Esta guía está elaborada pensando en todas aquellas empresas y negocios que se dedican a la prestación de servicios. A pesar de que los ERP fueron creados en un primer momento para empresas de manufacturas y producción, actualmente existen ERP para servicios, centrados en aportar el mayor valor añadido al cliente.
Esta es una guía que resume todas las características principales de los ERP para servicios. De esta forma, gracias a esta guía podrás acceder a toda la información necesaria sobre estos sistemas enfocada a la prestación de servicios empresariales. Así, podrás plantear nuevos retos para tu negocio de servicios sin necesidad de estar buscando información a través de internet.
¿Por qué implementar un ERP para servicios?
La puesta en marcha de un sistema ERP es fundamental para cualquier negocio del sector de los servicios, ya que se trata de unos sistemas específicos para tu sector de actividad, algo que te ayudará a aumentar tus ventas y reducir los costes actuales de la prestación de servicios en tu empresa.
Sin duda alguna, las empresas cada vez prestan unos servicios más sofisticados a los clientes, por lo que la competitividad en los distintos sectores de negocios se incrementa año a año. Por eso, disponer de una herramienta para optimizar tus costes, tomar decisiones adecuadas, innovar y prestar una mejor atención a tus clientes es algo fundamental para tu futuro.
Hay muchas empresas que se pueden beneficiar de estos tipos de ERP: empresas de reparación, mantenimiento, limpieza, telefonía, mensajería, telecomunicaciones, diseño, programación, catering, organización de eventos, selección de personal, agencias de publicidad, vendedores…
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¿Qué es un ERP para servicios y cómo podría ayudar a tu empresa?
La cantidad de datos e información que tienen que gestionar las empresas de formación, limpieza, salud, seguridad, transporte, seguros, etc, es cada vez más grande gracias a todos los datos que son generados por medio de internet, además de que también suelen necesitar de mucho personal.
Es por esta razón que cada vez son más las empresas que optan por utilizar un software que les permita facilitar la gestión y así mejorar la prestación de servicios técnicos, lo que termina mejorando toda su productividad y rentabilidad.
ERP (Enterprise Resource Planning) es un “Sistema de Planificación de Recursos Empresariales” que son programas que se encargan de realizar distintas operaciones de una empresa, las cuales pueden ir desde la producción y la fabricación de material hasta abarcar el área de recursos humanos. Es por eso que este tipo de software son bastante útiles. El conocer cómo funciona un ERP te brindará mayores luces sobre su implantación y beneficios.
Cuando las empresas utilizan un programa ERP pueden aprovechar una herramienta muy útil que les ayuda a gestionar de forma más eficiente sus negocios. Utilizando la herramienta se pueden calcular correctamente los presupuestos y se puede garantizar la puntualidad de todos los procesos por los que pasa la empresa, siendo de mucha utilidad para poder cumplir con todas las normativas sin complicaciones.
Asimismo, disponer de un sistema ERP para servicios en empresas que pertenecen al ámbito de los servicios permite dar una mejor asignación de recursos a cada uno de los servicios que presta la empresa, consiguiendo que de esta forma aumenten sus probabilidades de tener éxito en el mercado. Como ejemplo de ERP para empresas de servicios se recomienda Novatrans.
Puedes encontrar los mejores ERP para servicios en sistemas operativos como Windows o Mac. Si bien es cierto hay más opciones para Windows es posible encontrar excelentes alternativas para Mac, y los precios de estos ERP son accesibles para todo el público.
En caso necesites un ERP para Mac, debes saber que los programas ERP para Mac son igual de competentes que los ERP’s para Windows. Con el tiempo han ido surgiendo más programas ERP especializados en equipos Mac que poseen una interfaz destacable y gran flexibilidad.
Uno de los programas que ha mejorado en calidad es XTuple ERP, un sistema ERP para Mac capaz de integrarse a distintas compañías. La interfaz de este programa es sencilla pero práctica e intuitiva. Se trata de una herramienta flexible y cómoda de utilizar. Cabe señalar, que XTuple ERP se encuentra solo disponible en inglés por el momento. También existen otras alternativas notables de ERP para Mac como AbanQ, SIG PYME, Opentaps y Light Speed. Para elegir el mejor ERP debes evaluar diferentes opciones.
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¿Cuáles son las ventajas de utilizar un sistema ERP para servicios?
A lo largo del artículo vamos a mencionar algunas de las principales ventajas que ofrecen los sistemas ERP para servicios, donde podrás ver una lista completa de las más importantes. Por tanto, implementando un sistema ERP para servicios tu negocio se aprovechará de todas estas ventajas:
Procesos centralizados
Todos los procesos que son vitales para el correcto funcionamiento de tu empresa están centralizados en el sistema ERP, desde contratos, partes de actividad, facturación, coste del personal, control de la flota, etc. Todos se encuentran dentro del complemento de funcionalidad que permite generar mayor productividad en todos los niveles de la empresa.
Eficiencia en los proyectos
Los sistemas ERP para servicios de empresas son muy útiles para dar una imagen integral sobre todo lo que está pasando en los proyectos de la empresa en tiempo real.
Asimismo, esta solución también permite asignar de forma automática los recursos financieros y personales, pudiendo asignarlos de una forma más inteligente que permite mejorar la eficiencia y rentabilidad de los proyectos de la empresa.
Mayor productividad
Los profesionales de la empresa tendrán una herramienta dinámica y personalizada que les ayudará independientemente del rol que desempeñen. Así, los trabajadores podrán visualizar más fácil y rápido toda la información que necesiten en cada momento, sin tener en cuenta desde qué dispositivo están accediendo. Esta es una excelente forma de hacer que todos en la empresa sean más productivos y puedan tomar decisiones más fácilmente.
Ahorro
Un buen sistema ERP para empresas de servicios debe permitir que la empresa pueda ahorrar una buena cantidad de dinero y mejorar así su rentabilidad gracias a que permite tener un mejor control sobre los costes directos y los indirectos. También se puede ahorrar en inversiones al usar la digitalización de firmas, facturas, etc.
Mayor visión estratégica
Un sistema de gestión ERP para empresas de servicios es excelente para poder conectar todos los proyectos y las tareas que se estén realizando con las demás áreas del negocio, tanto con el departamento de Recursos Humanos, como con el de Finanzas o el de Contabilidad.
De esta forma, se puede hacer con mejor precisión las previsiones de los márgenes cuando se estén empezando los proyectos, calculando así su rentabilidad real con el fin de poder anticipar todos los cambios en la demanda de los servicios prestados.
¿Qué funcionalidades ofrece un ERP para servicios de empresas?
Hay distintas soluciones ERP para servicios en el mercado, pero un buen ERP que pueda cumplir con las necesidades de tu empresa debe de contar con las siguientes funcionalidades avanzadas:
- Informes y gráficos completos y en tiempo real sobre el estado de tu empresa.
- Presupuestos detallados, mostrando datos de las ventas y las órdenes de compra de forma automática.
- Gestión de clientes y ventas, permitiendo dar un correcto seguimiento a los leads y a la gestión comercial.
- Mejor control del marketing con estrategias, campañas, ROI, estadísticas, etc.
- Generación de ofertas, emisión de presupuestos y seguimiento.
- Presentación de datos.
- Gestión de los procesos, desde gestión de usuarios, roles, jerarquías o workflows.
- Gestión de productos, stock, almacén, etc.
- Integración de redes sociales, mailing, ofimática, correo, etc.
- Gestión de proyectos, dando un control a las asignaciones, tareas, recursos y proyectos en desarrollo.
- Emisión de documentación de forma automática o personalizada.
¿Qué funcionalidades ofrecen los ERP para servicios profesionales?
Gestión de proyectos y su rentabilidad
El sistema permite que puedas controlar el margen de beneficio de distintos proyectos. Así se puede monitorizar en tiempo real todos los costes de la mano de obra y de los materiales de trabajo.
Gestión de CRM y ventas
Puede gestionar todas las relaciones con los clientes durante todo el proceso, es decir, desde el contacto inicial hasta que se reciba el pago. También permite realizar presupuestos y ofertas de una forma bastante profesional en muy pocos minutos.
Facturación y tesorería
Estos softwares pueden realizar la facturación automática de los trabajos que se hayan realizado, así como envíos de las facturas por correo, facilidad para que los clientes realicen pagos y control de los cobros, similar a como lo harías con un programa de facturación específico.
Gestión de los servicios y las operaciones
Estos programas permiten controlar más fácilmente todas las órdenes de la empresa. Se puede planificar todo el trabajo pendiente al asignarle los recursos que necesite la empresa en cada momento, por lo que los trabajadores podrán ver desde sus móviles el trabajo que les ha sido asignado.
Como puedes ver, estos programas representan una serie de ventajas bastante interesantes para tu negocio, siendo unas herramientas muy fáciles de usar que pueden trabajar en la nube, permitiéndote gestionar y clasificar distintas áreas de tu negocio de forma online.
Aprovechar estos sistemas es la mejor forma de dejar que la tecnología trabaje para el beneficio de tu empresa, haciendo que todos los procesos se realicen de forma efectiva, lo que en poco tiempo termina generando una gran cantidad de beneficios para la empresa.
¿Cómo implementar un ERP?
La implementación de un ERP es un proceso que debe realizarse con responsabilidad, pues de ello depende el correcto funcionamiento del programa, de que en el futuro no aparezcan errores no previstos. En ello encontrarás la planeación, organización, configuración, pruebas, ajustes, etc.
