Software para gestión de flotas

¿Para quién es esta guía?

Esta guía va destinada a todas aquellas empresas que poseen flotas de vehículos y necesitan administrarlas. Gracias al software de gestión de flotas de vehículos podrán tener control de sus vehículos y de cada conductor, simplificando las tareas y gestionándolas de manera más eficiente.

Con este software se consigue una rentabilidad y beneficios mayores, ya que se dispone en todo momento de la información necesaria y actualizada a tiempo real, pudiendo administrar todas las operaciones de una manera más eficaz.

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¿Para qué sirve esta guía?

Ahorrarás muchas horas buscando información y minimizarás riesgos, porque aprenderás los puntos clave a considerar. Ha sido creada en base a nuestra experiencia ayudando a las empresas con los retos de sus negocios y estrategias a la hora de seleccionar este tipo de soluciones.

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Introducción

¿Qué es un software de gestión de flotas?

Es, como su propio nombre indica, un software de gestión, el cual permite a las empresas realizar determinadas tareas relacionadas con la gestión de sus flotas de vehículos. Dichas tareas abarcan todas las operaciones, desde la adquisición del vehículo, hasta el mantenimiento y la eliminación del mismo.

La función principal de un software de gestión de flotas consiste en recopilar, almacenar, procesar, monitorear, informar y exportar la información. Esta se puede importar de fuentes externas, como por ejemplo bases de datos de seguros, bases de datos de especificaciones de vehículos, sistemas de mapeo, o de fuentes internas como por ejemplo de los archivos que tengan en recursos humanos.

¿Lo necesito para mi negocio?

Si deseas que tu empresa gestione de  manera más eficiente su flota de vehículos y de esta manera aumentar los beneficios y la rentabilidad, sin duda necesitas un software de gestión de flotas.

Si eres una pyme necesitarás también un sistema de gestión empresarial, porque normalmente los ERPs no incorporan gestión de flotas, ya que es bastante complejo, por lo que suele ser necesario un software específico.

Por ejemplo, si quieres gestionar el inventario, la facturación, las nóminas… necesitarás otras soluciones. Esta es específica para la gestión de conductores, flotas de vehículos y rutas.

Un software que reúne funcionalidades como programa de gestión de flotas es Novatrans.

Aspectos esenciales del software para gestión de flotas

1. Estado de las flotas

• Podremos administrar los programas de mantenimiento de cada vehículo, así como hacer un seguimiento de los gastos de mantenimiento de la flota y rastrear y monitorear el uso de combustible.
• Se aloja en la nube, de esta manera, podemos acceder a los datos críticos de los vehículos de nuestra flota desde cualquier navegador web y dispositivo.
• Incluye un sistema de administración de mantenimiento del ordenador abordo del vehículo, y un sistema de administración de flota en una sola aplicación.
• Se puede usar para monitorear y medir el cumplimiento de las normas vigentes en seguridad de vehículos.

2. Panel de control

• Incluye un panel de control que muestra el estado de mantenimiento de los vehículos de la flota y alerta de las posibles incidencias que pueden afectar el rendimiento del conductor.
• Se puede ver fácil y rápidamente el último viaje registrado, el estado del vehículo, su mantenimiento, y las alertas que avisan de posibles incidencias, así como indicadores de rendimiento (KPI) de los vehículos y de las flotas.
• El panel de control permite un acceso fácil, en unos pocos pasos, a cualquier vehículo o conductor de la flota, lo que permite un manejo y una gestión rápida de posibles problemas, para que así no se pierda tiempo en la búsqueda de información.

3. Mantenimiento preventivo

El software de gestión de flotas permite una gestión eficiente y productiva del mantenimiento preventivo y la programación de los horarios de mantenimiento preventivo.

El sistema proporciona la capacidad de rastrear los horarios de mantenimiento por vehículo y los busca de la siguiente manera:

• Fecha de vencimiento del calendario.
• Días hasta el vencimiento.
• Horas de funcionamiento.
• Umbrales de kilometraje y odómetro.

El sistema también permite añadir datos de facturas para poder rastrear el historial de costes de mantenimiento de la flota, de los vehículos y de las reparaciones no programadas. De esta manera se obtiene una visión de los costes del mantenimiento no programados y de las causas de los mismos, como pueden ser averías, llantas desinfladas, reparaciones de accidentes..etc.

Los sistemas de alerta de mantenimiento avisan de la próxima fecha del mismo, y se pueden programar como alertas diarias para que se envíen por correo electrónico. El sistema también proporciona acceso a los registros de mantenimiento de la flota online para que puedan ser consultados por varios empleados a la vez.

4. Información específica

Podrás acceder a toda la información relativa a cada vehículo, desde cualquier lugar y en cualquier momento. Obtener información analítica y de uso del vehículo específico, así como información más detallada, que incluye todos los viajes, programas de mantenimiento preventivo, historial de mantenimiento y los últimos datos de diagnóstico.

El registro del vehículo en el software proporciona una lista de alertas pendientes para el automóvil, así como tareas de mantenimiento pendientes.

Las acciones de mantenimiento se pueden asignar directamente desde el vehículo.

Algunas de las acciones que de pueden realizar con esta herramienta son:

• Añadir recibos de combustible.
• Registrar y grabar los datos del odómetro del vehículo.
• Introducir las facturas de mantenimiento.
• Añadir registros de servicio.
• Crear acciones de mantenimiento.
• Programar mantenimiento preventivo.

5. Registro de rutas

Una de las herramientas que ofrece el software de gestión de flotas es el seguimiento de la ruta por vehículo o por conductor. De esta manera podemos obtener de cada vehículo de nuestra flota, la información de uso individual del automóvil por cada viaje realizado.

Cada ruta tiene asignada un conductor, de esta manera, podemos examinar el comportamiento del empleado.

La información que ofrece esta herramienta de cada ruta realizada por la flota, es:

• Ahorro de combustible en la ruta.
• Distancia y longitud de la ruta.
• Duración del viaje o ruta.
• Registro de datos diagnóstico.
• Registro y seguimiento del tiempo de inactividad del motor.
• Aceleraciones rápidas.
• Frenados bruscos.
• Promedio de velocidades.
• Máxima velocidad alcanzada.

6. Indicadores de desempeño

Incluye una herramienta de registro de KPIs que permite realizar un seguimiento de las tendencias y de los problemas de la flota de vehículos. Este registro puede ayudarte a identificar las áreas problemáticas que deben abordarse. Además, indica el éxito de las iniciativas tomadas en la gestión de la flota.

Aquí se muestran los detalles de las operaciones y los indicadores de rendimiento (KPI’s) para facilitar el seguimiento y la administración de las tendencias de la flota.

El sistema rastrea y registra una variedad de datos como:

• Utilización general.
• Kilometraje de la flota.
• Métricas de economía de combustible.
• Exceso de velocidad.
• Tiempo de inactividad.

Las métricas se pueden analizar utilizando tablas de tendencias, así como también valores numéricos directos.

7. Control de la conducción

El software permite la supervisión del rendimiento del conductor. Los monitores registran información crítica sobre el comportamiento del empleado en la herramienta de administración de rutas. Estos datos permiten realizar un seguimiento e informar sobre las actitudes durante la conducción y la productividad a sus supervisores.

Este registro es importante, ya que la conducción que se lleva a cabo tiene un impacto significativo en la eficiencia de combustible de la flota, así como en el desgaste de los vehículos.

El monitoreo de seguridad del conductor proporciona un análisis de la productividad del mismo mediante el registro de los siguientes datos:

• Perfil de ralentí del conductor.
• Exceso de velocidad.
• Aceleración rápida.
• Frenadas fuertes.
• Patrones de utilización.

8. Diagnóstico de vehículos

Se realiza un seguimiento del estado de los vehículos de la flota. Con un sistema de registros inalámbricos en el automóvil se supervisa, por ejemplo, el estado del motor y avisa mediante alertas sobre problemas e incidencias para así poder mantener el vehículo funcionando con la máxima eficiencia.

El sistema también registra cualquier aviso luminoso que se active en el vehículo. De esta manera se tendrá sincronizado a tiempo real toda esta información de todos los vehículos de la flota en el panel de control.

También se tiene en cuenta las emisiones de gases del vehículo, para poder asegurar que la flota funciona de manera ecológica y con su eficiencia óptima.

Ventajas a tener en cuenta

• Permite actuar rápido ante imprevistos.
• Minimiza las quejas de los clientes.
• Reduce los costes por reparaciones en los vehículos.
• Se ahorran costes por mantenimiento.
• Ahorro de tiempo de gestión del mantenimiento de los vehículos.
• Programación de alarmas de mantenimiento.
• Mayor conocimiento y control gracias al histórico registrado por conductor y vehículo.
• Permite acciones preventivas de mantenimiento a partir de las detecciones de alarmas del vehículo.
• Conocimiento de los kilómetros realizados por cada vehículo de la flota.
• Generación de informes completos de tracking de rutas.
• Aumento de beneficios gracias a que se realizan menos reparaciones y los vehículos están más horas en la carretera.

Glosario

• Sistemas de mapeo: en un software de gestión de flotas corresponde al posicionamiento geográfico de los vehículos.
• KPI: es una media de rendimiento y productividad según unos objetivos establecidos previamente.
• Odómetro: es un instrumento que mide la distancia parcial o total recorrida por un vehículo. De esta manera se calcula el rendimiento del combustible.
• Trackeo de ruta: corresponde al posicionamiento del vehículo en tiempo real en una ruta.