¿Para quién es esta guía?
Esta guía va destinada a todas aquellas empresas que quieran automatizar su sistema de gestión de calidad. Gracias a la implantación de un software de gestión de calidad (SGC) podremos reducir la gestión manual, disminuir la documentación y el número de gestiones. Así se conseguirá aumentar la eficiencia y la eficacia, traduciéndose en importantes mejoras en la organización.
Aunque la instalación de un sistema de gestión de calidad afectará al modo de trabajar y de operar dentro de la empresa y a su estructura, es necesario pasar por esta transformación para continuar siendo competitivos y poder crecer y dinamizarse.
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¿Para qué sirve?
Esta es una guía muy práctica que condensa en unas pocas páginas los aspectos más importantes para escoger un software para gestión de calidad (SGC). Ahorrarás muchas horas buscando información y minimizarás riesgos porque aprenderás los puntos clave a considerar. Está creada en base a nuestra experiencia ayudando a las empresas con los retos de negocio y estrategias a la hora de seleccionar este tipo de soluciones.
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Introducción
¿Qué es un software de Gestión de calidad (SGC)?
El sistema de gestión de calidad es un software que gestiona, planifica, controla y mejora aquellos elementos dentro de una organización que afectan o influyen en el éxito de los resultados por parte de la empresa y en la satisfacción del cliente.
Este software se encarga de que los productos y servicios producidos por parte de la empresa cumplan al máximo las normas de calidad definidas y estandarizadas de manera internacional, como son las normas ISO.
El software ofrece un sistema centralizado basado en normas ISO y ayuda a las organizaciones a alcanzar los objetivos de innovación, calidad y cumplimiento.
¿Lo necesito?
Si quieres que tu empresa cumpla con las normas ISO y se mejore su estructura, las interrelaciones y la calidad de los productos y servicios ofrecidos, sin duda necesitas implantar un software de gestión de calidad.
Aspectos esenciales del software para Gestión de calidad (SGC)
Sistema de calidad ISO/FDA
El sistema de calidad FDA es necesario para la fabricación y venta de dispositivos, medicamentos y productos biológicos en los Estados Unidos. En cambio, la certificación y el cumplimiento ISO es necesario para la distribución en el mercado europeo. Las penalizaciones para un producto o servicio que no cumple los requisitos de una certificación ISO o FDA son importantes, pudiendo llevar a sanciones económicas elevadas y la retirada de productos.
Un sistema de gestión de calidad ofrece las herramientas necesarias para alcanzar la calidad necesaria para cumplir con los estándares ISO. Además, también permite que la empresa siempre esté preparada para una auditoría y que cumpla con todas las normas.
Algunas de las herramientas que ofrece un software de gestión de calidad respeto a las normas ISO o FDA son:
- Informes con todos los datos necesarios
- Recordatorios automatizados de las operaciones a realizar
- Agrupa documentos necesarios para su cumplimiento
- Es simple e intuitivo de utilizar
Tiempo real y colaboración
Los procesos deficientes suponen a las empresas entre un 20% y un 30% de pérdida de rentabilidad anual, debido a la falta de información, comunicación y otros factores. El software de gestión de calidad está actualizado en todo momento y a tiempo real, permitiendo a todos los colaboradores y empleados acceder a la información siempre actualizada y a trabajar de manera sincronizada.
De esta manera, gracias al software podemos ahorrar tiempo y dinero al simplificar la colaboración global de todos los usuarios y empleados, independientemente de cual sea la ubicación del individuo. Se mejora el rendimiento en tiempo real con notificaciones automatizadas y con herramientas enriquecidas que permiten la edición y la realización de comentarios en documentos.
Flujo de trabajo automático
El software ofrece flujos de trabajo de calidad de manera automatizada para poder monitorear la calidad, las quejas y para evitar los riesgos de incumplimiento de la ISO o de la FDA. Esta funcionalidad también puede generar valor a las empresas como herramienta para crear y generar transparencia en todos los procesos.
El software ofrece la visibilidad de las medidas de calidad aplicadas en todos los procesos. Esta acción seria imposible en un sistema de papel. Este tipo de programas ofrecen a la empresa la oportunidad de convertirse en una organización basada en la calidad al poder vincular los procesos de calidad. Además, este software analiza y realiza evaluaciones para determinar operaciones de riesgo o que dificultan el proceso general.
Gestión del riesgo en tiempo real
El software permite que las empresas adopten un enfoque proactivo de la gestión de riesgos o lo largo de todos los procesos por los que pasa el producto. El software ofrece la función de ver las tendencias y niveles de calidad del producto en todos sus procesos en tiempo real. De esta manera facilita a las organizaciones tomar medidas inmediatas para identificar y mitigar los problemas que surgen a lo largo de las fases de producción, desarrollo y fabricación.
La toma de decisiones en tiempo real ahorra tiempo, dinero y recursos desperdiciados al identificar los riesgos rápidamente antes de que se conviertan en problemas reales.
Informes de desempeño
El software de gestión de calidad ofrece informes de rendimiento de todos los procesos, ciclo de vida del producto y gestiones realizadas por empleados. El programa informa del estado en tiempo real de las auditorías, de los proveedores y de la capacitación de los empleados. De esta manera es fácil obtener una visión centralizada de toda la empresa.
Cada vez son más las presiones a las que son sometidas las empresas para innovar de una manera más rápida y ser pioneras en calidad. Por esta razón, es importante disponer de informes de rendimiento centralizados que faciliten la toma de decisiones y así poder actuar de manera rápida y acorde, posicionando la empresa por delante de la competencia.
Gestión integral del cambio
Las compañías necesitan soluciones, adaptables en tiempo real, para la gestión del cambio. De esta manera se consigue agilidad en todo el ciclo de vida del desarrollo del producto. Un sistema de gestión de cambios efectivo está totalmente integrado con el software de gestión de calidad, para crear automatización y flujos de trabajo flexibles.
La integración del sistema de gestión del cambio con la gestión de la calidad es particularmente ventajosa para las empresas, a causa de los complejos flujos de trabajo y del extenso sistema de calidad. Al integrar el sistema de cambio con la calidad, los responsables pueden realizar cambios impulsados por los datos obtenidos.
Vinculación entre procesos
El software de SGC proporciona un enlace invisible entre procesos, documentos y políticas, consolidando de esta manera los flujos de trabajo. Crea todo un sistema dentro de la empresa que permite medir y vincular todas las acciones que se llevan a cabo en ella.
Las organizaciones pueden beneficiarse obteniendo una comprensión de todos lo procesos que se llevan a cabo en la manipulación y fabricación del producto y realizar cambios secuenciales y de calidad.
Ventajas a tener en cuenta
- Mejora el funcionamiento de la empresa, siendo más eficaces y consiguiendo los objetivos establecidos.
- Mejorar la eficiencia en la empresa, los objetivos se alcanzan de una forma más rápida y menos costosa.
- Aumentar la satisfacción de nuestros clientes actuales. Se obtiene un mayor nivel de satisfacción de los clientes, traduciéndose en mayores ventas o en ventas más frecuentes.
- Mejoran los productos y servicios de la empresa. A través de la aplicación de un sistema de gestión de calidad la organización estará cumpliendo unas garantías objetivas fijadas de forma internacional, lo que repercutirá en una mayor calidad de los productos o servicios.
- Se consigue ser más competitivo. Adaptando nuestra empresa a estándares internacionales de calidad se mejorará la estructura empresarial y trabajaremos mejor que la competencia.
- Se mejora el capital humano de la empresa. Realizando controles y adoptando medidas estandarizadas conseguiremos que nuestra plantilla trabaje mejor.
- Mejorar la comunicación de la empresa. Mejorar la comunicación interna de la empresa es algo vital que afecta directamente a la toma de decisiones y a la planificación de las estrategias empresariales.
Glosario
- Normas ISO: es un conjunto de normas establecidas internacionalmente centradas en la calidad y la gestión de la calidad. Se aplican a cualquier tipo de empres para la producción de bienes o servicios.
- Normas FDA: es la agencia gubernamental de los Estados Unidos responsabilizada de la regulación de alimentos, cosméticos, medicamentos, aparatos médicos, derivados sanguíneos y productos biológicos.
- Informes de rendimiento: es un documento que recopila y analiza todos los datos relativos a los procesos realizados en la empresa. Ayuda a la toma de decisiones.
- Auditoría: proceso en el que una empresa externa realiza una recopilación de información de la empresa por la que ha sido contratada. Esta información es importante para verificar que la compañía está cumpliendo con las normas.
