¿Para quién es esta guía?
Esta guía está elaborada para todas aquellas empresas, sean del sector que sean, que necesitan instalar un software de control de asistencia automática para sus empleados. Con el programa conseguimos mejorar la productividad del equipo, cuantificando la presencia productiva de los trabajadores.
Con un software de Recursos Humanos y control de asistencia se podrá gestionar más eficientemente, por parte del departamento de Recursos Humanos, los permisos de salida especiales, tener un control más preciso de las entradas y salidas del empleado, tener documentado los horarios que realizan, tener controladas las horas extras u organizar sus vacaciones.
Comparamos 37 soluciones. Recibirás precios y opiniones de otras empresas.
¿Para qué sirve?
Esta es una guía muy práctica que condensa en unas pocas páginas los aspectos más importantes para escoger un software para control de asistencia. Ahorrarás muchas horas buscando información y minimizarás riesgos porque aprenderás los puntos clave a considerar. Está creada en base a nuestra experiencia ayudando a las empresas con los retos de negocio y estrategias a la hora de seleccionar este tipo de soluciones.
Ahorra tiempo y acierta al escoger solución
¿Qué es un software de Control de asistencia?
Es un software que permite tener un control y gestionar la asistencia de los trabajadores en una área determinada o empresa. El sistema registra los usuarios y también puede tener establecido y definido los horarios de trabajo, los turnos, los días festivos, etc. Además, el software gestiona que sólo los usuarios registrados puedan tener acceso a las instalaciones o departamentos específicos y en los días y horarios permitidos.
El software de control de asistencia sirve para tener contabilizado el importe de horas trabajadas por cada trabajador, tener un control de la asistencia y puntualidad y gestionar de manera automatizada las incidencias, tanto de entrada como de salida, en el puesto de trabajo. También poseen otras herramientas, como sirenas para señalar el cambio de turno o los periodos de descanso.
¿Lo necesito?
Si quieres que se garantice el cumplimiento de los horarios y de la asistencia por parte de los empleados y disponer de una mayor gestión y control de los accesos a los diferentes espacios de tu compañía, necesitas disponer de un software para control de asistencia.
Un sistema de control de asistencia de personal resulta de gran utilidad, no solo habrán muchos beneficios con respecto a la organización o a las ganancias, sino que logra también mejorar las relaciones internas en la organización, el compromiso y confianza entre y con los colaboradores. Te brinda mucha flexibilidad horaria y diferentes opciones, con las que puedes mejorar el ambiente laboral.
Funciones de un software de control de asistencia
Encontrar un software para control de asistencia de personal puede ser una tarea complicada, para ello deberás conocer las funcionalidades del software control de asistencia, así podrás reconocer las que son básicas y necesarias, como las más avanzadas. Realiza la comparativa de software de control de asistencia, entre los diferentes sistemas de gestión de control de presencia, ten en cuenta estos aspectos esenciales, y tómalos como criterios para escoger software control de asistencia, así como a los diferentes precios software control de asistencia.
Salidas especiales
Con el software podemos disponer de un calendario con los permisos de los trabajadores introducidos de manera automatizada. Permite la creación de todo tipo de permisos: con o sin remuneración, vacaciones, permisos médicos y días personales. Podemos visualizar toda esta información en formato calendario y mediante una plataforma visual con facilidad de introducción de datos por parte de los usuarios.
La persona encargada de gestionar la herramienta podrá configurar de manera flexible los días festivos de la empresa y de cada empleado. También se puede visualizar y configurar los turnos, para poder gestionar mejor las salidas de cada empleado para que no afecte a la producción de la empresa y planificar de manera efectiva las vacaciones del personal a cargo.
Alertas automáticas
Otra de las funciones que incorpora el software son las alertas automáticas para poder identificar y detectar cualquier anomalía o incidencia que puedan ocasionar los trabajadores. El software tiene un centro de alertas que analiza los registros de asistencia y las salidas y las compara con los días, horas y turnos programados y asignados con anterioridad a cada trabajador.
Estas alertas se pueden configurar para que sean enviadas por mail. Se pueden clasificar en diferentes tipos de incidencias: llegar tarde, salidas antes de la hora, no asistencia, horas extras, etc. Además, se pueden programar alertas según estadísticas: ausencias coincidentes los viernes o lunes, días consecutivos, etc. Todos estos avisos se pueden programar específicamente para cada usuario y que éste las reciba automáticamente.
Administración de horarios y turnos
Cómo hemos comentado anteriormente, podemos programar los horarios y los turnos de los diferentes departamentos y así adaptarnos a las necesidades de la empresa. También se pueden introducir umbrales de incertidumbre, tanto para las entradas como para las salidas. Se reconoce el tiempo utilizado como descanso o vacaciones de manera flexible, de esta manera nos ahorramos crear distintos horarios para un mismo trabajador.
En el caso de tener que crear turnos, se pueden crear turnos en base a los horarios de cada empleado si éste tiene un horario fijo o según las horas que tenga que trabajar semanalmente si es un empleado con horario flexible y contratado por horas. También podremos calcular las horas pendientes de cada empleado y gestionar sus turnos. Definiendo estos horarios y turnos nos aseguramos que los usuarios solo puedan tener acceso en el horario definido para el.
Algunas de las ventajas de poder gestionar horarios y turnos son:
- Disminución de las horas no productivas.
- Puntualidad y cumplimiento por parte de los empleados.
- Cálculo automático de la nómina según las horas reales trabajadas y registradas.
- Aumento de la productividad.
- Reportes personalizados de cada trabajador.
Control de acceso
El software controla automáticamente la apertura segura de puertas y tornos para asegurar la entrada verificada de los trabajadores a las zonas que les corresponden. Mediante la instalación de dispositivos especiales, formados por un hardware y una interfaz que interactúa con el usuario, podemos definir y establecer la lista de usuarios que pueden acceder a las instalaciones, incluso definir su acceso por horas.
La interfaz que interactúa con el empleado suele estar formado por un teclado, una pantalla, indicadores luminosos y sonoros, identificadores digitales o un lector. El lector lo usamos para que los trabajadores puedan identificarse mediante una tarjeta con chip o banda magnética. Con el identificador digital, los usuarios pueden acceder mediante acceso biométrico, como la huella dactilar u otra característica física.
Control de asistencia
Con el software podremos gestionar y controlar la asistencia de los trabajadores en una área determinada. Se dispone de la lista de todos los trabajadores de la empresa y cada uno de ellos tiene definidos sus horarios de asistencia, turno, días de vacaciones, permisos especiales, etc. De esta manera el software controla que los trabajadores tengan acceso al sistema solo en los días y horas permitidos y establecidos anteriormente.
El sistema tiene un sistema offline con el que registra y almacena en su memoria el histórico de accesos, con información detallada del usuario, hora, día, etc., incidencias y alarmas saltadas. Así podemos descargarnos en cualquier momento estos registros y analizarlos posteriormente. Además de muchas otras funcionalidad básicas y necesarias de un software de control de horario.
Informes
Con el software de control de acceso se generan una serie de informes útiles para el departamento de Recursos Humanos y para el propio trabajador. Uno de ellos el es reporte de asistencia, con el que se indica si el empleado asistió a su trabajo sus días laborales. Este tipo de informes se pueden enviar al trabajador para que justifique sus ausencias en caso de que las haya.
Además, el reporte será adaptado en el caso de que en la compañía exista un sistema de turnos o una distribución especial de la jornada, y también incluirá los días y tiempos de descanso del personal. Todo esta información queda registrada y guardada en el historial para su posterior consulta años más tardes.
Otro de los informes que se generan gracias al software es un reporte de cantidad de horas trabajadas, horas extras y tiempos de descanso. Así podemos calcular la remuneración automáticamente del trabajador, teniendo en cuenta las horas semanales trabajadas, las horas extras y horas no trabajadas.
Ventajas a tener en cuenta
- Se pueden realizar ajustes y configurar el software según las necesidades específicas de la empresa
- Se trabaja con herramientas variadas, como el código de barras, tarjetas RFID y biométrica.
- Se puede calcular el coste de las horas no productivas de los trabajadores.
- Las nóminas se generan de manera automática calculando las horas trabajadas y los días presentes en la empresa.
- Se reduce el tiempo destinado a procesar datos y cálculos de horas y días libres.
- Se pueden delimitar zonas de acceso restringido
- Saber en todo momento y de manera actualizada en qué parte de la oficina se encuentra cada trabajador.
- Cada trabajador podrá pedir las vacaciones y días libres a través del software. El responsable del empleado podrá aceptarlas o denegarlas, según la producción.
- Permite flexibilidad de horarios. Se pueden dar unos márgenes de horas de entrada y salida, sabiendo posteriormente el número de horas restantes que le queda por cumplir a cada trabajador.
- Se generan automáticamente informes para el departamento de Recursos Humanos que facilita la creación de estadísticas.
Beneficios
Poder adquirir e implementar un sistema de control de asistencia resulta de mucho beneficio, ya sea si es un software de control de asistencia en la nube o si se instala de manera local. Esto se debe a que brinda mejores posibilidades en beneficio tanto del personal como de la empresa. El mejor software para control de asistencia es aquel que se ajusta a las necesidades y objetivos de la organización, así como a tus posibilidades de adquisición, precio o tamaño. Entre los diferentes beneficios de un software de control de asistencia, podemos ver algunas como:
Proporciona información precisa
El sistema de control de personal y horarios, se encarga de brindar información exacta en base a las diferentes analíticas que aplica a sus diferentes registros de cada uno de los procesos que se realizan. Tendrás datos sobre la productividad de los colaboradores de manera conjunta, o también individual, verás la puntualidad y la asistencia. Sabrás qué trabajadores se encuentran en turno o libres, así como su franja horaria, además de horas extraordinarias, excepciones, permisos, etc. todos con su respectiva causa. Sabrás por qué suceden estas cosas, y en que periodos de tiempo ocurren con mayor o menor frecuencia.
Mejora el cumplimiento y puntualidad
El registro horario y su organización, es toda una transformación digital. Podrás mejorar la eficiencia de tus organizaciones de tiempo, así como el control de turnos y jornadas. Con la plantilla control de asistencia, realizar este tipo de procesos se vuelve mucho más fácil, mientras que mejora la calidad del registro. Al tener los datos más precisos y personalizados, podrás reducir el absentismo, evitar la pérdida económica que genera, mejorando la productividad y el trabajo. Es así que los colaboradores mejoran la puntualidad, tanto en la presencia como en sus tareas, de manera individual y conjunta.
Previene riesgos laborales
El programa control de personal resulta bastante efectivo en situaciones de riesgo, ya que al enmarcarse en las leyes laborales también protege a los colaboradores dentro de la jornada laboral. Ya sea en temas de carga laboral, o en peligros laborales. Mejora las condiciones en las que tus colaboradores se desempeñan, reduce el estrés y mejora la armonía, con ello no solo cuidas de ellos sino que también pueden mejorar la creatividad e innovación, reflejándose en su trabajo y desempeño.
Mejora la toma de decisiones
Gracias a todos los datos, análisis, informes, y detalles que brindan, en diferentes formatos, como textos o gráficas, permite tener una visión completa de todos estos aspectos. Dispondrás de una base de datos, con un gestor integrado de documentación, además de funciones de un software de nóminas. Toma mejores decisiones en base a los datos que proporciona, tanto para tu personal, como en aspectos económicos.
Ahorra tiempo y costes
Gracias a todas las automatizaciones, los procesos y tareas se desarrollan en muy corto tiempo y con muchísimas posibilidades de acción, gracias a poder ahorrar este tiempo, puede invertirse en diferentes procesos estratégicos. Las opiniones de software control de asistencia siempre recalcan el ahorro del tiempo y del coste, con ello lograrás mejorías, la efectividad de este tipo de programas para mejorar los horarios, hacer que encajen y tener siempre predisposición del personal, resulta productivo.
Brinda seguridad
Este tipo de programas brinda seguridad en diferentes aspectos y plataformas, si se trata del fichaje, encontrarás un software control de asistencia biometrico, los hay con reconocimiento facial, así como con registro por huellas digitales, entre otros. Por otro lado, todos estos datos, se quedan dentro de una base de datos completamente integrado, que se encontrará resguardado bajo diferentes protocolos de seguridad. Todos los datos que se guarden, ya sean personales, como de análisis y de situación, se quedarán bajo completa seguridad, y el acceso por sectores resulta seguro tanto para los administradores como para los que acceden a los portales de información.
Software de control horario más popular
a3gestión del tiempo
Completa software de presencia para todos los empleados de tu empresa. Gestiona los horarios, permisos, tipos de hora trabajada...
El software a3gestión del tiempo es uno de los programas para el fichaje de colaboradores dentro de organizaciones, es un programa capaz de realizar funciones dentro del departamento de recursos humanos. Optimiza, automatiza y simplifica procesos. Se adapta a diferentes relojes de marcaje, puedes marcar desde el teléfono móvil, o la web. Todas las funciones y organizaciones que realiza, se ajustan al marco legal laboral, con actualizaciones constantes. Con a3gestión del tiempo podrás gestionar el absentismo, analizando sus causas y dando informes exactos. Así mismo, registra los descansos y pausas, estudia los motivos de estos y también los registra. Mejora la puntualidad y maneja los tiempos de manera efectivo.
Workday ERP
Un sistema de Recursos Humanos (RRHH) siempre actualizado y en linea, para que siempre puedas continuar con tu trabajo desde cualquier punto geográfico y con cualquier dispositivo móvil.
Este es un programa para el control de personal, Workday ERP brinda muchas posibilidades y funciones para llevar a cabo diferentes acciones en la gestión de rrhh. El objetivo principal de Workday es el poder integrar la planificación, finanzas y recursos humanos, todo bajo un solo sistema integrado. Gracias a ello, obtendrás mayor crecimiento, mucho más información financiera y el control total de la compañía. Toma mejores y más eficientes decisiones gracias a los informes de analytics, tendrás informes legales, actualizaciones y algunos certificados de cumplimiento legal.
Cezanne HR
Cezanne HR es una solución online, alojada en la nube, para la gestión de los recursos humanos
Cezanne HR es un software de recursos humanos que se aloja en la nube. El programa es compatible con diferentes dispositivos, es bastante versátil, por otro lado, las funciones de autoservicios brindan mucho más seguridad, permitiendo a los colaboradores ingresar a los lugares que lo necesiten. Cezanne es muy adaptable y es capaz de personalizarse de modo que cumplan con tus necesidades. Realiza el control de presencia, fichaje y gestión de horarios, así como de calendarios, sustituciones y ausencias. Dale un seguimiento completo a tus colaboradores, gestiona sus nóminas e indemnizaciones,
Bizneo HR
Bizneo HR es una suite de RRHH con tecnología Cloud compuesta por 11 diferentes módulos diseñados para cubrir todo el ciclo laboral. Esta solución lleva la gestión del personal, el control del tiempo y la captación de talento, a un nuevo nivel.
El programa Bizneo HR es una suite completa de 11 módulos para funciones de recursos humanos. Es muy capaz, por lo que puede ser utilizada en empresas pequeñas y de gran tamaño, posee funciones para la gestión del personal, de control de asistencia laboral, evaluaciones de desempeño, así como análisis de la información de todo tipo. Integra un portal del empleado, procesos de gestión documental, una app móvil, gestión de vavaciones y ausencias, etc. Utiliza diferentes encuestas para poder tener feedback más exacto, Bizneo se preocupa por acercarse en el colaborador, sin dejar de lado los intereses de la empresa. Es escalable, flexible, sencillo y eficiente.
Personio RRHH
Completo y potente software de recursos humanos. Gestiona el departamento de personal de forma ágil y eficiente.
Este es un software completo para la gestión del departamento de rrhh, Personio es ideal para pymes y empresas medianas. Posee las funciones de un software de control de asistencia, de selección de personal, cubriendo todos el ciclo de vida del personal, desde su selección hasta su desempeño laboral, puedes realizar convocatorias, reclutamientos, gestión de nómina, horarios, vacaciones, y ausencias, etc. Es bastante portable, puedes acceder a través de la web o el móvil, posee una amplia biblioteca de métricas, así como organizadores de tareas, con las que podrás promover la colaboración y el entorno de manera compartida. Tendrás todo lo que necesites para manejar de manera completa al personal, así como sus funciones y tareas.
Factorial
Factorial es la solución de recursos humanos preferida en España. Podrás gestionar las vacaciones, documentos, control horario y fichaje, comunicación interna, eventos, crear el organigrama, selección de personal, portal del empleado y APP móvil
El software Factorial es uno de los favoritos entre las soluciones de recursos humanos, es capaz de gestionar todo tipo de solicitudes, integrando funciones de un software para control de asistencia, como de organización, de modo que es capaz de crear organigramas de la empresa, mientras que todos sus ajustes y regulaciones, se enmarcan en la ley de control horario, ya sean las gestiones de ausencias, vacaciones, pausas, organización de horarios, etc. Gracias a Factorial puedes centralizar diversos procesos, todos bajo un solo sistema. Ingresa al portal del empleado, gestor de documentos, evaluaciones de desempeño, firmas electrónicas, comunicación interna, onboarding, indicadores de RR.HH, etc.
Sesame HR
Sesame HR simplifica todos los procesos y tareas que realiza el departamento de recursos humanos. Podrás seleccionar las herramientas de gestión que necesites e implementarlas para mejorar los resultados de tu empresa.
Sesame es un software de control horario y recursos humanos, que también puede utilizarse como un programa de control de asistencia, ya que posee muchas funciones adecuadas para este departamento, es capaz de simplificar los procesos y tareas de toda el área. Encontrarás módulos de gestión de empleos, en la que encontrarás herramientas de reclutamiento, con la que puedes automatizar la publicación de ofertas, postulaciones, examen de diferentes candidatos, selección, entrevistas, etc. Con los informes, podrás tener un análisis completo del cumplimiento y desempeño laboral, podrás imprimirlos, ponerlos en gráficos, obtener datos de indicadores sobre la rentabilidad, los proyectos, etc.
Así como estas opciones, existen muchos más programas que puedes explorar, entre ellos VisualTime y Woffu.
Glosario
- Biometría: es la tecnología mediante la cual se identifica a las personas mediante una característica física, como las huellas dactilares, el reconocimiento facial o el iris del ojo.
- Tarjetas RFID: identificación mediante radiofrecuencia. Se transmite la identificación de las personas mediante ondas de radio.
- Productividad en el trabajo: es el rendimiento eficiente de la actividad productiva de cada trabajador.
- Estadísticas: es la generación de informes en los que se analizan y describen los datos recogidos en los reportes.