¿Cuáles son los tipos de ERP y sus características?

Actualmente las empresas se enfrentan diariamente al difícil desafío que es controlar y ofrecer al máximo sus recursos con la finalidad de satisfacer las experiencias y necesidades de los clientes. Para lograr dicho objetivo es necesario contar con un sistema que permita unificar todas las áreas o sectores de la organización en un sólo lugar para tener un mejor control interno; en especial si tomamos en cuenta que hoy en día el mundo empresarial se está volviendo más competitivo y agresivo.

El sistema mencionado antes es conocido por todos como sistema ERP, el cual desde su primera aparición fue considerado más como un capricho innecesario que como una necesidad urgente porque se creía que el control interno de las empresas se lograría simplemente con el uso de las hojas de cálculo de Excel. Pero ahora que la tecnología está evolucionando y acentuándose en todas las actividades económicas, implementar una solución ERP marcará una notable diferencia entre nosotros y nuestros competidores.

¿Para quién es esta guía?

Esta guía está realizada para ayudar a todas aquellas compañías y negocios que prestan servicios a sus clientes y que tienen claro que es necesaria la implementación de un sistema ERP en su negocio, pero tienen dudas acerca de cuál es el tipo de ERP que mejor se ajusta a las necesidades de su empresa.

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¿Para qué sirve?

Esta es una guía que sirve de información para todos los emprendedores y empresarios que quieren llevar a cabo la puesta en marcha de un sistema ERP para la gestión de los distintos departamentos de su empresa de forma más eficiente, pero que no disponen de la suficiente información acerca de los distintos tipos de ERP existentes en el mercado actual. Gracias a esta guía podrán conocer todas las clases de ERP que tienen disponibles en estos momentos. Conocerás todo sobre cómo funciona un ERP y el porqué de su importancia.

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¿Por qué conviene conocer las clases de ERP?

Conocer la tipología de ERP que actualmente existen en el mercado es fundamental antes revisar y comparar los precios de ERP e implantar uno de estos sistemas en tu empresa. Así, con todos los datos sobre las diferentes clases de ERP se puede elegir la que mejor se adapte a los requerimientos del negocio.

¿Lo necesito?

Es fundamental conocer de forma exhaustiva las clases de ERP para así poder elegir la más conveniente para instalar en tu negocio. De hecho, sin un conocimiento detallado sobre la tipología de ERP existente se puede contratar e instalar un ERP que no resuelva de forma satisfactoria todos los requerimientos del negocio.

Clases de ERP y sus características

Existen muchos tipos de ERP dentro del mercado. Estos programas se adaptan a diferentes sectores o se especializan en un sector específico. Es importante diferenciar los tipos de soluciones que existen, sus funcionalidades y características para evaluar todas las alternativas y elegir el mejor ERP. Entre los más populares se encuentran los ERP para fabricantes, consultorías, obras o construcciones, distribución alimentaria, etc.

Los sistemas ERP se han vuelto muy populares entre las empresas que quieren implementar un sistema tecnológico que les ayude a gestionar la información de la empresa, automatizando procesos y consiguiendo que la empresa mejore su eficiencia notablemente.

A pesar de que cada vez son más comunes lo cierto es que muchos empresarios aún no saben muy bien qué son, en qué consisten y las distintas clases de ERP que hay disponibles, desconociendo cuál es la opción que mejor se ajusta a su empresa y a sus necesidades.

Incluso es normal que las personas que ya conozcan algunas de las ventajas y beneficios de la implementación de un sistema ERP pueden desconocer las distintas clases o tipos de ERP que hay disponibles. Es por eso que en esta ocasión nos encargaremos de hablar sobre el tema para que pueda quedar más claro para ti, permitiéndote tomar una mejor decisión sobre qué sistema implementar en tu negocio.

A lo largo de este artículo explicaremos de forma breve y concisa lo que debes saber sobre los diferentes tipos de ERP, sus características, ventajas y las clases que hay actualmente en el mercado.

Características principales de un sistema ERP

ERP son las siglas en inglés para Enterprise Resource Planning, que se puede traducir como Sistema de Planificación de Recursos Empresariales, siendo un programa de gestión empresarial que permite que las empresas que lo implementan puedan planificar y controlar mejor sus recursos y sus procesos.

Los sistemas ERP ayudan a las empresas a articular todos sus procesos, como por ejemplo manejar la contabilidad, controlar los costes de producción, dinamizar los recursos humanos, administrar almacenes y stock, gestionar las ventas y darle respuestas coordinadas a todas las áreas de la compañía que juegan un papel importante en su desempeño cotidiano.

El objetivo principal de este sistema es centralizar e integrar todos los datos de la compañía, sin tener en cuenta el área de la compañía que sea, de forma que la información esté mejor ordenada, se eviten duplicidades, errores y se ahorre tiempo. Esto permite mejorar la trazabilidad de las operaciones y agilizar su resolución.

Los ERP tienen características muy específicas que nos son de gran ayuda para poder diferenciarlos de otros programas de gestión.

Entre estas características podemos destacar el hecho de que son modulares, lo que significa que cuentan con distintos módulos que sirven para gestionar los diferentes departamentos de la empresa, desde almacenes, ventas, recursos humanos, marketing, etc. Todos estos módulos comparten la misma información en la misma base de datos centralizada, que es el pilar de los sistemas ERP.

Cuando se quiere iniciar una operación, la empresa selecciona los módulos que deben trabajar juntos durante el desarrollo del proceso y estos deben tener un intercambio fluido de información desde el principio hasta el final. Todo buen sistema ERP permitirá que los módulos emitan buenos reportes al finalizar una operación. Estos reportes ofrecen una visión completa sobre cómo va el desempeño de la empresa haciendo énfasis en si se logró satisfacer las necesidades de los clientes, qué errores se cometieron durante el proceso empresarial y qué cambios o mejoras se deben aplicar en las áreas de la compañía que participaron en la operación.

Otra característica muy común de los ERP es que estos ofrecen la posibilidad de configurarse de forma específica para adaptarse a las necesidades de cada empresa. Todas las empresas son distintas, funcionan diferente y realizan sus procesos de forma distinta, por lo que estos programas se pueden adaptar sin complicaciones a los procesos de cada empresa.

Tipos de ERP

Como ya mencioné anteriormente, en la actualidad podemos encontrar distintas clases, tipos o modalidades de sistemas ERP según las necesidades de cada empresa, por lo que aquí te los explicaremos para aclarar las dudas que puedas tener al respecto.

Tipos de ERP según su diseño

Las clases de ERP dependen de la forma en la que estén diseñados, entre las que podemos encontrar las siguientes:

• ERP predefinido

Los ERP predefinidos presentan una estructura modular, por lo que sus usuarios pueden añadir o eliminar alguno de los módulos de acuerdo a sus preferencias. Como este sistema cuenta con módulos adicionales que brindan diversas opciones de personalización, entonces su valor adquisitivo no es muy elevado para aquellas empresas que deseen implementarlo. Este tipo de ERP se caracteriza por adaptarse a las necesidades más comunes de las compañías, por ya haber sido probado por otros usuarios, y por ser más fácil de implementar en una empresa. Es por estas razones que la mayoría de pequeñas y medianas empresas optan por implementar esta alternativa de ERP.

• ERP a medida

Un ERP a medida es aquel que ha sido diseñado desde cero para adaptarse a todos los procesos de una organización. Este tipo de ERP suele ser hecho por un desarrollador profesional; que puede ser una persona, equipo o empresa especializada en la creación de códigos. Los ERP a medida cuentan con funcionalidades específicas y personalizadas que responden a todas las necesidades de gestión de la compañía que lo adquiere. Cabe aclarar que adoptar este tipo de ERP requiere de mucho tiempo, esfuerzo y equipo, de manera que su coste de adquisición es más elevado. Los ERP a medida comúnmente son implementados por las grandes empresas que manejan una gran cantidad de recursos humanos y materiales, y por las medianas empresas cuyos procesos de negocios son más complejos.

Tipos de ERP según el software que utilicen

Dependiendo del tipo de programa o código que utilicen también se pueden dividir en distintos tipos de ERP:

• ERP con licencia (código privado)

Un ERP de código privado es aquel software que es comercializado bajo licencia y, por lo tanto, los usuarios tienen prohibido el acceso al código fuente para realizarle cambios. Solamente la empresa desarrolladora tiene permitido llevar a cabo modificaciones, actualizaciones o copias. Por tal motivo, las empresas tienen que pagar por este modelo de ERP si es que quieren trabajar con él. Estos softwares se caracterizan por no demandar funcionalidades muy específicas y por generar más confianza en los usuarios al ofrecer una mayor garantía en su desarrollo, funcionamiento, mantenimiento, personalización y seguridad; lo que convierte a este tipo de ERP en la mejor opción para la mayoría de pequeñas y medianas empresas.

• ERP de código abierto

Los ERP de código abierto son softwares distribuidos bajo un acuerdo de licencia que le permite a terceros el acceso a su código fuente. Esto significa que las empresas pueden acceder libremente al código para realizarle las modificaciones que consideren necesarias sin tener que pagarles a los desarrolladores por realizar los cambios. Sin embargo, esto no quiere decir que no se necesiten programadores especializados para poder editar el código. Los usuarios que adquieren estos tipos de ERP podrán contar con una serie de beneficios como: hacerle consultas a los usuarios de su amplia comunidad sobre cualquier modificación que se quiera hacer, hacerlo evolucionar a medida que vaya creciendo y cambiando la empresa, implementar nuevas ventajas y aplicaciones de acuerdo a las nuevas necesidades de la compañía, etc. Y lo mejor de este tipo de ERP es que al ser creado desde cero y no contar con licencia, está disponible gratuitamente para todas las empresas.

Tipos de ERP según el tipo de solución que ofrecen

Es decir, también la tipología del ERP puede depender de la versatilidad que tenga:

• ERP horizontal

Un ERP horizontal es un sistema que cuenta con una arquitectura flexible y ágil integrada por una amplia gama de herramientas de personalización con las que se pueden realizar las funciones de gestión de toda empresa: control económico, control de stock, gestión comercial y gestión financiera. Adoptar un ERP horizontal trae consigo una serie de ventajas: puede ser utilizada por cualquier empresa independientemente del sector al que pertenezca, se le puede añadir funciones adicionales que cubran diferentes necesidades específicas, es un software muy fácil de utilizar y entender, sus costes de mantenimiento y licencia son menores debido a que sus procesos son realizados en una misma plataforma, etc.

• ERP vertical

Un ERP vertical es un software de gestión y planificación empresarial diseñado para un sector determinado de una empresa que tiene necesidades específicas, como por ejemplo los hospitales o bodegas que suelen necesitar de una planificación de recursos muy específica y este tipo de ERP puede cubrir sus operaciones de una manera más amplia. A diferencia de otros tipos de ERP, los ERP verticales pueden servir tanto para las empresas que les venden directamente a sus clientes (B2C) como para las empresas que realizan transacciones con otros negocios (B2B). Un aspecto notable de los ERP verticales es que son implementados desde hace décadas, por lo tanto, se han vuelto softwares especializado capaces de optimizar los procesos de negocios de todos los sectores de las empresas y que estos aprendan uno del otro.

Tipos de ERP según la forma de instalación

Otra forma de diferenciar los tipos de ERP es mediante la forma en que fueron instalados:

• ERP local

Los ERP locales; también conocidos como On-Premise, son softwares de gestión empresarial que se instalan en los propios servidores de la empresa, requieren de una inversión inicial alta para su instalación, configuración, actualización y mantenimiento, y necesitan de mucho tiempo, equipo y personal para implementarlos. Muchas organizaciones optan por este tipo de ERP porque su tiempo de respuesta es mucho más rápido que el de la nube, cualquier sistema Windows a partir de su versión 7 en adelante funciona con él, y aporta mayor seguridad y confidencialidad debido a que los datos son administrados por la propia organización.

• ERP en la nube

Como lo indica su nombre, este tipo de ERP es instalado en un servidor cloud que elimina las responsabilidades y gastos relacionados a la instalación, configuración y mantenimiento de las aplicaciones y servidores; permitiendo que se reduzca la inversión inicial para su implementación. Para acceder a este ERP los usuarios deben pagar una cuota mensual que varía de acuerdo al total de módulos y usuarios contratados, disponer de una conexión estable a internet y contar con un dispositivo como una computadora, tablet o smartphone. Se le considera seguro a este modelo de ERP debido a sus copias de seguridad automática y sus encriptamientos de información, de manera que si ocurre un problema de seguridad el usuario podrá recuperar sus datos en cualquier lugar y momento. Los ERP en la nube son la alternativa ideal para las empresas que cuentan con empleados que realizan teletrabajo.

• ERP híbrido

Los ERP híbridos consisten en una combinación entre el ERP local y el ERP en la nube. Este tipo de ERP es ideal para las organizaciones que desean implementar un ERP en la nube, pero quieren conservar las herramientas y funciones de sus propios servidores. Este modelo se ha hecho popular gracias a que ofrece diversas ventajas como la reducción de su coste de adquisición, su eficiente capacidad de respuesta a las necesidades de la empresa y la capacidad de reducirle la complejidad a los procesos de negocios. Muchos expertos consideran que este tipo de ERP es el que mejor se adapta a las empresas de hoy en día, por lo tanto es seguro afirmar que su demanda irá en aumento.

Tipos de ERP según el sistema operativo

• ERP para Windows

La mayoría de ERP’s funcionan para Windows. Existen múltiples opciones en el mercado que se adaptan a este sistema operativo, pero lo más recomendados son Odoo, Bitrix24, a3ERP, ERPAG y SYSPRO.

Odoo es un software de código abierto personalizable y completamente integrado por cientos de aplicaciones empresariales diseñadas por desarrolladores profesionales. Odoo ayuda a las empresas a administrar diversos procesos de negocios como la gestión de relaciones con los clientes, contabilidad, fabricación, ventas, entre otros. Este software ayuda a crecer cualquier empresa sin tomar en cuenta cuál sea su tamaño o presupuesto.

Bitrix24 es un sistema gratuito de código abierto que; a diferencia de otros ERP que se demoran horas o semanas en desplegarse y ser implementados completamente en una organización, puede ser utilizado desde la nube inmediatamente después de haber accedido a él. Asimismo, Bitrix24 también cuenta con una versión local de código abierto que puede ser instalado desde tu propio servidor.

ERPAG es un software en la nube de planificación integral que fue diseñado para las pequeñas y medianas empresas. Este ERP incluye una serie de herramientas que ayudan a gestionar las operaciones de ventas, compras, inventario, finanzas, producción, etc. Con ERPAG, los usuarios pueden importar y exportar hojas de cálculo que incluyan detalles importantes sobre las operaciones realizadas por diferentes sectores de la compañía.

SYSPRO es un software de planificación escalable y desarrollado para cualquier sector empresarial al que se quiera implementar. Cuenta con una versión en la nube y local, a las que se puede acceder desde cualquier dispositivo móvil. SYSPRO se encarga de simplificar la complejidad de los procesos empresariales proporcionando una visión práctica del negocio que refuerza la toma de decisiones, el control de costes, la optimización de las operaciones y las mejoras en la productividad.

• ERP para Mac

Las opciones de ERP’s para Mac son más escasas a comparación de las que existen para Windows. Sin embargo, hay programas erp para equipos Mac capaces de cubrir todas las necesidades de un negocio. Entre los mejores erp para mac se encuentran OpenTaps, AbanQ, SIG PYME, y LightSpeed.

OpenTaps es un software gratuito de código abierto que se encuentra disponible bajo licencia GPL o GNU. OpenTaps se encarga de propocionar soluciones CRM y ERP para todo tipo de empresas, las cuales son útiles para administrar tareas, actividades y procesos e inspeccionar las relaciones que tiene la compañía con sus clientes. Asimismo, este software funciona perfectamente en los sistemas operativos Windows, Unix y Linux.

AbanQ es un programa enfocado en las pequeñas empresas. Con este programa podrás realizar una gestión comercial eficiente gracias a sus múltiples funcionalidades en el área. Este software se caracteriza por su variedad de soluciones dirigidas a distintos sectores. AbanQ puede adaptarse sin problemas a las actividades de tu negocio.

SIG PYME es un software completo de gestión integral compuesto por los programas SIG PYME Advance y SIG PYME Almacenes. Las características más destacables de este sistema son que es adaptable y ampliable para cualquier tipo de organización, incrementa la satisfacción de los clientes asegurando la calidad de sus productos y servicios, mide y monitorea el desempeño del personal y los procesos, reduce los problemas de producción y prestación de servicios, etc.

LightSpeed es un sistema completo de punto de venta y gestión de inventarios que se encarga de simplificar las actividades más demandantes de una empresa, para que este pase a enfocarse en cuidar a sus clientes y hacer crecer el negocio. Asimismo, este programa identifica cuáles son los productos más vendidos y usa los perfiles de los clientes para brindarles un servicio personalizado que aumente su fidelización.

¿Cómo elegir el mejor tipo de ERP para tu empresa?

Para saber cuál es el tipo de sistema ERP que se ajusta mejor a las necesidades de tu empresa o negocio, lo primero que se debe de tener claro es cuál o cuáles son las necesidades fundamentales de la empresa, así como el presupuesto que se tiene para poder hacer frente a la implementación del mismo, motivo por el que antes se tienen que estudiar y analizar cuidadosamente las opciones que tienes a tu alcance.

Asimismo los usuarios deben tomar en cuenta otros factores importantes como las nuevas funcionalidades que requerirá la empresa a medida que se vaya desarrollando o sufriendo modificaciones, los usuarios móviles que trabajan desde cualquier lugar, los testimonios y recomendaciones de clientes que implementaron sistemas ERP anteriormente y la capacidad de presentar información relevante y de utilidad a los trabajadores en los momentos oportunos.

Para poder determinar cuál es la mejor opción para ti hay una serie de preguntas que puedes hacerte, cuyas respuestas te ayudarán a encontrar la mejor opción para tu negocio:

• ¿Qué presupuesto dispone la empresa en este momento para implementar el ERP?
• ¿Cuáles son las necesidades específicas de la empresa en la actualidad?
• ¿Cuál es el volumen de trabajo de la empresa?
• ¿De qué departamentos está conformada la empresa?

Teniendo en cuenta estas preguntas y alguna más y respondiéndolas de forma adecuada y sin precipitación podrás encontrar la mejor solución ERP para tu negocio. Muchas empresas realizan un análisis para asegurarse de que el sistema ERP implementado pueda ajustarse de la mejor forma al tipo de empresa en cuestión. Se recomienda explorar el programa Sage 200, se trata de una gran alternativa como sistema ERP, también están las opciones como Dolibarr, Sage, Oracle, etc.

ERP baratos

Los ERP pueden parecer costosos a primera vista, pero existen opciones económicas que representan una alternativa viable para gestionar y optimizar empresas de distintos tamaños. Los mejores ERP para PYMEs son aquellos que cuentan con precios que oscilan entre 0 y 600 euros. Estos sistemas siguen siendo versátiles y dinámicos, ideales para tus necesidades.