¿Alguna vez has necesitado organizar y gestionar de manera eficiente tus documentos digitales? ¿O quizás has deseado automatizar procesos documentales para ahorrar tiempo y recursos? Si es así, entonces te encantará conocer A3DOC Cloud, una solución de software para la gestión documental en la nube que cubre todas estas necesidades y más.
¿Qué es A3DOC cloud?
Es una plataforma de gestión documental en la nube. Puedes administrar todos los documentos de tu despacho de manera eficiente, compartiendo de manera sencilla y rápida con la Administración y tus clientes. Así pues, facilita el manejo de documentos, desde su creación hasta su archivo, pasando por su edición, revisión y aprobación. Su diseño intuitivo y fácil de usar lo convierte en una excelente opción para empresas de todos los tamaños.
En el vertiginoso mundo de hoy, donde la información es vital, este programa se presenta como un salvavidas. Permite que los documentos estén disponibles en cualquier momento y desde cualquier lugar, y siempre manteniendo la seguridad y confidencialidad que necesitas.
Beneficios de usarlo
La magia de este programa radica en su capacidad para simplificar la Presentación Directa de Impuestos, Seguros Sociales y Afiliaciones, así como la comunicación de contratos y certificados. Todo esto se realiza en un abrir y cerrar de ojos, con solo dos clics. Este proceso sencillo te permite ahorrar tiempo valioso y mejorar tu eficiencia. Además, todos los documentos generados por tus soluciones de gestión se organizan y almacenan automáticamente, brindándote y a tus clientes una mayor independencia.
Mejora la colaboración entre tu asesoría, tus clientes y la Administración. Utilizando esta herramienta puedes ahorrarte hasta un 85% de tiempo en el proceso de presentación de impuestos, así como en la realización de trámites con las Administraciones Públicas.
Además, la seguridad y el control son primordiales. Con copias de seguridad automáticas, entorno encriptado, trazabilidad, perfiles de uso y confidencialidad, ayuda a cumplir con la RGPD.
Y por si fuera poco, a3doc cloud te permite ofrecer un servicio superior a tus clientes. Tanto tú como tus clientes pueden acceder a los documentos en cualquier momento y lugar, sin necesidad de instalaciones y en un entorno ágil y sencillo.
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¿Qué funciones cumple A3DOC cloud?
A3DOC Cloud es un verdadero todoterreno cuando se trata de gestión documental. Ofrece funciones como la digitalización, automatización de procesos documentales, almacenamiento seguro, y mucho más. Puedes configurar reglas y procedimientos para la clasificación y archivado de documentos. Una vez que se establecen estas reglas, el programa las seguirá automáticamente, liberándote de estas tareas rutinarias.
El corazón del programa es su potente sistema de gestión documental. Con él, puedes organizar, categorizar y almacenar todos tus documentos de manera segura en la nube. Y, por si fuera poco, puedes compartirlos fácilmente con la Administración y tus clientes, aprovechando los beneficios de la tecnología en la nube.
Presentar impuestos es fácil y se hace de forma directa. Solo necesitas subir los documentos y recibir respuestas de la AEAT de manera individual o masiva. Todo ello con una distribución automática a tus clientes.
Además, a3doc cloud facilita la presentación de afiliaciones a la TGSS y contratos con SEPE, permitiéndote realizar más de 30 trámites online con la TGSS, obtener respuestas de SILTRA, comunicar contratos y certificados a SEPE y recibir respuestas inmediatas, todo dentro del entorno a3ASESOR o a3innuva | Nómina.
La Firma Electrónica es otra maravillosa característica, puedes firmar y solicitar firmas en todos tus documentos con total seguridad y validez legal.
En resumen, ¿para qué sirve?
Ya hemos comentado los puntos fuertes de este software, ahora bien, cabe destacar una serie de puntos sobre su automatización y servicio online:
- Gestión de Documentos: te permite almacenar, organizar y recuperar documentos de manera eficiente. Puedes clasificar documentos según diferentes criterios, facilitando su búsqueda y recuperación.
- Digitalización de Documentos: puedes convertir tus documentos físicos en digitales, facilitando su almacenamiento y acceso. La digitalización también ayuda a reducir los costos de almacenamiento físico.
- Automatización de Procesos Documentales: puede automatizar diversas tareas relacionadas con la gestión de documentos, como la clasificación y el archivado.
- Seguridad y Protección de Datos: implementa diversas medidas de seguridad para proteger tus documentos, incluyendo encriptación de datos, autenticación de dos factores y copias de seguridad automáticas.
- Cumplimiento Normativo: se actualiza regularmente para cumplir con las últimas normativas en la gestión documental, facilitando el cumplimiento de las normas de privacidad de datos.
- Colaboración: facilita la colaboración al permitir a varios usuarios trabajar en los mismos documentos simultáneamente. También permite el seguimiento de cambios y revisiones.
- Integración con Otras Plataformas: puede integrarse con una variedad de otras plataformas y aplicaciones, lo que puede mejorar la eficiencia y facilitar la colaboración.
- Acceso Remoto: Como solución basada en la nube, permite acceder a tus documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar, siempre que tengas una conexión a Internet.
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Ventajas de la Gestión Documental en la Nube
Al estar en la nube, tus documentos están disponibles en cualquier momento y por varias personas de tu equipo al mismo tiempo. Solo necesitas una conexión a internet y tus credenciales de acceso, por ello, las ventajas son muchas:
- Seguridad de los Datos: los proveedores de servicios en la nube suelen implementar medidas de seguridad robustas, incluyendo encriptación de datos y autenticación de dos factores, para proteger tus documentos.
- Recuperación de Desastres: en caso de un desastre, como un incendio o inundación, tus documentos están seguros en la nube. Puedes recuperarlos fácilmente, lo cual no sería posible con el almacenamiento físico.
- Ahorro de Costes: la gestión en la nube puede ser más rentable que las soluciones tradicionales. Elimina la necesidad de almacenamiento físico y reduce los costos operativos.
- Escalabilidad: los servicios en la nube son altamente escalables. Puedes aumentar o disminuir tu capacidad de almacenamiento según sea necesario, lo que es especialmente útil para las empresas en crecimiento.
- Automatización: permite la automatización de tareas repetitivas, como la clasificación y el archivado de documentos, lo que puede mejorar la eficiencia y reducir la posibilidad de errores.
Seguridad y Cumplimiento Normativo en la Gestión Documental
La seguridad es una preocupación importante cuando se trata de documentos. A3DOC Cloud entiende esto y ha implementado medidas de seguridad sólidas para proteger tus documentos.
Incluyen encriptación de datos, autenticación de dos factores y copias de seguridad automáticas. Todo esto para garantizar que tus documentos estén seguros y protegidos en todo momento.
Cumplimiento Normativo
El cumplimiento normativo es otra área en la que el programa brilla. El software se actualiza regularmente para cumplir con las últimas regulaciones y normativas en la gestión documental. Esto facilita el cumplimiento de las normas de privacidad de datos, lo cual es especialmente importante en la era del GDPR y otras leyes de protección de datos.
Cómo es el proceso de instalación de A3DOC cloud
La instalación es un proceso sencillo y directo. Además, ofrece soporte durante todo el proceso de configuración.
En primer lugar, debemos descargarnos un exe que encontraremos en la web oficial de Wolters Kluwer. Una vez descargado el instalador, clicamos en “Instalar” y “Siguiente”, siguiendo los pasos del propio instalador. Una vez terminado este breve proceso, ya tendremos el programa disponible en nuestro sistema operativo.
Después, como cliente que somos, debemos indicarle al programa nuestra cuenta y credenciales, de este modo, el programa se conectará con nuestra cuenta online y podremos tener sincronizados los archivos. Debemos disponer del número de cliente, nombre de usuario y contraseña.
Ahora bien, para identificarte en el programa, primero debes de tener cuenta, para lo cual, debes solicitar información en su propia web. Una vez que seas usuario se te pedirá:
- Registro de Cuenta: El primer paso es registrarte en la plataforma. Necesitarás proporcionar algunos detalles básicos, como tu nombre, dirección de correo electrónico y una contraseña segura.
- Confirmación de Correo Electrónico: Después de registrarte, recibirás un correo electrónico de confirmación. Debes hacer clic en el enlace de este correo electrónico para verificar tu dirección de correo electrónico.
- Inicio de Sesión: Una vez que tu correo electrónico esté verificado, puedes iniciar sesión con tus credenciales.
- Configuración de la Cuenta: Después de iniciar sesión, puedes comenzar a configurar tu cuenta. Esto puede incluir la configuración de las preferencias de usuario, la adición de otros usuarios si se trata de una cuenta de empresa, y la personalización de la configuración de seguridad.
Recuerda, el soporte técnico está disponible durante todo el proceso de instalación y configuración para ayudarte con cualquier pregunta o problema que puedas tener.
Integración de A3DOC Cloud con Otras Plataformas
El software puede integrarse con una amplia gama de otras plataformas y aplicaciones. Esto facilita la colaboración y mejora la eficiencia al permitirte trabajar en un solo lugar. Tiene muchos beneficios, por ejemplo, puede facilitar la colaboración al permitir a los miembros del equipo trabajar en los mismos documentos simultáneamente.
Además, la integración puede mejorar la eficiencia al eliminar la necesidad de cambiar entre diferentes aplicaciones. Todo lo que necesitas está en un solo lugar, lo que te permite concentrarte en lo que realmente importa: tu trabajo.
Simplifica la forma en la que podemos compartir documentación con nuestros clientes, agilizar tramites, evitar desplazamientos y perdidas de tiempo. Las ventajas son considerables a la hora de trabajar en la nube, y más si integramos la información con otras plataformas.
¿Qué ventajas ofrece a tu despacho?
- Agilidad y derrocar barreras geográficas. La inmediatez que te ofrece esta aplicación en cuanto a la revisión o consulta de documentación supone una agilidad para el despacho y para la resolución de tramites que puede ponerte por delante de tu competencia.
- Sincronización: La aplicación se sincroniza fácilmente con programas externos y comunes como Office, Adobe…, además de integrarse rápidamente con otros programas de A3.
- Seguridad: Toda la documentación de tu despacho podrá estar encriptada. Además de realizarse copias de seguridad diarias y poder compartir con tus cliente en base a perfiles y contraseñas.
Una aplicación colaborativa sencilla de utilizar y que puede dar una nueva ventaja a tu despacho.
