¿Qué es un software de Recursos Humanos?

El software de gestión de recursos humanos está diseñado para ayudar tanto a los empleados como a la administración a sacar su máximo potencial y rendimiento. Es implementado por empresas de todos los tamaños para aumentar la productividad y la satisfacción general de los empleados.
El software de gestión de recursos humanos integra varias herramientas para gestionar el reclutamiento, la incorporación, la gestión de la productividad laboral, la programación y la gestión del tiempo, la elaboración de nóminas y la gestión estratégica del capital humano.
Entonces, podemos decir que este software es usado por las compañías para administrar de manera efectiva a sus empleados.

El software de recursos humanos es una de las herramientas más importantes para la gestión de personal en una organización. Estos sistemas se caracterizan por tener funciones muy específicas para los responsables de departamentos de recursos humanos (RRHH). Aunque muchas empresas lo utilizan principalmente para la gestión de nóminas y salarios de los empleados, existen muchas otras herramientas que convierten cualquier software de recursos humanos en una herramienta muy valiosa para una compañía.

Por lo general, el software de recursos humanos, o software ERP de gestión de recursos humanos, se utiliza en empresas que disponen un departamento de RRHH o un responsable dedicado a planificar y administrar la gestión del personal. Dentro de las funciones de este departamento puede encontrarse la atención al personal, el registro de ausencias, bajas y horas trabajadas, la gestión de nóminas y salarios, la asignación de vacaciones y otras solicitudes directas del personal. Además, también pueden encargarse de los distintos procesos de selección para puestos vacantes, las evaluaciones de desempeño de trabajadores o la planificación de ascensos.

Esta guía está elaborada para todas aquellas empresas que necesitan implementar un software de gestión de recursos humanos. Con este software se consigue que tanto los empleados como los responsables aumenten su productividad y rendimiento gracias a las herramientas que ayudan a gestionar el departamento de Recursos Humanos.
En esta guía os explicaremos con detalle algunas de las funcionalidades principales y más importantes de un software de gestión de recursos humanos y las ventajas que aporta a las empresas que disponen de esta herramienta.

                                                               
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Funciones del software de Recursos Humanos

Gestión de información de empleados

El software de gestión de recursos humanos incluye un directorio completo de perfiles de empleados con información personal, historial de trabajo, salario, detalles bancarios y fiscales, planes de seguro, solicitudes de tiempo libre, historial disciplinario, comentarios sobre el desempeño o cualquier otro campo personalizado importante para la empresa.
Esto ayuda a mantener toda la información de nuestros empleados vinculada al registro principal, para facilitar el seguimiento y la generación de informes. Los sistemas HCM pueden proporcionar un portal de autoservicio para empleados, permitiéndoles iniciar sesión y ver informaciones importantes, así como documentos informativos.
Las herramientas que incorpora el software para gestionar la información de los empleados son:

  • Registro de empleados y base de datos.
  • Portal de autoservicio para los empleados.
  • Historia laboral.
  • Historial del salario.
  • Historial disciplinario.
  • Planes de seguro.
  • Detalles bancarios y fiscales.
  • Tiempo libre usado y acumulado.

Reclutamiento y contratación

El software ayuda en todas las responsabilidades de recursos humanos a lo largo del ciclo de vida de los empleados, comenzando, por supuesto, por el reclutamiento y la contratación. El software HCM puede simplificar todo el proceso de contratación del departamento de recursos humanos automatizando las funciones.
Las empresas pueden publicar un puesto de trabajo en múltiples sitios web y canales de redes sociales con facilidad, e incluso usar el software HCM para elaborar una descripción del trabajo. A medida que las aplicaciones comienzan a llegar, el sistema de seguimiento de solicitantes puede aceptar (y rechazar) automáticamente a los candidatos en función de criterios predeterminados.

Gestión del talento

El software de gestión de recursos humanos con la herramienta de gestión de talentos continúa evaluando a los empleados mucho más allá del proceso de selección y de la entrevista inicial. Una vez contratados, las evaluaciones de desempeño brindan información sobre la productividad de los empleados, la satisfacción del cliente, etc.
Estos programas pueden ofrecer retroalimentación automática y los departamentos de recursos humanos pueden basar sus propias revisiones y evaluaciones en el análisis proporcionado por el software. Dependiendo del sistema, la retroalimentación del desempeño de los empleados puede ser visible para la fuerza laboral a través de un panel o algún otro tipo de interfaz. Esto elimina la necesidad de notificar a los empleados de cualquier evaluación por correo electrónico o participar en reuniones de revisión de rendimiento que llevan mucho tiempo.
Algunas de las funciones que incorpora esta herramienta son:

  • Rendimiento de los empleados.
  • Pruebas de comportamiento.
  • Pruebas de competencia.
  • Indicadores clave de rendimiento (KPI).
  • Opiniones y comentarios.

Gestión de beneficios

La gestión de los beneficios de los empleados, incluida la asistencia sanitaria, las contribuciones, etc., es un componente importante de las características del software de gestión de recursos humanos. El sistema facilita los flujos de trabajo y la información para obtener beneficios. Además, permite que los empleados se inscriban en los beneficios a través del sistema y minimiza los errores y el trabajo extra.
Algunas de las funciones que incorpora el software para la gestión de beneficios son:

  • Administración de beneficios.
  • Bienestar.
  • Seguro de salud.
  • Seguro de vida.
  • Planes de jubilación
  • Compensación de viaje.
  • Tiempo libre pagado.

Gestión financiera

La gestión del pago de los empleados es una de las tareas más complejas del departamento de recursos humanos. Mediante el uso de un sistema de gestión de recursos humanos, la empresa puede optimizar esta funcionalidad esencial del departamento y garantizar que todos los empleados reciban una compensación adecuada.
La administración del salario base, los programas de bonificaciones, las comisiones y la gestión de incentivos a largo plazo y acciones se incluyen en varios módulos. El software HCM proporciona una gestión de la compensación para simplificar la planificación financiera de la empresa.
Algunas de las funciones que incorpora dentro de esta funcionalidad son:

  • Nómina de sueldos.
  • Compensación.
  • Recompensas.
  • Administración Salarial.
  • Reconocimiento del empleado.

Gestión del tiempo y asistencia

Los sistemas de gestión de recursos humanos incorporan una funcionalidad para la programación de turnos y asistencia para garantizar el cumplimiento de las necesidades del personal. Esta herramienta del HCM permite programar a los empleados en todos los departamentos, ubicaciones y proyectos. También existen soluciones específicas para el control de asistencia.
Además, el software alerta a los empleados cuando los horarios cambian o el número de personal es inadecuado. Las hojas de horas electrónicas hacen que la nómina y el seguimiento del tiempo sean muy fáciles. Además, el software registra el tiempo libre pagado, las ausencias por enfermedad, el permiso de maternidad y paternidad y otras ausencias.
Algunas de las funciones que incorpora el software para gestionar el tiempo y la asistencia son:

  • Reloj de entrada y salida.
  • Informes de tiempo.
  • Seguimiento del tiempo.
  • Facturación del proyecto.
  • Seguimiento de horas extras.
  • Programación de la productividad.
  • Tiempo libre pagado.
  • Gestión de ausencias.
  • Biometría.
  • Calendario de vacaciones.

Aprendizaje y desarrollo profesional

Los cursos de capacitación y aprendizaje son vitales para mantener a los empleados actualizados. El sistema de gestión de aprendizaje incluido en el software de gestión de recursos humanos incluye recursos educativos y también da la opción a los usuarios de cargar sus propios materiales personalizados al sistema.
El software también puede vincularse con sistemas externos para ayudar a
proporcionar contenido de cursos a los empleados. Hacer un seguimiento de las certificaciones que tienen los empleados minimiza los problemas de personal y planificación.
Las funciones que incorpora esta herramienta son:

  • Administración de cursos de aprendizaje.
  • Gestión de Certificación Profesional.
  • Personalización de Pruebas y Entrenamientos.
  • Materiales de aprendizaje multimedia.
  • Estandarización de contenido.
  • Gestión del rendimiento.

Contabilidad

Las características contables del sistema de gestión de recursos humanos promueve la planificación financiera y la gestión de facturas. Las capacidades de presupuestación y previsión de recursos humanos consolidan y centralizan la información financiera.
Estas características del software de recursos humanos simplifican la producción precisa del presupuesto y el análisis del escenario hipotético para los gastos basados en recursos humanos. La automatización de las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar simplifica la facturación, especialmente para las empresas contratadas.
Algunas de las funciones que incorpora el software para la herramienta de contabilidad son:

  • Contabilidad
  • Presupuesto
  • Pronosticar
  • Automatización AP/AR

Características técnicas

El software incorpora aspectos estándares relacionados con la tecnología, como opciones de implementación y de funcionalidad móvil y opciones de administración continuas como seguridad, gobernanza y soporte al usuario. Es esencial tener en cuenta los conocimientos técnicos y la infraestructura existentes en la empresa al evaluar esta categoría.
Algunas de las características técnicas incluidas en el software son:

  • Gestión de cumplimiento.
  • Aplicaciones móviles.
  • Entornos de despliegue.
  • Seguridad.
  • Soporte al usuario.
  • Mantenimiento.

Ventajas a tener en cuenta

Implementar un software de gestión de recursos humanos (HCM) en nuestra empresa nos aporta una serie de ventajas. Algunas de ellas son:

  • Evaluación del desempeño.
  • Seguimiento del tiempo.
  • Gestión de asistencia.
  • Seguimiento del solicitante.
  • Reclutamiento.
  • Gestión de nóminas.
  • Informes y análisis.
  • Gestión del aprendizaje.
  • Autoservicio.
  • Administración de beneficios.
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Glosario

  • KPI: conocido como indicador clave, es una medida que mesura el novel de rendimiento de un proceso.
  • Biometría: en las empresas, se usa para tomar huellas dactilares, retina, iris, etc. de los empleados y así registrarlos para la entrada, salida y acceso a determinadas áreas.
  • Facturación: es el proceso de emisión de facturas por parte de una empresa.

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