La protección de datos se ha convertido en una prioridad y obligación para las empresas de hoy en día. En un entorno digital donde la cantidad de información que manejan las empresas es muy grande, se necesitan sistemas y herramientas que garanticen la integridad, privacidad y seguridad de todos esos datos.
Las autoridades españolas y europeas cuentan con leyes y normas para controlar el uso de datos personales de las personas y así protegerlas ante usos fraudulentos o no autorizados de los mismos.
No cumplir con la normativa RGPD o LOPD puede ocasionar cuantiosas sanciones por lo que disponer de un asesoramiento RGPD es la mejor solución para que las empresas puedan gestionar toda su información de forma eficiente y segura, cumpliendo siempre con la normativa vigente.
Qué es el RGPD
El Reglamento General de Protección de Datos o RGPD es una normativa europea que entró en vigor en el mes de mayo del año 2016 y que es de obligado cumplimiento para todas las empresas de los países miembros de la Unión Europea. Consiste en una serie de normas para regular el tratamiento y la circulación de los datos de personas físicas.
La RGPD presta especial atención a la hora de tratar los datos de personas por parte de una empresa a:
- Consentimiento explícito. Las personas deben dar su consentimiento de forma explícita para que sus datos sean almacenados y tratados por una empresa.
- Nuevo régimen sancionador. Las sanciones por incumplimiento del RGPD son elevadas (hasta 10 millones de euros o un 2% de la facturación anual).
- Delegado de protección de datos. Nueva figura de la empresa que es la responsable de aplicar el RGPD.
- Mayor información al usuario. Las empresas están obligadas a informar a los usuarios de su política de tratamiento de datos, quién es el responsable, para qué se utilizarán los datos y cómo dar de baja la información almacenada.
En España está vigente la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, que junto a la RGPD es la encargada de controlar y regular todos los aspectos relacionados con la protección de datos y cómo deben actuar las empresas al respecto.
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Por qué es necesario asesoramiento en RGPD
La información se ha convertido en uno de los activos más importantes para cualquier empresa. Con las nuevas tecnologías e internet el volumen de datos que maneja un negocio es realmente grande, utilizando muchos canales de comunicación como correo electrónico, formularios web, chats online, redes sociales, llamadas de teléfono, mensajes SMS, entre otros.
Aplicar las normativas del RGPD y la LOPD en una empresa puede ser un proceso complejo debido a la variedad de fuentes y la gran cantidad de información que genera. Un asesoramiento RGPD se presenta como la mejor solución para garantizar el cumplimiento de la normativa vigente sobre protección de datos.
Los principales motivos por los que una empresa necesita asesoramiento RGPD son:
Garantiza la seguridad de los datos
Con la ayuda de un asesoramiento RGPD se dispone de la ayuda necesaria para garantizar la seguridad de la información personal que maneja la empresa, protegiendo su integridad (no es modificada cuando se transfiere) y su privacidad (evitando accesos no autorizados).
Las empresas no solo manejan datos personales de sus clientes, sino que también disponen en sus bases de datos de información personal sobre sus empleados, colaboradores y proveedores. Con un buen asesoramiento RGPD se protegen todos los datos personales que almacena y utiliza la empresa, no solo los de sus clientes.
Evita multas y sanciones
La adaptación RGPD / LOPD es fundamental para evitar incumplir cualquiera de sus normas y verse expuestos a recibir una dura sanción económica. Tanto las autoridades europeas como las españolas son muy exigentes a la hora de sancionar a aquellas empresas que no se adapten a las normativas en protección de datos.
Con un asesoramiento RGPD las empresas podrán estar tranquilas al cumplir con todas las reglas y normas sobre protección de datos, disponiendo de una garantía de no ser duramente sancionadas por su incumplimiento.
Mejora la imagen de la empresa
Una empresa que se adapta de forma adecuada a la ley de protección de datos con los mecanismos y herramientas necesarias, proyecta una imagen de seguridad, profesionalidad y eficiencia, haciendo que los agentes externos estén más confiados a la hora de interactuar con ella y compartir sus datos personales.
Aumenta la confianza de los clientes
El principal objetivo de cualquier empresa es vender productos y servicios a sus clientes. Cumplir con las normas en protección de datos tiene un impacto positivo en los clientes y clientes potenciales que se sentirán más seguros y confiados en establecer relaciones comerciales con la empresa y compartir sus datos personales (como nombre, dirección, correo electrónico, número de teléfono, datos bancarios en compras online, etc.).
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Qué es un Delegado de protección de datos DPD
Un delegado de protección de datos es una figura que exige a las empresas la RGPD y la LOPD bajo ciertas condiciones. Su función es la del tratamiento a gran escala de los datos personales que maneja la empresa, y también de otros datos sensibles que maneje (datos penales o médicos, por ejemplo).
Algunas empresas deben contar con carácter obligatorio con un delegado de protección de datos como es el caso de los bancos y entidades financieras, las empresas reguladas por la legislación del mercado de valores, los centros de enseñanza, los colegios profesionales, los centros sanitarios y penitenciarios y las empresas de seguridad, entre otras.
La asignación del delegado de protección de datos debe comunicarse a la Agencia Española de Protección de Datos, así como el cese en sus funciones.
Todas las funciones que debe realizar la persona designada como delegado de protección de datos de la empresa se encuentran recogidas en el artículo 39 del RGPD y 34 y siguientes de la LOPD.
Qué es una Auditoría RGPD
Una auditoría RGPD es un proceso por el cual se realiza una evaluación de impacto RGPD en la empresa, identificando si se cumple con todas las normativas, quiénes son las personas encargadas del tratamiento de datos, y cuál es la finalidad y uso que se da a los datos de carácter personal.
Aunque no es obligatorio realizar una auditoría de protección de datos, es lo más recomendable para mayor tranquilidad y seguridad de la empresa sobre el cumplimiento de la legislación.
Muchas empresas que piensan que cumplen con el RGPD, descubren que hay muchos procesos o normas que no están siendo tenidas en cuenta tras realizar una auditoría, siendo conscientes entonces de la necesidad de disponer de un asesoramiento RGPD especializado.
La protección de datos debe ser un asunto prioritario para cualquier empresa. Proteger la integridad y privacidad de los datos personales que maneja de clientes, empleados y proveedores es muy importante para garantizar su seguridad y establecer relaciones sólidas y confiables. Por ese motivo, es necesario que los programas de gestión empresarial cumplan con la normativa de protección de datos.
No cumplir con el RGPD y la LOPD supone enfrentarse a multas por un alto importe económico que pueden situar a la empresa en una situación financiera muy complicada.
Con un buen asesoramiento RGPD se podrá estar al día con la normativa sobre protección de datos, y estar tranquilos porque la empresa cumple con todas las normas que se encuentran vigentes en España y la Unión Europea.