¿Qué es un software de Gestión de proyectos?

Un programa de gestión de proyectos es una herramienta específica para planificar, organizar y gestionar todos los aspectos de un proyecto. Con estas herramientas, los gerentes del proyecto pueden:

  • Rastrea cada detalle relacionado con un proyecto determinado.
  • Asignar tareas a los trabajadores y usuarios.
  • Monitorear el desempeño.
  • Asegurar que los equipos lleguen a los plazos determinados previamente.
  • Tener un registro de la carga de trabajo a los empleados.
  • Incluir usuarios externos para facilitar una mayor colaboración.

De esta manera, podemos decir que las soluciones de gestión de proyectos son la base para ejecutar un proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y sin dolores de cabeza innecesarios.

                                                               
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¿Por qué usar herramientas de gestión de proyectos en tu empresa?

Si quieres que tu empresa realice de manera eficaz todos los proyectos, sin errores ni sorpresas, sin duda necesitas un software de gestión de proyectos.

Esta es una guía muy práctica que condensa en unas pocas páginas los aspectos más importantes para escoger un software para gestión de proyectos. Ahorrarás muchas horas buscando información y minimizarás riesgos porque aprenderás los puntos clave a considerar. Está creada en base a nuestra experiencia ayudando a las empresas con los retos de negocio y estrategias a la hora de seleccionar este tipo de soluciones.

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Características y funcionalidades de un software de gestión de proyectos

Plantillas de proyectos

El software permite la realización e implementación de diferentes plantillas para gestionar todo tipo de proyectos. Algunas de las plantillas que ofrece esta herramienta son:

  • Plantillas predefinidas: ofrece plantillas pre-definidas para varios casos de uso y metodologías. De esta manera nos ahorramos introducir repetidamente las mismas tareas y crear constantemente plantillas, ahorrando tiempo y aumentando la productividad.
  • Plantillas personalizadas: también podemos crear plantillas de proyectos personalizadas para que el programa funcione exactamente como lo necesitamos. De esta manera podemos adaptar cada plantilla en función de las necesidades de cada equipo.

Herramientas de colaboración

El software de gestión de proyectos incluye una serie de herramientas de colaboración con las que nos facilitará la comunicación entre departamentos y áreas. Algunas de estas funciones son:

  • Funciones de mensajería: permite mantener toda la comunicación del equipo en un solo lugar. De esta manera no tendremos que recurrir al correo electrónico. También incluye menciones mediante @, para dirigirnos a un usuario determinado y que la comunicación fluya de manera correcta, y uso de #, para ordenar rápidamente la información.
  • Gestión de documentos: permite de manera fácil para cualquier usuario adjuntar archivos rápidamente, por lo que podemos mantener toda la información del proyecto de manera centralizada y compartir documentos importantes con nuestro equipo.
  • Cuenta de invitados: los administradores pueden proporcionar acceso a partes interesadas externas, así como invitar a clientes, proveedores, profesionales independientes o consultores externos a participar en el proyecto.
  • Grupos de usuarios: pensado para proyectos complejos que requiere múltiples equipos. De esta manera nos aseguraremos de que todos están en la misma página y que pueden interactuar fácilmente con su equipo u otros equipos que trabajan en el proyecto.

Planes y horarios

Uno de los pasos más importantes para realizar con éxito un proyecto es crear un plan. El software de gestión de proyectos nos ayuda a diseñar un objetivo y a definir los pasos a realizar para alcanzarlo. Para ello ofrece la función de diagrama de Gantt, donde los usuarios pueden administrar entregas, eventos, fechas de tareas y dependencias de tareas.
Gracias a esta función, tendremos un marco completo para ejecutar nuestro proyecto, sin importar lo complejo que sea. Además, una vez que el plan esté definido, todos pueden visualizar los plazos, editar fechas y recordatorios, y realizar un seguimiento de las entregas.

Informes

Otras de las funciones que incorpora este software es la generación de informes, con los que podremos realizar análisis y personalizarlos según nuestras necesidades. Gracias a este tipo de reportes, tendremos una visión exacta del desarrollo del proyecto en un momento determinado. Los tipos de informe que podemos generar son:

  • Informes predefinidos: ofrece una gran variedad de plantillas predefinidas para los informes. Permiten realizar un seguimiento de varios KPI y parámetros.
  • Reportes personalizados: si optamos por informes personalizados, podremos filtrar los parámetros que nos interesan y diseñar nuestro informe para compartirlo con nuestro equipo y las partes interesadas.

Presupuesto

El software incorpora funciones de presupuesto, que permiten establecer un presupuesto realista y proporciona información sobre los gastos, facturas y otros costes. De esta manera nos ayudan a tomar decisiones informadas a lo largo del proyecto para que podamos mantenernos al corriente de los costes antes de que se salgan del presupuesto. Disponer de una vista completa de los gastos proyectados y reales nos ayuda a calcular los beneficios. Es muy común el software especializado en control de presupuestos para obras y reformas.
Otra ventaja que proporciona esta función de presupuesto es que nos permite realizar el seguimiento de nuestros patrones de presupuesto en varios proyectos. Así nos ayudará a determinar los plazos y presupuestos en proyectos futuros.

Organización intuitiva

El software permite una organización intuitiva, gracias a la incorporación de varios diseños fáciles de usar. En lugar de agrupar información en un documento o en una hoja de cálculo, la herramienta ofrece una variedad de formatos visualmente atractivos para ayudarnos a monitorear y a administrar la gran cantidad de tareas asociadas a un proyecto determinado.
Algunas de las herramientas más comunes del software de gestión de proyectos para administrar tareas de una manera visual e intuitiva son:

  • Diagramas de Gantt
  • Tableros Scrum
  • Tableros Kanban

Capacidades de integración

El software permite la integración de diversas funciones claves para poder gestionar de manera efectiva un proyecto. Así, el proyecto no estará desconectado de otras plataformas empresariales. Además, tendremos una mayor visibilidad y transparencia sobre cómo los proyectos encajan en el resto de herramientas de la empresa sin necesidad de navegar entre una gran cantidad de aplicaciones. Algunas de las integraciones que permite son:

  • Integración de correo electrónico.
  • Integración de CRM.
  • Integración del repositorio de código fuente.
  • Integración del sistema de gestión de identidad.

Paneles de control

Los paneles de control permiten asimilar toda la información relevante en un formato visual y resumido. Esto permitirá que la administración superior o gerentes también tengan una ventana a todos los proyectos, recursos asignados, actualizaciones en tiempo real y una vista detallada de las situaciones críticas. Los paneles de control facilitan la obtención de una visión general de los proyectos, canalizaciones y estados.

Flujos de trabajo personalizados

Otra gran característica de las herramientas de gestión de proyectos es la capacidad de personalizar los flujos de trabajo, satisfaciendo de una manera más efectiva nuestras necesidades. Normalmente, el software incorpora flujos de trabajo predefinidos pero facilita la modificación de las actividades para que se ajusten a nuestras necesidades.
Gracias a esta herramienta tendremos procesos más simples, un mayor acceso a la información, estipulación de acciones automatizadas, más control sobre el proceso, etc. Podremos estructurar el flujo de trabajo para garantizar que sea lo más eficiente posible.

Administración de recursos

Si el proyecto implica la fabricación de un producto físico, tendremos que administrar otros recursos necesarios, como materiales y equipos. Al estipular los recursos necesarios desde el principio, podemos administrar de manera efectiva lo que nuestro equipo necesita, así como identificar el uso excesivo o la escasez de recursos determinados. Al administrar el equipo, también podremos ver qué empleado tiene tiempo de sobra, quién está completamente ocupado y quién está desbordado en sus tareas.

Beneficios del software para gestión de proyectos

Algunas de las ventajas que ofrece el software de gestión de proyectos a las empresas que lo implementan son:

  • Colaborar con los miembros del equipo en tiempo real.
  • Compartir documentos.
  • Gestionar los costes del proyecto.
  • Tener capacidad para gestionar riesgos, previsiones y presupuestos.
  • Creación de reportes e informes.
  • Facilidad de uso y manejo de las herramientas.

¿Cómo elegir un software?

Esta guía va destinada a todas aquellas empresas que necesitan mejorar los flujos de trabajo de sus proyectos. El software ayudará a evitar errores y problemas durante el desarrollo de las actividades y así se aumentarán beneficios y productividad. Este tipo de herramientas incluye una gran variedad de funcionalidades específicamente diseñadas para mejorar los procesos y operaciones de trabajo de la empresa.

Glosario

  • Diagramas de Gantt: es una herramienta que tiene como objetivo mostrar el tiempo de dedicación prevista para una tarea en una línea del tiempo.
  • Tablero Scrum: es una herramienta en la que el proyecto se divide en tres fases: tareas por hacer, tareas en progreso y tareas realizadas. Es muy utilizada en equipos de desarrolladores de software.
  • Tablero Kanban: es una herramienta que sirve para mapear y visualizar el flujo de trabajo.
  • CRM: es un software que apoya la gestión de las relaciones entre la empresa y los clientes, a las ventas y al marketing.

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