En la gestión empresarial la herramienta seleccionada tiene una gran importancia a la hora de agilizar los distintos procesos que se realizan en el día a día. Actualmente, muchas empresas apuestan por sistemas ERP, donde la gestión se realiza de forma centralizada y abarca todos los departamentos de una empresa. Un ERP aporta numerosas ventajas a la hora de gestionar y controlar todas las áreas de un negocio, como la reducción de costes, mejor funcionamiento interno de la empresa, agilidad en la toma de decisiones, o reducción de errores gracias a la automatización, entre otros beneficios.

Qué es un software ERP

Un programa de planificación de los recursos empresariales o ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema de gestión empresarial que se encarga de la administración y control centralizado de todas las áreas de un negocio. Se trata de una solución modular que es flexible y escalable, pudiéndose aumentar o disminuir según las necesidades de gestión de la empresa en cada momento (añadiendo o quitando módulos).

Al implementar un ERP una empresa tendrá un control preciso de todo lo que ocurre en su negocio ayudando a realizar un uso óptimo de sus recursos y a mejorar el funcionamiento de sus procesos y tareas.

                                                       
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Cómo es el funcionamiento de una solución ERP

Centralización de datos

Un ERP es una solución de gestión integral, lo que quiere decir que centraliza toda la información que genera la empresa en una única base de datos donde la almacena, clasifica y analiza, para permitir el acceso a la misma desde cualquier departamento o área de la empresa.

Todas las áreas de la empresa se unifican cuando se migra a un software ERP, desde el departamento de Recursos Humanos o logística, hasta el de producción y ventas.

Modelo modular

Un ERP trabaja de forma modular dividiendo las distintas áreas del negocio en módulos independientes de gestión que se pueden implementar o no en el ERP, según las necesidades de la empresa. Estos módulos corresponden a las principales áreas de gestión y a los procesos más importantes de un negocio. 

Los módulos habituales de un ERP son el de finanzas y contabilidad, logística y transporte, recursos humanos, marketing y ventas, y producción.

Automatización de tareas

El funcionamiento de un ERP se basa principalmente en la automatización de muchas de las tareas que se realizan en la actividad de la empresa. Gracias a la automatización se reducen los errores humanos, se aceleran los procesos y se evita solapar tareas entre departamentos. Como resultado, los trabajadores liberan tiempo que pueden dedicar a actividades más importantes o productivas.

Un ERP agiliza el funcionamiento de un negocio al automatizar tareas rutinarias y tediosas, facilitando el tránsito de la información en tiempo real y ayudando a que se tomen decisiones más rápidas y certeras.

Escalable

Un sistema ERP es muy flexible y tiene la capacidad de adaptarse a las necesidades de gestión de la empresa en cada momento. Cuando una empresa comienza a utilizar un ERP, solo serán necesarios una serie de módulos concretos que respondan a sus necesidades de gestión. Con el paso del tiempo estas necesidades pueden variar y será necesario añadir un nuevo módulo de gestión para cubrir esa área o actividad que se va a realizar. 

Con un ERP es muy sencillo añadir ese nuevo módulo de gestión sin que ello suponga un gran impacto en el funcionamiento de la empresa o que afecte a su actividad habitual.

Seguridad

Con un ERP el flujo de información en la empresa es constante, almacenando datos de forma centralizada independientemente del canal de comunicación como correos electrónicos, redes sociales, llamadas de teléfono, formularios web, o la información que genera el propio software (facturas, presupuestos, órdenes de compra, informes, etc.).

Los programas ERP actuales incorporan mecanismos de seguridad avanzados para garantizar la integridad y privacidad de los datos que manejan, añadiendo encriptación de datos para aumentar la seguridad en el tránsito de la información.

ERP cloud

En la actualidad un ERP en la nube es la mejor solución de gestión, tanto para grandes corporaciones y empresas, como para pymes y autónomos. El cloud computing aporta mayor eficiencia al funcionamiento de un ERP, ayudando a la gestión centralizada de la información del negocio y aportando un alto nivel de movilidad, tanto para los trabajadores que realizan su función fuera de las instalaciones de la empresa, como a los teletrabajadores.

Con un ERP en la nube es posible acceder a cualquier dato del negocio sin estar limitados a un horario específico o estar presentes en una ubicación determinada. Por ejemplo, el equipo de ventas puede consultar un informe de riesgos de un cliente elaborado por el departamento financiero en tiempo real, sin necesidad de realizar una solicitud o petición que ralentizará el proceso y cerrar una preventa. Gracias a esa agilidad e inmediatez el departamento de ventas podrá tomar mejores decisiones a la hora de cerrar las condiciones de una contratación o venta.

Al elegir el mejor ERP para implementar en una empresa se estará apostando por una gestión integral y centralizada de todas sus áreas de negocio. Un ERP ayuda a mejorar el funcionamiento de todos los procesos y tareas que realiza la empresa, facilita el acceso a la información en tiempo real y ayuda a llevar una gestión óptima de los recursos empresariales.

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