Software para Gestión Documental (DMS) – Cronomía

¿Qué es un software de gestión documental (DMS)?

Imagina por un momento que todos tus documentos están organizados y fácilmente accesibles con solo unos clics. El software de Gestión Documental (DMS) hace realidad esta visión. Son sistemas informáticos que permite organizar y acceder fácilmente a todos los documentos digitales desde una ubicación central. Por ende, mejoran la productividad y te ahorran tiempo al facilitar la búsqueda y la gestión de la información.

El software de gestión de documentos es gestiona la creación, el intercambio, la organización y el archivo de documentos. Agiliza estos procesos para mejorar la productividad en la administración de los archivos digitales.

Son sistemas utilizados ampliamente en sectores como consultorías y asesorías y despachos de abogados. Además el DMS también ofrece funciones avanzadas como control de versiones, colaboración en tiempo real y automatización de flujos de trabajo, lo que optimiza la eficiencia y reduce errores. Además, garantiza la seguridad con controles de acceso para que solo usuarios autorizados gestionen ciertos documentos.

¿Qué significa DMS?

DMS son las siglas en inglés de Sistema de Gestión Documental (Document System Management). En conclusión, DMS significa lo mismo que sistema de gestión documental y permite digitalizar, almacenar y organizar documentos. Al eliminar el papel, un DMS te facilita el acceso a la información, reduce el impacto ambiental y ayuda a cumplir con regulaciones mientras optimiza el espacio y los recursos.

                                                               

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¿Para qué sirve un DMS?

El principal propósito de un sistema de gestión documental (DMS) es organizar y facilitar el acceso a los documentos digitales de una organización. Además, un proporciona una plataforma para la colaboración en tiempo real, permitiendo a los equipo trabajar conjuntamente sin importar dónde se encuentren geográficamente.

Un DMS también ofrece un control de versiones. Esta característica es muy útil cuando el equipo está trabajando en el mismo documento y en remoto, ya que evitar conflictos y confusiones.

Otra función clave de un DMS es la seguridad de los documentos. Los administradores asignan permisos de lectura, edición y borrado a nivel de usuario o de grupo. Así, previenen la pérdida de datos y cumplen con las leyes de privacidad y seguridad.

Finalmente, un DMS también puede ofrecer funciones de automatización del flujo de trabajo. Estas ideales para definir reglas y procedimientos en el manejo de documentos: revisión y aprobación de documentos, asignación de tareas, notificación de pendientes… Al automatizar estos procesos, un DMS reduce los errores, mejora la eficiencia y garantiza la consistencia en la gestión de documentos.

                                                               

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¿Por qué usar un sistema de gestión documental en tu empresa?

Usar un sistema de gestión documental en tu empresa te aporta múltiples beneficios que inciden directamente en la productividad y la eficiencia de tus procesos internos. En concreto, por estas cinco razones.

1. Ahorro de tiempo

Te dan acceso a la información de forma instantánea. Por eso, tú o tu equipo podréis hacer búsquedas rápidas sin perder tiempo buscando en archivos físicos.

2. Mayor seguridad

Los documentos digitales que se gestionan en estas plataformas se almacenan en entornos seguros. En este aspecto, tienes la posibilidad de definir permisos de acceso para proteger esa información sensible.

3. Mejora la colaboración

Los equipos de diferentes áreas pueden trabajar sobre los mismos documentos de forma simultánea. Así, te garantizas que las versiones estén actualizadas y evitas los duplicados.

4. Cumplimiento normativo

Un DMS te ayuda a asegurar que los documentos se gestionen según las regulaciones vigentes de cada país y/o sector. Por ende, reduces el riesgo de enfrentarte a sanciones por incumplimiento legal.

5. Reducción de costes

Al ser todo digital, las herramientas de gestión documental disminuyen la necesidad de impresiones, almacenaje físico y otros costes asociados al manejo de documentos en papel.

Características y funcionalidades de un programa de gestión documental o DMS

Los software de gestión, en este caso los documentales, ofrecen unas funcionalidades esenciales para cubrir las necesidades de cualquier organización. A continuación, te describimos las características y módulos más comunes de un programa de gestión de documentos y archivos:

• Captura y digitalización. Digitaliza documentos en papel mediante escaneo, convirtiéndolos en archivos fáciles de almacenar y gestionar.
• Almacenamiento seguro. Guarda documentos en un repositorio centralizado con encriptación y copias de seguridad automatizadas.
• Búsqueda avanzada. Te permite localizar documentos muy rápido a través de palabras clave, etiquetas o filtros personalizados.
• Control de versiones. Consta un registro detallado de todas las versiones de un documento, con la capacidad de volver a una versión anterior si es necesario.
• Gestión de permisos y usuarios. Controla el acceso a los archivos según el rol de cada usuario, asegurando confidencialidad.
• Flujos de trabajo automatizados. Configura procesos automatizados para aprobar y distribuir documentos. Esto reduce los tiempos de gestión.
• Integración con otras herramientas. Conexión con otros sistemas empresariales como ERP o CRM, permitiendo una integración completa.

¿Qué tipos de software de gestión documental existen?

El mundo de los DMS es variado. Por eso, existen diferentes tipos de software de gestión documental, cada uno diseñado para satisfacer necesidades concretas. Aun así, desde Cronomía destacaríamos los siguientes tipos:

1. DMS basados en la nube

Estos sistemas almacenan los documentos en servidores remotos a los que puedes acceder desde cualquier lugar con conexión a internet. Las soluciones basadas en la nube suelen ser escalables y ofrecen una gran flexibilidad, lo que las hace perfectas para empresas de todos los tamaños. Además, estos sistemas ofrecen funciones de colaboración en tiempo real, algo muy útil para equipos distribuidos geográficamente.

2. DMS basados en servidor local

A diferencia de los sistemas basados en la nube, estos DMS se instalan y ejecutan en los propios servidores de la empresa. Estos sistemas ofrecen mayor control y seguridad, ya que los documentos se almacenan en el sitio y no se transmiten a través de Internet. Sin embargo, pueden requerir más recursos y mantenimiento.

3. DMS de código abierto

Son sistemas de gestión documental cuyo código fuente está disponible para el público. Esto significa que cualquier persona puede modificar y personalizar el software. Los DMS de código abierto son una buena opción para negocios con necesidades únicas o recursos limitados, por su relación coste-eficacia. Sin embargo, técnicamente suelen ser más complejas de implementar y mantener.

4. DMS para sector específico

Algunos DMS están diseñados para satisfacer demandas de ciertas industrias. Por ejemplo, un DMS para el sector sanitario podría incluir funciones para registros médicos electrónicos, mientras que un DMS para el sector legal podría tener funciones para gestionar expedientes de casos. Estos sistemas ofrecen funciones y capacidades muy especializadas, pero suelen ser menos flexibles que los DMS de uso general.

¿Cómo elegir el mejor software de gestión documental?

Por todo ello, la pregunta de qué software de gestión documental escoger para tu empresa es de difícil respuesta. La elección dependerá de aspectos como:

1. Modelo de implementación. Por ejemplo, plantéate lo siguiente: ¿prefieres un DMS online (en la nube) o local (on-premise)?
2. Número de usuarios. Determina cuántas personas tendrán que acceder al sistema y asegúrate de que la solución sea escalable por si tu equipo crece.
3. Tipo de documentos y flujos. Piensa si necesitas un software capaz de manejar grandes volúmenes de archivos o flujos de trabajo complejos.
4. Facilidad de uso y soporte. Un software con una interfaz intuitiva y un buen servicio de soporte te ahorrará problemas en la implementación y el uso.
5. Seguridad y normativas. Evalúa el nivel de seguridad y verifica que cumpla con las normativas legales. Por ejemplo, sigue el asesoramiento RGPD para no cometer errores.

¿Cuánto vale un sistema de gestión documental?

Otro aspecto clave a la hroa de elegir un software de getsión documental es el precio. El coste de un DMS varía considerablemente según las características y lo que necesites. Aun así, normalmente suelen fijarlo en función de lo siguientes aspectos:

• Licencia perpetua vs. suscripción mensual. Algunos sistemas se adquieren con un pago único (licencia perpetua), mientras que otros exigen un pago recurrente mensual o anual.
• Coste por usuario. Muchos proveedores de software de gestión de documentos cobran en función del número de usuarios. Más usuarios, mayor coste.
• Costes de mantenimiento. Algunos sistemas implican un coste adicional por actualizaciones, mantenimiento o soporte técnico.
• Soluciones en la nube. En el caso de soluciones en la nube, el coste se fija normalmente por la capacidad de almacenamiento y el número de usuarios activos.

Los mejores software de gestión documental

Lo que también es cierto es que la oferta es amplísima. El mundo de los sistemas de gestión documental ofrece numerosas opciones. Aún así, algunos software destacan por su calidad, funcionalidad y facilidad de uso.

DocuWare

DocuWare es uno de los líderes en el espacio de gestión documental y es muy reconocido por su potente conjunto de características y su enfoque en la seguridad. Destaca por:

• Su funcionalidad de automatización de flujo de trabajo.
• Automatización de tareas comunes, como el enrutamiento de documentos para aprobación o revisión.
• Posibilidad de creación de flujos de trabajo personalizados para adaptarse a los procesos comerciales específicos de cada cliente y usuario.
• Su capacidad de integración. Esta capacidad de integración significa que los usuarios pueden acceder y gestionar sus documentos directamente desde las aplicaciones que utilizan a diario, lo que ahorra tiempo y mejora la productividad.
• Facilidad de uso. Su interfaz intuitiva y su amplia gama de funciones de ayuda y soporte facilitan su uso, incluso para los usuarios sin experiencia técnica. Así garantiza que todos los miembros de la organización puedan utilizar eficazmente el sistema.

OpenKM

OpenKM destaca en el mundo de los sistemas de gestión documental por varias razones o funcionalidades:

• Es un software de código abierto, por lo que ofrece una gran flexibilidad
• Por la misma características, también ofrece una personalización que rara vez se encuentra en otros DMS.
• Es excelente opción para las empresas que buscan una solución de gestión documental asequible pero potente.
• Tiene una interfaz intuitiva y fácil de usar, lo que facilita la adopción y el uso por parte de los miembros del equipo.
• Ofrece funciones de gestión documental potentes, incluyendo la captura de documentos, la indexación, el control de versiones, la gestión del flujo de trabajo y la seguridad a nivel de documento.

Woffu

Aunque inicialmente destacó por su gestión de tiempo y ausencias, Woffu ha evolucionado hasta convertirse en una solución integral de gestión de recursos humanos con una sólida funcionalidad de gestión documental. Entre sus características más destacadas:

• Facilidad de uso con una interfaz intuitiva que permite a los usuarios navegar y gestionar documentos con facilidad.
• La plataforma también ofrece una potente función de búsqueda para encontrar documentos rápidamente.
• Alta seguridad de nivel empresarial para proteger tus documentos.
• Los administradores pueden controlar quién tiene acceso a qué archivos y se mantienen registros de auditoría detallados para rastrear cualquier cambio en ellos.

Microsoft SharePoint

El DMS de Microsoft, además de por pertenecer a una de las compañías más potentes de la industria sobresale en el sector por su versatilidad y otras potentes capacidades:

• Se integra a la perfección con otros productos de Microsoft Office (Word, Excel y PowerPoint), lo que permite a los usuarios trabajar en documentos directamente desde la plataforma, mejorando la productividad y la eficiencia.
• Fomenta la colaboración en tiempo real, ya que los miembros del equipo pueden editar documentos simultáneamente.
• La característica de control de versiones también es una parte esencial de SharePoint, ya que muestra  quién ha hecho cambios en un documento y cuándo, así como volver a versiones anteriores si es necesario.
• Ofrece potentes capacidades de seguridad, puesto que los administradores controlan el acceso a los documentos y garantizan que sólo las personas autorizadas puedan ver o editar ciertos archivos.

Factorial

Si hablamos de Factorial, lo hacemos sobre uno de las herramientas de gestión documental más de moda en la actualidad. Una plataforma que se ha posicionado en el mercado por ofrecer ventajas como estas:

• Es una plataforma intuitiva y fácil de usar, lo que la hace accesible para todos los usuarios, independientemente de su capacidad técnica.
• Ofrece una sólida gestión de la seguridad, puesto que los administradores controlan con precisión quién tiene acceso a ciertos documentos.
• También proporciona un potente control de versiones, lo que permite a los usuarios seguir el historial de cambios de un documento y recuperar alguna versión anterior si es necesario.
• Tiene excelentes capacidades de colaboración, lo que da la posibilidad a los miembros del equipo de trabajar juntos en documentos en tiempo real, independientemente de su ubicación.
• Ofrece funciones de automatización de flujos de trabajo, lo que mejora la eficiencia y la productividad de las tareas de gestión documental.

BKM (Balkan Document Management)

BKM, a nuestro modo de ver, es otra de las plataformas de gestión documental que hay que tener en cuenta en estos momentos. ¿Por qué? Porque ofrece ventajas como:

• Permite almacenar y organizar eficientemente documentos en una única plataforma centralizada, lo que facilita la recuperación rápida y eficiente de la información.
• Ofrece potentes funciones de colaboración, haciendo que los usuarios trabajen juntos en archivos compartidos y en tiempo real.
• Las capacidades de automatización de BKM también son dignas de mención. BKM da la posibilidad a los usuarios de definir flujos de trabajo personalizados, automatizando las tareas repetitivas y reduciendo el potencial de errores humanos.
• Finalmente, BKM destaca por su seguridad, con controles rigurosos que garantizan que sólo las personas autorizadas accedan a los documentos. Así protege la información sensible y, al mismo tiempo, cumple con las normativas de privacidad y seguridad.

Tabla comparativa de plataformas de gestión documental

Esta tabla te ayudará a evaluar rápidamente cuál de estos sistemas de gestión documental se ajusta mejor a las necesidades específicas de tu empresa, considerando aspectos clave como la facilidad de uso, la seguridad, la automatización de flujos y la integración con otras herramientas.