¿Para quién es esta guía?
Esta guía está elaborada para todas aquellas empresas que quieran supervisar el mantenimiento de instalaciones, las operaciones de fabricación o las flotas. De esta manera se consigue la gestión de las instalaciones y se mejora la eficiencia general de los departamentos de mantenimiento, tanto grandes como pequeños.
Todas las empresas pueden beneficiarse de la optimización de mantenimiento, y el software de gestión de mantenimiento (GMAO) puede ayudar a las compañías a planificar y administrar ese mantenimiento.
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¿Para qué sirve?
Esta es una guía muy práctica que condensa en unas pocas páginas los aspectos más importantes para escoger un software para gestión de mantenimiento. Ahorrarás muchas horas buscando información y minimizarás riesgos porque aprenderás los puntos clave a considerar. Está creada en base a nuestra experiencia ayudando a las empresas con los retos de negocio y estrategias a la hora de seleccionar este tipo de soluciones.
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Introducción
¿Qué es un software de Gestión de mantenimiento?
Un software de gestión especializado en el área de mantenimiento está diseñado para mantener una base de datos informática para las operaciones de mantenimiento y las funciones de recursos humanos de una organización. El objetivo de este sistema es ayudar a la efectividad de los trabajadores del área de mantenimiento, aumentar la calidad de las decisiones de gestión y la verificación del cumplimiento normativo.
Este sistema mantiene y crea una base de datos con información sobre las operaciones de mantenimiento que se realizan en una organización. Esta información está destinada a ayudar a los trabajadores de mantenimiento a hacer su trabajo de manera más efectiva, por ejemplo, determinar qué máquinas requieren mantenimiento y qué almacenes contienen las piezas de repuesto que necesitan y para ayudar a la administración a tomar decisiones documentadas e informadas.
¿Lo necesito?
Si quieres que tu empresa optimice la gestión de mantenimiento, se aumente le efectividad de los empleados y se incrementen los beneficios, necesitas implantar un software de gestión de mantenimiento (GMAO). También existe software específico para controlar el proceso productivo.
Aspectos esenciales del software para Gestión de mantenimiento (GMAO)
Informes y análisis
Desde el primer momento que se añaden datos en el software de GMAO estos estarán disponibles para cualquier informe o análisis que se solicite. La información de bienes se convierte en parte de la base de datos. Además, cualquier problema potencial que suceda genera automáticamente una alerta para el gerente del departamento de mantenimiento. La alerta también ofrece recomendaciones para posibles soluciones.
Una vez que se completa el trabajo, el empleado ingresa la información sobre el trabajo realizado, el tiempo empleado, las piezas o materiales involucrados en la reparación y los datos de mano de obra. El sistema se basa en esta información para predecir el mantenimiento futuro y la programación de reparaciones.
Otra información que se puede registrar en la base de datos del software es:
- Historial de trabajo.
- Tareas de trabajo y programación.
- Historia del equipo y ciclos de vida.
- Comentarios de los clientes.
- Recursos laborales, niveles de habilidad y calificaciones.
- Utilidades de uso.
Gestión de órdenes de trabajo
Otra de las herramientas que presenta el programa es la supervisión de las órdenes de trabajo para el mantenimiento y/o reparación de activos. El sistema genera automáticamente órdenes de trabajo según un programa de mantenimiento preestablecido y responde a las solicitudes de reparación ingresadas por el personal autorizado.
Se puede configurar para solicitar la aprobación de cualquier tipo de orden de trabajo, o puede permitir que emita automáticamente las órdenes al gerente de mantenimiento. También puede implementar un flujo de trabajo personalizado que estandarice todos los procesos de mantenimiento y solicitud de reparación.
El sistema organiza las solicitudes de trabajo por códigos y asigna a cada uno un número para que el gerente y el equipo de mantenimiento puedan localizarlo rápidamente si es necesario. Luego, el software realiza un seguimiento del progreso de la solicitud de trabajo, desde la emisión del pedido hasta las fases de planificación, programación y finalización, lo que garantiza un seguimiento oportuno y eficaz.
Adquisitivo
Se puede integrar un módulo de compras. Una vez que la necesidad de una acción específica de reparación o mantenimiento ingresa al sistema, el módulo de compras inicia una solicitud de materiales y piezas para suministrar al equipo de mantenimiento los elementos que necesita para realizar los trabajos de manera rápida y eficaz.
Si un elemento clave no está disponible temporalmente, el sistema envía automáticamente un aviso al gerente de mantenimiento, quien puede ajustar el horario de trabajo en consecuencia a la incidencia. Sin este tipo de control, los retrasos inesperados a menudo causan problemas.
Mantenimiento predictivo
La capacidad de predecir problemas o incidencias en el equipo otorgan al departamento de mantenimiento la oportunidad de resolver problemas antes de que ocurran. Al acceder a la información necesaria de los archivos, el software de gestión de mantenimiento (GMAO) basa sus predicciones en datos reales.
El sistema supervisa al equipo para recopilar datos en tiempo real para predecir problemas emergentes. Seguidamente, hace una búsqueda cruzada de esta información con datos históricos para identificar problemas potencialmente inminentes. El mantenimiento predictivo no es estrictamente preciso, pero es una función importante que puede ser extremadamente útil para mantener al mínimo los problemas del equipo.
Mantenimiento preventivo
Los beneficios más valiosos de la función de mantenimiento preventivo son minimizar el coste de las reparaciones de emergencia y evitar el deterioro de los activos. Algunas de las características del software que admite este aspecto importante de la administración preventiva de activos incluyen:
- Generación de órdenes de trabajo según diversos tipos de criterios de mantenimiento preventivo.
- Creación de órdenes de trabajo según cronograma.
- Generación de órdenes de trabajo según la última fecha de mantenimiento completada.
- Activar las órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo de acuerdo con los datos del medidor.
- Permitir que el administrador de mantenimiento anule la programación de mantenimiento preventivo preestablecida cuando sea necesario.
- Enrutamiento de información y programación de mantenimiento preventivo a múltiples ubicaciones o equipos.
- Procesamiento por lotes de pedidos o equipamiento individual para mantenimiento preventivo.
Gestión de activos
El software de gestión de mantenimiento basado en la nube permite administrar activamente bienes en una cantidad de ubicaciones comerciales en tiempo real. Los empleados y el administrador de mantenimiento tienen acceso a esta información desde cualquier dispositivo conectado.
El sistema recoge información como registros de mantenimiento y programación, contratos de servicio, puntos de calibración, certificaciones y procedimientos de seguridad, lecturas de medidores y requisitos de inspección. También hace un seguimiento de la ubicación específica de cada activo, además de los errores del equipo, los códigos de error y el tiempo de inactividad.
El sistema utiliza la información de gestión de activos para generar informes, hacer recomendaciones sobre reparaciones y reemplazo y para crear órdenes de trabajo para el mantenimiento general o reparaciones de emergencia.
Control de inventario
Un inventario actualizado de materiales de mantenimiento y piezas de reparación mantiene al departamento de servicio al tanto de la escasez de suministros que afectan a la programación diaria. Rastrea la ubicación física de estos artículos, lo que facilita las transferencias rápidas entre varias ubicaciones de la empresa.
Esta funcionalidad también brinda al personal autorizado acceso instantáneo para determinar la disponibilidad y el coste de cualquier artículo. Puede proporcionar información del proveedor, como la ubicación y los términos de pedido. Además, el sistema puede hacer sugerencias para piezas o materiales alternativos cuando los artículos que necesita el departamento de mantenimiento no están disponibles.
A medida que los empleados van utilizando piezas o materiales, el módulo de inventario del software ajusta los totales en consecuencia, y cuando el suministro de cualquier artículo en particular se agota, el sistema alerta al departamento de compras. Esto garantiza que cuando un técnico tenga que realizar una reparación de emergencia, las piezas estén disponibles.
Ventajas a tener en cuenta
- Planificar y programar el mantenimiento preventivo.
- Gestionar las órdenes de trabajo de manera eficiente.
- Gestionar el inventario de repuestos.
- Eliminar el papeleo.
- Mejorar la productividad.
- Reducir el tiempo de inactividad y los costes de reparación.
- Aumentar la seguridad.
- Asegurar el cumplimiento de las normas reglamentarias.
- Reducir el tiempo extra.
Glosario
- Activos: los activos son todos aquellos bienes de una empresa que son controlados por esta.
- Enrutamiento: es la búsqueda de un camino o vía entre todos los posibles en una red donde están todos conectados.
- Inventario: es una lista detallada y ordenada de todos los bienes de una empresa en un momento determinado.
- Base de datos: es un conjunto de datos que pertenecen a un determinado contexto y que son almacenados.
