SAP S/4HANA: ERP inteligente para grandes empresas, funciones y precios

¿Qué es SAP S4/HANA y cómo transformará tu empresa?

SAP S/4HANA es un ERP de última generación desarrollado por SAP, que integra y optimiza los procesos principales de una empresa en una sola plataforma. Gracias a la tecnología de base de datos en memoria, este software permite gestionar datos en tiempo real. Además, ofrece una visión global y centralizada de todas las áreas de la empresa.

El ERP SAP S/4HANA acaba con una de las dificultades de muchas empresas: la dispersión de datos y la falta de integración entre departamentos. Conecta toda la compañía, y elimina procesos manuales y redundancias. De esta manera mejora la trazabilidad, reduce costes y optimiza recursos.

Esta herramienta también se distingue por su escalabilidad y su flexibilidad. Al ser modular, permite que cualquier empresa pueda implementar los módulos que necesite y ampliarlos cuando lo requiera, si llega dicho momento. Aparte de esto, el funcionamiento de este ERP, facilita la automatización de procesos, lo que mejora la eficiencia y libera tiempo para otras tareas.

Según datos de la propia compañía, SAP cuenta con más de 440.000 clientes. Gracias a esto, y a la capacidad de SAP S/4HANA para integrar tecnologías como la IA o el análisis predictivo, este ERP es una herramienta de peso para empresas que quieren mejorar su competitividad. 

Ventajas de SAP S/4HANA

Desde Cronomía obtenemos opiniones de usuarios, y de ellas extrapolamos las ventajas de este software. Estas, obviamente, tienen una incidencia directa positiva en la eficiencia y competitividad de las empresas. De hecho, SAP S/4HANA es considerado uno de los mejores ERP del mercado español.

Principales ventajas de la herramienta:

• Gestión en tiempo real: su tecnología de base de datos permite analizar grandes volúmenes de datos prácticamente en tiempo real. De esta forma, mejora la toma de decisiones y se reduce el tiempo de respuesta.
• Integración total entre departamentos: este ERP conecta todas las áreas del negocio, elimina silos de información y ofrece una visión muy completa y, a la vez, unificada, de toda la actividad.
• Escalabilidad y flexibilidad: el ERP SAP S/4HANA está diseñado para crecer al mismo tiempo que lo hace la empresa. Gracias a ello, se pueden añadir módulos o funciones a las que se tengan ya instaladas en función de las necesidades actuales y futuras que tenga la empresa en un momento dado.
• Automatización de tareas: aunque se trata de una función concreta, también es un objetivo, puesto que reduce las tareas manuales repetitivas. Por eso, optimiza recursos y equipo y, al mismo tiempo, minimiza los errores humanos.
• Cumplimiento normativo y trazabilidad: ofrece herramientas avanzadas para garantizar el cumplimiento de regulaciones locales e internacionales, a la vez que mejora el seguimiento de cada proceso.

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SAP S/4HANA: nube o local

Como hemos mencionado, el ERP SAP S/4HANA llama la atención por ser una solución muy completa y modular que se adapta a las necesidades específicas de cada organización. A continuación puedes despejar las principales dudas sobre su funcionamiento:

¿Funciona SAP S/4HANA en la nube?

Sí, está disponible tanto en la nube como en modalidad “on-premise” (local). La versión de este ERP en la nube te da la posibilidad, tanto a ti como a cualquier otro usuario con permisos, de acceder al sistema desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto aumenta la flexibilidad y abarata los costes de infraestructura. Además, cuenta con opciones híbridas que combinan lo mejor de ambos entornos.

Módulos de SAP S/4HANA

Los módulos de este ERP, que para SAP son soluciones integrales, han sido diseñados para cubrir todas las áreas críticas de una empresa. Actualmente, los principales que te ofrece son:

• Gestión financiera y controlling (SAP S/4HANA Finance): control de contabilidad general, consolidación de los estados financieros, presupuestos, informes, análisis de costes internos y gestión de activos.
• Gestión de materiales (SAP S/4HANA Materials): gestión de compras, proveedores e inventarios.
• Gestión de cadena de suministro (SAP S/4HANA Supply Chain): planificación, logística, almacenamiento y fabricación.
• Gestión de ventas y distribución (SAP S/4HANA Sales): procesos de pedidos, entregas, cotizaciones y facturación.
• Gestión de compras (SAP S/4HANA Procurement): optimización de adquisiciones y relaciones con proveedores.
• Gestión de proyectos (SAP S/4HANA Project Systems): planificación y seguimiento de proyectos.
• Gestión de recursos humanos (SAP SuccessFactors): administración de nóminas, reclutamiento y desarrollo del talento.
• Gestión de mantenimiento (SAP S/4HANA Asset Management): mantenimiento predictivo y optimización de activos.
• Analítica avanzada (SAP Analytics Cloud): informes, visualización de datos y análisis predictivo.
• Cumplimiento normativo (SAP Governance, Risk, and Compliance): gestión de riesgos y auditorías.

Gracias a esta variedad de módulos, esta aplicación cubre prácticamente todas las necesidades de una empresa, lo que asegura una implementación en línea con los objetivos estratégicos de dicha compañía.

SAP S/4HANA y la adaptación de la facturación a Verifactu

Al utilizar SAP S/4HANA para gestionar la facturación de una empresa, es importante comprobar que su configuración y las soluciones complementarias empleadas permiten cumplir con las obligaciones fiscales aplicables. En el territorio de régimen común, los sistemas de facturación deben adaptarse a Verifactu, mientras que las empresas sujetas a la normativa del País Vasco deben cumplir con TicketBAI en Álava, Gipuzkoa o Bizkaia. Ambos sistemas son alternativos según el territorio, por lo que una empresa no está sujeta a los dos simultáneamente. Si quieres conocer con más detalle qué implica esta adaptación para los sistemas de facturación, puedes consultar nuestra guía sobre los cambios en la facturación por Verifactu.

Precios: ¿Cuánto cuesta SAP S/4HANA?

El precio de SAP S/4HANA, como el coste de la mayoría de ERPs, depende de varios factores: tamaño de tu empresa, módulos que escojas, cantidad de usuarios y tipo de implementación (en la nube o local).

Aunque SAP no publica un listado exacto de precios en su página oficial, te damos estimaciones y estructuras de costes comunes basadas en nuestro conocimiento y experiencia en el mercado y las opiniones de usuarios verificados recabadas:

1. Coste inicial: el precio inicial de la instalación de un software como SAP S/4HANA generalmente incluye gastos de implementación, configuración y formación. Según el mercado, este puede comenzar en torno a los 40.000 € para pymes y superar los 500.000 € en grandes empresas que requieren implementaciones más complejas.
2. Coste de suscripción en la nube: para las empresas que optan por el modelo SaaS (Software as a Service, o Software como servicio), suele haber un coste de suscripción basado en el número de usuarios y módulos seleccionados. Oscila entre 100 € y 400 € por usuario al mes, y pueden aumentar al sumar otras funciones.
3. Coste por licencia on-premise: en una implementación local, el modelo de precios suele basarse en licencias perpetuas más costes de mantenimiento anuales, que suelen rondar el 22 % del coste de la licencia. Los precios por licencia pueden partir de los 1.000 € por usuario, dependiendo de módulos y capacidades.

Tabla resumen de precios estimados de SAP S4/HANA

Versión demo – prueba gratuita

Eso sí, SAP ofrece una versión demo gratuita de este software para que pruebes sus funcionalidades antes de decidirte a contratarla para tu empresa. Esta prueba incluye acceso limitado a los módulos principales y suele durar entre 14 y 30 días.

A diferencia de otros sistemas, no hay una versión gratuita completa del software, ya que es una solución premium diseñada para empresas con necesidades avanzadas.

¿Para qué empresas es ideal SAP S4/HANA?

Se trata de una solución ERP diseñada para adaptarse a una amplia variedad de empresas, desde pequeñas organizaciones hasta grandes corporaciones. A continuación, te detallamos los tipos de empresas y sectores que pueden aprovechar mejor su implementación:

• Por tamaño y escalabilidad es ideal para empresas en crecimiento que necesitan escalar sus operaciones y para corporaciones con miles de empleados y usuarios activos. Además, soporta configuraciones específicas para pymes.
• Por sectores, se adapta prácticamente a todos, aunque hay varios en los que es más común. Por ejemplo, manufactura, retail y distribución, finanzas, servicios, energía, salud y sector público.
• Por número de usuarios y empleados, es muy útil para empresas con más de 50 usuarios concurrentes y para negocios con 100 empleados o más. Especialmente, para los que estén en fase de expansión internacional.
• Por necesidades específicas
  • Empresas con datos dispersos entre departamentos que precisan una solución centralizada.
  • Organizaciones con estructuras complejas que buscan integración y trazabilidad de procesos.
  • Negocios que manejan grandes volúmenes de información y necesitan automatización avanzada.

En definitiva, por su enfoque modular, SAP S4/HANA se adapta a las particularidades de cada sector y permite implementar únicamente las funciones necesarias, para después ampliarlas según crecen las empresas.

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Alternativas a este ERP de SAP

Si SAP S4/HANA no encaja en lo que buscas, hay otras alternativas en el mercado que también pueden cubrir tus necesidades de integración, escalabilidad y automatización. A continuación, te presentamos tres opciones disponibles en Cronomía que te pueden venir muy bien:

• Microsoft Dynamics 365: combina funciones de gestión empresarial con potentes herramientas de análisis y colaboración. Su integración con el ecosistema Microsoft es nativa, e ideal si buscas flexibilidad y personalización en áreas como finanzas, ventas o recursos humanos.

Dynamics 365 Business Central

Potente ERP para todo tipo de tamaños de empresas que automatiza y enlaza ventas, compras, contabilidad, administracion de almacenes y otras operaciones

Ver precios de Dynamics 365 Business Central

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• Oracle ERP Cloud: ERP en la nube muy escalable. Ofrece módulos para gestión financiera, comercio electrónico e inventarios, entre otros, integrados en una misma plataforma. Su enfoque global y sus herramientas de análisis en tiempo real lo hacen idóneo para empresas con ambición internacional

ERP Oracle

Oracle Enterprise Resource Planning (Oracle ERP) es un conjunto modular formado por aplicaciones que gestionan todos los aspectos de la empresa, tanto operativos como administrativos. Organiza la información y la muestra ordenadamente.

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• Sage X3: solución ERP para medianas y grandes empresas que buscan una gestión avanzada de sus procesos. Destaca por su capacidad de personalización y su enfoque en sectores específicos. Además, mejora la trazabilidad de procesos y optimiza la toma de decisiones con informes detallados.

Sage X3

Potente aplicación para la completa gestión empresarial. Aplicación rápida, solida y con una gran usabilidad. Necesaria si quieres llevar la gestión de una media o gran empresa desde un solo entorno.

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Estas alternativas ofrecen enfoques diferentes que pueden ajustarse mejor a las características y objetivos de tu empresa, dependiendo de las necesidades que tengas.

¿Por qué contratar SAP S4/HANA?

Invertir en el software que nos compete puede parecer, a priori, un desembolso importante, porque de hecho no está entre los ERP más económicos, pero ofrece múltiples beneficios económicos que se traducen en ahorro y eficiencia a medio y largo plazo:

• Reducción de costes operativos: automatiza procesos que eliminan tareas manuales repetitivas, redundancias y errores en datos al unificar información en una sola plataforma.
• Ahorro por la mejora en la toma de decisiones: gracias a su base de datos accedes a información en tiempo real. Por eso, puedes anticiparte a problemas, optimizar presupuestos y gestionar recursos con mayor eficacia.
• Ofrece escalabilidad y flexibilidad económica: se adapta al tamaño y necesidades de tu negocio, lo que es ideal si te quieres expandir. Además, puedes implementar los módulos por fases y pagar solo por los que usas.
• Ahorro en mantenimiento y actualizaciones: centraliza todo en un único entorno, lo que reduce costes derivados de incompatibilidades o soporte técnico. Es más, su actualización tecnológica integrada evita gastos extra y te prepara para el futuro.

En definitiva, SAP S4/HANA no solo optimiza tu gestión empresarial, sino que te asegura un ROI sólido con herramientas avanzadas que mejoran el control financiero y operativo.

Migración a SAP S/4HANA: clave si usas SAP ERP 

Durante varias décadas, muchas empresas han utilizado la versión tradicional del ERP de SAP, SAP ERP Central Component, o SAP ECC. Es un sistema sólido, pero dado que presenta ciertas limitaciones, sobre todo en velocidad de proceso, mantenimiento y modelos de datos, SAP ha decidido que dejará su mantenimiento estándar a partir del 31 de diciembre de 2027. 

A partir de entonces, SAP ECC no contará con actualizaciones de seguridad ni con soporte técnico oficial. Tampoco con parches y correcciones de errores. Por eso, son muchas las empresas que tendrán que llevar a cabo una migración a SAP S/4HANA de sus sistemas. 

También a SAP S4/HANA, ya que SAP también dejará de dar soporte a otras bases de datos, entre las que están DB2 o Microsoft SQL.

Se trata de un proyecto de gran envergadura, que requiere un plazo de un año o de un año y medio para completarse. Por tanto, es necesario planificarlo bien y comenzar la migración con la suficiente antelación para no tener problemas. 

También para no descubrir que, por falta de especialistas en el proyecto, toca esperar durante semanas o meses hasta poder hacerla.

A cambio del esfuerzo necesario, las empresas que realicen una migración a SAP S/4HANA contarán con distintos beneficios, como un rendimiento mejorado de la base de datos, actualización tecnológica o mayor integración de procesos. 

Un ejemplo de cómo se traduce esto en el día a día

Nota: el siguiente es un ejemplo ilustrativo del tipo de mejora que suelen reportar las empresas tras una migración a SAP S/4HANA, no un caso real de un cliente concreto de Cronomía.

Imaginemos una empresa fabricante de tamaño medio, con varias plantas de producción y un departamento financiero que hasta ahora gestionaba parte de su información en hojas de cálculo independientes por planta. Cada cierre mensual implicaba consolidar manualmente esos datos, con el riesgo de errores y discrepancias entre departamentos.

Tras migrar a SAP S/4HANA, este tipo de empresa suele centralizar toda la información financiera y de inventario en una única plataforma, lo que le permite consultar el estado de cada planta en tiempo real, en lugar de esperar al cierre mensual para tener una visión conjunta. La automatización de tareas repetitivas (como la generación de asientos contables o el control de stock) también reduce la carga de trabajo manual del equipo financiero, liberando tiempo para tareas de análisis en lugar de introducción de datos.

Este es el tipo de impacto que, según la documentación pública de SAP y la experiencia habitual del sector, suelen destacar las empresas que completan este proceso, especialmente aquellas con estructuras complejas y datos dispersos entre departamentos.

Valoración de experto

En primer lugar, este ERP destaca por su capacidad para resolver problemas habituales en muchas empresas. Como la dispersión de datos y la falta de integración entre departamentos. Con su tecnología de base de datos las empresas gestionan grandes volúmenes de información de forma rápida y eficiente, lo que marca una gran diferencia en mercados competitivos.

Sin embargo, SAP S4/HANA exige contar con un equipo interno o un proveedor con experiencia en este tipo de software. Esto se debe a que su configuración inicial puede ser compleja. Aparte, el coste inicial puede ser alto para presupuestos limitados, aunque su rentabilidad a largo plazo suele justificar dicha inversión.

Este ERP, por tanto, se recomienda especialmente a empresas en expansión que quieren un software escalable y capaz de adaptarse a su crecimiento. También es ideal para organizaciones que quieren una alta trazabilidad. 

En resumen, SAP S4/HANA combina lo mejor de la tecnología de gestión empresarial actual. Aunque conlleva una inversión inicial y un compromiso organizativo para su implementación, sus beneficios hacen que sea una solución muy recomendada para empresas que buscan profesionalizar su gestión y ser muy competitivas.

Valoración de Celia Valdeolmillos, redactora especializada en tecnología

En primer lugar, este ERP destaca por su capacidad para resolver problemas habituales en muchas organizaciones, como la dispersión de datos y la falta de integración entre departamentos. Celia Valdeolmillos es informática de formación y redactora especializada en tecnología, con experiencia analizando y comparando software empresarial para Cronomía.