Implementar un programa ERP para la gestión centralizada de una empresa es una de las mejores decisiones que se pueden tomar. Este tipo de soluciones permiten gestionar todas las áreas de un negocio, centralizando y compartiendo la información para mejorar el flujo de trabajo, fomentar el trabajo colaborativo, optimizar la toma de decisiones y conseguir mejores resultados tanto a nivel financiero como operativo.

Migrar a un ERP es un proceso al que muchas empresas temen porque supone un cambio en la forma en la que se realizan las cosas. Este cambio requiere de la implicación de todos los miembros de la empresa y de una buena comunicación sobre los numerosos beneficios a todos los niveles que conlleva la migración a un nuevo software ERP.

Qué es una migración a un ERP

Una migración a un ERP es la adopción de un software de planificación de recursos empresariales para gestionar y administrar todas las áreas del negocio. La migración ERP implica un cambio profundo en la empresa, abandonando sistemas tradicionales y obsoletos de gestión, y apostando por un sistema integral y centralizado donde toda la información se organiza, analiza y comparte en una base central para ponerla a disposición de toda la empresa.

Incluso es posible migrar desde el uso de Excel hasta un ERP aunque parezca un cambio muy brusco e impactante.

                                                       
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Por qué debes migrar a una solución ERP

Los ERP han dejado de ser programas informáticos solo al alcance de grandes empresas y organizaciones. Hoy en día existen soluciones ERP dirigidas a pymes e incluso autónomos con las que gestionar de forma eficiente todas las actividades que realizan en la empresa.

Los principales motivos por los que es interesante pasar de distintos programas de gestión empresarial (facturación, contabilidad, RRHH, etc.) son:

  • Ahorrar tiempo. Con un ERP se acelera el flujo de trabajo y se automatizan muchas de las tareas de gestión del día a día. Con la integración de todas las áreas del negocio bajo una misma solución se gana tiempo al compartir la información y evitar tareas solapadas.
  • Incrementar la seguridad. Los ERP son soluciones con un alto nivel de seguridad que evita ataques informáticos y elimina el riesgo de fugas de información a nivel interno.
  • Evitar la obsolescencia. Los programas ERP son dinámicos y escalables adaptándose a las necesidades de cada momento y actualizándose constantemente.
  • Utilizar una única solución. Con un ERP no se utilizarán diversos programas para cada tarea que se realice en la empresa. Este tipo de software utiliza la misma interfaz en todos sus módulos haciendo que el uso y curva de aprendizaje sea más sencillo.
  • Mejora la gestión de la información. Con un ERP se administran mejor todos los datos que maneja la empresa, independientemente del canal de comunicación por el que se generen. Toda la información se guarda en una base de datos centralizada desde la cual se accede con los distintos módulos de cada área del negocio.
                                                       
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Cómo migrar a un ERP en tu empresa

Para implementar un programa ERP y realizar la migración desde otra solución o un ERP antiguo, se deben seguir una serie de fases:

Planificación

En esa fase se deben establecer los objetivos que se persiguen con la migración al nuevo sistema integral de gestión, seleccionando a los responsables de la puesta en marcha e implementación y realizando una evaluación de la viabilidad del cambio.

Análisis

Es necesario realizar un estudio profundo y preciso de los procesos que realiza la empresa en sus distintas áreas, la capacitación y competencias en tecnología del personal, los programas y herramientas que ya utiliza el negocio y el sistema de gestión de información que se está utilizando y la consiguiente migración de datos.

Seleccionar el tipo de ERP y la metodología de migración

Uno de los primeros pasos que se deben realizar para migrar a una solución ERP es seleccionar el tipo de ERP adecuado para el negocio y qué metodología se va a seguir en el proceso de cambio.

Con los objetivos fijados y el estudio y análisis de la situación de la empresa debe buscar un ERP que se ajuste a las necesidades operativas, económicas y funcionales de la empresa.

También es necesario seleccionar una metodología de migración de datos. Hay que tener en cuenta que en la mayoría de los casos los sistemas antiguos de gestión de la empresa no serán compatibles con el nuevo ERP por lo que será necesario utilizar distintos métodos para poder pasar los datos de forma eficiente a la nueva base de datos.

Implementación del nuevo sistema

El proceso de implementación debe realizarse según un calendario prefijado teniendo en cuenta que el cambio no afecte a la actividad de la empresa, o que este impacto sea mínimo.

Durante este proceso será necesario capacitar al personal en el manejo de las nuevas herramientas para poder realizar el cambio sin que suponga un inconveniente para su productividad o fluidez de trabajo.

Monitorización

Tras la migración es necesario realizar un proceso de monitorización y seguimiento del sistema para garantizar su buen funcionamiento. Si se detectan errores o fallos se deben aplicar las medidas correctoras necesarias.

 

Apostar por un ERP en la nube es una de las mejores decisiones a día de hoy, ya que la seguridad, movilidad y competitividad de la empresa se verán incrementadas de forma notable.

El proceso de migración aporta muchas ventajas a una empresa para poder triunfar en el mercado actual, pero el proceso de cambio requiere una buena planificación para poder abordarlo de forma óptima y que no afecte a la actividad del negocio.

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