¿Qué es un software de gestión de almacenes?
Un software de gestión de almacenes es una plataforma diseñada para supervisar y optimizar las operaciones dentro de un almacén. Es un tipo de software de gestión cuyo objetivo es coordinar todas las actividades relacionadas con la recepción, almacenamiento, movimiento y despacho de productos, asegurando que los recursos se utilicen con eficiencia.
Estos sistemas, conocidos también como SGA (Sistema de Gestión de Almacenes), automatizan tareas críticas como el seguimiento de inventario, la ubicación de productos, la gestión de pedidos y la logística de envío. Además, te ofrecen una visibilidad en tiempo real de todas tus operaciones, lo que te facilita la toma de decisiones en todo momento.
Los SGA incluyen funciones que contribuyen a la operatividad del almacén. Más adelante te las mostramos en detalle, pero algunas de ellas son: control de inventarios, gestión de pedidos, recepción y envío de productos, trazabilidad, planificación de rutas de entrega, y reportes y análisis en tiempo real. Cada una de estas funciones ayuda a minimizar errores, mejorar la eficiencia y aumentar la rentabilidad de la empresa.
Diferencias entre un SGA y un ERP
La principal diferencia entre un SGA (Sistema de Gestión de Almacenes) y un ERP (Planificación de Recursos Empresariales) está en el grado de especialización:
- El SGA está diseñado específicamente para gestionar y optimizar operaciones de almacén, como la interacción con dispositivos externos (voicepicking, robots) y una gestión avanzada de ubicaciones. Además, el SGA es ideal para manejar tanto almacenes manuales como automáticos, incluyendo la optimización de rutas y maquinaria.
- El ERP ofrece una visión más global y básica de la empresa, integrando diversas áreas, pero sin las funcionalidades especializadas que proporciona un SGA.
¿Por qué usar un SGA en tu empresa?
Lo que ya ha quedado claro es que implementar un software de gestión de almacenes ofrece múltiples ventajas a las empresas, independientemente de su tamaño. Así mismo, se convierten en una pieza clave para cualquier negocio que tenga un flujo considerable de productos. Sin ir más lejos, te ofrece:
- Más eficiencia operativa. Al automatizar tareas manuales reduces el tiempo dedicado a tareas repetitivas y eliminas fallos de carácter humano.
- Evita muchos errores en el inventario. Un sistema de gestión de almacenes ayuda a minimizar los errores al contabilizar stock, por lo que hay menos discrepancias y pérdidas de producto.
- Optimiza el espacio físico de almacenes. Estos sistemas te permiten una mejor distribución física del almacén, utilizando el espacio disponible de forma óptima.
- Ayuda a ofrecer una mejor atención al cliente. La rapidez y la precisión en la preparación y envío de pedidos mejoran la experiencia del cliente. Por ende, acortas los tiempos de entrega.
- Aportan control y visibilidad en tiempo real del stock. Los SGA dan acceso a información actualizada del inventario y el estado de los pedidos en todo momento, lo que es ideal para una buena gestión logística.
Características, módulos y funcionalidades de un software de gestión de almacenes
Por otro lado, con los avances que se dan en el sector, los software de gestión de almacenes actuales ofrecen una amplísima variedad de funcionalidades. Funciones que pueden variar según el proveedor y el nivel de personalización que requiera tu empresa, pero que te ofrecen múltiples capacidades. De todas formas, aquí te mostramos los módulos y funcionalidades más comunes que suelen incluir estas plataformas para almacenes:
- Control de inventario. Facilita la gestión de productos en tiempo real, identificando los niveles de stock, su ubicación y la rotación de los productos.
- Gestión de pedidos. Permite la recepción de órdenes de compra y la preparación de los productos para su envío, priorizando unos u otros según su urgencia.
- Picking y packing. Optimiza el proceso de recolección y empaquetado de productos, reduciendo el tiempo empleado y mejorando la precisión. O sea, que con este módulo ahorra movimientos de stock.
- Gestión de ubicaciones. Organiza el almacén por zonas o estanterías, asegurando que cada artículo esté correctamente identificado y ubicado para una fácil localización.
- Integración con otros sistemas. Un buen software de gestión de almacenes se conecta con tu ERP de empresa, sistemas de facturación y otras herramientas, generando un flujo de información continuo y evitando duplicidades.
- Informes y análisis. Genera reportes sobre la productividad del almacén, el rendimiento de los empleados, la rotación de stock y otros indicadores que influyen en la toma de decisiones estratégicas.
- Recepciones. Registra la entrada de productos los ordena y registra, para después ubicarlos ser ubicados dentro del almacén. Incluso, analiza y hace control de calidad, revisión, etc., en el proceso de entrada al almacén.
- Captura de datos logísticos. Incluye información como la del lote al que pertenece la carga, su número de serie, peso, temperatura, caducidad, etc., suministrando a la mercancía una trazabilidad y permitiendo conocer qué mercancía se ha entregado a cada cliente.
- Etiquetado de contenedores y mercancía. Genera etiquetas de código de barras para mercancía, contenedores y productos. Así, puedes validar procesos y operaciones.
- Cross-docking. Aloja los artículos en la sección del almacén correspondiente en casos en los que tengas que sacar parte de los productos para su salida y guardar el resto.
- Visualización del mapa del almacén. Representación gráfica de la nave en la que se muestra la ubicación y la composición de todos los contenedores y productos.
- Administración del proceso de carga de los envíos en los vehículos en los que se transportarán. Gracias a esta característica controlas la calidad del envío y así evitar errores de entrega a los clientes.
- Comunicación con ERP. Informa de cuántas unidades y qué referencias han sido enviadas. Así, el ERP gestiona los procesos administrativos correspondientes.
- Administración de varias instalaciones y almacenes con un mismo software SGA. Esta función se denomina gestión de multi-almacenes.
- Gestión multi-organización. Para la gestión de varias organizaciones con un solo SGA.
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Beneficios de un sistema de gestión de almacenes
El uso de un sistema de gestión de almacenes (SGA) no solo impacta positivamente en las operaciones internas, sino que también puede mejorar la competitividad y los resultados financieros de la empresa. Estos son algunos de los principales beneficios de contar con un software de este tipo:
- Reducción de costes operativos. Al optimizar los procesos y minimizar los errores, los costes asociados a la gestión del almacén se reducen considerablemente.
- Mejora en la productividad. Las automatizaciones permiten que los empleados dediquen menos tiempo a tareas repetitivas y más a labores estratégicas o de valor añadido.
- Mayor precisión en los envíos. Con el SGA, se reduce el margen de error en la preparación y envío de pedidos, lo que mejora la satisfacción del cliente y evita devoluciones costosas.
- Escalabilidad. Un software de gestión de almacenes bien implementado permite crecer sin necesidad de modificar completamente la infraestructura, adaptándose a nuevos volúmenes de operación.
- Visibilidad total. Proporciona información detallada en tiempo real, lo que mejora la capacidad de respuesta ante cualquier eventualidad, como roturas de stock o picos de demanda.
- Fuente de información. Un SGA es capaz de brindar una diversa fuente de datos empresariales para la toma de decisiones.
- Mejor gestión de los inventarios. Con el orden y la eficiencia que se ganas al implementar un software de gestión de almacenes, la gestión de los productos, el stock y los inventarios es mucho mejor.
- Seguridad. El almacenar los datos y la información en un sistema bien protegido y diseñado te aporta mayor seguridad a ti y de cara a todo el flujo de información.
- Mejora e innovación constante. Los mejores SGA del mercado trabajan en innovación constantemente y ofrecen actualizaciones que hacen que la mejora sea continua.
¿Cómo elegir el mejor software de gestión de almacenes?
Al buscar el mejor software de gestión de almacenes para tu empresa, es importante que pienses en varios factores. En concreto, en estos seis aspectos que influirán en la elección de la solución más adecuada para tu negocio:
- Necesidades de tu empresa. Evalúa el tamaño de tu almacén, el volumen de operaciones y las particularidades de tus procesos logísticos. No todas las empresas necesita las mismas funcionalidades.
- Integración con otros sistemas. Asegúrate de que el SGA pueda integrarse fácilmente con los otros sistemas que ya utilizas, como tu ERP, CRM o software de facturación.
- Facilidad de uso. La curva de aprendizaje es clave. Elige un software intuitivo y fácil de manejar para que tus empleados puedan adoptarlo rápidamente.
- Escalabilidad. Escoge una solución que crezca junto con tu empresa, tanto en términos de usuarios como de capacidad operativa.
- Soporte y mantenimiento. Es fundamental contar con un buen servicio de soporte técnico y mantenimiento, tanto para resolver incidencias como para actualizar el sistema.
- Costes. No te limites a valorar el precio inicial del software, sino también los costes a largo plazo, como licencias, actualizaciones y soporte.
¿Cuánto vale un software de gestión de almacenes?
Precisamente, el precio de un software de gestión de almacenes depende de múltiples factores, como la complejidad del sistema, el número de usuarios y las funcionalidades requeridas. En general, existen diferentes esquemas de precios:
- Pago por licencia: algunos programas ofrecen una licencia única con un precio inicial alto, pero sin pagos recurrentes importantes.
- Suscripción mensual: otros ofrecen el SGA bajo un modelo de suscripción, con pagos mensuales o anuales. El precio dependerá de la cantidad de usuarios y las características que incluya.
- Costes de implementación: algunas soluciones necesitan una fase de implementación que puede incluir consultoría, personalización del software y formación del personal.
- Mantenimiento y actualizaciones: es común que se cobren tarifas adicionales por servicios de soporte y actualizaciones periódicas del sistema.
Por todo ello, el abanico de precios puede oscilar mucho e ir desde los 100 a 500€ mensuales para pequeñas empresas, hasta varios miles de euros en el caso de soluciones más avanzadas o personalizadas para grandes empresas.
Opiniones de precios de SGA según usuarios de Cronomía
Afortunadamente, algunos usuarios de Cronomía que ya utilizan un software de gestión para almacenes nos dejan sus opiniones sobre los precios. Estas reseñas que puedes encontrar más abajo, sirven de referencia. Así mismo, recogemos las principales conclusiones sobre el coste de estos sistemas:
- El 40% calcula que el coste de la implementación de un SGA está entre 30.000 y 60.000 euros. A su vez, un 32% estima que el desembolso es de entre 60.000 y 100.000 euros.
- El 72% de los usuarios considera que la relación calidad-precio de su SGA es buena. Es decir, casi 3 de cada 4.
- La gran mayoría (76%) tardaron entre 6 meses y un año en implementarlo, aunque hay casos aún más rápidos.
- Todos, o sea el 100%, dicen que la inversión se recupera en un plazo de un año.
Mejores programas de gestión de almacenes (SGA)
A continuación, te presentamos una lista de algunos de los mejores programas de gestión de almacenes (SGA) disponibles en el mercado. Para cada software, ofrecemos una descripción breve de sus principales características y ventajas.
- ICG Manager: ERP que funciona como SGA. Al ser multisectorial, se adapta a cualquier empresa y te ayuda a realizar etiquetas de envío, controlar salidas y entregas, regularizar inventarios, generar traspasos a mermas y mucho más.
- Mecalux: software con múltiples funcionalidades que incluyen gestión de inventario, control de calidad u optimización de rutas. Destaca por su alta capacidad de personalización, su integración con otros sistemas y su módulo de análisis y reporting.
- Aqua SGA: El software Aqua Intelligent Warehouse se adapta a cualquier almacén, facilitando el control y la gestión de inventarios de alta rotación o que requieren un seguimiento por ubicación. Ofrece integración con diversas plataformas y gran flexibilidad en su implementación en la nube o local.
- SGA TWO: solución eficaz y personalizable que optimiza el espacio, ahorra gastos y da información en tiempo real. Además, ofrece una gestión eficaz de stock y operaciones, mejora sistemas de producción y logística con acceso a productos listos para su distribución. Su interfaz es muy intuitiva y, además, permite una amplia personalización y se integra con otros ERP y tecnologías.
- AlierSGA: SGA que incorpora un sistema que mide la productividad de los empleados y es compatible con múltiples almacenes. Gestión de identificaciones de productos, implementación de procesos de picking, disposición de artículos según normativas LIFO, FIFO y FEFO, filtros para inventarios… Puede ampliarse con módulos adicionales.
Tabla comparativa de funciones de los SGA más populares
Para tomar la mejor decisión al elegir un SGA, es necesario comparar en detalle las funcionalidades y características de cada uno. A continuación, te ofrecemos una tabla comparativa de ICG Manager, Mecalux, Aqua SGA, SGA TWO y AlierSGA.
| Software | Control de Inventarios | Gestión de Pedidos | Trazabilidad | Planificación de Rutas | Soporte al Cliente |
|---|---|---|---|---|---|
| ICG Manager | Excelente | Excelente | Bueno | Excelente | Excelente |
| Mecalux | Excelente | Excelente | Excelente | Bueno | Bueno |
| Aqua SGA | Bueno | Excelente | Bueno | Bueno | Excelente |
| SGA TWO | Excelente | Bueno | Excelente | Bueno | Excelente |
| AlierSGA | Excelente | Excelente | Bueno | Excelente | Muy bueno |
Cada uno de estos programas ofrece una serie de funciones y características únicas que pueden ser más o menos adecuadas para tu empresa, dependiendo de tus necesidades y objetivos específicos. Por tanto, te recomendamos investigar en profundidad y considerar cuidadosamente tus opciones antes de tomar una decisión.
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Glosario
- Picking: recogida de material abriendo otras unidades de empaquetamiento.
- ERP: software de gestión empresarial.
- Packing list: es el listado de los artículos que forman un pedido.
- Pick to light: Se guía de manera visual a los operarios para la recogida de los productos.
- Put to light: Se guía de manera visual a los operarios para la clasificación de los productos.
