La gestión habitual de una empresa requiere de distintas herramientas para cada una de las áreas, como un software de contabilidad, una aplicación para la facturación y el control del almacén, hojas Excel para registrar distintos procesos del negocio, y otras muchas aplicaciones específicas según las características propias de cada empresa.
Toda esta variedad de aplicaciones y herramientas de gestión empresarial no ofrecen una solución óptima de gestión, ya que se producen muchos errores, se solapan tareas entre distintas áreas de la empresa y se encuentran barreras a la hora de compartir la información entre los distintos departamentos.
Contratar un software ERP es la mejor solución para abandonar este tipo de gestión descentralizada y apostar por una solución completa y única que permite controlar todo lo que sucede en las distintas áreas del negocio.
Por qué contratar un ERP
Un ERP es mejor que un software tradicional de gestión por muchos motivos, entre los que podemos destacar:
Centraliza toda la información de la empresa
Una de las características de un programa ERP es que almacena toda la información que maneja la empresa en una base de datos central. De esta forma es mucho más sencillo organizar, analizar y distribuir todos esos datos a los distintos departamentos de la empresa.
Si, por ejemplo, el equipo de comercial cierra una venta y genera su correspondiente factura, el departamento de contabilidad tendrá a su disposición el correspondiente asiento contable realizado de forma automática, ahorrando tiempo y esfuerzo.
Es un sistema modular que permite un gran nivel de escalabilidad
El software ERP funciona de manera modular, donde cada módulo se corresponde con una de las áreas del negocio (módulo de finanzas, recursos humanos, contabilidad, logística y transporte, marketing y ventas, entre muchos otros).
Las empresas cuando implementan una solución ERP pueden seleccionar solo aquellos módulos que sean necesarios para su gestión actual. En el futuro, si fuese necesario añadir un nuevo módulo para nuevas tareas o una nueva área, se puede contratar el módulo correspondiente de forma muy rápida y sencilla.
Automatización de procesos y tareas
Un ERP se basa en un sistema donde la automatización de tareas es básica para la gestión eficiente del negocio. Gracias a automatizar muchas tareas que antes se realizaban de forma manual, se reducen costes, se libera de tiempo a los empleados, y se evitan errores habituales asociados a los trabajos manuales (errores de usuario, duplicación de tareas, y acciones similares).
Facilidad para compartir datos
La aplicación ERP se integra en todas las áreas del negocio y almacena y organiza todos los datos que genera de forma centralizada. Así puede ofrecer la información que necesite cualquier departamento o equipo de trabajo de forma inmediata y precisa.
Por ejemplo, un vendedor puede consultar en tiempo real el stock disponible de un determinado artículo mientras realiza una preventa.
Mayor productividad y competitividad
El resultado final de contratar e implementar un sistema ERP en la empresa es que el negocio funciona de manera más fluida, sus procesos son optimizados y los costos se reducen. Una mayor productividad y el incremento del nivel de competitividad son dos de los grandes beneficios de los ERP para empresas.
Mejora la toma de decisiones
Un ERP gestiona la información que maneja la empresa de forma centralizada, independientemente del canal o departamento del que provenga. De esta forma puede gestionarla, clasificarla y analizarla de forma más precisa y eficiente, pudiendo distribuirla en tiempo real a los distintos departamentos de la empresa. Los trabajadores podrán acceder a información veraz e inmediata que les facilite su toma de decisiones (decisiones más rápidas y certeras) consiguiendo mejorar los resultados empresariales a todos los niveles.
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Cómo contratar un software ERP
Para seleccionar el mejor ERP para tu empresa es importante que tengas en cuenta una serie de factores determinantes como:
- Realizar un análisis previo en profundidad del negocio para poder identificar qué procesos necesitan optimizarse, qué áreas utilizan herramientas obsoletas y en qué situación está la gestión y control del negocio. Con esta información es más sencillo elegir la plataforma ERP ideal, y sobre todo, seleccionar aquellos módulos del ERP que son necesarios para poder gestionar de forma óptima la empresa.
- Los ERP eran al principio soluciones para grandes empresas con una gran cantidad de trabajadores, múltiples sucursales y una gran cantidad de departamentos. Actualmente las soluciones ERP se dirigen a cualquier tipo de empresa, independientemente de su sector o tamaño.
- Los ERP que trabajan en la nube son la mejor solución a día de hoy porque reducen costos de inversión y mantenimiento en infraestructuras, incrementan considerablemente la movilidad de los trabajadores y aumentan el nivel de seguridad de los datos y sistemas del negocio.
- Al contratar un ERP hay que seleccionar solo los módulos que realmente son necesarios y se van a utilizar en la empresa. Así se reduce el coste del servicio evitando gastos en recursos a los que no se le va a sacar rentabilidad. En cualquier momento se puede ampliar el servicio, añadiendo los módulos necesarios para cubrir una necesidad de la empresa.
Finalmente, debes determinar si necesitas un ERP para Mac o un ERP para Windows: Un ERP para Mac debe tener todo lo necesario para la administración de las diferentes áreas de una empresa. La mayor cantidad de programas erp que se encuentran en el mercado están dirigidos a Windows, tales como Holded, Oracle, OnERP, Ekon o A3ERP, pero también existen ERP’s potentes para Mac.
Entre los principales programas erp para equipos Mac se encuentran xTuple ERP, AbanQ, Light Speed y SIG PYME. Por ejemplo, Opentaps es un programa que combina funcionalidades ERP Y CRM para una gestión integral de tu negocio. Se trata de un software flexible que te ayudará en la gestión de inventarios, atención al cliente, eCommerce, seguimiento de pedidos, etc.
Apostar por un ERP es la mejor solución por las muchas ventajas que dispone a la hora de una gestión global y eficiente de todas las áreas de la empresa. Un ERP se convierte en la estructura de la empresa, ayudando a una comunicación más fluida entre departamentos, a optimizar las tareas y procesos del negocio, y a lograr mejores resultados en todas las áreas de la empresa.
