¿Qué es un software de inventarios?
El sistema de gestión de inventarios se encarga de hacer un seguimiento de los bienes través de toda la cadena de suministro o de la manera que opera una empresa (distribuidoras, fabricantes, etc.). Esto abarca todos los procesos, desde la producción hasta el comercio minorista, almacenamiento y envío, y todos los movimientos de existencias y partes entre almacenes y/o sucursales.
La empresa puede ver todos los movimientos de sus operaciones, lo que le permite tomar mejores decisiones e inversiones. Los diferentes administradores de inventario se enfocan en diferentes partes de la cadena de suministro, aunque las pequeñas empresas generalmente están más interesadas en el resultado final de la cadena de pedidos y ventas.
Si además necesitas gestionar la ruta de los camiones que hacen el reparto, necesitarás un software de gestión de flotas.
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¿Por qué usar programas para hacer inventarios en tu empresa?
Si quieres que tu empresa tenga un control exacto de todos los movimientos que realizan los bienes y productos y así poder tomar mejores decisiones y gestionar sus procesos de una manera más eficiente, necesitas implantar un software de gestión de inventarios. Si tu inventario es muy complejo y tienes centenares de metros cuadrado de almacén, lo que necesitas es un software SGA de gestión de almacenes.
Esta es una guía muy práctica que condensa en unas pocas páginas los aspectos más importantes para escoger un software para gestión de inventarios. Ahorrarás muchas horas buscando información y minimizarás riesgos porque aprenderás los puntos clave a considerar. Está creada en base a nuestra experiencia ayudando a las empresas con los retos de negocio y estrategias a la hora de seleccionar este tipo de soluciones.
Características y funcionalidades de un software de inventarios
Control de inventario básico
Es una de las herramientas más solicitadas en un software de gestión de inventarios. Esta funcionalidad permite tener una forma sistemática de administrar y controlar el inventario real en todos los canales de ventas existentes en la compañía. Permite ver en todo momento y de manera actualizada los bienes y materiales que se están recibiendo, completar pedidos y determinar cuándo se necesita pedir más.
Algunas de las funcionalidades que incorpora la herramienta de control de inventario son: kitting, códigos de barras, control de lotes, etiquetas RFID, serialización, etc. Todas estas características de inventario pueden ayudar a las empresas a realizar un seguimiento del inventario que mejor se adapte a la compañía.
Código de barras y escaneo
Las empresas que procesan un volumen mínimo de pedidos necesitan optimizar los procesos cuando se implementan códigos de barras y escaneo en las etapas de pick / pack / ship. Esta función permite el intercambio de datos electrónicos y, por lo tanto, satisface las necesidades de pequeñas y medianas empresas. El escaneo también permite el seguimiento electrónico de los datos de pedido y ayuda a gestionar el inventario completo, el almacén y el control de envío.
Previsión de la demanda
La previsión de demanda es muy importante para poder planificar qué solicitar para gastar recursos de manera inteligente. Con el software de gestión de inventarios podrás tener más información que no solo qué productos se venden y qué canales están funcionando.
Podrás tener la capacidad de profundizar en los atributos de las ventas, como por ejemplo el tamaño, color, aroma o material, que brinda la información esencial para ayudar a mantener niveles más precisos de inventario y tomar mejores decisiones sobre qué y cuánto comprar.
Integración contable
El software permite tener una integración directa al sistema de contabilidad desde el sistema de gestión de inventario y pedidos. Con esta funcionalidad podemos añadir fácilmente los gastos de inventario y realizar un seguimiento de todos los otros gastos comerciales fuera del inventario.
La integración es clave para poder tener un flujo continuo de información. Así nos aseguramos de que los datos sean los mismos en todos los sistemas. La integración tiene muchos beneficios, como eliminar el ingreso manual de datos y las actualizaciones en tiempo real. Además, permite la visibilidad y aumenta la satisfacción general del cliente.
Seguimiento de lotes
Los empresas que venden productos regulados por ISO es importante que puedan identificar artículos en stock o lotes específicos. Si un producto es retirado del mercado por algún motivo, el seguimiento de lotes permite saber cuáles de esos artículos están en stock y deben retirarse del inventario. También permite hacer un seguimiento de los clientes que ya tienen, o están a punto de recibir, una mercancía de ese lote y notificarles para garantizar la seguridad de los clientes.
Soporte para productos empaquetados
Muchas empresas han añadido kitting en sus procesos, lo que significa que el producto a la venta no es un solo artículo, sino una combinación de productos vendidos como un kit o paquete, como puede ser una cesta de regalo o una colección de artículos en un conjunto.
La gestión de estos tipos de productos es más compleja desde el punto de vista del inventario. Con una software de gestión de inventarios que es compatible con productos kit, se puede ver cuántos kits se pueden unir, qué elementos del kit se deben volver a pedir, etc.
Informes
La presentación de informes es una característica fundamental para la gestión de inventarios. Los informes ayudan a aumentar la eficiencia y a crear un flujo de trabajo sin incidentes. Pueden mostrar datos de oferta y demanda de productos. Esto permite saber cuánto inventario necesitas y dónde lo necesitas. Puedes ver qué productos son más rentables y también descubrir las tendencias de ventas.
Algunos informes comunes incluyen informes de transacciones, historial de pedidos y totales de inventario. Hay muchos tipos diferentes de informes y es importante tener un sistema que permita desarrollar los informes que la empresa necesita para mantenerse competitiva.
Escalabilidad
El sistema de gestión de inventario está capacitado para crecer y ser escalable. Es importante que el software pueda manejar una mayor capacidad de inventario, más usuarios y más actualizaciones. Invertir en este tipo de sistema será rentable a largo plazo.
Si cambia el programa de gestión de inventario, se tendrá que volver a capacitar a los empleados y volver a trabajar en el flujo de trabajo actual. Esto eliminará las operaciones de inventario y será muy costoso si lo tienes que hacer cada vez que la empresa crece. La planificación para el futuro hará que la administración del inventario sea mucho más fácil en el futuro.
Seguridad y copias y seguridad
Independientemente de si el software está alojado en la nube o en una instalación local, se deben implementar medidas de seguridad para proteger los datos contra robo o piratería. La pérdida de datos puede dañar el flujo de trabajo y ser muy costoso para el negocio.
Para mantener los datos seguros y privados, el software tiene una seguridad de primer nivel. Además, el sistema proporciona la seguridad de la realización de copias de seguridad diarias. En el caso de que se experimente una pérdida de datos, puede volver rápidamente a recuperarlas.
Reposición automática
El sistema permite crear automáticamente órdenes de compra basadas en las demandas de pedido. Cuando el stock alcance su nivel mínimo, generará pedidos con las cantidades correctas para cada artículo. Una vez que se hayan creado estos pedidos, se aprobarán y luego se enviarán los artículos. Esta función es imprescindible para poder mantener el inventario actualizado. También nos asegura de que podemos eliminar existencias y exceso de existencias.
Beneficios del software para gestión de inventarios
- Reducir las inexactitudes manuales y laborales. La gestión de inventario manualmente puede inducir a errores. Con un software de gestión de inventarios se automatizarán todos los procesos de registro y seguimiento de datos sin dejar espacio para errores.
- Niveles de inventario en tiempo real. Se tiene una idea clara de los niveles de producción del inventario, evitando problemas y ahorrando en costes.
- Predicción y adquisición de stock a corto y largo plazo.
- Mejora la eficiencia interna de manejo de existencias.
- Se optimiza el flujo de trabajo logístico.
- Se generan informes en tiempo real.
- Ahorro de costes en la agilización de pedidos, administración de stock, optimización del dinero gastado en compras, etc.
¿Cómo elegir un software para hacer inventariado?
Esta guía va dirigida a todas aquellas empresas (distribuidoras, industrias de alimentación, etc.) que quieran rastrear y administrar las ventas de productos, compras de materiales, entrega de bienes y otros procesos de producción comunes. El software de gestión de inventarios permite a las empresas adquirir los materiales que necesitan para producir un producto para los clientes. Este tipo de programas suelen utilizar códigos de barras u otros sistemas de seguimiento de identificadores para proporcionar un informe completo de los segmentos de envío y almacenamiento del proceso de producción.
¿Quieres ver programas empresariales para hacer inventarios? Puedes probar herramientas de gestión como Mecalux, Holded, Sage 50, a3ERP o ICG Manager.
Glosario
• Kitting: es cuando el producto que se pone en venta no es un solo artículo, sino una combinación de productos vendidos como un kit o paquete.
• Etiquetas RFID: son un tipo de etiquetas que se utiliza para el empaquetado que funciona con radiofrecuencia.
• Serialización: en un inventario es cuando se usan números se serie para lo productos.
