Todo sobre Rydoo: Gestión de Gastos, Viajes y Más
Rydoo es una solución integral para la gestión de gastos de empleados y viajes empresariales. Esta plataforma combina funcionalidades esenciales para automatizar y simplificar procesos contables, gestionar viajes corporativos y ofrecer una experiencia móvil eficiente. En este artículo, desgranaremos cada una de sus características y entenderemos por qué se ha convertido en una herramienta esencial para muchas empresas.
¿Qué es Rydoo?
Rydoo nace como respuesta a la necesidad de las empresas de tener un sistema unificado para gestionar gastos empresariales y viajes. En lugar de trabajar con múltiples herramientas, Rydoo ofrece una solución completa que abarca desde la presentación de gastos hasta la aprobación y contabilización. Su enfoque es claro: simplificar y automatizar.
Además de su función principal, Rydoo se integra con otros programas de contabilidad y ERP, lo que facilita la consolidación de datos y la generación de informes. Su adaptabilidad y versatilidad lo hacen ideal para empresas de todos los tamaños y sectores.
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Funcionalidades de Rydoo
Automatización y gestión de gastos
La automatización de gastos es una de las características estrella de Rydoo. Permite a los empleados escanear recibos y facturas, que se convierten automáticamente en informes de gastos. Esta función no solo ahorra tiempo, sino que también reduce errores humanos y fraudes.
Además, Rydoo ofrece una plataforma intuitiva donde los managers pueden aprobar o rechazar gastos en tiempo real. Esto acelera el proceso de reembolso y mejora la transparencia en toda la organización.
- Escaneo de recibos: Convierte cualquier recibo o factura en un informe de gastos en segundos.
- Aprobación en tiempo real: Los supervisores pueden revisar y aprobar gastos sobre la marcha, lo que acelera el proceso de reembolso.
- Integración con tarjetas corporativas: Los gastos de tarjetas se sincronizan automáticamente con la plataforma.
- Políticas de gastos personalizables: Establece reglas y límites de gastos según las necesidades de tu empresa.
Facilidades para la contabilidad empresarial
Rydoo no solo gestiona gastos, sino que también se integra perfectamente con las principales herramientas contables y ERP. Esto significa que los datos se pueden transferir sin problemas entre sistemas, eliminando la necesidad de entradas manuales duplicadas y reduciendo errores.
Además, su capacidad para generar informes detallados facilita el análisis de gastos, ayudando a las empresas a identificar áreas de ahorro potencial y a tomar decisiones más informadas.
- Integración con herramientas contables: Conecta Rydoo con tu sistema contable o ERP para una transferencia de datos fluida.
- Generación de informes: Crea informes detallados para analizar y controlar los gastos de la empresa.
- Monedas múltiples: Gestiona gastos en diferentes monedas con tasas de cambio actualizadas.
- IVA recuperable: Identifica automáticamente el IVA recuperable para maximizar los reembolsos.
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Herramientas de gestión de viajes y sus beneficios
Rydoo Travel es la solución de la plataforma para la gestión de viajes corporativos. Permite a los empleados reservar vuelos, hoteles y transporte directamente desde la aplicación, asegurando que se adhieran a las políticas de viaje de la empresa.
Además, al tener toda la información centralizada, los responsables pueden tener una visión clara de los gastos de viaje, lo que facilita la planificación y el control del presupuesto.
La App de Rydoo: Movilidad y Eficiencia
Características y ventajas de la aplicación móvil
La app móvil de Rydoo es una extensión de la plataforma que permite a los empleados gestionar gastos sobre la marcha. Desde escanear recibos hasta enviar informes de gastos, todo es posible desde el móvil. Sin duda, esta es una de las grandes ventajas de contar con un software de contabilidad.
Esta movilidad no solo aporta comodidad, sino que también acelera el proceso de aprobación y reembolso, ya que los managers pueden revisar y aprobar gastos en tiempo real, independientemente de dónde se encuentren.
- Escaneo de recibos: Captura y envía recibos en segundos desde cualquier lugar.
- Notificaciones en tiempo real: Recibe alertas sobre el estado de tus informes de gastos.
- Acceso offline: Gestiona tus gastos incluso sin conexión a Internet.
- Seguridad: La app cuenta con medidas de seguridad avanzadas para proteger tus datos.
Integración de Rydoo en la contabilidad
Optimización de procesos contables con la plataforma
La integración de Rydoo en sistemas contables es sencilla y eficiente. La plataforma ofrece conectores predefinidos para las principales herramientas contables, lo que facilita la sincronización de datos.
Además, al automatizar la entrada de datos, se reduce el riesgo de errores humanos, lo que garantiza una contabilidad más precisa y confiable.
- Conectores predefinidos: Integra Rydoo con las principales herramientas contables sin complicaciones.
- Automatización de datos: Elimina la entrada manual y reduce errores.
- Reconciliación automática: Empareja automáticamente los gastos con las transacciones bancarias.
- Actualizaciones en tiempo real: Asegura que tu contabilidad siempre esté al día.
Precios de Rydoo
El modelo de precios de Rydoo se basa en suscripciones mensuales o anuales, adaptándose a las necesidades y tamaño de cada empresa. Ofrecen diferentes planes que varían en características y funcionalidades, permitiendo a las empresas elegir la opción más adecuada para ellas.
Es recomendable visitar su sitio web oficial o contactar directamente con el equipo de Rydoo para obtener información detallada y actualizada sobre sus tarifas y planes disponibles.
Plan Essentials
Por un coste de €8 al mes (si optas por la facturación anual) o €10 (si prefieres la modalidad mensual), este plan ofrece:
- Una aplicación para dispositivos móviles que permite digitalizar recibos.
- Registro ilimitado de gastos y cálculo de gastos por desplazamiento.
- Posibilidad de integrar con herramientas fundamentales.
- Un sencillo proceso de aprobación.
- Asegura el cumplimiento de normativas fiscales locales.
- Opciones para exportar datos en formatos PDF y Excel.
Plan Pro
Con un precio de €10 al mes (anual) o €12 (mensual), este paquete incluye:
- Todas las prestaciones del plan básico.
- Opciones para dietas y asignaciones diarias.
- Integración con herramientas contables online.
- Proceso automatizado para conciliar transacciones.
- Capacidad para establecer políticas y normativas propias.
- Proceso de aprobación con varios niveles.
- Personalización en la introducción de datos y en la importación de movimientos bancarios.
- Adaptabilidad a normativas de varios países.
Plan Business
Este paquete, una extensión del plan pro, añade:
- Exportación de datos mediante SFTP.
- Integración con sistemas como SAP y Oracle a través de su API.
- Soporte técnico a través de sistema de tickets.
Plan Enterprise
El paquete más completo, ofrece:
- Procesos de aprobación más sofisticados.
- Mayor grado de personalización en campos de datos.
- Acceso a un panel de gestión de insights.
- Posibilidad de inicio de sesión único (SSO).
- Interconexión con departamentos de recursos humanos.
Adicionalmente, Rydoo se integra con servicios populares como Uber, Lyft y Slack, así como con programas contables como QuickBooks, Xero y Exact. También dispone de servicios extra, como tarjetas para empresas, conectores para sistemas ERP y RRHH, y gestión de recuperación del IVA.
En cuanto a las condiciones de suscripción, Rydoo permite finalizar la suscripción mensual avisando con 30 días de antelación. La información de los usuarios se resguarda en territorio de la Unión Europea, en consonancia con el RGPD. Es importante destacar que Rydoo factura únicamente por usuario activo y todos los paquetes requieren un mínimo de 5 usuarios, sin un tope máximo establecido.
Conclusiones
Rydoo ha revolucionado la forma en que las empresas gestionan sus gastos y viajes. Con una plataforma robusta, integraciones contables y una app móvil eficiente, ofrece una solución completa y adaptada a las necesidades actuales de las empresas.
Si buscas simplificar y automatizar la gestión de gastos y viajes en tu empresa, Rydoo es, sin duda, una opción a considerar.
