Sin duda una pregunta complicada de contestar. En primer lugar existen múltiples sectores empresariales y para cada uno de ellos habría que valorar unas necesidades y opciones. Pero aún se complica más el asunto al comprobar que dentro de un mismo sector cada empresa tiene su casuística por lo que las valoraciones a realizar crecen mucho más.

La solución más sencilla es estudiar caso por caso, esta es la forma de trabajar de Cronomia y por ese motivo contactamos con todos nuestros clientes para que nos expliquen de primera mano que necesitan y ponemos todo el empeño en cubrir esas necesidades.

No obstante nos vemos obligados a responder esta pregunta: ¿Cómo elegir ERP para pymes? Bien… valoraremos el tema desde la vertiente de los conceptos generales para seleccionar nuestro próximo ERP.

Facilidad de uso:

El ERP que implementemos en nuestra Pyme será utilizado por un número considerable de trabajadores. Cada uno de ellos serán más o menos técnicos o administrativos o trabajadores de base… además existirán franjas de edades fácilmente visibles y comprensibles. Estos son solo algunos de los motivos por los que tenemos que asegurarnos que el ERP sea fácil de utilizar, muy intuitivo, con pantallas muy claras, con opciones muy concretas y accesibles en el mínimo número de clics. Huyamos de los ERP farragosos con muchos botones en pantalla, con iconos que no reconocemos o con menús interminables.

                                                       
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Modular:

Uno de los aspectos que más nos cautiva de los ERP es su capacidad modular. Su desarrollo  por módulos que trabajan de independiente pero que se pueden unir a otros módulos para mejorar el rendimiento general y gestionar y organizar mejor toda la información, es un gran adelanto dentro del software empresarial.
Pero sobre todo lo que hay que tener en cuenta es su aspecto práctico. Por qué una consultoría administrativa va a precisar un módulo de gestión de proyectos o una consultoría de ingeniería precisaría un potente módulo de administración multiempresa. El concepto de uso lo que necesito y pago por lo que uso es uno de los adelantos del desarrolla informático modular.
Otra ventaja del software modular es que puede crecer a medida que la pyme crece. Si la pyme pasa de un pequeño almacén a una gran nave de almacenaje el ERP se adaptara de una opción de inventario a una de gestión de almacenes (SGA). Esto es fabuloso, porque lo que es un verdadero desastre es tener que cambiar de ERP porque nuestras necesidades superan a nuestro ERP actual.
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Implementación:

Este punto se nos pasa por alto en ocasiones. Pensamos en que necesitamos y como lo usaremos pero nos olvidamos de que primero hay que instalar todo el software.
Existen varios aspectos de la implementación que vamos a tener que afrontar:

  1. Deberemos averiguar si el hardware con el que contamos tienes las características necesarias para soportar el software que vamos a implementar. Los dos aspectos más importantes que debemos verificar son la potencia de los procesadores y la cantidad de memoria RAM de la que disponemos. Otros aspectos interesantes serian la velocidad de los discos duros, la potencia de las tarjetas gráficas en caso que precisemos programas de CAD (diseño asistido por ordenador) o audiovisuales.
  2. Asegurarnos que existe un medio para recuperar todos nuestros datos y pasarlos al nuevo ERP sufriendo las menores perdidas posibles.
  3. Confeccionar un plan de implementación, una hoja de ruta. Qué módulos instalaremos primero, que pruebas realizaremos, que datos traspasaremos en primer lugar… Debemos tener en cuenta que nuestra empresa no puede parar para realizar la implementación, el día a día del trabajo debe cubrirse.
  4. Qué coste tendrá la implementación. En muchos ERP la implementación no forma parte del precio, por lo que antes de decidirnos debe tener un presupuesto completo de todos los gastos que el ERP nos va a suponer, incluso prevenir demoras, errores, etc. Si todo el proceso está claro para todos los que participan en él todo resultara más fácil y solucionar problemas será más efectivo y rápido. Tratemos de huir de las improvisaciones.

El proceso es muy distinto si adquirimos un ERP en la nube, los aspectos que más destacan en este caso son:

  1. Debemos asegurarnos que nuestra conexión a Internet es lo suficientemente potente y que no sufre cortes.
  2. Los costes de implementación disminuyen de forma radical.
  3. Todo el proceso es mucho más corto. El tiempo y los inconvenientes se reducen.
  4. No precisamos de potentes servidores en local, pero si de una potente conexión a Internet.
  5. Y también debemos recordar que a fin de cuentas nuestros datos están en el ordenador de otro y tenemos que valorar el nivel de sensibilidad de esos datos para depositarlos en un servidor exterior.

Calidad de los servicios de soporte y formación:

A la par que vamos descubriendo cualidades del ERP que creemos que nos interesa también debemos ir descubriendo que tal es su servicio de soporte y técnico. En este aspecto las opiniones que podamos ver en Internet pueden tener un gran valor añadido. Pero debemos ver esas opiniones con objetividad, sin darlas por buenas en su totalidad. Hemos de tomarlas como una guía de aspectos que plantear a nuestro proveedor de software y esperar que sus respuestas sean claras, concisas e ilustradoras. Cualquier respuesta que nos alerte no debemos tomarla como un paso atrás sino como un salto atrás, porque una vez implementado el ERP tendremos que trabajar durante años con ese soporte y debemos buscar que sea soportable.
Hemos de averiguar si el soporte es telefónico, presencial, por mail o vía web y después valorar si nos convence.
Otro aspecto que no podemos obviar es la formación. Lo ideal es que el software no tenga curva de aprendizaje, pero es un poco ingenuo esperar que sea así. El proveedor debe brindarnos formación para cada uno de los puestos que hemos contratado: técnico, administrativo, almacén, etc. De modo que el cambio sea lo menos traumático posible. Y debemos tener en cuenta que siempre los trabajadores serán reacios al cambio porque de entrada los saca de su zona de confort y en principio parece que solo va a complicarles la vida.

Tecnologías, integración y personalización:

Es posible que tengamos algún software diseñado a medida o muy especializado, si nuestra actividad lo requiere. Ese software puede resultarnos imprescindible y si no encuentra reflejo en el nuevo ERP deberemos buscar la manera de mantenerlo y poder comunicarlo con el ERP, es decir que se integre o se sincronice con el nuevo software. Este aspecto debe solucionarlo nuestro proveedor de software ya sea por medio de un servicio local o web, el desarrollo de un API, etc.
De igual manera es nuestro proveedor de software quien debe solucionarnos los problemas de compatibilidad entre los lenguajes del nuevo ERP y nuestro software actual que queramos mantener. Esas compatibilidades se pueden solventar con desarrollos de APIs en un lenguaje intermedio que ambos sistemas comprendan.
Otro aspecto que el proveedor del software debe solventar antes o durante la implementación es la personalización de todas las plantillas, tanto en el aspecto gráfico como de contenido.
En el aspecto gráfico todas las plantillas deberán tener los colores corporativos de nuestra empresa, nuestro logo y datos fiscales o geográficos según sea necesario.
Los informes deberán poder personalizarse, por medio de filtros, en cuanto a los campos que queramos que se muestren. Una de las misiones principales del ERP no solo es el organizar la información sino el mostrarla de una forma clara y según nuestras necesidades.
También resulta muy interesante que el ERP incorpore un potente cuadro de mando desde el que poder hacer modificaciones en listados y opciones sin necesidad de programación.

En un rango del 1 al 8 podríamos hacer una tabla de importancia de cada uno de estos valores en base al tamaño de la empresa:

Pequeñas Medianas Medianas Grandes
Facilidad de uso 6,94 6,54 6,32
Modular 6,58 6,56 6,48
Implementación 6,32 6,30 5,88
Calidad de los servicios de soporte y formación

 

6,30 6,22 6,00
Tecnologías, integración y personalización

 

6,22 6,28 6,32

Un ERP no es un software barato por lo que antes de comprarlo debemos asegurarnos que cubre no solo nuestras necesidades actuales, sino cualquier necesidad futura que podamos prever hoy.
La mejor forma de amortizar y sacar provecho a un ERP es por medio de un uso sostenido en el tiempo.

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