¿Para quién es esta guía?
Esta guía está pensada principalmente para todas aquellas personas que trabajan en la gestión de empresas o negocios en las que se maneja un volumen bastante elevado de datos, archivos y documentos de todo tipo, por lo que necesitan estar ordenados.
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¿Para qué sirve?
Con el uso de un programa ERP con un módulo de gestión documental las empresas pueden mejorar de manera significativa la gestión eficiente de toda la documentación y los datos sobre el negocio que manejan, tanto datos personales como económicos.
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¿Por qué es bueno implementar un ERP con un módulo de gestión documental?
Si tu empresa o negocio debido a su propia actividad cuenta con un volumen alto de datos que debe manejar y gestionar, entonces sería muy conveniente para aumentar la eficiencia de tu negocio el uso de un software de gestión documental con el fin de que se facilite esta tarea.
¿Lo necesito?
Desde luego, si buscas que tu negocio continúe creciendo y disponga de un buen sistema de gestión de toda la documentación que almacena, entonces es fundamental contar con un ERP con un módulo de gestión documental para tu empresa.
Características de los ERP con un módulo de gestión documental
Los sistemas ERP con un módulo de gestión documental se han convertido en una herramienta para empresas muy indispensable, ya que suponen una mejora en sus procesos y en su eficacia. Hoy en día las compañías generan una elevada cantidad de datos de información y la cantidad de los mismos aumenta día a día conforme más crece el negocio, por lo que los sistemas de almacenamiento tradicionales se han vuelto insuficientes y poco efectivos.
El motivo principal por el que los sistemas de gestión documental se han vuelto una pieza tan importante para las empresas es porque estos se encargan de asegurar que la información se almacene y se entregue de forma eficiente y organizada, lo que sirve para poder mejorar notablemente la eficiencia de la empresa.
¿Qué es un sistema de gestión documental?
Los sistemas de gestión documental (DMS), son sistemas que están especialmente diseñados para poder guardar, gestionar, controlar la información y los documentos de una empresa en cualquier formato. Es un sistema que sirve para poder gestionar de forma más efectiva toda la información, documentos de texto o imágenes digitales en una base de datos centralizada a la que los trabajadores pueden acceder de una forma muy sencilla y rápida.
Hoy en día es muy importante que las empresas tengan toda la información ordenada y organizada correctamente para poder tener un buen desempeño e incrementar su eficiencia, de forma que la empresa pueda crecer más rápidamente y cumplir con sus objetivos. Para poder organizar mejor la información, compartirla y agilizar el flujo de trabajo de los trabajadores, los ERP con un módulo de gestión documental tienen algunas características únicas que aseguran que el sistema cumpla con sus funciones principales.
¿Qué ventajas tienen los ERP con un módulo de gestión documental?
Estos sistemas representan una serie de ventajas que las compañías pueden aprovechar, comenzando por la posibilidad de mejorar su flujo de trabajo y su eficiencia, pero lo cierto es que tiene otras muchas ventajas bastante interesantes que benefician a las compañías que utilizan estos sistemas.
Centralización de la información
Es normal que las empresas tengan distintos canales por los que llega información que va dirigida a los distintos departamentos de la empresa. Esto suele hacer que se tengan grandes cantidades de información que no está organizada y que se encuentra repartida entre los distintos sistemas que usa la empresa.
Sin embargo, los sistemas ERP con un módulo de gestión documental se encargan de almacenar y gestionar toda la información de la empresa de forma centralizada, lo que significa que la información se encuentra ordenada y sin duplicidades ni errores.
La empresa le brinda permisos a cada grupo de empleados para que puedan acceder a cierto tipo de información gracias a la concesión de los mismos. De esta forma, la información está centralizada y ordenada y los trabajadores pueden acceder a la información que necesitan para realizar sus tareas de una forma sencilla y efectiva.
Un flujo de trabajo más eficiente
Sin duda alguna una de las principales ventajas de los ERP con un módulo de gestión documental es el hecho de que son muy útiles para mejorar el flujo de trabajo dentro de la empresa, haciendo que los procesos de la empresa se realicen más fácilmente y de una forma mucho más eficiente.
El control de los procesos es muy útil para poder automatizar las tareas repetitivas que tenían que hacer algunos trabajadores de forma manual, además de que también permite llevar a cabo un mejor control de las tareas incompletas. De esta forma, la empresa puede ahorrar bastante tiempo y esfuerzos en la organización de la empresa y de los diferentes departamentos o áreas que la componen.
Digitalización de la información y documentos
Para poder trabajar con un sistema de gestión documental es necesario que todos los documentos de la empresa se encuentren en formato digital, por lo que todos los documentos que aún se manejen en papel tienen que ser digitalizados.
Este proceso es muy sencillo, simplemente se necesita el uso de un escáner y los documentos físicos pasarán a ser documentos digitales que se almacenan en la base de datos centralizada del sistema de gestión. El procedimiento puede ser un tanto tedioso y un tanto costoso, pero debes de tener en cuenta que realizar una digitalización ordenada de los documentos de la empresa permite aprovechar al máximo los sistemas de gestión, lo que terminarán representando más ventajas que hacen que merezca la pena el proceso de digitalización de los documentos.
Información segura
La seguridad es otro de los puntos clave que se debes de tener en cuenta si estás pensando en instalar uno de estos sistemas en tu empresa. En muchas ocasiones, las empresas tienen todos sus documentos guardados en ficheros físicos o en memorias USB o discos externos, pero las posibilidades de que estas formas de almacenamiento se vean afectadas son bastante elevadas debido a la aparición de cualquier problema de seguridad.
Los sistemas ERP con un módulo de gestión documental se encargan de realizar copias digitales de los documentos, incluso de documentos que se encuentran en papel, por lo que el riesgo de que la información se vea afectada se reduce drásticamente.
Así, la información de la empresa estará segura y se encontrará ubicada dentro del mismo sistema, el cual puede tener distintas características de seguridad, como la posibilidad de poder recuperar los datos e información en caso de que se presente un problema.
Posibilidad de compartir los documentos
Muchos de los documentos que utilizan las empresas están hechos con el propósito de ser compartidos con otros departamentos o trabajadores de la empresa.
Para facilitar esta tarea se pueden crear distintos grupos de acceso ilimitado para ciertos trabajadores o para ciertas áreas, lo que permite que los documentos se puedan compartir fácilmente.
Los gestores de información permiten que los distintos grupos o perfiles (como clientes, proveedores, etc.) tengan acceso a cierta información dependiendo de la relación que tengan con la misma. De esta forma, se pueden evitar el hecho de tener que enviar correos electrónicos o utilizar memorias USB para poder compartir la información.
¿Cómo elegir el mejor sistema ERP con un módulo de gestión documental para tu empresa?
Los programas ERP brindan una serie de módulos a las empresas según el sector; uno de los más importantes es el módulo de gestión. Gracias a este elemento, las empresas pueden automatizar tareas, digitalizar información, compartir documentos y recuperar datos en caso los pierdan por error. Es necesario evaluar los módulos que necesitas para elegir el mejor ERP.
Ya repasamos algunas de las ventajas, aunque lo cierto es que estos sistemas se pueden adaptar a la perfección a múltiples tipos de empresas, por lo que las ventajas que podrías disfrutar son muy variadas.
Hoy en día podemos encontrar distintas alternativas de ERP con un módulo de gestión documental, por lo que debes de comparar los distintos precios de ERP disponibles, siempre teniendo en cuenta tus necesidades y contactando con un proveedor profesional que tenga años de experiencia en el sector, de forma que te pueda ayudar a determinar cuál es la mejor solución para tu empresa.
¿Cómo implementar un ERP?
El implementar un ERP no es un proceso complicado, pero debe realizarse bastante bien, con ello se asegura que el programa responda bien y no posea errores. Se deberá pasar por el planeamiento, organización, control, ajustes, y pruebas.
