Software para Control de asistencia

¿Qué es un software de control de asistencia?

Un software de control de asistencia es una herramienta que registra, gestiona y supervisa la presencia laboral de los empleados en una empresa. Su propósito es automatizar la captación de datos sobre entradas, salidas, ausencias y horarios. Así, facilita el cumplimiento normativo y mejora la eficiencia operativa del departamento de Recursos Humanos.

A diferencia de otros sistemas de RRHH que abordan aspectos como la gestión del talento o la nómina, el software de control de asistencia se centra exclusivamente en el seguimiento del tiempo laboral real. Esto incluye desde fichajes diarios hasta la consolidación de informes que permiten analizar patrones de puntualidad, ausencias injustificadas o jornadas extraordinarias.

Funciona mediante distintos métodos de registro (relojes biométricos, apps, tarjetas RFID o incluso geolocalización… Los datos se almacenan de forma segura y se integran, en muchos casos, con otras plataformas empresariales (ERP, nómina, etc.) para un mayor control y análisis.

Tipos de sistemas de control de asistencia

En el mercado hay diversas soluciones que se adaptan a las necesidades y tamaño de cada organización. Estos son los tipos más comunes:

• Software en la nube (cloud-based). Se alojan en servidores externos y dan acceso remoto desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Ideales para empresas con equipos distribuidos o teletrabajo. Su ventaja es la escalabilidad, el mantenimiento a cargo del proveedor y la facilidad de actualización. Por contra, exigen conexión constante y dependen de la seguridad del proveedor.
• Software de instalación local (on-premise). Se instalan en los servidores de la empresa. Ofrecen mayor control sobre los datos y suelen ser los preferidos de organizaciones con políticas estrictas de seguridad o sin conexión continua a Internet. Eso sí, la inversión inicial es más alta y necesitan mantenimiento técnico interno.
• Soluciones específicas de control horario. Herramientas exclusivas para la gestión del tiempo y asistencia, sin funciones adicionales de RRHH. Son más económicas y fáciles de implementar, pero pueden quedarse cortas si tu empresa crece o necesita integrar más funcionalidades.
• Sistemas integrales de RRHH. Incluyen el control de asistencia como parte de una suite más amplia que gestiona desde el reclutamiento hasta la nómina. Aunque la inversión es mayor, ofrecen una visión global del ciclo de vida del empleado, reduciendo la duplicidad de procesos.

La elección dependerá del tamaño de la empresa, su infraestructura tecnológica y los objetivos específicos de gestión de personal.

                                                               

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¿Para qué sirve?

La gestión de la asistencia ya no es solo una cuestión de cumplir con la normativa laboral. Un software especializado aporta control, visibilidad y eficiencia a un proceso clave dentro de cualquier organización: saber cuándo y cómo trabajan los empleados.

Este tipo de herramientas sirve para:

• Controlar la puntualidad y el cumplimiento de la jornada laboral. Con registros automáticos y verificables, eliminas errores manuales y aseguras que cada minuto trabajado quede documentado.
• Detectar patrones de absentismo y retrasos. Los reportes generan alertas tempranas para intervenir antes de que los problemas afecten la productividad.
• Simplificar el cálculo de horas extra, permisos y vacaciones. Gracias a la automatización, reduces la carga administrativa y minimizas los conflictos por discrepancias horarias.
• Cumplir con la legislación laboral vigente en España. Desde 2019, el control horario es obligatorio. Contar con una herramienta homologada ayuda a evitar sanciones y auditorías complicadas.

Ejemplos de uso reales:

• Un restaurante con varios turnos rotativos puede llevar el registro de entradas y salidas desde una tablet en la cocina, sincronizada en tiempo real con la oficina central.
• Una empresa de servicios con empleados en movilidad puede utilizar una app móvil con geolocalización para fichajes en cliente, asegurando trazabilidad y reduciendo el fraude.
• Un grupo industrial con cientos de empleados en planta puede instalar lectores biométricos para garantizar un acceso seguro y registrar automáticamente los tiempos de producción.

En resumen, implementar un software de control de asistencia te ayuda a cumplir la ley y, al mismo tiempo, mejora la gestión operativa, impulsa la transparencia interna y contribuye directamente a la eficiencia organizacional.

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Funciones de un software de control de asistencia

Para encontrar un software para control de asistencia de personal realiza la comparativa entre los diferentes sistemas. Ten en cuenta aspectos esenciales como los que citamos a continuación. Serán los criterios para escoger el adecuado, así como a los diferentes precios.

Salidas especiales

Con el software puedes:

• Tener un calendario con permisos de los trabajadores introducidos de forma automática.
• Crear todo tipo de permisos: con o sin remuneración, vacaciones, permisos médicos y días personales.
• Visualizar toda esta información en formato calendario y en una plataforma visual con facilidad de inserción de datos por parte de los usuarios.
• Configurar de manera flexible los días festivos de la empresa y de cada empleado.
• Visualizar y configurar los turnos para poder gestionar mejor las salidas de cada empleado para que no afecte a la producción de la empresa y planificar de manera efectiva las vacaciones del personal a cargo.

Alertas automáticas

Otra de las funciones del software son las alertas automáticas para identificar y detectar anomalías o incidencias:

• Registra asistencia y salidas y las coteja con los días, horas y turnos programados y asignados con anterioridad a cada trabajador.
• Son alertas que se pueden configurar para que sean enviadas por mail.
• Se pueden clasificar en diferentes tipos: retraso, salidas antes de la hora, no asistencia, horas extras, etc.
• Puedes programar alertas según estadísticas: ausencias viernes o lunes, días consecutivos, etc… Todos estos avisos se pueden programar para cada usuario y que éste las reciba automáticamente.

Administración de horarios y turnos

Cómo hemos comentado, puedes programar los horarios y los turnos de los diferentes departamentos.

• Se pueden introducir umbrales de incertidumbre, tanto para las entradas como para las salidas.
• Se reconoce el tiempo de descanso o vacaciones con flexibilidad.
• Crea turnos en base a los horarios de cada empleado, tanto si tiene un horario fijo o por horas.
• Calcula las horas pendientes de cada empleado y gestiona turnos. de forma personalizada y adaptada a cada usuario.

Control de acceso

A su vez, el software controla automáticamente aspectos como los siguientes:

• La apertura segura de puertas y tornos para entradas verificada de los trabajadores.
• Puedes definir y establecer la lista de usuarios que tienen acceso a las instalaciones. Incluso definir su acceso por horas.
• Gestión de la interfaz, la cual suele estar formada por un teclado, una pantalla, indicadores luminosos y sonoros, identificadores digitales o un lector que funciona con una tarjeta con chip o banda magnética.
• También es común a día de hoy utilizar identificadores digitales, con los que los usuarios pueden acceder mediante acceso biométrico, como la huella dactilar u otra característica física.

Control de asistencia

Al mismo tiempo y obviamente, con el software podrás gestionar y controlar la asistencia de los trabajadores en una área determinada. Por ejemplo, puedes:

• Tener una lista de todos los trabajadores de la empresa y cada uno de ellos con sus horarios de asistencia, turnos, días de vacaciones, permisos especiales, etc.
• Controlar que los trabajadores tengan acceso al sistema solo en los días y horas permitidos y establecidos anteriormente.
• Registrar y almacenar el histórico de accesos, con información detallada del usuario, hora, día, etc., incidencias y alarmas saltadas. Algo que podrás descargar en todo momento y analizarlo posteriormente.
• Funcionalidades básicas y necesarias de un software de control de horario.

Informes

Con el software de control de acceso se generan una serie de informes útiles para el departamento de Recursos Humanos y para el propio trabajador:

• Reporte de asistencia, con el que se indica si el empleado asistió a su trabajo sus días laborales. Se pueden enviar al trabajador para que justifique sus ausencias en caso de que las haya. Además, el reporte será adaptado a distintos sistemas de turnos o jornadas especiales e incluirá días y descansos del personal.
• Reporte de cantidad de horas trabajadas, horas extras y tiempos de descanso. Así, calculas la remuneración automáticamente del trabajador, teniendo en cuenta las horas trabajadas, las horas extras y las no trabajadas.

Ventajas a tener en cuenta

• Ajustas y configuras el software según las necesidades de tu empresa.
• Trabajas con herramientas variadas: código de barras, tarjetas RFID y biométrica…
• Puedes calcular el coste de las horas no productivas de los trabajadores.
• Las nóminas se generan de manera automática, calculando las horas trabajadas y los días presentes en la empresa.
• Reduces el tiempo destinado a procesar datos y cálculos de horas y días libres.
• Delimitas zonas de acceso restringido.
• Sabes en todo momento y de forma actualizada en qué parte de la oficina se encuentra cada trabajador.
• Cada trabajador podrá pedir las vacaciones y días libres a través del software. El responsable del empleado podrá aceptarlas o denegarlas.
• Tienes la posibilidad y de ofrecer, y a la vez gestionar, la flexibilidad de horarios.
• Se generan automáticamente informes para el departamento de Recursos Humanos que facilitan la creación de estadísticas.

Métodos para mejorar la asistencia

Las empresas que consiguen una plantilla más puntual, comprometida y estable no solo usan buenos sistemas de control de asistencia. También que aplican estrategias que combinan tecnología, cultura y gestión activa.

Aquí tienes un conjunto probado de métodos que ya están funcionando en empresas de múltiples sectores:

• Alertas y seguimiento proactivo. Activar notificaciones inmediatas ante retrasos o ausencias repetidas, configurar reglas por tipo de incidencia (retraso leve, sin fichaje, falta justificada o injustificada) y establecer protocolos claros para el equipo de RRHH o supervisores.
• Visualización de datos y analítica predictiva. Usa dashboards con KPIs como puntualidad media, horas no justificadas, rotación por turno, etc. También, detectar patrones estacionales o por equipos ayuda a prevenir picos de absentismo (por ejemplo, en verano o en ciertos días de la semana).
• Política interna coherente y comunicada. Formaliza un reglamento de asistencia que esté alineado con el convenio y la realidad del negocio. Forma a los mandos intermedios para aplicarlo con criterio y coherencia. Incorpora una política clara de justificación de ausencias, permisos y retrasos.
• Flexibilidad controlada. Aplica márgenes de entrada en puestos donde sea posible (ej. oficinas), dentro de un marco medido. Permite cambios de turno gestionados desde el propio sistema, evitando conflictos por asignación.
• Gamificación y refuerzo positivo. Reconoce de forma periódica a los equipos o empleados con mejor evolución o compromiso y usa sistemas de puntos, rankings o beneficios internos para motivar sin castigar.
• Formación en gestión del tiempo. Ofrece talleres sobre organización personal y productividad. Es especialmente útil en sectores como hostelería, logística o retail, donde el absentismo suele estar ligado al estrés y desorganización.
• Integración con evaluación del desempeño. Incorpora métricas de asistencia a los informes de desempeño y enlaza bonos o incentivos con indicadores claros de puntualidad o permanencia.
• Supervisión y liderazgo activo. Capacita a mandos intermedios para hacer seguimiento, dar feedback inmediato y liderar con el ejemplo. Un buen jefe de turno es más eficaz que cualquier app.

En Cronomía te ayudamos a elegir la solución adecuada, pero también a sacar todo su potencial con buenas prácticas que funcionan. Porque mejorar la asistencia empieza por saber cómo gestionarla.

Beneficios de estos sistemas de control

Poder adquirir e implementar un sistema de control de asistencia aporta muchos beneficios, ya sea en la nube o si se instala localmente. Brinda mejores posibilidades tanto al personal como a la empresa.

Así mismo, el mejor software para control de asistencia es el que se ajuste a las necesidades y objetivos del negocio, así como al precio y al tamaño de la empresa. Entre los beneficios de un software de control de asistencia, destacamos:

Proporciona información precisa

Tendrás datos sobre la productividad de los colaboradores de manera conjunta, o también individual, verás la puntualidad y la asistencia. Sabrás qué trabajadores se encuentran en turno o libres, así como su franja horaria, además de horas extraordinarias, excepciones, permisos, etc.

Mejora el cumplimiento y puntualidad

El registro horario es una transformación digital. Ganas eficiencia al organizar el tiempo y controlas turnos y jornadas. Con la plantilla control de asistencia, estos procesos son más fáciles, mientras que mejora la calidad del registro. Con datos más precisos y personalizados, reduces el absentismo, evitas pérdidas económicas y mejoras la productividad y la puntualidad.

Previene riesgos laborales

El programa control de personal es bastante efectivo en situaciones de riesgo, ya que al cumplir las leyes laborales también protege a los empleados en la jornada laboral. O sea, que mejora las condiciones de los trabajadores, reduce el estrés y genera armonía, lo que potencia la creatividad e innovación.

Mejora la toma de decisiones

Gracias a todos los datos, análisis, informes y detalles, estos software de Recursos Humanos ofrecen una visión completa de todo el negocio. Dispones de una base de datos, con un gestor integrado de documentación, además de funciones de un software de nóminas que ayuda a tomar mejores decisiones en base a los datos, lo que es ideal a nivel económico y humano.

Ahorra tiempo y costes

Con las automatizaciones, los procesos y tareas se desarrollan en menos tiempo. Así, el ahorro de tiempo lo puedes invertir en otros procesos más estratégicos. Precisamente, las opiniones de los software control de asistencia siempre recalcan el ahorro del tiempo y del coste.

Este tipo de programas brinda seguridad en diferentes aspectos y plataformas: fichaje, accesos biométricos y con reconocimiento facial, registros por huellas digitales… Por otro lado, todos estos datos se quedan en una base de datos completamente integrada y protegida por protocolos de seguridad.

Mejores software de control de asistencia

En este punto, nos detenemos a analizar cuáles son los mejores software de control horario. O, por lo menos, los más destacados:

a3gestión del tiempo

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Completa software de presencia para todos los empleados de tu empresa. Gestiona los horarios, permisos, tipos de hora trabajada...

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El software a3gestión del tiempo es un programa idóneo para el departamento de recursos humanos. Optimiza, automatiza y simplifica procesos, se usa desde cualquier dispositivo y se ajusta al marco legal con actualizaciones constantes. Tendrás informes exactos para gestionar el absentismo y analizar sus causas. Registra descansos y pausas, estudia sus motivos y también los guarda. Por ende, mejora la puntualidad y ayuda a manejar mejor los tiempos.

Workday ERP

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Un sistema de Recursos Humanos (RRHH) siempre actualizado y en linea, para que siempre puedas continuar con tu trabajo desde cualquier punto geográfico y con cualquier dispositivo móvil.

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El programa para el control de personal Workday ERP brinda muchas posibilidades y funciones para llevar a cabo diferentes acciones en la gestión de RR.HH. Su objetivo es integrar planificación, finanzas y recursos humanos en un solo sistema. Gracias a él, obtendrás información financiera de calidad y el control total de la compañía. Toma mejores  decisiones con informes de analytics, legales, actualizaciones y certificados de cumplimiento legal.

Cezanne HR

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Cezanne HR es una solución online, alojada en la nube, para la gestión de los recursos humanos

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Cezanne HR es un software de recursos humanos en la nube compatible con diferentes dispositivos. Es muy seguro y versátil, ya que se adapta a las necesidades de cada negocio. Permite realizar el control de presencia, fichajes y gestionar de horarios, así como calendarios, sustituciones y ausencias. Dale un seguimiento completo de tu plantilla, gestiona sus nóminas e indemnizaciones.

Bizneo HR

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Bizneo HR es una suite de RR. HH. con tecnología Cloud compuesta por más de 16 módulos diseñados para cubrir todo el ciclo laboral y reducir hasta un 35% procesos operativos de la gestión del talento.

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Bizneo HR es una suite completa e ideal para Recursos Humanos. Es útil tanto en empresas pequeñas como en las de gran tamaño y tiene funciones para gestión del personal, control de asistencia laboral, evaluaciones, encuestas, un portal del empleado, gestión documental, app móvil, gestión de vacaciones y ausencias… En definitiva, Bizneo se preocupa por la plantilla sin dejar de lado los intereses del negocio o empresa y es escalable, flexible, sencillo y eficiente.

Personio RRHH

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Completo y potente software de recursos humanos. Gestiona el departamento de personal de forma ágil y eficiente.

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Personio es perfecto para pymes y empresas medianas. Posee las funciones de un software de control de asistencia, así como de selección de personal: lanza convocatorias, reclutamientos, gestionar nóminas, horarios, vacaciones, y ausencias… Puedes acceder a él por web o móvil y posee una amplia biblioteca de métricas, así como organizadores de tareas que fomentan la colaboración. Todo lo necesario para manejar plantillas, así como sus funciones y tareas.

Factorial

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Factorial es la solución de recursos humanos con la que podrás gestionar las vacaciones, documentos, control horario y fichaje, comunicación interna, eventos, crear el organigrama, selección de personal, portal del empleado y APP móvil

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Factorial es una de las soluciones de recursos humanos favoritas de los usuarios. Gestiona todo tipo de solicitudes, crea organigramas… Además, cumple al dedillo la ley de control horario, ya sea para ausencias, vacaciones, pausas u horarios. Centralizas todos los procesos en un solo sistema, ya que cuenta con un portal del empleado, un gestor documental, permite las evaluaciones, dispone de firmas electrónicas, onboarding, indicadores de RR.HH, etcétera.

Sesame HR

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Sesame HR simplifica todos los procesos y tareas que realiza el departamento de recursos humanos. Podrás seleccionar las herramientas de gestión que necesites e implementarlas para mejorar los resultados de tu empresa.

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Sesame es un software de control horario y recursos humanos que también sirve para el control de asistencia, ya que posee funciones de este área. Sus módulos de gestión de empleos y herramientas de reclutamiento automatizan y gestionan ofertas, postulaciones, exámenes de candidatos, entrevistas… Sus informes son análisis completos acordes al cumplimiento legal y laboral, con gráficos, datos de rentabilidad, indicadores de proyectos y mucho más.

Requisitos legales y normativas laborales

Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas en España están obligadas a registrar la jornada laboral diaria de sus empleados con las horas de inicio y fin. Este registro debe conservarse durante cuatro años y estar disponible para la Inspección de Trabajo. Además, el sistema de control debe ser objetivo, fiable y accesible para el trabajador.

En Cronomía colaboramos con soluciones que cumplen de forma rigurosa con esta normativa, incluyendo:

• Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD)
• Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Muchos cuentan con certificaciones como ISO 27001 en gestión de seguridad de la información o ENS (Esquema Nacional de Seguridad), claves para entornos que manejan datos sensibles o públicos.

Por sectores, los software de control de asistencia deben cumplir lo siguiente:

• Hostelería y restauración. Cumplimiento de convenios colectivos que exigen registros específicos de horas extras, turnos y descansos obligatorios.
• Construcción. Adaptación a la normativa del Convenio General del Sector de la Construcción, con requisitos especiales en desplazamientos, fichaje en obra y subcontratas.
• Administraciones públicas y contratas. Requisitos de trazabilidad, seguridad certificada (ENS) y transparencia en jornadas parciales.
• Industria y manufactura: Control de turnos rotativos y fichaje en entornos sin conectividad, cumpliendo con la normativa sectorial y de prevención de riesgos laborales.
• Oficinas y teletrabajo: Herramientas compatibles con el trabajo híbrido, que cumplen con la obligación de registrar jornada también a distancia, según la Ley 10/2021 de trabajo a distancia.

Con Cronomía, encuentras la solución que mejor se adapta a tu sector y a tus obligaciones legales, sin margen para el error. Así puedes centrarte en lo importante: tu negocio.