¿Para quién es esta guía?
Esta guía está elaborada para todas aquellas empresas, sean del sector que sean, que necesitan instalar un software de control de asistencia automática para sus empleados. Con el programa conseguimos mejorar la productividad del equipo, cuantificando la presencia productiva de los trabajadores.
Con un software de Recursos Humanos y control de asistencia se podrá gestionar más eficientemente, por parte del departamento de Recursos Humanos, los permisos de salida especiales, tener un control más preciso de las entradas y salidas del empleado, tener documentado los horarios que realizan, tener controladas las horas extras u organizar sus vacaciones.
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¿Para qué sirve?
Esta es una guía muy práctica que condensa en unas pocas páginas los aspectos más importantes para escoger un software para control de asistencia. Ahorrarás muchas horas buscando información y minimizarás riesgos porque aprenderás los puntos clave a considerar. Está creada en base a nuestra experiencia ayudando a las empresas con los retos de negocio y estrategias a la hora de seleccionar este tipo de soluciones.
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Introducción
¿Qué es un software de Control de asistencia?
Es un software que permite tener un control y gestionar la asistencia de los trabajadores en una área determinada o empresa. El sistema registra los usuarios y también puede tener establecido y definido los horarios de trabajo, los turnos, los días festivos, etc. Además, el software gestiona que sólo los usuarios registrados puedan tener acceso a las instalaciones o departamentos específicos y en los días y horarios permitidos.
El software de control de asistencia sirve para tener contabilizado el importe de horas trabajadas por cada trabajador, tener un control de la asistencia y puntualidad y gestionar de manera automatizada las incidencias, tanto de entrada como de salida, en el puesto de trabajo. También poseen otras herramientas, como sirenas para señalar el cambio de turno o los periodos de descanso.
¿Lo necesito?
Si quieres que se garantice el cumplimiento de los horarios y de la asistencia por parte de los empleados y disponer de una mayor gestión y control de los accesos a los diferentes espacios de tu compañía, necesitas disponer de un software de control de asistencia.
Aspectos esenciales del software para Control de asistencia
Salidas especiales
Con el software podemos disponer en un calendario con los permisos de los trabajadores introducidos de manera automatizada. Permite la creación de todo tipo de permisos: con o sin remuneración, vacaciones, permisos médicos y días personales. Podemos visualizar toda esta información en formato calendario y mediante una plataforma visual con facilidad de introducción de datos por parte de los usuarios.
La persona encargada de gestionar la herramienta podrá configurar de manera flexible los días festivos de la empresa y de cada empleado. También se puede visualizar y configurar los turnos, para poder gestionar mejor las salidas de cada empleado para que no afecte a la producción de la empresa y planificar de manera efectiva las vacaciones del personal a cargo.
Alertas automáticas
Otra de las funciones que incorpora el software son las alertas automáticas para poder identificar y detectar cualquier anomalía o incidencia que puedan ocasionar los trabajadores. El software tiene un centro de alertas que analiza los registros de asistencia y las salidas y las compara con los días, horas y turnos programados y asignados con anterioridad a cada trabajador.
Estas alertas se pueden configurar para que sean enviadas por mail. Se pueden clasificar en diferentes tipos de incidencias: llegar tarde, salidas antes de la hora, no asistencia, horas extras, etc. Además, se pueden programar alertas según estadísticas: ausencias coincidentes los viernes o lunes, días consecutivos, etc. Todos estos avisos se pueden programar específicamente para cada usuario y que éste las reciba automáticamente.
Administración de horarios y turnos
Cómo hemos comentado anteriormente, podemos programar los horarios y los turnos de los diferentes departamentos y así adaptarnos a las necesidades de la empresa. También se pueden introducir umbrales de incertidumbre, tanto para las entradas como para las salidas. Se reconoce el tiempo utilizado como descanso o vacaciones de manera flexible, de esta manera nos ahorramos crear distintos horarios para un mismo trabajador.
En el caso de tener que crear turnos, se pueden crear turnos en base a los horarios de cada empleado si éste tiene un horario fijo o según las horas que tenga que trabajar semanalmente si es un empleado con horario flexible y contratado por horas. También podremos calcular las horas pendientes de cada empleado y gestionar sus turnos. Definiendo estos horarios y turnos nos aseguramos que los usuarios solo puedan tener acceso en el horario definido para el.
Algunas de las ventajas de poder gestionar horarios y turnos son:
- Disminución de las horas no productivas.
- Puntualidad y cumplimiento por parte de los empleados.
- Cálculo automático de la nómina según las horas reales trabajadas y registradas.
- Aumento de la productividad.
- Reportes personalizados de cada trabajador.
Control de acceso
El software controla automáticamente la apertura segura de puertas y tornos para asegurar la entrada verificada de los trabajadores a las zonas que les corresponden. Mediante la instalación de dispositivos especiales, formados por un hardware y una interfaz que interactúa con el usuario, podemos definir y establecer la lista de usuarios que pueden acceder a las instalaciones, incluso definir su acceso por horas.
La interfaz que interactúa con el empleado suele estar formado por un teclado, una pantalla, indicadores luminosos y sonoros, identificadores digitales o un lector. El lector lo usamos para que los trabajadores puedan identificarse mediante una tarjeta con chip o banda magnética. Con el identificador digital, los usuarios pueden acceder mediante acceso biométrico, como la huella dactilar u otra característica física.
Control de asistencia
Con el software podremos gestionar y controlar la asistencia de los trabajadores en una área determinada. Se dispone de la lista de todos los trabajadores de la empresa y cada uno de ellos tiene definidos sus horarios de asistencia, turno, días de vacaciones, permisos especiales, etc. De esta manera el software controla que los trabajadores tengan acceso al sistema solo en los días y horas permitidos y establecidos anteriormente.
El sistema tiene un sistema offline con el que registra y almacena en su memoria el histórico de accesos, con información detallada del usuario, hora, día, etc., incidencias y alarmas saltadas. Así podemos descargarnos en cualquier momento estos registros y analizarlos posteriormente. Además de muchas otras funcionalidad básicas y necesarias de un software de control de horario.
Informes
Con el software de control de acceso se generan una serie de informes útiles para el departamento de Recursos Humanos y para el propio trabajador. Uno de ellos el es reporte de asistencia, con el que se indica si el empleado asistió a su trabajo sus días laborales. Este tipo de informes se pueden enviar al trabajador para que justifique sus ausencias en caso de que las haya.
Además, el reporte será adaptado en el caso de que en la compañía exista un sistema de turnos o una distribución especial de la jornada, y también incluirá los días y tiempos de descanso del personal. Todo esta información queda registrada y guardada en el historial para su posterior consulta años más tardes.
Otro de los informes que se generan gracias al software es un reporte de cantidad de horas trabajadas, horas extras y tiempos de descanso. Así podemos calcular la remuneración automáticamente del trabajador, teniendo en cuenta las horas semanales trabajadas, las horas extras y horas no trabajadas.
Ventajas a tener en cuenta
- Se pueden realizar ajustes y configurar el software según las necesidades específicas de la empresa
- Se trabaja con herramientas variadas, como el código de barras, tarjetas RFID y biométrica.
- Se puede calcular el coste de las horas no productivas de los trabajadores.
- Las nóminas se generan de manera automática calculando las horas trabajadas y los días presentes en la empresa.
- Se reduce el tiempo destinado a procesar datos y cálculos de horas y días libres.
- Se pueden delimitar zonas de acceso restringido
- Saber en todo momento y de manera actualizada en qué parte de la oficina se encuentra cada trabajador.
- Cada trabajador podrá pedir las vacaciones y días libres a través del software. El responsable del empleado podrá aceptarlas o denegarlas, según la producción.
- Permite flexibilidad de horarios. Se pueden dar unos márgenes de horas de entrada y salida, sabiendo posteriormente el número de horas restantes que le queda por cumplir a cada trabajador.
- Se generan automáticamente informes para el departamento de Recursos Humanos que facilita la creación de estadísticas.
Glosario
- Biometría: es la tecnología mediante la cual se identifica a las personas mediante una característica física, como las huellas dactilares, el reconocimiento facial o el iris del ojo.
- Tarjetas RFID: identificación mediante radiofrecuencia. Se transmite la identificación de las personas mediante ondas de radio.
- Productividad en el trabajo: es el rendimiento eficiente de la actividad productiva de cada trabajador.
- Estadísticas: es la generación de informes en los que se analizan y describen los datos recogidos en los reportes.