¿Qué es el sistema SAP Business One?
SAP (Sistemas de Aplicaciones y Productos) es un software de planificación de recursos empresariales (ERP) de la empresa SAP AG, Alemania. SAP (o generalmente cualquier ERP) se usa en grandes o medianas empresas para integrar los procesos en varias funciones. Cada función es manejada por el módulo respectivo en el software SAP (o cualquier otro ERP).
Si te preguntas qué es SAP ERP, SAP Business One Professional es la versión del programa informático SAP para empresas medianas (pymes). Normalmente, es adecuado para empresas que necesiten más de 6 usuarios, facturen más de 1M€ o tengan más de 20 trabajadores. Si quieres que tu empresa se integre y sea competitiva en este entorno global lo necesitas. El programa SAP ERP es, de hecho, el impulso de infraestructura definitivo que tu empresa necesita hoy. Después de leer esta guía, toma la mejor decisión para tu empresa.
SAP (Sistemas de Aplicaciones y Productos) es un software de planificación de recursos empresariales (ERP). Se trata de un software modular capaz de crecer a medida que tu empresa crece. La implementación de SAP es bastante liviana porque solo precisas implementar aquellos módulos que vas a utilizar, a posteriori siempre podrás instalar el resto de módulos que precises.
Esta guía va destinada a todo tipo de PYMES y grandes empresas que quieren saber como SAP ERP puede ayudarlos a integrar todos sus sistemas para mejorar su eficiencia, reducir sus costes y/o tener visibilidad de cada área. Si eres directivo, responsable de producción, operaciones o simplemente quieres saber que ventajas trae SAP para tu compañía, esta es tu guía.
Esta es una guía muy práctica que condensa en unas pocas páginas los aspectos más importantes para escoger un software SAP ERP. Ahorrarás muchas horas buscando información y minimizarás riesgos porque aprenderás los puntos clave a considerar. Está creada en base a nuestra experiencia ayudando a las empresas con los retos de negocio y estrategias a la hora de seleccionar este tipo de soluciones.
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¿Para qué sirve este ERP?
Para gestionar todas las áreas de tu empresa des de un único lugar: ventas, compras, finanzas, recursos humanos…. Es una solución que ofrece respuesta a múltiples departamentos a la vez evitando tener que instalar diferentes soluciones que luego se integren entre ellas. Además, es una solución con una marca muy potente detrás que se actualiza de forma constante y que es líder del sector.
Características de los módulos
¿Cuáles son las funcionalidades de este sistema? El programa informático SAP tiene módulos llamados:
- Ventas y Distribución (SD).
- Planificación y Optimización Avanzadas (APO).
- Gestión de la Calidad (QM).
- Compras (MM-PUR).
- Gestión de Almacenes y stocks (WM).
- Planificación de la Producción (PP).
- Finanzas (FI).
- Gestión de Capital Humano (HCM).
- Elaboración de informes.
- Compras e inventario.
- Ventas y distribución.
- CRM y gestión comercial.
- Gestión de capital humano.
- Business Intelligence.
La base de datos de SAP ERP es muy potente y podrás gestionar cualquier volumen de datos porque es una solución muy escalable: toda la información de ventas, proveedores, informes financieros, recursos humanos, históricos…. estarán seguros y crecerá según necesites.
Vamos a ver en detalle los módulos de este ERP:
Modulo SAP de Gestión de Ventas y Distribución (SD)
Cuando un cliente realiza un pedido (a través de web / EDI / directamente en SAP), este pedido de venta es creado y gestionado por el módulo SD. Este módulo se asegurará de que los datos del cliente, la cantidad, los precios de venta, las preferencias de envío, las fechas de entrega, etc. se capturen y mantengan de manera precisa según las reglas definidas.
Módulo SAP de Gestión de Planificación y Optimización Avanzados (APO)
Los módulos SD se integrarán con el módulo APO para verificar si el producto pedido (o la materia prima para producirlo) está en stock o estará en stock en la fecha requerida. Si no es así, es posible que no se acepte el pedido, se puede proponer una fecha diferente o se puede poner en espera.
Módulo SAP de Gestión de Planificación de la Producción (PP)
Si el producto tiene que ser fabricado / ensamblado, entonces el módulo PP manejará la producción (cuánto producir, qué materias primas y cantidades se requieren, cuándo comenzará la producción, qué línea de producción se utilizará, qué pasos se deben realizar, capturar el tiempo de trabajo y gastos etc.).
Módulo SAP de Gestión de la Calidad (QM)
El módulo QM se asegurará de que el material producido se inspeccione y pase antes de que se pueda enviar a los clientes.
Módulo SAP de Gestión de Almacenes (VM)
El módulo WM se encargará de la recolección de los productos solicitados del almacén. Por ejemplo, facilitará la decisión sobre quién elegirá el orden, en qué secuencia, desde qué estante se seleccionará, qué estrategia se seguirá (primero dentro, primero fuera u otra), qué caja de empaque será utilizado para el envío, qué operador o máquina de ruta debe utilizar para minimizar el viaje dentro del almacén, impresión de los documentos del cliente / transporte (lista de empaque, etiquetas de envío, otros), etc.
Módulo SAP de Gestión Financiera (FI)
El módulo FI maneja los componentes de facturación y precios, agrega y asigna la parte de los ingresos / gastos a los diferentes departamentos. Este es solo un ejemplo muy simple del escenario de envío saliente que involucra algunos de los módulos de SAP principales. Se pueden crear ejemplos simples similares para los procesos de recepción entrante y para los procesos internos. No todos los módulos se utilizan en todos los lugares. SAP tiene una base de datos muy potente para guardar todo tipo de información: financiera, de ventas, marketing, producción….
Y para terminar no podemos dejar de nombrar el modulo que gestiona la parte mas importante de la empresa.
La tarea de administrar los detalles y el flujo de tareas del recurso más importante, es decir, el recurso humano, se administra mediante este módulo SAP ERP HCM.
Módulo de Recursos Humanos (HCM)
El módulo SAP HCM es para la gestión de recursos humanos (gestión del capital humano). El Modulo de Gestión de Recursos Humanos mejora el proceso de trabajo y la gestión de datos dentro del departamento de recursos humanos de las empresas.
Por eso es desde este módulo que se procesa desde la contratación de una persona hasta la evaluación del desempeño, la gestión de promociones, compensaciones, el manejo de la nómina y otras actividades relacionadas de un departamento de Recursos Humanos.
¿Cómo usar SAP?
Si necesitas aprender a usarlo lo mejor es concertar una demo para que un asesor te enseñe. Escoger un implantador con experiencia es la clave para que te hagan un correcto acompañamiendo, onboarding y enseñen a todo tu equipo a utilizar la herramienta. SAP no es sólo implantarlo, es también saber cómo usarlo y en eso es muy importante que tengas la confianza de que el equipo que te ayude haya hecho muchas implantaciones y tenga expriencia en enseñar a usar SAP. En Cronomía te ayudaremos a encontrar al mejor partner SAP.
¿Cuál es la versión de SAP más utilizada? Hay una adecuada para cada tipo de empresa. Para pymes está SAP Business One, ésta que estás viendo. Mientras que para grandes empresas existe la versión SAP Hana.
¿Es SAP Business One ERP apropiado para mi empresa? ¿Alguna vez te has preguntado por qué las empresas dependen únicamente de este entorno tecnológico? ¿Realmente beneficia a las compañías de alguna manera, o es el sistema SAP ERP solo una pieza de innovación técnica sobrevaluada? Por el hecho de que las empresas hayan reconocido el potencial infinito de los sistemas SAP ERP, es que ha demostrado ser un agente de mejora para su organización.
Diferencia entre SAP y otros ERP
SAP es un proveedor reconocido a nivel mundial, con soluciones utilizadas en las empresas más grandes del mundo. Es una solución de primer nivel que se puede integrar en la gran mayoría de empresas, es muy escalable, versátil y adaptable a cualquier sector. Con SAP sabes que tienes la máxima calidad de solución y que la tecnología no será un problema. Tener detrás una gran marca como SAP da mucha tranquilidad. Por contra, los precios comparados con otros ERP también son muy elevados y hace que no sea accesible para cualquier tipo de empresa.
SAP Business One es una solución genérica que está adaptada a multitud de sectores y que probablemente encuentres una versión y unos módulos que se adaptan a tu empresa. También puedes encontrar otros ERPs que nacen ya para un sector concreto, que serán más específicos y diseñados desde el inicio para tu problemática. También suelen ser más específicos y en esos casos has de verificar cuánto tiempo lleva el fabricante dando servicio, qué implantadores hay…. para asegurarte de que te puedan ofrecer servicio a largo plazo.
Beneficios
Aquí hay algunos puntos que puedes usar, para sopesar tus opciones.
- Mantente al frente en la competición del negocio: Es cierto que la implementación de SAP ERP en tu negocio es una cuestión de inversión, pero la decisión de no seguir adelante implica un mayor precio.
Si bien los contrastados métodos tecnológicos del pasado pueden ser útiles por un tiempo, no te llevarán muy lejos en la competencia por tus clientes. El dueño de un negocio debe decidir si su negocio es digno de la inversión o si puede permitirse estar detrás de sus competidores. - Promueve la eficiencia organizacional: La gran ventaja de aplicar las soluciones ERP es que disminuye en gran medida todos los procesos redundantes y por ello elimina la necesidad de ingresar y procesar información manualmente.
El programa funciona al agilizar todos los procesos de negocios para que la extracción de datos sea muy fácil. - Haz proyecciones de negocio precisas: Con la ayuda del software ERP, tus gerentes y clientes obtendrán las herramientas esenciales para generar pronósticos más precisos. Todo gracias al software ERP, porque la información que proporciona al negocio es lo más precisa posible, ahora los usuarios tienen el poder de hacer estimaciones realistas y pronósticos precisos. Puedes gestioanr todo tipo de activos fijos.
- Flujo de comunicación: SAP ERP también ha demostrado ser eficaz en la creación de modos de comunicación inventivos, que se consideran más atractivos que los anteriores.
Ya sea las comunicaciones de marketing con tus clientes o las comunicaciones internas específicas de tu empresa, ERP puede potenciarlas. Por ejemplo, uno puede decidir formar una estructura de gestión de confianza y después intercambiar ideas sobre tus estrategias de marketing de negocio efectivas. - SAP ERP estimula la colaboración: Cuando los departamentos de la misma empresa comienzan a funcionar por separado, los datos resultantes extraídos de estos departamentos resultan ser inconsistentes en algún momento. Es por ello que la colaboración está llamada a ser una de las cualidades funcionales necesarias en cualquier negocio.
Porque es una de las características del sistema ERP que los datos ingresados son totalmente centralizados y consistentes, se ha diseñado de tal manera que los departamentos del negocio puedan trabajar juntos para producir el resultado deseado. - SAP ERP facilita la flexibilidad: Una de las razones por las que los sistemas de aplicaciones ERP estructurados se convirtieron en un éxito entre las nuevas empresas (startups) se debe a su extrema escalabilidad.
Los directivos de startups pueden invertir inicialmente en el software según sus necesidades y luego aumentar sus usuarios y operaciones si es necesario.
Cada vez que el director de la empresa ve que el negocio necesita más recursos que lo ayuden a crecer, el software ERP será efectivo para ayudar al crecimiento. - SAP integra todos los datos en tu ERP: Anteriormente, el director de una empresa o un empleado tenían problemas para acceder a los datos de la misma empresa, porque estaban ubicados en diferentes bases de datos. Ahora la situación cambiaría, ya que no se distribuirían más datos en diferentes bases de datos.
Por eso el software del sistema SAP ERP se puede integrar con el programa de CRM (Gestión de las Relaciones con Clientes), para con ello asegurar los datos y mantener su precisión y singularidad. El beneficio será que el director de negocio responsable de manejar los datos encontraría todo en un solo lugar, desde la información del cliente, sus pedidos e incluso el inventario. - SAP ERP reduce costes: A medida que el negocio crece y extiende sus alas, los precios asociados también tienden a aumentar. Pero como director de la empresa, uno debe vigilar de cerca la minimización de los gastos, y eso puede lograrse con la ayuda de la aplicación SAP ERP.
SAP, como la única fuente de información precisa en tiempo real, ha demostrado ser eficaz para reducir los gastos operativos y administrativos. Se pueden reducir los gastos mediante la administración efectiva de las operaciones diarias, evitando retrasos e interrupciones y también ayudando a los usuarios a tomar las mejores decisiones. - Eficiencia y Simplificación: A medida que una empresa crece, las operaciones tienden a ser un poco más complejas. Pero con la ayuda de SAP ERP, los usuarios pueden navegar a través de los procesos complejos sin enfrentar ningún problema. Debido a que con procesos simplificados y eficientes que se ejecutan en todo el negocio, los empresarios ahora pueden profundizar su enfoque en otras secciones de su negocio.
- Aumenta la productividad: Se acabaron los días en que los recursos debían invertir su tiempo y energía en procesos repetitivos todos los días, lo que por consecuencia disminuyó su productividad. Ahora los empleados pueden ahorrar su tiempo y energía para otras tareas y los controles son súper fáciles, no tendrían que hacer un Business Plan para utilizarlos.
- Estandarización: el sistema reúne las principales funciones empresariales en una única aplicación, lo que permite adquirir una visión global del negocio sin necesidad de utilizar varias herramientas ni hacer cruces de datos que puedan provocar pérdidas de información valiosa.
- Toma de decisiones: el acceso a información precisa en tiempo real agiliza todos los procesos de toma de decisiones, basadas en información 100% fiable.
- Escalabilidad: podrás elegir las funcionalidades que realmente necesitas en tu día a día, y aumentarlas a medida que tu negocio crezca.
- Producto consolidado: es una solución de SAP España, el líder nacional en desarrollo de sistemas de gestión empresarial. Su implantación es una garantía de calidad: pone la experiencia previa de miles de empresarios al servicio de tu pyme.
Puntos negativos
Bueno, seamos justos aquí. Para darte una idea clara acerca de SAP ERP, es importante saber si puede haber algún inconveniente potencial.
- SAP implica altos gastos de compra e implementación. Los gastos de implementación y equipamiento también están ahí, pero eso es un pago de una sola vez.
- Además, hay algunas complejidades. Dado que el mundo de SAP ERP es muy amplio, puede haber algunos problemas iniciales en la familiarización con el software.
Pero estos pocos elementos pueden ser fácilmente superados por la gran cantidad de ventajas. Por lo tanto, no deja nada a la imaginación. ¡Que SAP ERP es, de hecho, el impulso de infraestructura definitivo que tu empresa necesita hoy!
Precios
Con SAP Business One puedes solicitar una demo gratuita para que compruebes las funcionalidades de este software de gestión empresarial. Del mismo modo, es posible solicitar un presupuesto en base a lo que necesites para tu negocio. Es un ERP líder en el sector que vale la pena descubrir.
¿Te has preguntado cuánto cuesta implementar SAP? Descubre los precios de SAP Business One:
- El coste de la licencia de SAP Business One Professional es de 2.700€. Si quieres una más limitada en funcionalidades, 1.400€. La versión limitada se centra a un área específica de la empresa (finanzas, logística, CRM).
- Si quieres la versión cloud, el coste es de 91€/mes para la versión Professional, y de 54€/mes/usuario para la versión limitada.
Precio de mantenimiento
El coste del mantenimiento de SAP Business One es del 15% del coste de las licencias (cálculo anual), y cubre las actualizaciones.
Tiempo de implantación
El tiempo de implantación es de 3 – 6 meses, dependiendo del tipo de empresa, sector en la que trabaje, y los módulos contratados. El coste de una implantación de este ERP para pymes se encuentra en el rango de los 15.000 € a los 60.000 €.
¿Te interesa comprar este ERP? ¿O quieres pedir una demo? Solicita una comparativa y encuentra la solución más adecuada:
Cómo descargar
SAP Business One es un software de gestión de empresas multisectorial y modular. No es posible descargar el programa, pero puedes solicitar una demo luego de ponerte en contacto con los creadores. Si deseas adquirirlo, tendrás que pedir una valoración y presupuesto para escoger las soluciones que se adapten más a lo que necesitas. Este software es muy completo y ofrece funcionalidades para las diferentes áreas de tu empresa. Sin duda, SAP Business One es una alternativa confiable para una gestión óptima, ya que se trata de un líder en el sector.
Para tener en cuenta
SAP Business One es una solución ERP especialmente destinada a pymes, con el objetivo de que puedan implementar el programa de gestión SAP en su negocio.
SAP es, sin duda, el ERP más popular a nivel global, y es utilizado por grandes empresas y organizaciones de todo el mundo, como hospitales, organizaciones públicas y macroempresas. Su sistema modular y su capacidad de personalizarse al detalle para cubrir cualquier necesidad de la empresa lo sitúan como un software ERP ideal para la gestión integral y centralizada de todas las áreas de un negocio.
Sin embargo, su alto coste lo aleja de las pymes y autónomos, algo que viene a solucionar la versión SAP Business One., que ofrece muchas de las funcionalidades de SAP a un precio que las pequeñas y medianas empresas pueden afrontar.
En este artículo también te mostraremos otras opciones a SAP Business One, como Holded, a3ERP y OnERP. También se recomienda ICG Manager , un software erp que vale la pena considerar.
Alternativas
Holded
Holded
Programa de facturación online y contabilidad e impuestos automáticos. Inventario, CRM y gestión de proyectos integrados con la facturación para un control absoluto de tu negocio.
Holded te permite realizar todos los informes que necesitas para evaluar en todo momento la gestión de tu negocio. Con Holded ERP, puedes alcanzar el máximo rendimiento de todas tus empresas de forma integrada. La aplicación tiene una interfaz muy intuitiva que hace que sea fácil de usar para todos.
a3ERP
a3ERP
ERP que ofrece una visión 360º de la gestión de una empresa. Solución integral de gestión para pymes.
Es un software de gestión para pymes sencillo de utilizar que se adapta a las necesidades de tu negocio. Se trata de un programa escalable, podrás ajustar sus funcionalidades sin necesidad de optar por otro software. a3ERP te ayuda a optimizar las tareas para que ahorres tiempo y te ocupes de los asuntos más urgentes de tu empresa.
OnERP
OnERP es un programa de gestión de empresas muy completo. Cuentas con los módulos de facturación, ventas, control de almacén, contabilidad y mucho más. Al ser un software modular, podrás añadir los módulos que requiera tu negocio conforme vaya creciendo. Es un programa que trabaja en la nube, de modo que podrás acceder a él desde cualquier dispositivo, lugar y hora en que te encuentres.
Glosario
- SAP: Siglas alemanas que traducidas al español significan Sistemas, Aplicaciones y Programas. Es un sistema cuya principal característica es la integración de información, procesa la información de manera integral, incorpora y automatiza los procesos operativos o productivos,de una empresa, cuyo propósito fundamental es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas así como un eficiente manejo de información.
- ERP: Son unas siglas que significan «Enterprise Resource Planning», o bien, «Planeamiento de Recursos Empresariales». Esta práctica tiene que ver con la gestión de los distintos recursos, negocios, aspectos y cuestiones productivas y distributivas de bienes y servicios en una empresa.
- CRM (Customer Relationship Management): Procesos de gestión de la adquisición de nuevos clientes o la relación con los existentes, a través de las ventas, soporte, helpdesk, informes, etc.
- EDI: El Intercambio Electrónico de Datos, también conocido como EDI, es un sistema de comunicación que permite el envío y la recepción de documentos electrónicos en un formato normalizado entre los sistemas informáticos de quienes intervienen en una relación comercial.
