Cómo funciona ERP

En la gestión empresarial la herramienta seleccionada tiene una gran importancia a la hora de agilizar los distintos procesos que se realizan en el día a día. Actualmente, muchas empresas apuestan por sistemas ERP, donde la gestión se realiza de forma centralizada y abarca todos los departamentos de una empresa. Un ERP aporta numerosas ventajas a la hora de gestionar y controlar todas las áreas de un negocio, como la reducción de costes, mejor funcionamiento interno de la empresa, agilidad en la toma de decisiones, o reducción de errores gracias a la automatización, entre otros beneficios.

¿Para quién es esta guía?

Esta guía es muy útil para todos aquellos que estén pronto a adquirir un ERP, o aquellos que ya poseen un ERP y quieren comprobar si es funcional. Incluso si solo deseas saber cómo funciona este sistema. Ya sea si eres un usuario, administrador, responsable de compra, trabajador independiente, o si solo una persona curiosa por este tipo de informaciones. Esta guia posee un lenguaje muy sencillo y fácil de entender, por lo que podrás conocer todo sobre el funcionamiento de los ERP’s fácilmente.

¿Para qué sirve?

En la guía encontrarás una definición sobre el sistema ERP, así como información sobre el funcionamiento de estas soluciones, rescatando aspectos esenciales que te brindarán información sobre lo que puede hacer, además de sus ventajas. Estos datos te permitirán conocer lo suficiente sobre los ERP’s, podrás tomar decisiones acerca de su implantación, de su sustitución, mejoras, actualizaciones, etc.

¿Lo necesito?

Sí, no hay empresa que no necesite de un sistema ERP actualmente, existen muchas razones par implantar uno de estos sistemas, empezando por los resultados, ventajas competitivas que brinda, así como la rentabilidad. Existen muchísimos diferentes tipos de ERP, para todo tipo de empresa y necesidad, se ajusta a ellas de modo que todo tipo de organización puede hacer uso de ella. Gracias a los muchos módulos y funciones con los que cuentan, pueden adaptarse desde pymes hasta enormes corporaciones internacionales.

¿Qué es un software ERP?

Un programa de planificación de los recursos empresariales o ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema de gestión empresarial que se encarga de la administración y control centralizado de todas las áreas de un negocio. Se trata de una solución modular que es flexible y escalable, pudiéndose aumentar o disminuir según las necesidades de gestión de la empresa en cada momento (añadiendo o quitando módulos).

Al implementar un ERP una empresa tendrá un control preciso de todo lo que ocurre en su negocio ayudando a realizar un uso óptimo de sus recursos y a mejorar el funcionamiento de sus procesos y tareas. Es una herramienta tecnológica que es capaz integrar todo el flujo empresarial, así como automatizar y agilizar los procesos que comprende. Así todos los sectores pueden acceder a la información y realizar gestiones como administrar datos e informaciones. 

Los sistemas ERP son una gran ventaja dentro de las empresas, según los estudios, se ha observado que con solo implantar un ERP, un 40% de las empresas notan el aumento de productividad. Esto se debe a todo lo que puedes realizar con un ERP, sus integraciones, inteligencia comercial, informes, etc. Los ERP son un sistema actual y moderno que plantea su vigencia por un largo tiempo, la mayoría de empresas lo adquieren para innovar y migrar de sistemas obsoletos a unos más completos, capaces de integrarse a todos los otros asistentes digitales que posee, así como para resolver problemas, ya sean de procesos, errores, duplicados, gestión de información, etc.

                                                               
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Cómo es el funcionamiento de una solución ERP

Un ERP es un complejo sistema que se orienta a la gestión de empresas u organizaciones, se adapta a ellas sin importar su tamaño o sector, incluso existen muchos ERP’s que se especializan en ciertos sectores. El objetivo de estos ERP’s es poder articular y centralizar la información para poder tener una mejor administración, optimizar todos los procesos, dar respuestas coordinadas y adaptadas a tus problemas. Veamos algunas de las funciones que es capaz de realizar:

  • Centralización de datos

Un ERP es una solución de gestión integral, lo que quiere decir que centraliza toda la información que genera la empresa en una única base de datos donde la almacena, clasifica y analiza, para permitir el acceso a la misma desde cualquier departamento o área de la empresa.

Todas las áreas de la empresa se unifican cuando se migra a un software ERP, desde el departamento de Recursos Humanos o logística, hasta el de producción y ventas.

  • Modelo modular

Un ERP trabaja de forma modular dividiendo las distintas áreas del negocio en módulos independientes de gestión que se pueden implementar o no en el ERP, según las necesidades de la empresa. Estos módulos corresponden a las principales áreas de gestión y a los procesos más importantes de un negocio. 

Los módulos habituales de un ERP son el de finanzas y contabilidad, logística y transporte, recursos humanos, marketing y ventas, y producción.

  • Automatización de tareas

El funcionamiento de un ERP se basa principalmente en la automatización de muchas de las tareas que se realizan en la actividad de la empresa. Gracias a la automatización se reducen los errores humanos, se aceleran los procesos y se evita solapar tareas entre departamentos. Como resultado, los trabajadores liberan tiempo que pueden dedicar a actividades más importantes o productivas.

Un ERP agiliza el funcionamiento de un negocio al automatizar tareas rutinarias y tediosas, facilitando el tránsito de la información en tiempo real y ayudando a que se tomen decisiones más rápidas y certeras.

  • Escalable

Un sistema ERP es muy flexible y tiene la capacidad de adaptarse a las necesidades de gestión de la empresa en cada momento. Cuando una empresa comienza a utilizar un ERP, solo serán necesarios una serie de módulos concretos que respondan a sus necesidades de gestión. Con el paso del tiempo estas necesidades pueden variar y será necesario añadir un nuevo módulo de gestión para cubrir esa área o actividad que se va a realizar. 

Con un ERP es muy sencillo añadir ese nuevo módulo de gestión sin que ello suponga un gran impacto en el funcionamiento de la empresa o que afecte a su actividad habitual.

  • Seguridad

Con un ERP el flujo de información en la empresa es constante, almacenando datos de forma centralizada independientemente del canal de comunicación como correos electrónicos, redes sociales, llamadas de teléfono, formularios web, o la información que genera el propio software (facturas, presupuestos, órdenes de compra, informes, etc.).

Los programas ERP actuales incorporan mecanismos de seguridad avanzados para garantizar la integridad y privacidad de los datos que manejan, añadiendo encriptación de datos para aumentar la seguridad en el tránsito de la información.

  • ERP cloud

En la actualidad un ERP en la nube es la mejor solución de gestión, tanto para grandes corporaciones y empresas, como para pymes y autónomos. El cloud computing aporta mayor eficiencia al funcionamiento de un ERP, ayudando a la gestión centralizada de la información del negocio y aportando un alto nivel de movilidad, tanto para los trabajadores que realizan su función fuera de las instalaciones de la empresa, como a los teletrabajadores.

Con un ERP en la nube es posible acceder a cualquier dato del negocio sin estar limitados a un horario específico o estar presentes en una ubicación determinada. Por ejemplo, el equipo de ventas puede consultar un informe de riesgos de un cliente elaborado por el departamento financiero en tiempo real, sin necesidad de realizar una solicitud o petición que ralentizará el proceso y cerrar una preventa. Gracias a esa agilidad e inmediatez el departamento de ventas podrá tomar mejores decisiones a la hora de cerrar las condiciones de una contratación o venta.

Al elegir el mejor ERP para implementar en una empresa se estará apostando por una gestión integral y centralizada de todas sus áreas de negocio. Un ERP ayuda a mejorar el funcionamiento de todos los procesos y tareas que realiza la empresa, facilita el acceso a la información en tiempo real y ayuda a llevar una gestión óptima de los recursos empresariales.

En el mercado de los ERP, existen todo tipo de soluciones cada una para cada tipo de empresa, entre los que encontrarás los ERP como Holded, Oracle, Ekon, o A3ERP.

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Beneficios de un ERP

El sistema de ERP surgió como una evolución tecnológica de los ordenadores, contribuyendo con la gestión empresarial, integrando procesos y logrando eliminar gastos en muchos programas de asistencia paralelos. La finalidad es ayudar, un ERP se encarga de la administración y gestión de la empresa, es así que todos aquellos procesos y gestiones que tomaban mucho tiempo, ahora se realizan de manera sencilla y rápidamente, siendo muy flexible y adaptable.

Un ERP disminuye a la totalidad los errores internos y manuales, errores que juntos pueden ser extremadamente dañinos y peligrosos. Evitas errores de gestión, de logística, de coordinación, errores contables, etc. A ello, se le suma la seguridad y agilidad para procesar toda la información.

Entre los beneficios específicos que puedes encontrar en un ERP, se encuentran algunos como: la capacidad de acceder de manera remota y en cualquier momento al sistema, además de seguridad, ahorro de papel, incremento de eficiencia, control financiero, operaciones en tiempo real, inventarios rápidos, facturación instantánea, comunicación rápida y asertiva, así como reducción de gastos, y mejora de la competitividad.

Los ERP’s suelen contar con módulos para la gestión de impuestos, contabilidad y facturación, finanzas y tesorería, compras y ventas, además de información gerencial, documentación, recursos humanos, etc. Por lo que son capaces de cubrir muchos aspectos de gestión en las diferentes áreas de la organización. Así mismo, es necesario recordar que la adaptabilidad del ERP es un gran beneficio, pues no solo se ajusta mucho más tus objetivos y necesidades, sino que es capaz de ahorrar gastos en su implantación y adquisición.

¿Cuáles son las ventajas de implementar un ERP en tu negocio?

De acuerdo a lo anterior, donde estábamos explicando sobre las distintas funcionalidades de estas grandes herramientas, aporta mucho a cualquier negocio y tiene muchas ventajas. Esto es muy importante conocerlo para así empezar a revisar los diferentes precios de ERP, saber cuánto estaría dispuesto a invertir una empresa por este tipo de herramientas tecnológicas y sobre todo ver si es necesario implementarlo en la organización o no.

Entre las ventajas que se tiene de tener una de estas herramientas está el hecho de que te ayuda a tener un mejor control de los procesos a través de la toma de decisiones. Al tener más optimizado los procesos de una organización y de igual manera tener más control sobre ellos, todos los de una organización pueden ver el estado de la empresa y de acuerdo a ello pueden visualizar lo que está desarrollándose de manera correcta o de manera incorrecta, de acuerdo a ello, pueden tomar futuras decisiones que mejoren el rumbo de la empresa.

Otra grande de las ventajas que se tiene es la seguridad de los datos que tienes al tener instalado este tipo de programas, esto debido a que el hecho de tener estos programas hace que toda tu información esté más organizado que nunca. Sí, puedes tener todo en un solo lugar y eso hace que tengas más seguridad informática dentro de tu computador. Esta es una gran solución para muchas empresas pues hay mucha inseguridad en la red con tanta cantidad de información. Un ERP es una buena opción si quieres tener todo más asegurado.

Otra de las grandes ventajas es que como se tiene mejor control de todos los datos que pueda haber en una organización, esto hace que los procesos sean optimizados en mayor manera. Además, gracias a que se tenga todo en una herramienta, se puede tener esa interacción entre todas las áreas de una empresa y esto permite que se incremente la eficiencia de la empresa de una manera considerable. Además, este tipo de herramientas permite que todo esté más ordenado y sea más entendible para todos los empleados.

Una gran ventaja en estas herramientas sin duda es que tiene una gran adaptibilidad a las necesidades de tu empresa. Antes de que cualquier organización adquiera estos programas siempre hay consultorías para poder ver cuál encaja mejor para la organización en que estamos y su situación actual. De modo que así podemos elegir al mejor para nuestra empresa. Hay diferentes tipos de estas herramientas de acuerdo a las necesidades que se tenga, de la misma manera, ver cuál se adapta mejor a nuestro presupuesto.

Todo estará automatizado. Con estas herramientas sin duda tendrás otra de las grandes ventajas, es que todas las tareas serán manejadas más fáciles porque todo será automatizado. Estas tareas son la realización de informes, reclamaciones, comunicaciones, seguimientos  y otras gestiones que serán más fáciles de controlar ahora y utilizar ese tiempo en otro destino de la empresa. De esta manera, se reduce los recursos de la empresa que eran usados en estas tareas.

En general una ventaja que sintetiza todo lo anterior mencionado sería sin duda que todo esto otorga un mayor control de la empresa. Todas las secciones de una organización y sus interacciones serán gestionadas de mejor manera con un ERP y todo queda registrado en el programa, de modo que todo puede ser supervisado sin problema alguno.

Ahora que ya sabes cuáles son las grandes ventajas de tener un ERP en tu organización, puedes analizarlo aún más, pero tener una de estas herramientas en tu empresa siempre será una gran opción para que pueda resaltar tu empresa y poder ser destacada en el mercado. Analiza cada una de las ventajas y visualiza cuál de ellas es la más adecuada para tu organización.

Otras ventajas de un ERP

Así como todo lo mencionado anteriormente, podemos enlistar muchas más ventajas de implementar un ERP en tu empresa.  Recuerda que para cada tipo de empresa existe un tipo de ERP especializado, ya sean pymes, consultorías, despachos, talleres, recursos humanos, contabilidad, facturaciones, asesorías, proyectos, construcción, tiendas, etc. Es importante tomarlo en cuenta, pues cada una de ellas te ofrece diferentes ventajas especializadas e importantes para cada sector. En líneas generales, podemos hacer el siguiente listado de ventajas adicionales de un ERP:

Módulos 

El diseño modular es una de las características y ventajas principales de un ERP, estos módulos poseen herramientas y funciones orientadas a un sector o problema, puedes encontrar módulos de contabilidad, finanzas, control de tiempo, recursos humanos, ventas, producción, fabricación, logística, etc. Cada uno de ellos es capaz de encargarse de todas las tareas que implique, si bien se encuentran separados y pueden funcionar individualmente, también se conectan, de modo que todas las operaciones sean integrales y en conjunto.

Escalabilidad

Un ERP eficiente es uno escalar, esta característica es vital, sobre todo para las empresas en constante crecimiento, hablamos de la capacidad de acompañamiento y evolución del programa junto a la empresa. Tanto sus funciones como herramientas crecerán y se adaptarán a los nuevos cambios dentro de la organización, solo basta con configurarlo, incluso muchos de ellos lo hacen de manera automática.

Automatización

Existen diferentes tareas en el quehacer de la organización, los grados de dificultad de estos suelen variar de lo más sencillo a lo más complicado, así como su repetición o periodicidad. Para aquellas tareas sencillas, y hasta semicomplejas, el ERP posee herramientas de automatización que eliminan la necesidad de personal y tiempo destinadas a ellas, ya que los hace por su cuenta y sin errores. De este modo la empresa puede destinar recursos, capital y tiempo a tareas de mayor complejidad, como las de carácter estratégico y comercial. Todo lo referente a papeleo, informes, comunicaciones, y recepciones puede automatizarse fácilmente.

Integración

Una ventaja superior e imprescindible es la de la integración, si poseemos ya algunos asistentes en diferentes áreas de la organización, en otras sedes, o tpv en tiendas, así como muchos contactos en diferentes plataformas o lugares, el ERP puede integrarse de manera perfecta a muchos de estos sistemas, a los asistentes, y otros dispositivos. El ERP fomenta el trabajo colaborativo y estratégico, logrando mayor satisfacción en los resultados empresariales, así como mejoras de flujo comunicativo con los colaboradores y asociados. Todo ello reduce gastos, ya que no es necesario cambiar los otros sistemas o tener que suplantarlos, un ERP es capaz de adaptarse a todos ellos sin ninguna complicación y en poco tiempo. Lograrás mayor cobertura y productividad con un solo sistema.

ERP más baratos

Cuando te encuentres en búsqueda de un ERP para tu empresa, entre los factores de elección estará el precio, de implantarlo y mantenerlo, es un aspecto importante. Muchos ERP pueden parecer costosos, pero los hay aquellos más específicos, para empresas de menor tamaño, que poseen la misa eficiencia y capacidad de gestión. Estos ERP baratos son diversos y también muy capaces, los precios suelen oscilar entre 0 a 600 euros aproximadamente. Podrás encontrar opciones como Sage 200, Dolibarr, Odoo, etc.

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