes, y predicciones más exactas mediante sus herramientas de gestión de proyectos. Además, la base de datos se actualiza constantemente conforme los cambios o modificaciones que realices.
3. Calcula presupuestos
Un software de gestión no sólo te ayudará en la planificación de proyectos. Este sistema tiene la capacidad de controlar y calcular el presupuesto del proyecto desde el principio hasta el final. El presupuesto es uno de los aspectos más importantes de un proyecto, con un software de gestión puedes hacer un seguimiento en tiempo real, identificar gastos, estimar costos, y añadir costos imprevistos.
4. Reúne toda la información en un solo lugar
Un programa de gestión puede centralizar toda la información para facilitar su acceso y revisión en cualquier momento. Es necesario que todos archivos de una empresa estén disponibles para compartirlos con los equipos de trabajo o los usuarios. Un sistema de gestión reunirá los archivos en una sola plataforma, desde los más antiguos hasta los más recientes. Podrás previsualizar, organizar y almacenar toda la información de tu negocio.
5. Reduce riesgos
El software de gestión tiene la capacidad para analizar e identificar los riesgos de un proyecto. Esta característica resulta muy beneficiosa para las empresas ya que permite a los negocios estar preparados ante cualquier problema que pueda aplazar sus objetivos. Un programa de gestión te ayudará en el proceso de planificación de proyectos con sus herramientas de evaluación.
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Tipos de software de gestión
Dentro del mercado existen diferentes tipos de software de administración de empresas como los siguientes:
1.Software de gestión documental
El programa de gestión documental cuenta con funcionalidades para facilitar la búsqueda de documentos y datos. Un software de gestión documental tendrá funcionalidades avanzadas de búsqueda como por ejemplo la capacidad de autocompletar o buscar documentos similares de manera rápida. Los usuarios podrán realizar cambios en los documentos y tendrán la posibilidad de bloquear los archivos para que no se realicen más ediciones o viceversa. También pueden realizarse anotaciones que no alteren el documento original.
Además, un programa de gestión documental tiene funcionalidades para registrar las actividades de un archivo y controlar las versiones realizadas en él en caso haya que restaurarlo. Los documentos también pueden ser borrados en una fecha determinada si la empresa lo establece, lo cual evita la acumulación de documentos y archivos innecesarios.
2. Software de control de producción
Un programa de producción cuenta con funcionalidades para la logística, control de inventarios, registro de materiales, control de producción, etc. Un software de producción está dirigido principalmente a empresas dentro de industria alimentaria, química, agrícola, ganadera u otras empresas dedicadas a la producción.
Con un software de producción podrás realizar un seguimiento del traslado de mercancías, estar informado de los costos de la mano de obra, controlar el ciclo de producción desde el inicio hasta su distribución final.
3. Software de facturación
Un software de gestión de facturas se enfoca en registrar los gastos de la empresa, enviar facturas a clientes, emitir presupuestos y albaranes y muchos más. Además, un programa de gestión de facturas cuenta con funcionalidades CRM y en la mayoría de casos, módulos contables. Los programas de facturación que cuenten con módulos contables podrán elaborar un mejor balance de gastos y pérdidas de la empresa. Existen programas que cuentan con versiones móviles para hacer de la facturación una actividad más inmediata.
4. Software de recursos humanos
Un software de gestión de recursos humanos se encarga de administrar el departamento de RR.HH de una empresa. Este software tendrá herramientas para registrar jornadas laborales, ausencias, permisos, gestionar nóminas, recibir solicitudes, asignar vacaciones, etc. Además, se encargará de evaluar el rendimiento de los trabajadores, capacitar, y realizar procesos de selección para el ingreso de personal nuevo.
5. Software de contabilidad
Un programa de contabilidad te ayudará a gestionar los procesos contables de tu empresa, ya sea una gran empresa o una pequeña empresa. El software de gestión contable está preparado para realizar facturaciones, transacciones, NIIF automatizados, generar informes, gestionar inventarios, etc. Existen programas de gestión para empresas que funcionan a nivel local o en la nube. Los programas contables son flexibles y se adaptan a las necesidades de cada empresa, también es posible que se puedan integrar herramientas como Excel.
6. Software de gestión de flotas
El software de gestión de flotas está dirigido a las empresas de transporte. Este sistema de gestión te mantendrá informado de la ubicación exacta de tus vehículos, podrás planificar rutas, tender un adecuado seguimiento de las mercancías, gestionar a tu flota y asignar tareas a los conductores de manera rápida.
7. Software de clínicas
Un software para clínicas es un sistema de gestión dirigido a empresas del sector salud. Estos programas tienen funcionalidades para gestionar el personal, llevar el control de las citas, llevar las finanzas y la contabilidad, y almacenar información de manera centralizada. Es necesario que estos programas cumplan estrictamente con el reglamento de protección de datos. Los programas para clínicas cuentan con tecnología cloud para que el acceso a la información sea inmediato desde cualquier dispositivo. Además, hay programas administrativos para clínicas con módulos de marketing.
8. Software de almacenes
El software de gestión de almacenes cuenta con funcionalidades para controlar los movimientos de tu almacén, gestionar pedidos, organizar materiales, identificar productos caducados, clasificar inventarios y mucho más. Se trata de un programa especializado que se adapta a las necesidades de cada empresa. Los programas de gestión de almacenes se destacan por su precisión para aprovechar al máximo el espacio de tu almacén.
9. Software de nóminas
Es un programa de gestión que lleva el control de las nóminas de los trabajadores. Un software para nóminas estará al día con la normativa legal, realizará los cálculos de las nóminas y horas extras, tendrá herramientas para realizar la digitalización de documentos, llevará la gestión de finiquitos e impuestos etc. Hay programas de gestión de nóminas que cuentan con tecnología cloud. Los programas de gestión de nóminas optimizan las tareas para ahorrar tiempo y costes. Además, brinda más confianza a los trabajadores al realizar cálculos exactos de los sueldos.
Los mejores software de gestión
a3ERP
Software de gestión integral muy versátil con gran experiencia en el mercado y adaptado a múltiples sectores. Podrás gestionar cualquier área de tu empresa: clientes (CRM), compras, ventas, proyectos, contabilidad, compras, stock…
Sage 50
Como software empresarial , Sage tiene soluciones para todo tipo de empresas y autónomos. Sage 50 es un software adecuado para autónomos y pequeñas empresas de hasta 20 trabajadores. Está adaptado a múltiples sectores y es utilizado por miles de empresas en todo el mundo.
Holded
Una solución de contabilidad, gestión y facturación para pequeñas empresas que sirve perfectamente para quien busque algo simple y fácil de usar. Es un software generalista que se adapta bien a la mayoría de empresas.
Microsoft Dynamics
Microsoft Dynamics es un software de gestión que se adapta a las necesidades de cada empresa. El programa te la posibilidad de implementar diferentes aplicaciones para personalizar tu gestión. Microsoft Dynamics cuenta con soluciones para el área de ventas, finanzas, marketing, servicio al cliente, etc. Este software ha sido elegido por grandes empresas como Coca Cola, Adobe y HP.
SQL Pymes
SQL Pymes es un ERP muy completo dirigido principalmente a las medianas y pequeñas empresas. Con este software será posible gestionar proyectos, llevar el control de las compras y ventas, fidelizar clientes y crear una tienda virtual. El programa se adapta a dispositivos móviles para brindarte comodidad y acceso a la información de tu empresa desde cualquier lugar en donde te encuentres.
Mygestión
Mygestión es un programa de gestión empresarial que se encarga del área contable. Este software está dirigido principalmente a medianas y pequeñas empresas de distintos sectores. Es un programa online que te permitirá acceder a la información de tu empresa en cualquier momento. Mygestión cuenta con funciones para registrar facturas, generar asientos contables, conciliación bancaria de cobros y pagos, balances y reportes financieros, etc. Es uno de los mejores programas de contabilidad para pymes.
Este software posee módulos de gestión de almacén, facturación, seguridad, y otros más que puedes implementar. El programa ofrece conexiones con bancos y tiendas online de acuerdo a tus necesidades. La aplicación móvil de Mygestión es otro de sus beneficios, sirve para control horario, contacto con el cliente, pedidos, facturas y más.
Sage 200
Sage 200 es un software de gestión de nóminas. Este programa tiene funcionalidades para el cálculo de nóminas actuales o retroactivas, creación de informes y gestión del tiempo laboral. Se trata de una solución que puede integrarse con otros programas de Sage. Además, puedes incluir funcionalidades más avanzadas a tu software de gestión de nóminas como Portal del Empleado, Trazabilidad de procesos, Gestión documental, etc.
Stel Order
Stel Order es un programa de gestión para pymes y autónomos. El software se caracteriza por funcionar como un ERP y CRM en la nube. Es decir, se trata de una solución todo en uno. Sus funcionalidades incluyen facturación, gestión de proyectos, generación de informes, gestión de clientes, traspaso de contabilidad, etc. Stel Order está disponible en dispositivos móviles para que puedes llevar el control de tu gestión desde cualquier lugar en donde te encuentres.
VisionWin
VisionWin es un software de gestión orientado a la contabilidad y facturación. El programa está dirigido principalmente a las medianas y pequeñas empresas, es gratuito y sencillo de manejar. La solución contable de VisionWin te ayudará a crear asientos contables, generar informes gráficos, introducir facturas, gestionar la documentación y mucho más. Incluso puedes importar información de otros programas como Contaplus y Contasol.
Altai Gestión
Altai Gestión es un software de gestión en la nube que brinda soluciones completas. El software te ofrece una serie aplicaciones para que elijas la que más se adapte a tus necesidades. Altai Gestión cuenta con soluciones para la contabilidad, gestión laboral y facturación. El software contable de Altai te permitirá introducir asientos contables, contabilizar facturas automáticamente, disponer y crear planes contables, etc.
