¿Para quién es esta guía?

Esta guía está elaborada pensando en todo tipo de negocios, tanto grandes empresas como Pymes y su objetivo principal es dar a conocer las excelentes ventajas del ERP para el crecimiento del negocio, tanto en la gestión de los clientes como en la optimización de los recursos disponibles a través del uso la tecnología.

                                                       
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¿Para qué sirve?

Esta es una guía que resume de forma muy clarificadora todas las ventajas del sistema ERP, de forma que no tengas que perder tiempo buscando información al respecto por toda la web. Aquí encontrarástodos los aspectos positivos de poner en marcha un ERP ordenados en función de su importancia para las empresas.

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¿Por qué hay que conocer las ventajas del ERP?

La puesta en marcha de un sistema ERP es algo que tiene una cierta complejidad, dependiendo de las características del negocio en cuestión, ya que afecta a todos los departamentos de la empresa. Por eso, estar informado de todas las ventajas del ERP te ayudará a ser consciente de hasta qué punto merece la pena implementarlo en tu negocio.

¿Lo necesito?

Desde luego, si quieres que tu negocio crezca a buen ritmo y se agilicen los distintos procesos y la coordinación entre los diferentes departamentos de tu empresa, instalar un ERP en tu negocio es algo imprescindible. Como la información es poder, esta herramienta del ERP te aporta la ventaja de acceder a datos que hasta ahora desconocías, permitiéndote mejorar notablemente tu rendimiento comercial.

¿Qué es un sistema ERP y por qué debo implementarlo?

Los sistemas ERP se han convertido en una opción muy interesante y popular entre las empresas gracias a que representan una gran serie de ventajas que son muy útiles para que una empresa pueda mejorar todos sus procesos, efectividad y rentabilidad. Por eso, si estás pensando en implementar un sistema ERP para tu empresa que sepas que vas a tomar una de las mejores decisiones para sacar el máximo partido a tu negocio.

Entre las ventajas del ERP hay que destacar que se trata de un sistema que tiene una gran adaptabilidad y múltiples funciones que permiten mejorar el funcionamiento de tu empresa y en último término, de los resultados económicos de tu negocio.

ERP son las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning, que se puede traducir al español como “Planificación de Recursos Empresariales” y se trata de un sistema que ofrece un conjunto de aplicaciones de software integradas que hacen que sea mucho más fácil automatizar los procesos y prácticas de tu empresa que estén relacionadas con los aspectos productivos u operativos de tu negocio.

De esta forma, una de las grandes ventajas de los ERP es que hacen que estos procesos sean más sencillos gracias a la centralización de la información de todas las áreas que componen tu empresa, como son: la logística, recursos humanos, producción, compra, atención al cliente, marketing y servicios.

Otra de las ventajas más importantes por las que destacan los sistemas ERP es que tienen una gran escalabilidad y modularidad, lo que significa que cuenta con distintas opciones para implementar funcionalidades que tu empresa pueda llegar a necesitar sin la necesidad de hipotecar necesidades futuras o el crecimiento de tu negocio, por lo que siempre será una buena inversión.

Para que el sistema ERP pueda ser llevado a cabo correctamente en tu negocio es necesario realizar una consultoría que se encargue de analizar todo tu modelo empresarial, los procesos, las estrategias y los flujos de información que se tienen que compartir entre los distintos departamentos de los que está conformada tu empresa. De esta forma, se pude aprovechar al máximo el cambio para poder modelar y mejorar los procesos y aspectos que los expertos consideren necesarios.

El objetivo principal de un sistema ERP es centralizar y unificar la información proveniente de las distintas áreas de la empresa, mejorando la fluidez de la información y evitando cualquier duplicidad de la misma.

Implementar un sistema ERP: ventajas principales para tu empresa

Para que puedas tener en cuenta algunas de las razones principales por las que cada vez son más las empresas que están implementando las ventajas de los ERP con el fin de poder beneficiarse de sus atributos, aquí te facilito una lista completa con las mejoras que supone para tu negocio:

Mejora la toma de decisiones

Gracias a la centralización de la información y a que esta se puede consultar de forma más ágil y en tiempo real, mejora de forma automática los tiempos de respuesta de la empresa.

Optimiza los procesos de gestión

Todos los datos se muestran de forma limpia y ordenada, pudiendo tener una excelente interacción con los datos de las distintas áreas de la empresa y todo utilizando la misma herramienta. Esto permite que mejore notablemente la eficiencia de todo el negocio.

Datos seguros

Toda la información de la empresa está almacenada dentro de una misma base de datos o contenedor y el acceso a dicha base de datos se encuentra protegido y restringido solo a cada usuario. Como consecuencia, esto hace que todo el proceso de las labores de backup y mantenimiento sean mucho más sencillas.

Se adapta a las necesidades reales

Antes de la instalación del sistema ERP se lleva a cabo una consultoría para que se puedan definir de forma real las necesidades de tu empresa. De esta forma, el sistema ERP puede personalizarse para adaptarse a las necesidades de tu empresa.

Para conseguirlo tienen que revisarse los principales procesos que ocasionan la mayor parte de la actividad dentro de la empresa.

Escalabilidad y modularidad

Utilizar una herramienta de gestión ERP jamás supondrá un problema para el crecimiento de la empresa. Los buenos sistemas de gestión deben de cumplir las necesidades de la empresa tal y como sean sus condiciones. Cuando una empresa crece se pueden disponer de más módulos adicionales que se pueden incorporar al sistema ERP en cualquier momento y sin afectar a su funcionamiento.

Automatización de las tareas

Ciertas tareas periódicas tienen la capacidad de automatizarse para así poder reducir notablemente la dedicación de los recursos de la empresa y de esta forma pueden centrarse en otras tareas más productivas.

Entre los procesos que se pueden automatizar encontramos los seguimientos, informes, reclamaciones, comunicaciones y muchas otras gestiones.

De esta forma, puede aumentar la eficiencia de la empresa al mismo tiempo que se reducen los errores y los costes empresariales.

Un mayor control

Todas las interacciones que se tienen con el ERP quedan registradas, por lo que de esta forma se puede hacer un seguimiento completo o una auditoria sobre un proceso, un documento o un dato.

No más duplicidades

La centralización e integración de información que proporciona un sistema ERP permite que los responsables de los distintos departamentos puedan tener acceso en tiempo real a la misma información. Esto hace que los registros duplicados se vean reducidos o eliminados, lo que permite eliminar la duplicación de operaciones y permitir que los recursos de la empresa sean mejor aprovechados.

Una mejor toma de decisiones

El hecho de que la información esté centralizada también hace que sea posible crear una base de datos común que contenga información limpia, ordenada y confiable. Esto a su vez hace que sea más sencillo tener una estimación más exacta de los escenarios futuros. Es decir, los gerentes tendrán acceso a información centralizada desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Así se mejora el proceso de toma de decisiones.

Diseño modular y escalabilidad

Una de las características destacables de los sistemas ERP es que son modulares, lo que quiere decir que una empresa puede sólo contratar las prestaciones que requiera en un determinado momento.

En caso de que en un futuro la empresa crezca, en cualquier momento se pueden contratar o instalar nuevos módulos adicionales para ajustarse a las necesidades de la empresa.

Es decir, en cualquier momento se puede adaptar a las necesidades específicas de la empresa. Cuando se implemente o haya algún cambio, el proveedor deberá configurar la aplicación para adaptarla a las necesidades específicas de la empresa.

Mejora en la capacidad y eficiencia operativa

Además de eliminar las duplicidades, los sistemas ERP también pueden automatizar actividades que antes tenían que realizarse de forma manual o que requerían de cierto trabajo manual, lo que permite evitar errores relacionados con el componente humano. Asimismo, esto permite que la empresa pueda mejorar notablemente su capacidad operativa al poder utilizar sus recursos mejor.

Integración con proveedores y clientes

Algunos de los sistemas ERP más modernos también pueden integrar otros datos a la cadena de valor, como pueden ser los proveedores y los clientes.

De esta forma, el proveedor pasará a ser un socio estratégico que podrá participar activamente en el desarrollo de nuevos productos, lo que permite reducir los costes y mejorar la productividad.

En cuanto a los clientes, con el sistema ERP se puede crear un marco de comunicación y colaboración con los clientes. De esta forma, la empresa tendrá más información sobre las necesidades de compra de los clientes, así como del inventario que está disponible. Esto sin duda alguna repercutirá notablemente en el incremento futuro de las ventas, ya que los clientes se encontrarán más satisfechos con los servicios prestados por la compañía.

Por tanto, los sistemas ERP representan una gran cantidad de beneficios para las empresas y dependiendo del tipo de empresa que sea podemos encontrar más o menos ventajas, pero todas ellas son capaces de mejorar los procesos de la empresa.

Razones principales por las que una empresa necesita un ERP

Es el momento de dejar que la tecnología forme parte de las empresas para conseguir mejores resultados. Muchos empresarios piensan “así se ha hecho siempre”, pero lo cierto es que las empresas exitosas nunca dejan de mejorar sus procesos y de innovar para conseguir la mejor eficiencia posible dentro de la empresa.

El objetivo principal que tienen los sistemas ERP no es cambiar la forma en la que se trabaja dentro de la empresa, sino permitir que los clientes estén informados de forma rápida al poder conocer todos los datos sobre cada pedido o sobre cada mercancía que se esté esperando. También permite conocer el estado de las distintas partes del proceso de compra.

Además, gracias al ERP se consigue que el trabajo pueda hacerse de forma más rápida y efectiva. Gracias a esto se puede conseguir un mayor volumen de ventas haciendo que la inversión del sistema ERP se pueda recuperar por completo en unos pocos meses. Su implementación termina ahorrando una gran cantidad de tiempo y mejorando la eficiencia de cada trabajador.

Para terminar, debes tener claro que su uso en realidad es bastante sencillo y práctico, pudiendo ser entendido en muy poco tiempo.

¿Qué usos se le pueden dar a un sistema ERP?

Integra la información financiera de la empresa

Cuando las empresas no cuentan con un sistema integrado, los departamentos individuales como ventas, finanzas, etc, tienen que utilizar sistemas separados y lo más probable es que cada uno de estos sistemas tenga números diferentes en lo que referente a los gastos e ingresos. Esto hace que el personal de todos los niveles pierda tiempo intentando conciliar los números en lugar de invertir ese tiempo en mejorar los procesos de la empresa.

Proporcionar información sobre los clientes

La gran mayoría de los ERP System incluyen herramientas que se encargan de gestionar la relación con el cliente, lo que permite rastrear las interacciones de los clientes con la empresa. Cuando se combina la información de estas interacciones con la información que se tiene sobre los pedidos, las entregas, solicitudes, devoluciones, etc, entonces se tiene información completa sobre el comportamiento y las necesidades de los clientes.

Integración de las órdenes

Un buen ERP System permite coordinar distintas tareas de la empresa, desde la toma de pedidos, el inventario, la fabricación, la distribución o la contabilidad. Esto hace que el proceso sea mucho más rápido, simple y reduce notablemente las probabilidades de que se produzca un error.

Agilidad y estandarización de la fabricación

Las compañías que se dedican a las manufacturas, sobre todo aquellas que tienen un gran interés en adquisiciones y fusiones, por lo general suelen comprobar que hay múltiples unidades de negocio que crean equipos similares usando distintos métodos y sistemas informáticos. Con el uso de sistemas ERP se pueden automatizar y estandarizar los procesos de fabricación. Gracias a la estandarización se puede ahorrar tiempo y mejorar la productividad.

Estandarización de la información de recursos humanos

Las empresas, sobre todo aquellas que cuentan con múltiples unidades de negocio, no tienen una forma sencilla de poder comunicarse con los empleados sobre los beneficios o sobre el seguimiento de las horas y los gastos. Los sistemas ERP que cuentan con un portal de autoservicio permiten que los empleados puedan mantener su propia información personal, al mismo tiempo que facilita el informe de seguimiento de gastos, de tiempo, solicitudes de vacaciones, capacitación, programación, etc.

Estas son solo algunas de las formas en las que la implementación de un ERP System se puede aprovechar dentro de una empresa, ya que tiene muchos más usos. Pero ahora daremos un repaso a los beneficios o ventajas principales que aporta la puesta en funcionamiento de un sistema ERP en una empresa.

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