El rol asumido por la tecnología para ayudar a las empresas en todas las áreas desafiantes de esta industria (agilidad en la fabricación, innovación de productos, seguridad y problemas de cumplimiento, demanda del consumidor) es cada vez más importante.
Esto a menudo determina el grado de competitividad y éxito final de una organización.
Pero como empresa individual dentro de esta industria, debes desarrollar tu plan de negocio para saber cómo y por qué una inversión en un sistema ERP para alimentación proporcionará la funcionalidad y el valor necesarios para tus necesidades presentes y futuras.
No hay dos negocios exactamente iguales, aunque habrá muchas similitudes en la misma industria.
Una de las consideraciones importantes es centrarte siempre en lo que es exclusivo de tus circunstancias y garantizar que se cumplan esas prioridades.
En esta guía conocerás las funciones y ventajas de estas soluciones para que escojas los mejores erp en el sector alimentario.
Funciones principales de los programas ERP para alimentación
Ten en cuenta que las características que tienen estos programas pueden variar de una solución a otra, pero para que un software ERP para distribución de bebidas y alimentación pueda considerarse como una solución completa debe de contar por lo menos con la mayoría de las siguientes funcionalidades o módulos:
Fechas de caducidad
Dentro de las características y funcionalidades de un ERP de alimentación cabe destacar el hecho de que debe servir para comprobar que todos los alimentos que se preparan y se sirven estén en buen estado, por lo que el módulo de fecha de caducidad no puede faltar en estos programas.
Estas herramientas permiten llevar un control sobre el momento exacto en el que caducan las comidas, de forma que se pueda indicar la fecha mínima de caducidad de cada producto para hacer la compra de los proveedores.
Gestión de ofertas y promociones
Estos programas integran un módulo que permite crear y gestionar promociones y ofertas, las cuales se puede aplicar por familias de artículos, por cliente o por tipo de público, así como por tipo de proveedor o por individuo en especifico. Se trata de una solución completa para gestionar todo lo relacionado con las ofertas que maneja la empresa.
Trazabilidad
Dentro del sector de la industria alimentaria el uso de un programa ERP puede ser bastante efectivo y útil, permitiendo llevar la trazabilidad de las fechas de caducidad, de los lotes, etc, ya que, de esta forma, no sólo se lleva a cabo un control de los productos que están en buen o en mal estado y de los lotes, sino que también se calcula la rentabilidad de los lotes y se tiene en cuenta una gran cantidad de información al respecto sobre cada producto.
Unidades de medida y peso variable
Los programas de gestión más completos tienen opciones que permiten vender, comprar o almacenar en unidades de medida como se requiera, ya sea en pales, en cajas o en botellas.
Incluso, también se puede indicar si cada artículo se vende por separado, si tiene un peso variable, etc, así como el hecho de poder integrarse con el TPV para tiendas de alimentos en el que el peso es clave para cobrar por un producto.
Gestión de las compras
Estos programas son una forma muy efectiva de gestionar todo lo relacionado con los pedidos de compra al proveedor. Algunas soluciones pueden llegar a hacer propuestas sobre qué artículos comprar basándose en la información del stock de seguridad o en los niveles de pedidos mínimos, o por alimentos pendientes, etc.
Todo software de distribución alimentaria necesita de una herramienta que se encargue de todos los aspectos vinculados con el aprovisionamiento de mercancía, los pedidos realizados, los precios de compra de cada producto y la relación con los proveedores de una forma fácil y sencilla. La herramienta de gestión de compras ofrece:
- Ciclo de compras completo: presupuestos, facturas, albaranes, pedidos, pagos, etc.
- Control sobre compras pendientes de recibir.
- Clasificación de proveedores.
- Información detallada de todas las compras.
- Actualización de precios de coste.
- Estadísticas e informes de compras por proveedores, familias o artículos.
- Control de calidad de proveedores y compras.
- Configuración automática del código de barras y descripción de artículos.
- Optimización de compras.
- Envío automático de pedidos a proveedores.
- Pagos a proveedores automáticamente.
- Actualización de todas las condiciones de compra automáticamente.
Gestión de ventas
En este módulo el software de distribución alimentaria realiza una gestión de aspectos tan esenciales como clientes, productos y precios incluyendo las siguientes opciones:
- Ciclo de ventas completo: presupuestos, facturas, albaranes, pedidos, pagos, etc.
- Generación automática de presupuestos a clientes y posterior envío por email.
- Información en línea de cualquier documento.
- Preparación de pedidos y emisión de albaranes de venta.
- Gestión de cliente y envíos de email masivos.
- Precios especiales para clientes o grupos de clientes.
- Promociones de productos.
- Listado de pedidos pendientes de realizar.
- Estadísticas por clientes, artículos, pedidos, etc.
- Gestión de incidencias de ventas.
Utilizando el módulo de gestión de ventas es muy sencillo gestionar de forma integral las ventas que realiza la empresa. De esta forma, es muy sencillo llevar una buena gestión sobre los productos que se han vendido o incluso de la mercancía que todavía está en el almacén. Se puede comenzar desde cualquier punto del ciclo de venta o también se puede crear de forma directa un documento de venta si fuese necesario.
Códigos de barras
Se pueden crear e imprimir códigos de barras directamente desde el sistema ERP, incluyendo códigos EAN 13 o GS1-128, sin la necesidad de utilizar otro programa adicional para realizar esta acción.
A continuación, se consideran una muestra de ventajas dentro de un sistema ERP que agrega la experiencia y el valor necesarios a una empresa de cualquier tamaño para ayudarte a aislar lo que más importa a tu empresa.
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Ventajas de usar un ERP para alimentación
1. Integración del sistema
La capacidad de integrar múltiples sistemas para todas las áreas de tu empresa es una característica muy importante.
Un sistema de una sola fuente te permite ubicar todos tus datos comerciales (financieros, de producción, inventario, etc.) en un sistema integrado que te brinda acceso a toda tu información en tiempo real.
El análisis de negocios se mejora exponencialmente cuando los datos de cada área clave están disponibles para ti.
2. Proceso de Fabricación
Este es un beneficio crítico que lograr porque está involucrado en completar muchas tareas de producción.
Un sistema ERP realiza tareas tales como control de producción, análisis de calidad y programación de distribución.
Cuando estas tareas funcionan de manera eficiente, ahorra tiempo y dinero al maximizar las horas de la fuerza laboral y garantizar la precisión.
Se pueden lograr importantes ahorros de costes al medir la productividad organizacional, identificar las debilidades y automatizar gran parte de la cadena de suministro.
La eficiencia del proceso de producción es una prioridad número uno para las empresas, ya que afecta a toda la rentabilidad:
Análisis de calidad: la calidad es esencial para la satisfacción del cliente.
Una solución ERP que valga la pena debe ser capaz de controlar la calidad en el manejo de alergenos, colores, sin gluten, kosher, etc., pruebas de calidad, inspecciones y planes de prueba.
Trazabilidad de la vida útil / fecha de caducidad: saber cuándo un producto debe ser movido o consumido es una preocupación constante para los fabricantes de alimentos y bebidas.
El software debe tener un mecanismo de alerta incorporado para avisar a los gerentes cuando los ingredientes están cerca o después de su fecha de vencimiento.
Gestión de ventas e inventario: la gestión de ventas e inventario es una parte esencial de un sistema ERP de alimentos y bebidas.
La optimización del inventario es crítica porque los ingredientes (como se anotó) tienen una vida útil.
Estudios recientes confirman que más del 50% de las empresas de alimentos y bebidas cometen errores al anticipar la demanda, ya sea desperdiciando existencias o perdiendo ventas.
Su sistema de software debe venir equipado con la capacidad de administrar el stock de manera eficiente, evitando tanto el deterioro como la escasez.
Luego, estos datos se vinculan con los datos de pedidos de venta para proporcionar a los gerentes información crítica sobre los niveles de stock, la ubicación del stock (si corresponde) y la reposición del stock a niveles óptimos.
Esta función ahorra tiempo y dinero al proporcionar datos de precisión y eficiencia.
Control de recetas: el control de recetas es una tarea compleja que maneja mucha información técnica y descriptiva como fórmula, cantidad, coste e información histórica.
Además, las unidades de medida dentro de los datos pueden diferir y el software debe poder manejar las conversiones, así como el control de versiones y las fórmulas para garantizar la consistencia del producto y del proceso.
3. Cumplimiento normativo y presentación de informes
Los fabricantes de alimentos y bebidas tienen algunas de las regulaciones más estrictas para alcanzar ciertos niveles de certificación.
Basta leer un poco para observar la evidencia del nivel de control y regulación que existe en esta industria. Además, destaca la importancia de contar con una solución de software ERP que integre y automatice el cumplimiento de las normas.
El seguimiento y rastreo detallados son muy importantes para la industria de alimentos y bebidas debido a la importancia de la seguridad alimentaria. Gran parte de los requisitos de control reglamentario, como se indica, pueden ser automatizados.
El software que te permite capturar cómo, cuándo y dónde de cada ingrediente desde el inicio del proceso ahorra mucho tiempo y esfuerzo. Esta capacidad también ayuda a aislar un problema de forma rápida y precisa en el caso de un retiro del producto o inspecciones de auditoría de rutina.
4. Gestión financiera
Tener un sistema financiero totalmente integrado garantiza que los gastos se registren con precisión, listos para proporcionar información en el resultado final. Esta es una clave importante para una gestión empresarial porque brinda la capacidad de analizar la información de tu empresa para la toma de decisiones en todas las áreas de su negocio.
Un software para Distribución alimentaria necesita tener un control del estado financiero de la empresa similar al que se realizaría con programas de facturación; es decir, un control eficaz de pagos y cobros. Para realizar esta función el software debe incluir las siguientes opciones:
- Control del ciclo de compras y ventas.
- Gestión de tesorería de forma fácil y ágil.
- Apertura y cierre de caja.
- Previsión de cobros por clientes.
- Gestión de condiciones y descuentos especiales de venta al por mayor de los productos.
- Gestión de IVA e IRPF.
- Emisión de informes y estadísticas económicas de la empresa.
- Gestión de vencimientos de pagos y cobros.
- Gestión de impagos.
- Control de impuestos y automatización de cierres.
- Planificación y emisión de facturas y presupuestos.
- Registro de nóminas.
5. Experiencia de usuario
Al elegir un sistema ERP de alimentación, mantén la experiencia de usuario (CX) alta en tu lista de prioridades. El sistema funciona mejor si se usa de manera adecuada y voluntaria.
Debe ser fácil de navegar para que los usuarios puedan identificar rápidamente las áreas clave que se relacionan con su trabajo.
Un ERP en tiempo real donde los datos se actualizan instantáneamente en todo el sistema también es un gran beneficio para los usuarios.
Los paneles y widgets desempeñan un papel importante, ya que muestran información clave para los usuarios en un formato gráfico fácil de entender.
6. Opciones de implementación
Estudia las opciones de implementación disponibles y considera cuidadosamente qué opción cubre la mayoría, si no todas, de tus prioridades.
Muchos sistemas ERP se ofrecen como soluciones basadas en la nube. Sin embargo, muchas buenas soluciones on premise también están disponibles.
Las soluciones locales requieren servidores dentro de su empresa, mientras que los sistemas basados en la nube son accesibles en línea y alojados por el proveedor de ERP.
Por lo general, los proveedores ofrecen varias opciones de suscripción según las necesidades y los requisitos únicos de su empresa.
Ahorra tiempo y acierta al escoger solución
ERPs destacados para alimentación
Los jugadores principales en esta industria son importantes para incluirlos en tu lista final de selección de proveedores. IFS, Infor, Oracle, Sage y SAP ofrecen los mejores sistemas de este mercado.
Su inclusión en tu grupo de selección cumple una función importante para fines de evaluación comparativa.
Conclusiones
En el entorno empresarial competitivo de hoy, donde el cambio es la característica común, simplemente mantenerse al día con esos cambios se ha convertido en un desafío primordial.
Para las compañías de alimentos y bebidas, este desafío ha sido particularmente agudo debido a la gran necesidad de equilibrar los cambios que afectan la rentabilidad y la seguridad del producto.
Pero tales preocupaciones no son nuevas para esta industria.
Lo nuevo es la velocidad a la que una empresa exitosa de alimentación debe procesar y responder a la corriente continua de demandas del mercado que afectan a esta industria.
En este entorno, las tecnologías operativas han proporcionado a las empresas de alimentación el nivel más eficiente y sólido de apoyo para sus tareas operativas en curso, así como para los desafíos que se presentan de forma bastante regular.
Dirigir un negocio en esta industria pone a prueba hasta los gerentes más competentes al máximo.
Tener un control razonable sobre las muchas áreas funcionales involucradas en la gestión de una empresa de alimentos y bebidas es una tarea exigente y onerosa.
Sin un sistema de software ERP integrado en su lugar, la tarea es menos eficiente, más costosa y tiene una mayor probabilidad de no lograr sus estrategias comerciales y sus objetivos a largo plazo.
Una inversión ahora en un sistema ERP de Alimentación puede proporcionar a tu empresa la estructura de soporte que necesita para superar los desafíos y ayudarte a obtener las recompensas.
