Esta guía va dirigida a todas aquellas empresas logísticas y almacenes, sean del sector que sean, que necesitan tener el máximo control de todos sus procesos e integrarlos de una manera sencilla y eficaz.
Una manera muy eficiente de optimizar todos los recursos y procesos y así mejorar y aumentar los beneficios.

Esta es una guía muy práctica que condensa en unas pocas páginas los aspectos más importantes para escoger un software para gestión de almacenes. Ahorrarás muchas horas buscando información y minimizarás riesgos porque aprenderás los puntos clave a considerar. Está creada en base a nuestra experiencia ayudando a las empresas con los retos de negocio y estrategias a la hora de seleccionar este tipo de soluciones.

¿Qué es un software de Gestión de almacenes (SGA)?

Es un software creado para poder gestionar, controlar y coordinar todos los procesos y operativas que se llevan a cabo diariamente en un almacén. Presenta funciones específicas para poder dirigir eficientemente el almacenamiento y logística de los pedidos. Gracias a él, podemos controlar fácilmente la ubicación de los productos, optimizar el espacio de almacenaje y mejorar el trabajo de los operarios.
Además, este software especifico para la gestión de almacenes (SGA) ofrece la posibilidad de realizar procesos auxiliares, como el inventario o la captura y recopilación de los datos logísticos.

Si deseas aumentar beneficios, recortar gastos y optimizar todos los procesos de tu almacén, es importante disponer de un software de gestión de almacenes (SGA).

                                                               
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Aspectos esenciales del software para Gestión de almacenes (SGA)

Funciones de entrada

Estas funciones deben cubrir las necesidades que se generan en la recepción del producto, capturar y recopilar todos los datos logísticos y generar el etiquetado de la mercancía y de los contenedores. Las acciones que podemos realizar con un SGA son:

  • Recepciones: Podemos recibir los productos sin palets y consolidarlos en diferentes contenedores, mientras registramos sus características y propiedades logísticas para que después puedan ser ubicados dentro del almacén. Si los recibimos en contenedores, podremos realizar la validación de las propiedades logísticas y las cantidades de los productos recibidos, para así posteriormente proceder a su ubicación. Si recibimos mercancía en devolución podemos atribuir estados y bloqueos de productos, para su control de calidad, revisión, etc.,en el proceso de entrada al almacén.
  • Captura de datos logísticos: Con esta funcionalidad podemos incluir información como la del lote al que pertenece la carga, su número de serie, peso, temperatura, caducidad, etc., suministrando a la mercancía una trazabilidad y permitiendo conocer qué mercancía se ha entregado a cada cliente.
  • Etiquetado de contenedores y mercancía: Genera etiquetas de código de barras para la mercancía, los contenedores y productos. De esta manera, se pueden validar todos los procesos y operaciones dentro del almacén con precisión mediante la lectura de los códigos. Se eliminan así posibles errores y confusiones que se pueden generar a la hora de manipular el stock. También generan informes relacionados con la mercancía prevista y recibida.

Funciones de ubicación

Podemos destacar tres funciones básicas dentro de las funciones de ubicación:

  • Gestión de la ubicación mediante reglas y estrategias: Podremos elegir la localización más adecuada para cada mercancía. Para realizar esta función, el software tiene en cuenta aspectos como la rotación de artículos, tipos de productos, tipos de contenedores, peligrosidad, volumen, incompatibilidad, etc.
  • Cross-docking: Gracias a esta función ahorraremos movimientos en la carga. La mercancía es alojada en la sección del almacén correspondiente en casos en los que se tenga que sacar parte de los productos para su salida y guardar el resto.
  • Gestión de reposición y consolidación: Se realiza antes de la ubicación final de la carga. Su objetivo es también ahorrar movimientos del stock. Esta función está especialmente indicada para almacenes con zona de picking, en la que si se queda sin stock se tiene que reponer con la mercancía que acaba de llegar. De esta manera nos aseguramos que haya productos suficientes para la realización de los pedidos. Seguidamente se procederá a la ubicación de la carga sobrante.

Funciones de control de stock

Debemos ser capaces de proporcionar información útil y completa sobre el stock. Por esa razón se realizan diferentes funciones:

  • Visualización del mapa del almacén, en el que mediante una pantalla accedemos a una representación gráfica de la nave en la que se muestra la ubicación y la composición de todos los contenedores y productos.
  • Gestión de las ubicaciones, con la que podremos obtener y editar la información sobre la ubicación y posición de la mercancía, sus bloqueos aplicados, la zona de almacenaje a la que pertenece, las dimensiones, sus características, etc.
  • Gestión del estado del stock, para así poder modificar y consultar los datos relacionados con roturas, pérdidas, bloqueos, cuarentenas, reservas, etc.
  • Realizar operaciones y acciones que ayuden a mejorar la gestión del stock. Por ejemplo, podremos calcular la rotación de artículos. Según los movimientos realizados, durante el periodo de tiempo establecido, el SGA puede informar de cuál sería la rotación ideal de un artículo. Podemos re-calcular la rotación A-B-C y modificar la que tiene asignada el artículo.
  • Recuento e inventario del stock. Estas funciones programables se pueden realizar desde un inventario general de todo el almacén o desde un inventario específico de un artículo, ubicación o zona específica. Si se encuentran diferencias en el stock, se informa automáticamente al ERP.

Funciones de salida

El sistema no solo se encarga de la gestión de la entrada y ubicación del stock, si no también asume el control de la salida de la mercancía mediante las siguientes funciones:

  • Se gestiona la preparación de la mercancía que tiene que salir de la nave. Se agrupan los pedidos y sus asignaciones. De esta manera se tiene el control del procesos de ejecución de los pedidos y quién se responsabiliza de esta actividad.
  • Podemos administrar, a un nivel muy detallado, las acciones que se llevan a cabo, como el proceso de picking. El software se encarga de guiar y definir los recorridos de los trabajadores responsables de esta operación. La gestión del picking por parte del SGA proporciona la optimización del proceso y así poderlo ejecutar en menor tiempo y con menor número de movimientos. De esta manera se aumenta la eficiencia.
  • Con el etiquetado de los envíos podremos identificar los bultos de cada pedido. Esta operación se realiza con los mismos procedimientos que el etiquetado de entrada.
  • Se documentan las salidas, lo que proporciona la elaboración de documentos como el packing list, los informes que muestran posibles disconformidades encontradas y la documentación necesaria para el transportista.
  • Administración del proceso de carga de los envíos en los vehículos en los que se transportarán. Gracias a esta característica podremos controlar la calidad del envío y así evitar errores de entrega a los clientes.
  • Podemos gestionar la comunicación al ERP del cierre del envío. Esta acción se realiza mediante una interfaz entre los dos sistemas. Se informa de cuántas unidades y qué referencias han sido enviadas, así como los bultos de salida. De esta manera el ERP gestiona los procesos administrativos correspondientes.

Funciones en almacenes complejos

En muchas ocasiones, el almacén está formado por varias zonas o naves que se relacionan internamente entre ellas. Pueden llegar a formar combinaciones muy variadas y crear centros logísticos complejos, en los que un solo SGA tiene que gestionar de manera integrada, global y eficaz todas las operaciones y áreas. Alguna de las funciones específicas para estos casos son:

  • Preparación de pedidos mediante funciones de pick to light y put to light. Gracias a estas instalaciones conseguimos una mayor fluidez y agilidad a la hora de preparar encargos.
  • Utilización de picking por voz, con el que el operario no tiene que utilizar las manos para utilizar el terminal o controles. Las órdenes y señales se dan por voz, para conseguir una mayor libertad de movimientos en mercancías que se tienen que manipular con dos manos o en almacenes de congelados.
  • Administración de la apilabilidad de la mercancía en el proceso de preparación de pedidos. De esta manera conseguimos optimizar la organización de los bultos siguiendo unas especificaciones y parámetros determinados como, por ejemplo, que en un mismo contenedor se coloque primero la mercancía más consistente y después la menos consistente.

Otras funciones importantes

Otras de las funciones que podemos realizar con un software de gestión de almacenes que son esenciales e importantes para poder integrar las instalaciones y el centro logístico son:

  • Gestión de flujos de mercancía, entrada y salida, a las líneas de producción.
  • Administración de varias instalaciones y almacenes con un mismo software SGA. Esta función se denomina gestión de multialmacenes.
  • Gestión multiorganización, con la que podremos gestionar varias organizaciones con un solo SGA.
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Diferencias entre un SGA y un ERP

Al mirar a ambos sistemas, a simple vista puede parecer que las funcionalidades logísticas que tiene un modelo ERP pueden cubrir sin ningún problema todas aquellas que ofrece un SGA Cloud, pero se debe de tener en cuenta que la principal diferencia entre un SGA y un ERP está en el grado de especialización de cada uno.

Es decir, los sistemas SGA Cloud están enfocados en la gestión operativa de almacenes, siendo herramientas que están desarrolladas específicamente para realizar tareas como ordenar y optimizar los movimientos del almacén, teniendo funcionalidades más concretas que aquellas que ofrece un ERP cualquiera que encontremos disponible en el mercado.

Como ya mencionamos anteriormente, es cierto que un SGA y un sistema de gestión ERP se pueden complementar, siendo el segundo el pilar bajo el que se integrará todo el funcionamiento interno del almacén, aunque no siempre es necesario implementar ambos a la vez.

Estos son algunos de los principales puntos en los que se pueden destacar las diferencias existentes entre un sistema y el otro.

Interacción con dispositivos externos

Los sistemas SGA brindan la posibilidad de interactuar con distintos dispositivos externos, como puede ser el caso del voicepicking (sistema de picking por voz), enfardadoras, básculas, robots, entre otros muchos.

Gestión de las ubicaciones

A diferencia de un software ERP que sólo permita gestionar las ubicaciones de forma básica, un sistema SGA permite realizar una configuración realmente avanzada con respecto a las ubicaciones, teniendo la posibilidad de elegir el destino, algo que es fundamental para la gestión empresarial del transporte de mercancías.

Consideración del tipo de almacén

Los módulos de gestión de almacén que puede tener un sistema ERP suelen servir para la gestión de almacén manual, dejando a un lado los automáticos (aquellos que no necesitan de personal para su funcionamiento). Por otro lado, los SGA cuentan con todo lo necesario para llevar a cabo la actividad de cualquier tipo de almacén, ya sea manual, automático o incluso robotizado. Es más, de hecho, es posible encontrar algunos sistemas SGA que cuentan con mecanismos de control de transporte.

Movimientos de almacén y gestión de la maquinaria

Un SGA moderno y de calidad debe permitir gestionar los equipamientos, crear zonas de trabajo e indicar el equipo que se necesita para poder acceder a una ubicación con el fin de obtener la mercancía, o bien, para poder encontrar los productos de una forma mucho más rápida y eficiente.

Gestión de las tareas

Los módulos de un ERP no cuentan con datos muy específicos para llevar la cuenta de las tareas que se realizan en un almacén, como puede ser el caso de los movimientos que realiza un operario en tareas del “picking”. Esto sólo es un ejemplo, ya que los SGA cuentan con una gran cantidad de funcionalidades de tareas que no se encuentran en un sistema ERP.

Sistemas de optimización de ruta

Muchos SGA cuenta con sistemas de optimización de rutas, de esta forma los operadores logísticos pueden planificar mejor sus rutas, entregando la mercancía de una forma mucho más eficiente y por tanto, en un tiempo mucho menor.

Glosario

  • Picking: recogida de material abriendo otras unidades de empaquetamiento.
  • ERP: software de gestión empresarial.
  • Packing list: es el listado de los artículos que forman un pedido.
  • Pick to light: Se guía de manera visual a los operarios para la recogida de los productos.
  • Put to light: Se guía de manera visual a los operarios para la clasificación de los productos.

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