Esta guía está orientada a organizaciones de cualquier tamaño y actividad que se encarguen de su propia gestión contable, y que se encuentren en la tesitura de elegir un software de contabilidad adecuado a sus requerimientos. La conveniencia de estos programas radica en que todas las empresas, en algún momento, se ven en la necesidad de automatizar sus procesos financieros y contables para ahorrar tiempo y optimizar sus recursos.

¿Para qué sirve esta guía?

Esta guía esta elaborada de forma concreta para que pueda ser empleada como consulta e instructivo, podrás saber y entender que es un software facturación y contabilidad, sus funciones y características esenciales. Cada empresa, pyme, o autónomo requiere un software administrativo contable y fiscal diferente, pues sus necesidades e intereses son distintos. Esta guía te ayudará a elegir el mejor programa de contabilidad y facturación para tu empresa e implementarlo. Un sistema de gestión contable permitirá reducir y simplificar tareas, optimizar procesos y analizar datos de manera sencilla y rápida.

¿Por qué implementar programas de contabilidad en tu empresa?

Descargar un programa contable es una de las acciones que se ha vuelto imprescindible en cualquier empresa, ya que la asistencia de un programa de este tipo tiene gran significancia para la administración de la contabilidad, ya que poseen herramientas especificas para esta labor, maneja todo tipo de movimientos y operaciones dentro de las empresas de cualquier tamaño e índole.
Los programas informáticos de contabilidad y facturación se implementan para poder simplificar, facilitar y organizar todo tipo de tareas de este tipo. La facilidad y sencillez con las que automatiza la funciones, no solo lo convierte en una gran herramienta, sino que es gracias a todas las funcionalidades y beneficios que brindan, reducen los costos e inversiones en personal, además de, poder ser usado con aquellos que no tienen los conocimientos en las materias contables.

                                               
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Objetivos del software contable

Los programas de contabilidad poseen diferentes funciones, por lo que pueden cubrir los objetivos necesarios y básicos para cada empresa, algunos de ellos son:

  • Manejar los registros contables.
  • Manejar y crear nóminas e impuestos.
  • Analizar datos pasados y presentes. Realiza historiales y balances.
  • Crea informes periódicos, recoge estadísticas y genera conclusiones rápidamente.
  • Tramita facturas y recordatorios de estas.
  • Crea recibos, órdenes de compras y balance de gastos.
  • Trámites y movimientos bancarios.
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Tipos de software de contabilidad

En el mercado de programas de contabilidad y facturación existen diferentes tipos de sistemas contables y distintos ejemplares de herramientas para realizar estas funciones.

Hojas de cálculo

Entre las aplicaciones de contabilidad, las hojas de cálculos suelen ser la herramienta para llevar a cabo balances numéricos, esta sencilla herramienta puede realizar cálculos eficientes, controlar egresos y registrar ingresos. Puedes realizar todo tipo de cálculos, llevar cuentas, crear estadísticas, gráficos, tablas, etc.

Software para llevar contabilidad personal

Este tipo de programas para contabilidad suelen ser desarrollados por la misma empresa que lo necesite. Puede gestionar de manera personalizada las tareas que necesitan realizarse para lograr los objetivos trazados de la empresa que lo desarrolla. Las empresas suelen requerir hacer estos programas por la necesidad de especificaciones adaptadas para los empleados y colaboradores.

Software de gestión contable comercial

Muchos de los sistemas contables en una empresa son de índole comercial, este tipo de software está diseñado para venta y comercialización, por lo que vienen equipados de distintas herramientas y aplicaciones para el desarrollo de funciones contables de cualquier índole. Un ERP para contabilidad es sumamente beneficioso, existen diferentes programas con diferentes funciones para cada empresa. Muchos de ellos incluyen características de contabilidad, además de ser adaptables y configurables.

Software de contabilidad de una empresa

Estos programas brindas muchas más funciones para brindar un servicio de contabilidad integral, suele ser orientado a empresas de gran tamaño y magnitud. Además de herramientas y aplicaciones para la contabilidad en general, integra a los sistemas contables computarizados una gama de funciones para la gestión administrativa. Ofrecen gran variedad de módulos y herramientas de gestión laboral.

Programas de contabilidad para autónomos

Muchos trabajadores autónomos o freelance dirigen sus trabajos por sí mismos, por lo que no siempre disponen de suficiente tiempo y espacio para realizar las gestiones contables. Estos programas suelen ofrecer diferentes tipos de planes, o incluso ser gratuitos, adaptándose a las necesidades de este tipo de trabajadores. Suelen ser un software sencillo y de interfaz intuitiva.

Programas de contabilidad para pymes

Muchas empresas pequeñas tienen dificultades con el manejo de la cuentas y facturación, sobre todo cuando van en crecimiento. Por lo que se los emprendedores y microempresarios se suelen preguntar: cuál es el software para llevar la contabilidad de mi negocio. Por ello existen diferentes programas de contabilidad para pymes con precios distintos y planes que se acomodan no solo a la cantidad de empleados, sino también al tipo de pyme que se requiera. Estos programas de contabilidad para pequeña empresa ofrecen además asesoramiento y soporte a los usuarios para iniciar a usarlo.

Programas de contabilidad online

Muchas de las herramientas de gestión contable, suelen tener no solo un sistema para la instalación en los ordenadores principales, sino que muchos de ellos cuentan con tecnología cloud, por lo que también podrás manejar el sistema contable en la nube. Suelen tener ambas modalidades, o incluso se puede tener el programa por completo en la nube, ahorrando costos de implantación, mantenimiento, almacenamiento, etc. Incluso tienen aplicaciones móviles para contabilidad, por lo que podrás manejar los programas de contabilidad y nóminas en cualquier lugar.

Funciones de un software contable

Los programas de contabilidad son aplicaciones orientadas a automatizar los procesos contables de las empresas: tareas rutinarias como los gastos, los balances, las ventas, las compras o las nóminas, pueden ser abordadas desde un mismo software.

  • Presentación de impuestos. Cumplir con la presentación de modelos tributarios es una obligación crucial para todas las organizaciones. Con este tipo de software, la empresa cuenta con asistentes y modelos de presentación de impuestos a Hacienda para evitar recargos y sanciones que deriven de los retrasos administrativos.
  • Cálculo de nóminas. Esta es una tarea que se complica a medida que crece el tamaño de la plantilla, y que se diversifican las circunstancias sociales y tributarias de los trabajadores. Con estos programas, se contabilizan los valores de las nóminas a las cuentas preindicadas.
  • Contabilización de asientos. Es el aspecto más representativo de los programas de contabilidad: reflejar en los libros de la empresa todos los movimientos que impliquen asientos contables, y organizarlos adecuadamente según el plan contable pertinente.
  • Gestión de compras y ventas. A medida que se van registrando las transacciones de compraventa, el software de contabilidad va registrando en tiempo real los movimientos en las cuentas de proveedores o clientes, actualizando el estado de cuentas de cada uno.
  • Control de pagos. La programación de los pagos a proveedores queda asistida y automatizada, distinguiendo entre la forma de pago de cada entidad y completando fácilmente todas las remesas con base en los movimientos registrados en la cuenta de cada proveedor.
  • Elaboración de balances. Se pueden extraer todos los datos contables con facilidad gracias a los procesos asistidos de creación de balances empresariales.
  • Análisis de tendencias de negocio. Una de las partes cruciales de un buen software de gestión es contar con herramientas de analítica que permitan a la dirección financiera de la empresa involucrarse en la estrategia corporativa aportando informes sobre el rendimiento financiero de la organización, y ayudar a la toma global de decisiones de negocio.

Otras características interesantes

Este tipo de programas para la gestión de la contabilidad de una empresa también incluyen otras características muy útiles que es interesante recordar:

  • Acceso a clientes para subir o bajar documentación. Asociar cualquier documento a un cliente en la base de datos, para poder acceder a él en cualquier momento que sea necesario.
  • Automatización de asientos. Los asientos más comunes que se realizan en la actividad de la empresa, como las compras o las ventas, se realizan de forma automatizada para ahorrar tiempo y esfuerzo.
  • Balances. Creación de los balances de situación, balance general o balance de comprobación de sumas y saldos.
  • Cierre de cuentas. Para concluir el ejercicio clausurando las cuentas de ingresos, gastos, costos de ventas y costos de producción.
  • Conciliación bancaria. Mantener el control de los movimientos bancarios en relación con los asientos contables realizados durante la actividad del negocio.
  • Contabilidad financiera, fiscal y laboral. Llevar la contabilidad abarcando todas las áreas de la empresa, desde el aspecto financiero, las obligaciones fiscales (tasas e impuestos) y las gestiones laborales (nóminas y liquidaciones a la Seguridad Social).
  • Contabilidad multiempresa. La posibilidad de gestionar la contabilidad de distintas empresas desde el mismo programa de gestión contable.
  • Contabilizar las facturas al escanearlas. Proceso para automatizar los asientos de las facturas en el momento en que son escaneadas.
  • Importar/exportar datos en Excel y/o PDF. Pasar los datos contables o importarlos desde programas externos de uso habitual en el entorno empresarial, como por ejemplo archivos de texto PDF u hojas de cálculo Excel.
  • Liquidación del impuesto de sociedades. Calcular el impuesto de sociedades de forma precisa para proceder a su liquidación.

Ventajas de los programas de contabilidad

  • Disponer de una gestión optimizada. Con estos programas no solo se consigue registrar las transacciones o hacer cálculos, sino que incluyen herramientas de analítica de datos para extraer conclusiones relevantes para el negocio.
  • Reducir el margen de error. Se deja menos espacio a los errores humanos gracias a sus procesos e itinerarios automatizados.
  • Invertir el dinero con inteligencia. El retorno de la inversión se produce en un tiempo relativamente corto. El beneficio obtenido por el uso del software es siempre superior al coste de sus licencias e implantación.
  • Hacer más fáciles las tareas más complejas. Con un software de contabilidad, la empresa podrá descomponer tareas usualmente complicadas en otras más sencillas, para las cuales estos programas ya están preparados.
  • Ahorrar papel y espacio físico. Al dejar digitalizados todos los movimientos contables, la empresa ahorrará una cantidad considerable de papel y, por lo tanto, de espacio dedicado al almacenaje de documentos.
  • Acceder rápidamente a la información. La característica más notable de estos programas es que son fácilmente accesibles desde varios dispositivos, e incorporan filtros de consulta que facilitan enormemente el acceso a los datos deseados.

Usabilidad del software de contabilidad empresarial

La evolución de los programas de contabilidad para empresas permite disponer en la actualidad de aplicaciones con una interfaz más sencilla, cómoda e intuitiva que facilita su uso a la hora de abordar el día a día en la contabilidad de la empresa.

Algunos puntos que destacar en cuanto a usabilidad y nuevas funciones de los programas de contabilidad:

  • Personalizar la interfaz. Elegir entre distintas combinaciones de colores de la interfaz para buscar una mayor comodidad y confort a la hora de trabajar con el programa.
  • Funciones extras. Capacidad para acceder a funciones extras para mejorar la rapidez y eficiencia en el trabajo como calculadora, alertas de tiempo o recordatorios por fechas.
  • Trabajo en la nube. Los datos se guardan en la nube para poder acceder a ellos en cualquier momento y lugar, sin tener que estar limitados a un horario concreto o una ubicación determinada.
  • Movilidad. Capacidad para utilizar el software desde dispositivos móviles como smartphones o tablets, lo que incrementa la movilidad de la empresa.

Los programas de contabilidad, más que constituir una solución para las empresas, son prácticamente una herramienta de uso obligado. Llega un momento en que las gestiones administrativas y contables adquieren una complejidad tal, que no contar con un software de apoyo dificulta considerablemente este trabajo. Se recomienda considerar softwares de contabilidad como VisionwinContasimple,y a3innuva.

¿Cómo elegir un software de contabilidad?

Elegir el mejor programa de contabilidad puede ser una tarea tediosa si no posees suficiente información. Debes conocer cómo funciona un programa de contabilidad, y comprobar si alguno de los programas adaptados al control de existencias y contabilidad es suficiente y funcional para tu negocio. El dispositivo o equipo también debe ser revisado, existen programas de contabilidad para windows 10 y para mac. Otro punto a observar es revisar cuánto cuesta un software contable, y si el plan se adapta para el tipo y tamaño de organización.

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