Cambiar de Excel a un ERP

¿Para quién es esta guía?

Esta guía está pensada para todas aquellas personas que se dedican a la gestión de empresas que venden productos o servicios y que están interesadas en encontrar un sistema que les ayude a optimizar el proceso de gestión, de forma que puedan desprenderse de las hojas de cálculo de Excel y sustituirlas por un ERP.

                                                       

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¿Para qué sirve?

Gracias a la información que puedes ver en esta guía podrás informarte sobre todas las ventajas que aporta la implementación de un sistema ERP respecto al uso de las hojas de cálculo de Excel para tu empresa o negocio.

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¿Por qué es mejor implementar un ERP que utilizar el Excel?

La instalación de un ERP para tu empresa supone un gran avance en la gestión de los diferentes departamentos de tu empresa. De hecho, el ERP garantiza un buen ahorro de tiempo y de dinero en los procesos. En cambio, el uso de Excel es un sistema demasiado anticuado y que en cuanto crezca tu empresa y el volumen de tu negocio, entonces quedará obsoleto.

¿Lo necesito?

Desde luego, si quieres dar un fuerte impulso a tu negocio, lo mejor que puedes hacer es dejar de utilizar las hojas de Excel e implementar el sistema de gestión de un ERP, que ha sido concebido precisamente para centralizar toda la información de los diferentes departamentos de tu empresa de forma correcta.

Información sobre el proceso de cambio de Excel a ERP

Excel es una excelente herramienta que es muy útil para desempeñar una gran cantidad de tareas y trabajos. Sin embargo, hoy en día no es la mejor opción en cuanto a gestión, ya que hay herramientas de gestión mucho más avanzadas y completas, como es el caso de los sistemas ERP. De forma que si eres una de las empresas que aún utilizas Excel como una herramienta de gestión y estás pensando en utilizar un ERP pero no estás muy seguro sobre si en realidad es un cambio necesario o inteligente, en este artículo encontrarás información que te será de mucha utilidad para tener una imagen más completa sobre cuáles son las desventajas de seguir usando Excel como una herramienta de gestión y cuáles son las ventajas de utilizar un ERP, que es un sistema especializado en la gestión y automatización de las empresas.

Es cierto que las hojas de cálculo son muy sencillas de utilizar y, en la mayoría de los casos, no requieren de conocimientos avanzados o muy específicos, pero en realidad no son la mejor opción para gestionar la actividad de un negocio o una empresa. Es cierto que si eres un emprendedor o una empresa muy pequeña tal vez una hoja de cálculo de Excel puede ser útil para todo lo que necesitas, por lo que es importante tener en mente es esta pregunta: ¿Cuándo es un buen momento para cambiar tu hoja de Excel por un ERP? En este artículo podrás encontrar la respuesta a esa pregunta.

Desventajas de usar Excel para la gestión de la actividad de tu empresa

Más adelante hablaremos sobre las ventajas que pueden representar los sistemas ERP en este sentido, pero antes de hacerlo queremos que tengas claro cuáles son las desventajas de gestionar la actividad de tu empresa y los servicios que presta usando una hoja de cálculo de Excel.

Entre las principales desventajas que podemos encontrar en el uso de Excel es fácil destacar las siguientes:

• Excel no puede aportar información que sea de utilidad para poder agilizar la toma de decisiones dentro de la empresa.
• Las hojas de cálculo de Excel no están pensadas para poder ser usadas como una base de datos, por lo que este aspecto representa grandes desventajas.
• En Excel es necesario que los procesos se actualicen de forma manual, lo que implica que se sigue perdiendo tiempo y recursos valiosos para la empresa.
• Cuando se utilizan hojas de cálculo para gestionar la actividad de la empresa, conforme la compañía va creciendo, estas hojas son cada vez más complicadas de controlar y se vuelve un trabajo muy abrumador.
• Los datos se encuentran en riesgo de perderse fácilmente, además de que también existe un gran margen de que se cometan errores en el proceso.
• Cuando se utilizan hojas de Excel la información realmente no está centralizada o conectada entre sí, por lo que los informes son incompletos o simplemente no son tan efectivos.

¿Cuándo es un buen momento para cambiar de Excel a ERP?

Como mencionamos anteriormente, es normal que muchos emprendedores o pequeñas empresas no estén seguros sobre cuándo es un buen momento para dejar de gestionar el negocio con una hoja de Excel y comenzar a usar un sistema ERP.

Si la situación de tu negocio o empresa cumple con alguno de los siguientes puntos o escenarios, sería una buena idea que comiences a plantearte la posibilidad de dejar de usar las hojas de Excel e implementes un sistema de gestión ERP:

• El hecho de compartir o conectar información o datos entre los diferentes departamentos del negocio es muy complicado y constantemente se crean nuevas versiones de los documentos ocupados.
• La empresa no cuenta con toda la información fiable y necesaria y esto hace que la toma de decisiones sea más lenta y menos efectiva.
• Constantemente se cometen errores y cada vez es más complicado que la empresa llegue a los objetivos que han sido planteados.
• Los trabajadores pasan mucho tiempo en tareas de gestión, mecánicas y administrativas que en realidad son poco valiosas para el negocio. Es decir, pierden tiempo y recursos en tareas que fácilmente podrían automatizarse con un buen sistema de gestión.

Razones por las que deberías cambiar Excel por un ERP

Los sistemas ERP son soluciones de gestión empresarial que se especializan en centralizar y agilizar la información y los procesos de una empresa, desde el inventario, la contabilidad, las compras, la producción, la planificación, etc, pasando por todos los departamentos o áreas de un negocio. Desde esa breve descripción ya debes de tener una imagen general sobre por qué hacer el cambio sería algo muy positivo para tu empresa y estos son algunos de los puntos principales que deberías de tener en cuenta:

• Toda la información de la empresa siempre se mantiene actualizada y todos los trabajadores pueden tener acceso a la información en cualquier momento y de una forma sencilla y efectiva.
• Los sistemas ERP aportan mucha más agilidad y eficiencia a la empresa al poder simplificar todos los procesos del negocio.
• Un ERP destaca por poder centralizar toda la información de la empresa, incluyendo todos los departamentos o áreas de la misma, de forma que se tiene un mejor control sobre cada uno de ellos.
• El sistema se encarga de generar estadísticas e informes completos que brindan una información muy relevante, lo que hace que la toma de decisiones sea mucho más efectiva.
• Un ERP es mucho más seguro que una hoja de cálculo, evitando que se puedan perder datos e información importante al respecto. Evitar este tipo de complicaciones termina teniendo un impacto positivo en la productividad del negocio en cuestión.
• El uso de un sistema de gestión es más fácil e intuitivo de lo que muchas personas piensan, por lo que los procesos podrán realizarse de una forma mucho más efectiva.
• La gran mayoría de los procesos de gestión que antes tenían que hacerse manualmente ahora se pueden realizar de una forma automatizada, suponiendo un gran avance en este sentido.

Tal y como hemos visto en este artículo, cambiar el sistema de Excel por un programa que en realidad esté especializado en la gestión de negocios es una de las mejores decisiones que puedes tomar para tu negocio una vez que hayas llegado a un punto en el que sería un movimiento útil y necesario.

En la actualidad existe una gran variedad de sistemas ERP que se pueden adaptar a las necesidades de tu empresa, sin tener en cuenta el sector al que pertenezca tu negocio.