Para que el software nos sea de utilidad debe cubrir un mínimo de necesidades que podríamos resumir en los siguientes puntos.

Gestión de contabilidad

Esta herramienta puede ser utilizada de igual manera por Consultorías, Asesorías y Gestorías. Pero toma una mayor relevancia en el sector de las gestorías porque uno de sus principales papeles es gestionar la contabilidad de terceras empresas, por lo que ademas deberá ser multiempresa.
Para cubrir todo el espectro de posibilidades deberá contar con contabilidad de costos, contabilidad financiera, contabilidad fiscal y contabilidad administrativa. De entre todas destaca la contabilidad fiscal y la liquidación de impuestos.

Gestión documental

Esta herramienta es mas propia de las Consultorías y Asesorías. Se trata principalmente de un sistema que permita intercambiar documentos desde el lado de profesional y del cliente, y subir consultas de modo online.
Todo esto durante las veinticuatro horas del día. Este rápido intercambio de documentos y las inmediatas respuestas a las consultas redunda muy positivamente en los clientes que se siente atendidos y a la par bien asesorados. Es una buena forma de fidelización del cliente.

Gestión de expedientes

Utilizando el módulo de gestión de expedientes de este tipo de programas ERP es posible realizar un seguimiento completo sobre los informes de la empresa, comenzando por la planificación, las tareas de facturación y el cobro.

Asimismo, es posible generar de forma automática los expedientes según el operador y los conceptos facturables, pudiendo adjuntar la documentación necesaria y crear directamente las partes de los trabajos asociados.

Es posible que estos módulos también permitan revisar en tiempo real los beneficios que reportan los expedientes y así poder controlar los gastos que suponen.

CRM

Los CRM se han convertido en una herramienta común para cualquier tipo de empresa, aunque toma mas importancia cuando la relación con el cliente es mas comercial que de servicios como es el caso de las Consultorías, Asesorías y Gestorías.
Los CRM gestionan perfectamente las agendas e historiales de los clientes por lo que sacaran mucho más partido a esta herramienta las consultorías y las asesorías, que interactúan mucho mas con los clientes.
Las herramientas mas comunes de los CRM son las agendas, historiales, campañas de marketing, información estadísticas de los datos aportados…

Con el módulo de clientes que tienen estas soluciones es posible gestionar toda la información relacionada con ellos, desde los conceptos que se pueden facturar, los modelos de la declaración, los servicios que vienen incluidos, el histórico de expedientes, las partes del trabajo realizado y las facturas emitidas.

Por medio de este módulo (o de otro dependiendo de la solución ERP) es posible generar avisos configurables por fecha de vencimiento o por operador.

De esta forma, se puede tener la posibilidad de adjuntar toda la documentación sobre cualquier cliente.

Generación de nóminas

Esta opción es secundaria para las consultorías y las asesorías y en cambio es del todo fundamental para las gestorías.
Una gran parte de los beneficios de las gestorías viene de su departamento de recursos humanos. La gestión de contratos laborales, nominas y finiquitos son imprescindibles en este sector.

Actualizaciones periódicas

Todo software precisa de actualizaciones periódicas, pero si nos encontramos con software que interactúa con instituciones como Hacienda, como es el caso de las gestorías, entenderemos que es muy importante que estas actualizaciones se produzcan y que sean fiables.
Un error en la confección de un impuesto por cambio de normativa puede resultar muy caro al cliente, por lo que en defensa de nuestro buen hacer los software de gestoría deben estar actualizados constantemente y no solo en sus cálculos internos sino también en su interfaz y opciones si es preciso.

Gestión de proyectos

Dado que muchas consultorías no solo localizan problemas en una empresa sino que también trabajan en la solución de los mismos, una herramienta de gestión de proyectos, sean de la índole que sean, les resulta muy útil.
Por otro lado tanto las asesorías como las gestoras no precisan de esta herramienta.
El software de gestión de proyectos es complejo en el aspecto que gestiona diferentes áreas que en su conjunto forman un proyecto. Normalmente los valores a gestionar y que forman un proyecto son:

  • Recursos (humanos, tecnológicos, materiales…)
  • Gestión de Tiempos.
  • Recursos económicos empleados (inversiones monetarias)
  • Procesos.
  • ROI (Retorno de la inversión)

Se pueden añadir muchos otros pero no se puede prescindir de estos.

Gestión de partes

Por medio del módulo de gestión de partes se puede llevar a cabo todo lo que esté relacionado con la resolución de partes del trabajo por operador.

Estos módulos pueden llevar avisos programados para realizar un control de estado automático o para las tareas pendientes de realizar.

Presupuestos

Mientras que las gestorías trabajan sobre unas tarifas, las asesorías y consultorías trabajan por medio de presupuestos, pues los casos que reciben pueden ser muy diferentes unos de otros. Sin embargo las gestorías tienen unas tarifas por productos y solo hay que seleccionar este, ese o aquel.
La herramienta para presupuestos debe ser bastante flexible y personalizable, de ese modo podremos atender a todos los supuestos. También es interesante que nos muestre información sobre desvíos presupuestarios para poder rectificar sobre la marcha y no encontrarnos al final del proyecto con una desviación insostenible.
De igual modo también es interesante que los presupuestos pasen directamente a facturación.

Facturación

La funcionalidad de facturación que suelen tener los programas ERP para consultorías, asesorías y gestorías sirven para poder realizar la facturación del negocio de forma automática, pudiendo realizar las mismas de forma periódica en un par de minutos, permitiendo gestionar el cobro de las minutas.

Herramientas generales

Otro tipo de herramientas de carácter general que también es interesante disponer de ellas son:

  • Informes y estadísticas: Nunca hay suficientes informes en un software. Es importante que tengamos el mayor numero de informes y si los podemos pasar a forma gráfica por medio de estadísticas de barras, lineas, etc., mucho mejor.
  • Entorno colaborativo: Se pueden desarrollar por medio de un chat interno, sistemas de alertas, derivación de trabajos, tareas colaborativas de las que se pueda medir el flujo de trabajo
  • Incidencias: Es interesante que todas las incidencias queden registradas y se pueda hacer un seguimiento de las mismas mientras se resuelven. También es positivo que esas incidencias se puedan asociar a procesos y que sirvan de alertas para evitar que sucedan de nuevo.
  • Soporte: Un soporte 7×24, aunque sabemos que no es real se debería ajustar lo más posible. Este tipo de soporte da al cliente la sensación que ante una urgencia siempre tiene un punto al que acudir.

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