Mejor software para asesorías

¿Qué es un software de asesorías?

Los conceptos de asesoría, consultoría y gestoría se solapan y los utilizamos, erróneamente, para referirnos a un mismo concepto. Veamos las sutiles diferencias entre estos tres tipos de empresas:

• Consultoría: Empresas dedicadas a detectar problemas en otras empresas y buscar una solución. Normalmente se acude a estas empresas para temas puntales.
• Asesoría: Empresas dedicadas a detectar problemas en otras empresas y derivar la solución a terceras empresas. Normalmente se acude a estas empresas para mantener una relación a más largo plazo.
• Gestoría: Las gestorías son las que se diferencian de mas puntos respecto a las anteriores ya que están destinadas a gestionar aspectos administrativos de terceras empresas.

Como podréis comprobar durante la lectura de esta guía muchas opciones del software de estas empresas son las mismas, pero también existen otras fundamentales para cada sector y que no las comparten. Son soluciones especialmente diseñadas para el día a día de una asesoría o de una gestoría: trato con clientes, gestión de nóminas, estar al día en normativa fiscal, laboral…en este guía conocerás el software de gestión ideal para asesorías.

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¿Lo necesito?

Existen diversos factores para seleccionar el programa adecuado y que necesites, entre todos estos factores deberás tener en cuenta lo siguiente:

• El tamaño y volumen de tu empresa, ya que, aunque los programas son adaptables y escalables, muchas veces poseen ciertas funciones especiales para cada tamaño y volumen de despacho.
• Tu área especializada, ya que de esto depende el tipo de programa que requieras, muchos son altamente potentes en tareas especificas en comparación de otros despachos, adaptando así sus funciones a tus necesidades.
• Deberá ser rentable, por lo que deberá optimizar costos, mejorando la productividad y eficacia, sin invertir grandes costos en la asistencia.
• Un entorno colaborativo, deberá ofrecer las herramientas y facilidad para realizar el trabajo simultaneo con el equipo de colaboradores con los que realice las asesorías o trabajos, en tiempo real.
• Los programas que utilizan, tanto tus clientes como tus colaboradores, facilitarás el tránsito de información y la importación de archivos y datos de manera rápida y sin problemas de compatibilidad.
• Un carácter integral, que pueda abarcar todos los aspectos y áreas de la empresa en la que se desempeñe. Unificando cada área de la empresa, centralizándolo bajo un único sistema, que se comparte con los colaboradores seleccionados.
• La cartera de clientes que posees puede ser de gran o poco volumen, podrás elegir el programa que potencia en mayor medida la atención a ellos o su administración de datos y seguimiento.

Para que el software nos sea de utilidad debe cubrir un mínimo de necesidades que podríamos resumir en los siguientes puntos.

Características

Son diversos los requerimientos y herramientas que son necesarios para que un software para asesorías. gestorías y despachos puedan ser funcionales, entre estas herramientas se encuentran:

• Herramientas de automatización: este tipo de herramientas ayudan a que las tareas sean más rápidas, por lo que ahorrar tiempo en la gestión de las tareas.
• Herramientas de análisis: con estas herramientas podrás analizar todo tipo de análisis de datos y cifras, con los que podrás monitorear el comportamiento de los datos, y elaborar modelos. Además de poder hacer previsiones futuras.
• Herramientas de actualización legal: Con la ayuda de estas herramientas, las actualizaciones normativas y legales ingresarán rápidamente a su sistema de datos, con los que estarás al día con estos cambios y aplicar correctamente esta información a sus procesos.
• Herramientas para el modelo colaborativo: Mantenerse cerca del cliente será cada vez más sencillo y rápido, así como también, hacerlo parte de sus recopilación y elaboración de datos.

Entre los requisitos con los que debería contar este tipo de programas, debería ser capaz de:

• Gestión de documentos, elaboración de informes y de datos.
• Gestión y lector de facturas, tickets, impuestos, cobros y pagos.
• Sincronización de cuentas bancarias, conciliación de movimientos bancarios, realiza transacciones rápidas y sencillas.
• Notificaciones sobre el vencimiento de cobros y pagos.
• Panel de clientes jerarquizados, sistema de mensajería sincronizado y programa adaptado.
• Conectividad y facilidad de movilidad.

Beneficios

Las tareas de un asesor se definen al realizar servicios, los que se orientan a analizar y examinar con suma atención todas las oportunidades que pueden seguir, asimismo, podrán generar servicios adicionales complementarios, por lo que el cliente se verá beneficiado con herramientas 360°.

Asimismo, muchos de estos programas agilizan y automatizan todo tipo de procesos, realizando todo tipo de gestiones, están diseñados para ser efectivos y organizar todas las gestiones y procesos de una organización. Estos ofrecen soluciones integrales a todos tipo de despachos en ámbitos contables, documentales, facturables, etc.

Ventajas

Un software para asesorías ofrece múltiples beneficios y gracias a sus herramientas logra realizar muchas tareas y procesos, otorgando de este modo múltiples ventajas para todo tipo de despacho profesional.

• Planificación y programación de eventos y sucesos. Mejorando la previsión de hechos.
• Mayor control del sistema computarizado, disminuyendo la gestión humana y disminuyendo los errores humanos.
• Acceso libre y visibilidad aumentada, podrás ver cualquier archivo en cualquier lugar. Gracias a tener todos los datos en una sola ubicación o almacén y estar organizados de forma personalizada, podrás encontrar toda la información que necesites de forma detallada, y bastante rápida.
• Colaboración en tiempo real y acercamiento a los clientes de forma rápida e integral.
• Gestión contable y cálculo automatizado.
• Integración de inteligencia aplicada para cada uno de los asesoramientos que realices.
• Practicidad, realiza cálculos, presupuestos, análisis, etc.

Funcionalidades básicas del software para asesorías

Gestión de contabilidad

Esta herramienta puede ser utilizada de igual manera por Consultorías, Asesorías y Gestorías. Pero toma una mayor relevancia en el sector de las gestorías porque uno de sus principales papeles es gestionar la contabilidad de terceras empresas, por lo que ademas deberá ser multiempresa.
Para cubrir todo el espectro de posibilidades deberá contar con contabilidad de costos, contabilidad financiera, contabilidad fiscal y contabilidad administrativa. De entre todas destaca la contabilidad fiscal y la liquidación de impuestos.

Gestión documental

Esta herramienta es mas propia de las Consultorías y Asesorías. Se trata principalmente de un sistema que permita intercambiar documentos desde el lado de profesional y del cliente, y subir consultas de modo online.
Todo esto durante las veinticuatro horas del día. Este rápido intercambio de documentos y las inmediatas respuestas a las consultas redunda muy positivamente en los clientes que se siente atendidos y a la par bien asesorados. Es una buena forma de fidelización del cliente.

Gestión de expedientes

Utilizando el módulo de gestión de expedientes de este tipo de programas ERP es posible realizar un seguimiento completo sobre los informes de la empresa, comenzando por la planificación, las tareas de facturación y el cobro.

Asimismo, es posible generar de forma automática los expedientes según el operador y los conceptos facturables, pudiendo adjuntar la documentación necesaria y crear directamente las partes de los trabajos asociados.

Es posible que estos módulos también permitan revisar en tiempo real los beneficios que reportan los expedientes y así poder controlar los gastos que suponen.

Generación de nóminas

Esta opción es secundaria para las consultorías y las asesorías y en cambio es del todo fundamental para las gestorías.
Una gran parte de los beneficios de las gestorías viene de su departamento de recursos humanos. La gestión de contratos laborales, nominas y finiquitos son imprescindibles en este sector.

Actualizaciones periódicas

Todo software precisa de actualizaciones periódicas, pero si nos encontramos con software que interactúa con instituciones como Hacienda, como es el caso de las gestorías, entenderemos que es muy importante que estas actualizaciones se produzcan y que sean fiables.
Un error en la confección de un impuesto por cambio de normativa puede resultar muy caro al cliente, por lo que en defensa de nuestro buen hacer los software de gestoría deben estar actualizados constantemente y no solo en sus cálculos internos sino también en su interfaz y opciones si es preciso.

Gestión de proyectos

Dado que muchas consultorías no solo localizan problemas en una empresa sino que también trabajan en la solución de los mismos, una herramienta de gestión de proyectos, sean de la índole que sean, les resulta muy útil.
Por otro lado tanto las asesorías como las gestoras no precisan de esta herramienta.
El software de gestión de proyectos es complejo en el aspecto que gestiona diferentes áreas que en su conjunto forman un proyecto. Normalmente los valores a gestionar y que forman un proyecto son:

• Recursos (humanos, tecnológicos, materiales…)
• Gestión de Tiempos.
• Recursos económicos empleados (inversiones monetarias)
• Procesos.
• ROI (Retorno de la inversión)

Se pueden añadir muchos otros pero no se puede prescindir de estos.

Gestión de partes

Por medio del módulo de gestión de partes se puede llevar a cabo todo lo que esté relacionado con la resolución de partes del trabajo por operador.

Estos módulos pueden llevar avisos programados para realizar un control de estado automático o para las tareas pendientes de realizar.

Presupuestos

Mientras que las gestorías trabajan sobre unas tarifas, las asesorías y consultorías trabajan por medio de presupuestos, pues los casos que reciben pueden ser muy diferentes unos de otros. Sin embargo las gestorías tienen unas tarifas por productos y solo hay que seleccionar este, ese o aquel.
La herramienta para presupuestos debe ser bastante flexible y personalizable, de ese modo podremos atender a todos los supuestos. También es interesante que nos muestre información sobre desvíos presupuestarios para poder rectificar sobre la marcha y no encontrarnos al final del proyecto con una desviación insostenible.
De igual modo también es interesante que los presupuestos pasen directamente a facturación.

Facturación

La funcionalidad de facturación que suelen tener los programas ERP para consultorías, asesorías y gestorías sirven para poder realizar la facturación del negocio de forma automática, pudiendo realizar las mismas de forma periódica en un par de minutos, permitiendo gestionar el cobro de las minutas.

Herramientas generales

Otro tipo de herramientas de carácter general que también es interesante disponer de ellas son:

• Informes y estadísticas: Nunca hay suficientes informes en un software. Es importante que tengamos el mayor numero de informes y si los podemos pasar a forma gráfica por medio de estadísticas de barras, lineas, etc., mucho mejor.
• Entorno colaborativo: Se pueden desarrollar por medio de un chat interno, sistemas de alertas, derivación de trabajos, tareas colaborativas de las que se pueda medir el flujo de trabajo…
• Incidencias: Es interesante que todas las incidencias queden registradas y se pueda hacer un seguimiento de las mismas mientras se resuelven. También es positivo que esas incidencias se puedan asociar a procesos y que sirvan de alertas para evitar que sucedan de nuevo.
• Soporte: Un soporte 7×24, aunque sabemos que no es real se debería ajustar lo más posible. Este tipo de soporte da al cliente la sensación que ante una urgencia siempre tiene un punto al que acudir.

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Tipos de software para asesorías

Software de finanzas

Este sector suele ser el que posee un flujo de gestión abarrotado, por lo mismo, suelen necesitar un programa de asistencia de este tipo con mucha más necesidad. Estos se especializan en la atención y soluciones financieras, unifica, optimiza y mejora los procesos financieros de organizaciones de todo tamaño, y tipo.

Software legal

Este tipo de software posee herramientas de todo tipo para el análisis de datos y la posterior toma de decisiones en las tareas y procesos jurídicos en despachos legales, procesos jurídicos, bufetes, etc. Asegurando así la seguridad y certeza de los procesos.

Software contable y fiscal

Este tipo de programas son desarrollados para llevar a cabo la contabilidad y las finanzas de todo tipo de empresa, sin importar el tamaño, ya que se encargan de realizar las gestiones en estos aspectos. Puede realizar tareas como las de asesoría fiscal, desarrollo de nóminas, etc.

Software de asesorías para el sector salud

El sector salud también posee un programa de asistencia con el que se ayudará a la realización de gestiones y procesos. Clínicas, centros de salud, todo tipo de instituciones médicas, son las que este tipo de software puede asistir, incrementando resultados, mejoras, otorgando confianza, realizando análisis de datos, investigaciones, eficacia y seguridad.

¿Qué factores debo considerara para elegir un software de asistencia?

Para poder seleccionar el programa adecuado para tu empresa, en primer término, debes examinar los datos de tu empresa, como lo son el tamaño, el tipo, los objetivos y las necesidades, todo lo que sea necesario para saber el estado de tu empresa y poder ingresarlos para personalizar y adaptar al futuro programa que adquieras.
Por otro lado, aspectos como el carácter integral del software, el tipo de cliente que posee, la rentabilidad de la empresa y del presupuesto que posee para su adquisición.

Consejos para saber dónde implantar el programa

Según nuestras necesidades y nuestro propio criterio existen diversas formas de implementar el software para despachos, asesorías y gestorías. Veamos algunas diferencias entre instalación en local o en la nube.

Local (en tu propio ordenador)

• Toda la información que gestionan las consultorías, asesorías y gestorías es muy sensible, porque o se trata de información interna de la empresa (financiera) o se trata de información relacionada con factores importantes (problemas de la empresa y sus soluciones), por lo que debemos medir muy bien donde guardamos toda esa información. Si tenemos una seguridad activa en nuestra empresa lo mejor sera guardarlos en nuestros ordenadores.
• Tener el software instalado en nuestra empresa no significa estar aislado. Podemos tenerlo instalado en nuestra intranet, en nuestros servidores, y compartir información entre todos los departamentos de la empresa e incluso con departamentos externos.

En la nube (online)

• Resulta interesante utilizar software cloud si queremos dar paso a nuestros clientes para que interactúen de alguna manera con nuestra aplicación, por ejemplo contar con formularios para urgencias, reclamaciones…, que puedan entrar y revisar los balances contables directamente, participar de forma activa en ciertas fases de un proyecto, etc.
• La integración con aplicaciones del tipo Google Apps, Outlook, Exchange, Zoho… es mucho mas sencilla.

TOP mejores software para Asesorías

Para comenzar a comparar soluciones y proveedores es recomendable tener en cuenta una lista con los mejores programas ERP para consultorías, asesorías y gestorías, de forma que tengas un buen lugar por dónde comenzar con tu trabajo de comparación:

1. Ekon Software para Asesorías y despachos profesionales

Ekon

Ekon cubre las áreas de CRM, Finanzas, Cadena de Suministros, Fabricación, Proyectos, Obras y Servicios, Laboral, RRHH, Nómina y está enfocado a diversos sectores como Distribución, Construcción, Fabricación y Sanidad.

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Ekon ERP ofrece una solución completa para asesorías o despachos profesionales, además de que de esta forma se mejoran todos los trámites legales y operativos que se llevan a cabo en el día a día del negocio.

2. Sage Despachos Connected

Sage Despachos Connected

Sage Despacho Connected es una aplicación para gestionar la totalidad de una asesoría o despacho. Ofrece la oportunidad de mejorar la productividad y competitividad. Sus grandes beneficios son la facilidad de uso, aceleración de procesos y seguridad.

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Una herramienta de un potente grupo empresarial y muy completa que facilita toda la funcionalidad de un despacho: notificaciones de la Tesorería General de la Seguridad Social, portal de clientes, del empleado, notificaciones, contenidos legales…

3. A3 Asesor

a3ASESOR

Simplifica los procesos de gestión para despachos de profesionales al tratar en una ficha única todos los datos relativos al cliente. Obtén información en tiempo real para una mejor toma de decisiones.

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Esta plataforma sirve a la perfección para tener una imagen global de los clientes, ya que permite utilizar herramientas que comparten información única, pudiendo gestionar en tiempo real y de una forma muy sencilla y efectiva. Existen multiples versiones de A3 Asesor para cubrir empresas de este sector según sus necesidades.

4. Suasor para contables, asesorías o gestores contables

Suasor

Suasor es un ERP para Despachos y Asesorías que gestiona de forma ágil las relaciones con los clientes y la parte operativa de este sector.

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Suasor es una de las soluciones ERP especializada en empresas de servicios contables, asesorías y compañías de gestión administrativa, pudiendo facilitar la planificación de la información y el flujo de la misma, mejorando notablemente la eficiencia de la compañía.

5. Galdon Software ERP Despachos Profesionales

Solución ERP que facilita la gestión integral de los despachos profesionales con un programa de software laboral o fiscal, gestorías, despachos de abogados y para profesionales liberales. Es una herramienta muy completa y bastante útil.

6. Glasof Glcon

Glasof Glcon

GLCON es un programa de contabilidad que está diseñado para que contabilizar apuntes y cumplimentar los modelos de AEAT y Registro sea sencillo, rápido y fiable

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Este es un software de gestión integral para despachos contables y de asesorías. El software contable posee variadas versiones para todo tipo de usuarios. Asimismo, es reconocido por su soporte y atención al cliente, y poseer actualizaciones continuas.

7. Sudespacho 

Sudespacho

SuDespacho es un ERP para consultoras y despachos profesionales. Una solución adecuada para automatizar, digitalizar y modernizar la gestión. Enfocando su trabajo en el cliente y abrazando nuevas tecnologías como el cloud computing y apps móviles.

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Sudespacho es un programa pensado para el manejo dentro de entornos de trabajo de abogados, permite el trabajo colaborativo y simultáneo. Posee un poderoso gestor de expedientes y archivos, control de documentación, gestor de e-mail marketing, módulos de gestión y jurídicos. Brinda un sistema CRM para abogados que se integra fácilmente al sistema y lo complementa.

8. ERPdiez Despacho

ERPdiez Despacho

ERPDiez Despacho es la solución de gestión ideal para despachos profesionales y asesorías. Sus múltiples herramientas, su sistema modular, y el portal del empleado y asesor, permiten a una asesoría elevar su nivel de servicio a los clientes.

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Esta es una solución en la nube que permite la gestión de despachos profesionales de todo tipo. Es modular, intuitiva y escalar, posee tres diferentes versiones para cada tipo de despacho, es fácil de manejar y se integra de manera sencilla a otros programas de gestión que ya se utilicen, posee diversas herramientas de asistencia y aplicación.

Glosario

• Startup: Se trata de empresas emergentes. Empresas que comienzan lo andadura comercial.
• Multiempresa : Software capaz de realizar una tarea para diversas empresas de forma individual y sin cruzar los datos. Se utiliza para gestionar múltiples contabilidades o múltiples facturaciones, que pertenecen a diferentes clientes, desde un mismo software.
• Interfaz : Parte gráfica de un software con la que interactuamos por medio del ratón o de la pantalla táctil.
• CRM: Del ingles Customer Relationship Management, Se trata de un software orientado a la gestión integral de los clientes.
• Desvíos presupuestarios: Diferencia entre el presupuesto inicial y el coste real al finalizar un proyecto.
• Flujo de trabajo: Es el conjunto de estructuras diseñadas para la realización de un trabajo: tiempos, orden de las tareas, etc.
• Seguridad activa: Es la que utilizamos a diario para mantener seguro nuestro entorno informático: antivirus, claves fuertes, copias de seguridad, no utilizar usuarios administradores…
• Intranet: Se trata de una red cerrada que utiliza protocolos de Internet para conectar usuarios mediante permisos.
• Software cloud: Software que se encuentra en un servidor ajeno al que accedemos por medio de un navegador de Internet desde un ordenador de sobremesa, un ordenador portátil o cualquier dispositivo móvil.
• Integración aplicaciones: Cuando desde una aplicación podemos acceder a otra e intercambiar información entre ambas. Puede ser de forma nativa o por medio de una API.