¿Para quién es esta guía?
Esta guía ha sido elaborada para todas aquellas empresas que ven la necesidad de transferir la gestión de sus documentos a un sistema digital automatizado. Los archivos en papel deben imprimirse y archivarse manualmente, lo que requiere mucho tiempo y recursos económicos. Recuperarlos también es una tarea difícil. Al mismo tiempo, los archivos digitales son difíciles de administrar, compartir y archivar sin un sistema central.
El software de gestión documental mitiga este problema y ofrece a las empresas que lo implementan más eficiencia en sus actividades.
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¿Para qué sirve?
Esta es una guía muy práctica que condensa en unas pocas páginas los aspectos más importantes para escoger un software para gestión documental (DMS). Ahorrarás muchas horas buscando información y minimizarás riesgos porque aprenderás los puntos clave a considerar. Está creada en base a nuestra experiencia ayudando a las empresas con los retos de negocio y estrategias a la hora de seleccionar este tipo de soluciones.
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Introducción
¿Qué es un software de Gestión documental (DMS)?
Imagina por un momento que todos tus documentos están organizados y fácilmente accesibles con solo unos clics. El software de Gestión Documental (DMS) puede hacer realidad esta visión. Un DMS es un sistema informático que te ayuda a rastrear, administrar y almacenar documentos en formato digital. Los DMS vienen cargados de funciones útiles que transforman la gestión de documentos en una tarea sencilla y sin estrés. El software de gestión de documentos es un sistema que gestiona la creación, el intercambio, la organización y el archivo de documentos. El software agiliza estos procesos para mejorar la productividad en la forma en que la empresa administra los archivos digitalmente.
Es una herramienta que facilita la seguridad y la recuperación de documentos importantes en formato digital. La ubicación central electrónica hace que los documentos y la información sean fáciles de encontrar y sean accesibles para cualquier empleado desde cualquier lugar, lo que nos ahorra tiempo y nos permite dedicar más tiempo a administrar otro tipo de operaciones más importantes de la empresa. Se utiliza mucho en consultorías y asesorías, también en despachos de abogados.
Va más allá, proporcionando funciones de control de versiones, permitiéndote saber quién ha hecho cambios en un documento y cuándo. Los DMS también ofrecen funciones de colaboración en tiempo real, permitiendo que varios usuarios trabajen en un documento al mismo tiempo, además, las funciones de flujo de trabajo permiten automatizar tareas repetitivas, como la aprobación de documentos, ahorrando tiempo y reduciendo la posibilidad de errores humanos.
Los DMS también ofrecen seguridad a nivel de documento, proporcionando controles de acceso para garantizar que solo las personas autorizadas puedan ver o editar ciertos documentos.
¿Qué significa DMS?
DMS es la sigla de Document Management System, o Sistema de Gestión Documental en español. Ayuda a las empresas a eliminar la necesidad de documentación en papel, lo que resulta en una mayor eficiencia y un impacto medioambiental reducido. Pero no solo eso, un DMS también puede convertirse en una herramienta fundamental para la colaboración y la toma de decisiones, ya que proporciona acceso instantáneo a la información necesaria.
Un DMS puede convertir documentos en papel a formato digital, almacenar, organizar y rastrear documentos digitales, y proporcionar mecanismos de control de acceso a estos documentos. Tiene como objetivo gestionar y rastrear documentos electrónicos o digitales. Al mover la gestión de documentos a un entorno digital, las empresas pueden lograr una mayor eficiencia, mejor colaboración y acceso a la información, así como mejorar la seguridad de los documentos. Un DMS también puede ayudar a las organizaciones a cumplir con las regulaciones de retención de registros y a reducir el espacio de almacenamiento físico necesario para los archivos en papel.
¿Lo necesito?
Si quieres que tu empresa tenga acceso directo, fácil y eficiente a toda la documentación de la compañía y volver más eficientes estos procesos, necesitas un software de gestión documental (DMS).
Aspectos esenciales del software para Gestión documental (DMS)
Añadir y crear documentos electrónicos
El software de gestión documental (DMS) posee una gran variedad de funciones de escaneo. Por ejemplo, permite el soporte de escaneo por lotes, crear perfiles de escaneo que usan configuraciones de uso frecuente, etc. Esto permite crear y añadir de una manera fácil y rápida, documentos al sistema.
Muchos empleados utilizan el método basado en carpetas para administrar sus documentos. A medida que crece el número de documentos y carpetas, necesitan un software de gestión de documentos empresarial que les ayude a gestionar sus documentos. El software permite importar la estructura de carpetas existente para que puedas comenzar a usarlo en poco tiempo.
Extracción de texto
Cuando se agregan documentos, el programa de administración de documentos electrónicos «lee» el texto mediante un proceso denominado Reconocimiento óptico de caracteres (ROC). Esta herramienta del sistema permite que el texto se pueda buscar.
Esto significa que podemos encontrar documentos no solo por su nombre, sino también por su contenido de texto. El sistema extrae texto en segundo plano, ya que esto nos ayuda a añadir archivos a la base de datos del software de una manera mucho más rápida, ahorrando bastante tiempo.
Organizador de documentos
El software de gestión documental ofrece una serie de herramientas para la organización de documentos. Algunas de ellas son:
- Indexación: Para hacer que los documentos sean más fáciles de buscar, podemos crear campos de datos para cada uno de ellos, como por ejemplo: autor, fecha de creación, fecha de modificación, número de factura, monto, etc. También incluye la función Zone Maps, con la que podemos automatizar la indexación de documentos que tienen ciertos tipos de datos en el mismo lugar. El software puede configurarse para indexar datos de estos campos para cada documento y completar los campos de datos respectivos dentro de la aplicación.
- Tipos de documentos: indica la naturaleza del documento, como puede ser un contrato, un cheque, una factura, etc. Podemos agrupar los documentos no solo organizándolos en carpetas o asignando etiquetas, sino también especificando los tipos de documentos. Además, para cada tipo de documento, podemos crear campos de datos basados en requisitos únicos.
- Tipos de pila: cuando trabajamos en un proyecto, es posible que debamos acceder a diferentes tipos documentos que están almacenados en varias carpetas con varias etiquetas, ¿cómo podemos unirlos a todos sin cambiar su ubicación o crear duplicados? La respuesta está en apilar todos los documentos que están conectados al proyecto. También podemos crear campos de datos para los tipos de pila, por ejemplo el nombre del proyecto, la fecha de inicio, la fecha de finalización, el administrador del proyecto, los detalles del proyecto, etc.
Funciones de búsquedas integrales
Además de funciones como carpetas, etiquetas, tipos de documentos, etc., que permiten agrupar los documentos para localizarlos fácilmente, el software también incorpora una de sus herramientas más importantes: un sistema de búsqueda. La búsqueda rápida nos ayuda a ubicar documentos al instante, mientras que la búsqueda avanzada nos ayuda a rastrear aquellos archivos difíciles de encontrar utilizando múltiples criterios de búsqueda. Si utilizamos una determinada combinación de búsqueda con frecuencia, simplemente podemos guardarla para volver a utilizarla en el futuro, lo que nos permite ahorrar tiempo.
El proceso de extracción de texto, del que hemos hablado anteriormente, hace que incluso el contenido de un documento pueda buscarse. Esto es totalmente inimaginable con documentos en papel. Otra característica que nos ayuda a encontrar documentos relacionados rápidamente es la vinculación de documentos. Por ejemplo, podemos vincular un documento con otro documento para que, con un solo clic, podamos ver el documento relacionado.
Revisión de documentos
Si tu organización trabaja con equipos, los documentos creados o elaborados por los miembros del equipo generalmente son revisados por un líder o gerente del equipo. El proceso de aprobación puede implicar más de una versión. A medida que se realizan revisiones a lo largo del proceso, se crean diferentes versiones del documento. Hacer un seguimiento de todas las versiones y asegurarse de que el resto del departamento o equipo vea solo la versión correcta puede ser una tarea difícil.
El software de gestión de documentos empresariales incorpora una herramienta de documentos borrador que nos permite desproteger un documento como borrador, realizar las modificaciones deseadas y volver a registrarlo como documento borrador. Una vez que el documento haya sido finalmente aprobado, se puede publicar.
Esta acción hará que el documento sea accesible para todos los empleados que originalmente fueron autorizados para acceder a él. Todas las versiones del borrador del documento que estaban bajo revisión se eliminarán y solo las versiones aprobadas se almacenarán en la base de datos. Esto hace que sea muy sencillo rastrear las diferentes versiones del documento.
Acceso en la nube
Debido a que los empleados necesitan cargar y descargar documentos en cualquier momento y lugar, el acceso a la nube es una necesidad. Por esta razón, el software de gestión documental (DMS) incorpora el acceso a todos los documentos desde la nube, permitiendo así su gestión y administración desde cualquier lugar en cualquier momento.
Permisos sobre los documentos
Dependiendo de la estructura de la empresa y del número de empleados, los permisos son realmente necesarios, ya que permiten elegir quién tiene autorización de eliminar o cambiar documentos y quién no. El sistema permite a los administradores establecer permisos específicos para cada empleado, lo que ayuda a mantener el control y proteger los documentos importantes para que no se modifiquen.
Ventajas a tener en cuenta
- Almacenamiento de documentos: permite archivar los documentos en una sola ubicación. La centralización de este proceso garantiza que la información relevante esté inmediatamente disponible cuando sea necesario.
- Seguridad y control de acceso: evita el acceso no autorizado implementando permisos basados en roles.
- Control de versiones: mantén el control de las versiones de tu documento sin tener que mantener varias copias de un solo documento.
- Indexación y clasificación: indexa los archivos sistemáticamente para una recuperación rápida y fácil.
- Carga masiva: se pueden subir todos los documentos a la vez, evitando tener que cargarlos uno a uno.
- Editor de documentos PDF: podemos añadir ajustes y modificaciones a un archivo PDF, agregando texto, cuadro de texto, fecha, etc. También podemos tomar notas y eliminar errores tipográficos con un corrector ortográfico en línea.
- Aplicaciones móviles: podemos acceder a nuestros archivos incluso cuando estamos usando una tableta o un dispositivo móvil. Esto también simplifica la captura de imágenes de documentos y cargas rápidas.
- Sincronización de archivos: se sincronizan los archivos en línea con las copias de los documentos almacenados en el sistema.
Glosario
- Nube: es un sistema de almacenamiento de datos, los cuales se encuentran alojados en espacios virtuales.
- Borrador: es un texto provisional que es susceptible de ser modificado y desarrollado.
- Base de datos: es un conjunto de datos que se almacenan para después ser usados.
- Reconocimiento óptico de caracteres – ROC: es la digitalización de textos para luego almacenarlos como datos.
¿Para qué sirve un DMS?
El principal propósito de un Sistema de Gestión Documental (DMS) es organizar y facilitar el acceso a los documentos digitales de una organización. Esta capacidad para organizar y localizar rápidamente los documentos puede aumentar significativamente la eficiencia y la productividad. Además, un DMS proporciona una plataforma para la colaboración en tiempo real, permitiendo a los miembros del equipo trabajar juntos en los documentos sin importar dónde se encuentren geográficamente.
Un DMS también ofrece un control de versiones robusto. Este es un sistema que registra los cambios realizados en un documento a lo largo del tiempo, permitiendo a los usuarios revisar y revertir a versiones anteriores si es necesario. Esta característica es especialmente útil cuando varios miembros del equipo están trabajando en el mismo documento, ya que ayuda a evitar conflictos y confusiones.
Otra función clave de un DMS es la seguridad de los documentos. Los DMS permiten a los administradores controlar quién tiene acceso a qué documentos, proporcionando niveles de seguridad granulares. Los administradores pueden asignar permisos de lectura, edición y borrado a nivel de usuario o de grupo. Esta capacidad para controlar el acceso a los documentos ayuda a prevenir la pérdida de datos y a cumplir con las normativas de privacidad y seguridad.
Finalmente, un DMS también puede ofrecer funciones de automatización del flujo de trabajo. Estas funciones permiten a los usuarios definir reglas y procedimientos para el manejo de documentos, como la revisión y aprobación de documentos, la asignación de tareas y la notificación de tareas pendientes. Al automatizar estos procesos, un DMS puede ayudar a reducir los errores, mejorar la eficiencia y garantizar la consistencia en la gestión de documentos.
¿Qué tipos de software de Gestión Documental existen?
El mundo de los DMS es variado. Existen diferentes tipos de software de Gestión Documental, cada uno diseñado para satisfacer necesidades específicas.
1. DMS basados en la nube: Estos sistemas almacenan los documentos en servidores remotos que se pueden acceder desde cualquier lugar con una conexión a internet. Las soluciones basadas en la nube suelen ser escalables y ofrecen una gran flexibilidad, lo que las hace adecuadas para empresas de todos los tamaños. Además, estos sistemas suelen ofrecer funciones de colaboración en tiempo real, lo que es especialmente útil para equipos distribuidos geográficamente.
2. DMS basados en servidor local: A diferencia de los sistemas basados en la nube, estos DMS se instalan y se ejecutan en los propios servidores de la empresa. Estos sistemas pueden ofrecer un mayor control y seguridad, ya que los documentos se almacenan en el sitio y no se transmiten a través de Internet. Sin embargo, los sistemas basados en servidor local pueden requerir más recursos y mantenimiento que los basados en la nube.
3. DMS de código abierto: Estos son sistemas de gestión documental cuyo código fuente está disponible para el público. Esto significa que cualquier persona puede modificar y personalizar el software para que se adapte a sus necesidades específicas. Los DMS de código abierto pueden ser una opción coste-efectiva para las organizaciones con necesidades únicas o recursos limitados. Sin embargo, también pueden requerir más conocimientos técnicos para implementar y mantener.
4. DMS para sector específico: Algunos DMS están diseñados para satisfacer las necesidades específicas de ciertas industrias. Por ejemplo, un DMS para el sector sanitario podría incluir funciones para gestionar los registros médicos electrónicos, mientras que un DMS para el sector legal podría tener funciones para gestionar los expedientes de los casos. Estos sistemas pueden ofrecer funciones y capacidades altamente especializadas, pero también pueden ser menos flexibles que los DMS de uso general.
Los mejores software de gestión documental
El mundo de los Sistemas de Gestión Documental (DMS) ofrece numerosas opciones, pero algunos software destacan por su calidad, funcionalidad y facilidad de uso. Aquí se presentan algunos de los mejores disponibles actualmente:
DocuWare
Este DMS basado en la nube ofrece una amplia gama de funciones, incluyendo automatización del flujo de trabajo y control de versiones. DocuWare es una opción sólida para las empresas que buscan maximizar la eficiencia y el control sobre sus documentos.
DocuWare es uno de los líderes en el espacio de gestión documental y es ampliamente reconocido por su potente conjunto de características y su enfoque en la seguridad. DocuWare destaca por su funcionalidad de automatización de flujo de trabajo. Permite a las organizaciones automatizar tareas comunes, como el enrutamiento de documentos para aprobación o revisión. Los usuarios pueden crear flujos de trabajo personalizados para adaptarse a sus procesos comerciales específicos, lo que ayuda a aumentar la eficiencia y a reducir los errores.
Otra característica notable de DocuWare es su capacidad de integración. Esta capacidad de integración significa que los usuarios pueden acceder y gestionar sus documentos directamente desde las aplicaciones que utilizan a diario, lo que ahorra tiempo y mejora la productividad.
Finalmente, DocuWare es conocido por su facilidad de uso. Su interfaz intuitiva y su amplia gama de funciones de ayuda y soporte facilitan su uso, incluso para los usuarios sin experiencia técnica. Este enfoque en la facilidad de uso ayuda a garantizar que todos los miembros de la organización puedan utilizar eficazmente el sistema.
OpenKM
OpenKM se destaca en el mundo de los Sistemas de Gestión Documental (DMS) por varias razones. En primer lugar, como software de código abierto, OpenKM ofrece una flexibilidad y personalización que rara vez se encuentra en otros DMS. OpenKM es una excelente opción para las empresas que buscan una solución de gestión documental asequible pero potente. Sin embargo, ten en cuenta que las soluciones de código abierto pueden requerir más tiempo y conocimientos técnicos para implementar y mantener.
Además, OpenKM tiene una interfaz intuitiva y fácil de usar, lo que facilita la adopción y el uso por parte de los miembros del equipo. También ofrece funciones de gestión documental robustas, incluyendo la captura de documentos, la indexación, el control de versiones, la gestión del flujo de trabajo, y la seguridad a nivel de documento.
Woffu
Aunque inicialmente se destacó por su gestión de tiempo y ausencias, Woffu ha evolucionado hasta convertirse en una solución integral de gestión de recursos humanos que incluye una sólida funcionalidad de gestión documental.
Entre las características más destacadas de Woffu se encuentra su facilidad de uso. La interfaz intuitiva de Woffu permite a los usuarios navegar y gestionar documentos con facilidad. La plataforma también ofrece una potente función de búsqueda que permite a los usuarios encontrar rápidamente los documentos que necesitan.
Además, Woffu ofrece seguridad de nivel empresarial para proteger tus documentos. Los administradores pueden controlar quién tiene acceso a qué documentos, y se mantienen registros de auditoría detallados para rastrear cualquier cambio en los documentos.
Microsoft SharePoint
Este es un sistema de gestión documental integral que se integra a la perfección con otros productos de Microsoft Office, como Word, Excel y PowerPoint. Esto permite a los usuarios trabajar en documentos directamente desde la plataforma, mejorando la productividad y la eficiencia.
Además, SharePoint ofrece colaboración en tiempo real, permitiendo a los miembros del equipo editar documentos simultáneamente. La característica de control de versiones también es una parte esencial de SharePoint, permitiendo a los usuarios ver quién ha hecho cambios en un documento y cuándo, y revertir a versiones anteriores si es necesario.
Finalmente, SharePoint ofrece robustas capacidades de seguridad, permitiendo a los administradores controlar el acceso a los documentos y garantizar que sólo las personas autorizadas puedan ver o editar ciertos archivos. En resumen, la versatilidad y las capacidades de SharePoint lo hacen destacar como una excelente opción para la gestión documental.
Factorial
Su plataforma intuitiva y fácil de usar la hace accesible para todos los usuarios, independientemente de su nivel de habilidad técnica.
Factorial ofrece una sólida gestión de la seguridad, permitiendo a los administradores controlar con precisión quién tiene acceso a qué documentos. También proporciona un potente control de versiones, permitiendo a los usuarios seguir el historial de cambios de un documento y revertir a versiones anteriores si es necesario.
Además, Factorial tiene excelentes capacidades de colaboración, permitiendo a los miembros del equipo trabajar juntos en documentos en tiempo real, independientemente de su ubicación geográfica. Este DMS también ofrece funciones de automatización de flujos de trabajo, lo que ayuda a mejorar la eficiencia y la productividad de las tareas de gestión documental.
BKM (Balkan Document Management)
Gracias a sus avanzadas capacidades de organización, colaboración y automatización. BKM permite a los usuarios almacenar y organizar eficientemente documentos en una única plataforma centralizada, lo que facilita la recuperación rápida y eficiente de la información cuando se necesita.
Además, BKM ofrece potentes funciones de colaboración, permitiendo a los usuarios trabajar juntos en documentos en tiempo real, independientemente de su ubicación. Esta capacidad para colaborar en tiempo real mejora la productividad y la eficiencia del equipo.
Las capacidades de automatización de BKM también son dignas de mención. BKM permite a los usuarios definir flujos de trabajo personalizados, automatizando las tareas repetitivas y reduciendo el potencial de errores humanos.
Finalmente, BKM destaca por su seguridad a nivel de documento, proporcionando controles de acceso rigurosos para garantizar que sólo las personas autorizadas puedan acceder a los documentos. Esto ayuda a proteger la información sensible y a cumplir con las normativas de privacidad y seguridad.
