Software para Gestión Documental (DMS)

¿Para quién es esta guía?

Esta guía ha sido elaborada para todas aquellas empresas que ven la necesidad de transferir la gestión de sus documentos a un sistema digital automatizado. Los archivos en papel deben imprimirse y archivarse manualmente, lo que requiere mucho tiempo y recursos económicos. Recuperarlos también es una tarea difícil. Al mismo tiempo, los archivos digitales son difíciles de administrar, compartir y archivar sin un sistema central.
El software de gestión documental mitiga este problema y ofrece a las empresas que lo implementan más eficiencia en sus actividades.

               

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¿Para qué sirve?

Esta es una guía muy práctica que condensa en unas pocas páginas los aspectos más importantes para escoger un software para gestión documental (DMS). Ahorrarás muchas horas buscando información y minimizarás riesgos porque aprenderás los puntos clave a considerar. Está creada en base a nuestra experiencia ayudando a las empresas con los retos de negocio y estrategias a la hora de seleccionar este tipo de soluciones.

               

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Introducción

¿Qué es un software de Gestión documental (DMS)?

El software de gestión de documentos es un sistema que gestiona la creación, el intercambio, la organización y el archivo de documentos. El software agiliza estos procesos para mejorar la productividad en la forma en que la empresa administra los archivos digitalmente.
La ubicación central electrónica hace que los documentos y la información sean fáciles de encontrar y sean accesibles para cualquier empleado desde cualquier lugar, lo que nos ahorra tiempo y nos permite dedicar más tiempo a administrar otro tipo de operaciones más importantes de la empresa. Se utiliza mucho en consultorías y asesorías, también en despachos de abogados.

¿Lo necesito?

Si quieres que tu empresa tenga acceso directo, fácil y eficiente a toda la documentación de la compañía y volver más eficientes estos procesos, necesitas un software de gestión documental (DMS).

Aspectos esenciales del software para Gestión documental (DMS)

Añadir y crear documentos electrónicos

El software de gestión documental (DMS) posee una gran variedad de funciones de escaneo. Por ejemplo, permite el soporte de escaneo por lotes, crear perfiles de escaneo que usan configuraciones de uso frecuente, etc. Esto permite la creación y añadir de una manera fácil y rápida documentos al sistema.
Muchos empleados utilizan el método basado en carpetas para administrar sus documentos. A medida que crece el número de documentos y carpetas, necesitan un software de gestión de documentos empresarial que les ayude a gestionar sus documentos. El software permite importar la estructura de carpetas existente para que puedas comenzar a usarlo en poco tiempo.

Extracción de texto

Cuando se agregan documentos, el programa de administración de documentos electrónicos «lee» el texto mediante un proceso denominado Reconocimiento óptico de caracteres (ROC). Esta herramienta del sistema permite que el texto se pueda buscar.
Esto significa que podemos encontrar documentos no solo por su nombre, sino también por su contenido de texto. El sistema extrae texto en segundo plano, ya que esto nos ayuda a añadir archivos a la base de datos del software de una manera mucho más rápida, ahorrando bastante tiempo.

Organizador de documentos

El software de gestión documental ofrece una serie de herramientas para la organización de documentos. Algunas de ellas son:

• Indexación: Para hacer que los documentos sean más fáciles de buscar, podemos crear campos de datos para cada uno de ellos, como por ejemplo: autor, fecha de creación, fecha de modificación, número de factura, monto, etc. También incluye la función Zone Maps, con la que podemos automatizar la indexación de documentos que tienen ciertos tipos de datos en el mismo lugar. El software puede configurarse para indexar datos de estos campos para cada documento y completar los campos de datos respectivos dentro de la aplicación.
• Tipos de documentos: indica la naturaleza del documento, como puede ser un contrato, un cheque, una factura, etc. Podemos agrupar los documentos no solo organizándolos en carpetas o asignando etiquetas, sino también especificando los tipos de documentos. Además, para cada tipo de documento, podemos crear campos de datos basados en requisitos únicos.
• Tipos de pila: cuando trabajamos en un proyecto, es posible que debamos acceder a diferentes tipos documentos que están almacenados en varias carpetas con varias etiquetas, ¿cómo podemos unirlos a todos sin cambiar su ubicación o crear duplicados? La respuesta está en apilar todos los documentos que están conectados al proyecto. También podemos crear campos de datos para los tipos de pila, por ejemplo el nombre del proyecto, la fecha de inicio, la fecha de finalización, el administrador del proyecto, los detalles del proyecto, etc.

Funciones de búsquedas integrales

Además de funciones como carpetas, etiquetas, tipos de documentos, etc., que permiten agrupar los documentos para localizarlos fácilmente, el software también incorpora una de sus herramientas más importantes: un sistema de búsqueda. La búsqueda rápida nos ayuda a ubicar documentos al instante, mientras que la búsqueda avanzada nos ayuda a rastrear aquellos archivos difíciles de encontrar utilizando múltiples criterios de búsqueda. Si utilizamos una determinada combinación de búsqueda con frecuencia, simplemente podemos guardarla para volver a utilizarla en el futuro, lo que nos permite ahorrar tiempo.
El proceso de extracción de texto, del que hemos hablado anteriormente, hace que incluso el contenido de un documento pueda buscarse. Esto es totalmente inimaginable con documentos en papel. Otra característica que nos ayuda a encontrar documentos relacionados rápidamente es la vinculación de documentos. Por ejemplo, podemos vincular un documento con otro documento para que, con un solo clic, podamos ver el documento relacionado.

Revisión de documentos

Si tu organización trabaja con equipos, los documentos creados o elaborados por los miembros del equipo generalmente son revisados por un líder o gerente del equipo. El proceso de aprobación puede implicar más de una versión. A medida que se realizan revisiones a lo largo del proceso, se crean diferentes versiones del documento. Hacer un seguimiento de todas las versiones y asegurarse de que el resto del departamento o equipo vea solo la versión correcta puede ser una tarea difícil.
El software de gestión de documentos empresariales incorpora una herramienta de documentos borrador que nos permite desproteger un documento como borrador, realizar las modificaciones deseadas y volver a registrarlo como documento borrador. Una vez que el documento haya sido finalmente aprobado, se puede publicar.
Esta acción hará que el documento sea accesible para todos los empleados que originalmente fueron autorizados para acceder a él. Todas las versiones del borrador del documento que estaban bajo revisión se eliminarán y solo las versiones aprobadas se almacenarán en la base de datos. Esto hace que sea muy sencillo rastrear las diferentes versiones del documento.

Acceso en la nube

Debido a que los empleados necesitan cargar y descargar documentos en cualquier momento y lugar, el acceso a la nube es una necesidad. Por esta razón, el software de gestión documental (DMS) incorpora el acceso a todos los documentos desde la nube, permitiendo así su gestión y administración desde cualquier lugar en cualquier momento.

Permisos sobre los documentos

Dependiendo de la estructura de la empresa y del número de empleados, los permisos son realmente necesarios, ya que permiten elegir quién tiene autorización de eliminar o cambiar documentos y quién no. El sistema permite a los administradores establecer permisos específicos para cada empleado, lo que ayuda a mantener el control y proteger los documentos importantes para que no se modifiquen.

Ventajas a tener en cuenta

• Almacenamiento de documentos: permite archivar los documentos en una sola ubicación. La centralización de este proceso garantiza que la información relevante esté inmediatamente disponible cuando sea necesario.
• Seguridad y control de acceso: evita el acceso no autorizado implementando permisos basados en roles.
• Control de versiones: mantén el control de las versiones de tu documento sin tener que mantener varias copias de un solo documento.
• Indexación y clasificación: indexa los archivos sistemáticamente para una recuperación rápida y fácil.
• Carga masiva: se pueden subir todos los documentos a la vez, evitando tener que cargarlos uno a uno.
• Editor de documentos PDF: podemos añadir ajustes y modificaciones a un archivo PDF, agregando texto, cuadro de texto, fecha, etc. También podemos tomar notas y eliminar errores tipográficos con un corrector ortográfico en línea.
• Aplicaciones móviles: podemos acceder a nuestros archivos incluso cuando estamos usando una tableta o un dispositivo móvil. Esto también simplifica la captura de imágenes de documentos y cargas rápidas.
• Sincronización de archivos: se sincronizan los archivos en línea con las copias de los documentos almacenados en el sistema.

Glosario

• Nube: es un sistema de almacenamiento de datos, los cuales se encuentran alojados en espacios virtuales.
• Borrador: es un texto provisional que es susceptible de ser modificado y desarrollado.
• Base de datos: es un conjunto de datos que se almacenan para después ser usados.
• Reconocimiento óptico de caracteres – ROC: es la digitalización de textos para luego almacenarlos como datos.