Software para Business Intelligence

¿Qué perfil de usuario encontrará útil esta guía?

Esta guía está elaborada para a todas aquellas empresas que quieran mejorar el nivel de competitividad y de toma decisiones. Estas decisiones se realizan a partir de información precisa, obtenida por el cruzamiento de múltiples datos. De esta manera se obtienen ventajas sobre otras empresas del sector y se aumenta la rentabilidad y las ventas.

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¿Qué puedes conseguir con esta guía?

Esta es una guía muy práctica que condensa en unas pocas páginas los aspectos más importantes para escoger un software para Business Intelligence. Ahorrarás muchas horas buscando información y minimizarás riesgos porque aprenderás los puntos clave a considerar. Está creada en base a nuestra experiencia ayudando a las empresas con los retos de negocio y estrategias a la hora de seleccionar este tipo de soluciones.

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Introducción

¿Qué es un software de Business Intelligence?

Es un software diseñado para transformar los datos de las empresas en información y conocimiento, para así poder optimizar los procesos de toma de decisiones de las organizaciones y se realizan de manera más rápida, se aporta un feedback objetivo, se mejora la rentabilidad y se conoce más a los clientes.
Hoy en día las empresas manejan una gran cantidad de datos, haciendo cada vez más difícil la extracción de información y el análisis. Un software de Business Intelligence permite unificar, analizar y ordenar la información de las organizaciones y presentar informes y gráficos visuales y fáciles de elaborar. Es importante que se integre con el ERP que utilicemos porque es de ahí de donde sacará los datos. Además de nuestro sistema contable, del SGA, de recursos humanos…

¿Lo necesito?

Si quieres transformar los datos de tu empresa en información, aumentar ventas y reducir costes, tomar decisiones con precisión y rapidez y entender todo lo que pasa en ella, necesitas un software de Business Intelligence.

Aspectos esenciales del software para Business Intelligence

Cuadros de Mando Integrales (CMI)

El Cuadro de Mando Integral (CMI) es una herramienta que permite monitorizar y establecer los objetivos de un negocio y de sus diferentes departamentos o áreas. Gracias a ella nos ayuda a expresar los objetivos y las iniciativas que necesitamos para cumplir con una estrategia, ya que muestra continuamente cuándo los trabajadores y la empresa alcanzan los resultados previamente definidos en su plan estratégico. Los beneficios que ofrece el Cuadro de Mando Integral son:

• Expresar de manera clara y precisa un modelo de negocio y traducirlo en indicadores, para así facilitar el acuerdo y consenso en toda la empresa.
• Determinar y clarificar cómo las acciones diarias afectan tanto a corto plazo como a largo plazo.
• Utilizar el CMI con un sistema de control por excepción, para comunicar los planes de la empresa, enfocar los esfuerzos en una sola dirección y así evitar la dispersión.
• Permitir detectar de manera automática las desviaciones ocurridas en el plan estratégico y operativo. Además de investigar e indagar en los datos operativos de la empresa para descubrir cuál fue la causa original que provocó las desviaciones.

Sistemas de Soporte a la Decisión (DSS)

El Sistema de Soporte a la Decisión (DSS) es una herramienta que permite el análisis de los datos de la empresa. Suele tener una serie de informes predefinidos con los que presenta la información manejándola desde diferentes perspectivas. Su propiedad principal es que permite solucionar una parte importante de las limitaciones de los programas de gestión.
Algunas de sus características principales son:

• Realiza informes dinámicos, interactivos y flexibles, para que así el usuario no tenga que ajustarse a los listados predefinidos que se establecieron en el momento de la implantación del programa, ya que no siempre resuelven sus dudas.
• No se requieren conocimientos técnicos para hacer funcionar el software. Un usuario no tecnológico puede desarrollar y crear informes y gráficos, examinando la información y creando nuevas métricas con simples funciones, sin necesidad de depender del departamento de informática.
• Rapidez en el tiempo de respuesta gracias a que las bases de datos normalmente son un datawarehouse corporativo o un datamart, optimizadas para realizar análisis de grandes cantidades de información.
• Integración de todos los sistemas y departamentos de la empresa, garantizando la calidad y la integración de los datos entre los diferentes departamentos de la compañía. Esto se consigue gracias al proceso de ETL que se realizan antes de la implantación del DSS.
• Cada usuario tiene su propio perfil, definiendo sólo acceso a la información y procesos que necesita para conseguir que su trabajo sea más eficiente.
• Disponibilidad de información histórica, para poder comparar los datos actuales con los datos de otros períodos para así analizar tendencias, establecer la evolución de parámetros de negocio, etc.

Sistemas de Información Ejecutiva (EIS)

El Sistema de Información Ejecutiva (EIS) es una herramienta que suministra a los gerentes acceso sencillo a información relevante interna y externa de su negocio. Su principal finalidad es que los usuarios tengan a su disposición una visión completa del estado de los indicadores de negocio que le condicionan, teniendo la posibilidad de analizar detalladamente los factores que no están cumpliendo las expectativas previamente definidas y así determinar un plan de acción ajustado.
Gracias a esta herramienta, podemos visualizar informes y listados de los diferentes departamentos y áreas de negocio de una manera consolidada, para facilitar la monitorización de la compañía o de un departamento de ésta. También es posible ajustar la visión de la información a la teoría de Balanced Scorecard.
Esta función ofrece un acceso rápido a la información compartida mediante la utilización de interfaces visuales gráficas e intuitivas. Suelen incorporar alertas, informes históricos, análisis de tendencias, resúmenes de comportamiento de las diferentes secciones, etc. Además, podemos programar el envío de estos informes al correo electrónico.

Datamart

El datamart es una base de datos especializada en el almacenamiento de datos de una área específica o departamento de una empresa. Dispone de una estructura óptima de datos para poder analizar la información detalladamente desde todas las perspectivas que intervienen en los procesos del departamento. Para poder crear un datamart de una área específica de la empresa necesitamos encontrar la estructura idónea para el análisis de su información.
Algunas de la ventajas que presentan los datamarts son:

• Mayor rapidez de consulta
• Poco volumen de datos
• Consultas sencillas de SQL y MDS
• Validación directa de la información
• Facilidad para la creación de históricos de datos

Datawarehouse

El datawarehouse es una base de datos corporativa que integra y depura información de una o varias fuentes diferentes. De esta manera podemos procesarla y permitir su análisis desde varias perspectivas y con gran velocidad de respuesta. La creación de un datawarehouse representa en la mayoría de los casos el primer paso para implantar una solución completa de Business Intelligence.
La principal ventaja de este tipo de base de datos es la estructura en la que se almacena la información. El almacenamiento es homogéneo y fiable y permite realizar consultas y crear un tratamiento jerarquizado de ella. Las principales características de una datawarehouse son:

• Integridad: de los datos almacenados en una estructura consistente.
• Temático: se integran solo los datos necesarios para el proceso de de generar conocimiento del negocio. Estos se organizan por temas para facilitar su acceso y compresión por parte de los usuarios.
• Históricos: la información almacenada sirve para realizar análisis de tendencias e informares de comparaciones.
• No volátil: la información puede ser leída pero no modificada. Siempre disponemos de información permanente, añadiendo nuevas variables pero sin modificar las que habían anteriormente.
• Metadatos: permite saber la procedencia de la información, su fiabilidad, la periodicidad de refresco, etc., para simplificar y automatizar la obtención de la información.

Otras funciones importantes

• Power BI desktop: gestiona todo los datos importantes de cualquier localización y formato.
• Paneles, con indicadores clave, actualizados en tiempo real.
• Preguntas en lenguaje natural, para obtener como respuesta gráficos apropiados.
• Personalización de contenidos, para los distintos usuarios de la empresa.
• Inicio rápido, con paneles listos para usar en pocos pasos.
• Power BI Mobile, con el que podemos acceder desde cualquier lugar, mediante aplicaciones nativas para Windows, iOS y Android, a todos los datos.

Glosario

• ETL: es el proceso mediante el cual las empresas pueden mover datos desde múltiples fuentes y cargarlos en otra base de datos, datamart o datawarehouse.
• Monitorizar: acción mediante la cual podemos controlar el desarrollo de un proceso a través de un monitor.
• Balanced Scorecard: es una herramienta que permite relacionar estrategias y objetivos clave con desempeño y resultados en cualquier empresa.
• Metadatos: datos acerca de los datos que sirve para suministrar información de los datos producidos.
• Aplicaciones nativas: son las aplicaciones que se desarrollan específicamente para cada sistema operativo de móvil.