Software para obras

Esta guía está dirigida a profesionales del sector de la construcción que realizan obras y reformas. Tanto autónomos como pequeñas, medianas o grandes empresas pueden beneficiarse de este tipo de software para gestionar sus proyectos y mantener el control necesario que garantice la viabilidad del negocio.

Se trata de una guía práctica que resume, de forma sencilla, los aspectos clave para elegir un software para obras y reformas. Te ayudará a ahorrar tiempo en la búsqueda de información y a reducir riesgos, mostrando los puntos esenciales que debes tener en cuenta. Está basada en nuestra experiencia asesorando a empresas en la elección de soluciones tecnológicas para mejorar su gestión y rentabilidad.

¿Qué es un software de obras y reformas?

Es un software diseñado para gestionar de forma más ágil las empresas dedicadas a obras y reformas. Permite tener un control real sobre todos los aspectos del negocio —resultados, costes y proyecciones— y facilita una organización más eficiente. Además, ayuda a completar los trabajos con mayor rapidez y a optimizar el uso de los materiales.

Acierta ahora con tu próximo ERP para construcción

Comparamos 27 soluciones y tú recibes los precios y opiniones de empresas que los han utilizado.

COMPARAR PRECIOS

Beneficios del software para obras y reformas

Para gestionar correctamente los costes de las obras y reformas, es fundamental contar con un software especializado en este sector y no depender de simples hojas de cálculo. Existen soluciones específicas que facilitan la elaboración de presupuestos y el control económico de cada proyecto.

Desconocer los costes reales de los trabajos puede llevar a perder rentabilidad, ya que es imposible saber con precisión qué beneficios se están obteniendo. Es un error común en el sector gastar más de lo que se ingresa. Por eso, muchos ERP para obras y reformas, como Telematel, integran herramientas diseñadas para evitar este problema.

Todo ERP para obras y reformas debe incluir una serie de funciones básicas que permitan una gestión eficiente del negocio.

Mediciones, presupuestos y certificaciones

En la mayoría de los casos no es necesario contar con un gran gestor de proyectos, pero sí con herramientas básicas que permitan gestionar las mediciones, los presupuestos y las certificaciones de obra.

Los presupuestos deben elaborarse por partidas, incluyendo en cada una la descripción, los materiales necesarios y las horas de trabajo previstas. Todas estas partidas deben integrarse en un resumen general del proyecto, de modo que cualquier modificación se actualice automáticamente en el presupuesto final. Esto facilita su edición y mantiene la información siempre actualizada.

Además, contar con la posibilidad de registrar mediciones y certificaciones directamente desde la obra a través de Internet aporta agilidad y mejora el control del proyecto en tiempo real.

Compras y pedidos

La gestión de compras y pedidos influye directamente en el control de costes. Por eso, un buen software para obras y reformas debe incluir un sistema automatizado que compare las tarifas de distintos proveedores. Esta función permite optimizar las compras y lograr un importante ahorro anual.

Una vez elegido el proveedor, el sistema debe generar automáticamente el pedido a partir de la comparativa de productos y enviarlo directamente, ahorrando tiempo y evitando errores manuales.

Control de materiales y de stock

El control de materiales y de stock es esencial para la salud financiera de la empresa. Un exceso de inventario implica tener capital inmovilizado que podría destinarse a otros fines. Por eso, un buen software para obras y reformas debe incluir un sistema de control de inventarios integrado.

En la mayoría de los casos no será necesario acumular grandes cantidades de material, sino realizar las compras según lo presupuestado en cada obra. Esto permite optimizar el gasto y aprovechar mejores condiciones de precio con los proveedores.

Control de personal

El software para obras y reformas también debe incluir un módulo de gestión de personal, tanto propio como subcontratado. La correcta administración del tiempo en la obra influye directamente en la rentabilidad del proyecto.

Cumplir los plazos y registrar con precisión las jornadas laborales —incluidas las horas extra, los festivos o los trabajos a destajo— resulta fundamental. Con este tipo de software es posible llevar el control de asistencia y la gestión de turnos directamente desde la aplicación, agilizando los procesos y evitando errores administrativos.

Control de maquinaria

Es habitual que parte de la maquinaria utilizada en una obra no sea de propiedad, sino alquilada. Por ello, es fundamental que el software para obras y reformas cuente con un módulo de gestión de maquinaria que permita controlar tanto los equipos propios como los de alquiler.

En el caso de la maquinaria alquilada, el sistema debe ayudar a registrar los tiempos de uso y los costes asociados. Para la maquinaria propia, resulta útil para planificar revisiones, controlar recambios y mantener un historial de mantenimiento actualizado.

Albaranes y facturas recibidas

Lo ideal es que el software para obras y reformas permita introducir la mercancía de un albarán directamente a partir del pedido original. De este modo, solo será necesario aprobar las líneas de pedido sin repetir manualmente los productos, cantidades o precios, lo que hace el proceso mucho más rápido y eficiente.

Además, en este tipo de soluciones la facturación suele estar integrada, como en un software de facturación tradicional. Cuando se reciben las facturas correspondientes a esos albaranes, el sistema debe poder cotejar automáticamente los conceptos y validar la factura antes de proceder a su liquidación.

Albaranes y facturas emitidas

La emisión de documentación es un proceso clave dentro de un software para obras y reformas, y debe ser tan sencilla como práctica. Este tipo de herramientas permite generar albaranes de salida de material y convertirlos en facturas con un solo clic, del mismo modo que los presupuestos pueden transformarse fácilmente en facturas o partes de trabajo.

Además, es fundamental que todos estos documentos puedan exportarse en distintos formatos, lo que facilita su envío, archivo y gestión contable.

Control y análisis de obra

La información no ha sido nunca tan necesaria como en esta época. El software debe contar con una herramienta de análisis de datos para ofrecernos no solo información sino la información necesaria para la mejor toma de decisiones.
Entre otros muchos nos serán necesarios los informes analíticos sobre:

• Seguimiento de la obra
• Balances
• Análisis de desviaciones
• Análisis de recursos básicos de obra
• Todos los informes resumidos por capítulos, partidas, etc.

Control cobros y pagos

La gestión de cobros y pagos es fundamental para mantener una buena tesorería. Conocer en todo momento de cuánto capital se dispone y cuándo estará disponible es clave para la estabilidad financiera de la empresa.

Por ello, el software para obras y reformas debe ofrecer información actualizada sobre los vencimientos a pagar y a cobrar, además de permitir la creación de remesas en formato SEPA, pagarés, transferencias o talones. También debe generar un cash flow o flujo de caja siempre actualizado para facilitar la toma de decisiones económicas.

Herramientas generales

Otro tipo de herramientas de carácter general que también es interesante disponer de ellas son:

• Tipos de contratos: disponer de una gestión de contratos nos facilitara mucho el trabajo. Estos contratos pueden estar basado en plantillas con las que emitir contratos de mantenimiento, obra nueva, reforma…
• Gestión documental: con una buena gestión documental crearemos relaciones entre los diferentes documentos que pertenecen a una obra o reforma. De este modo con apenas un clic tendremos a nuestra disposición toda la documentación de una obra: presupuesto, facturas, certificaciones…
• CRM: si el software cuenta con un gestor de clientes (CRM) podremos mantener todos los historiales de nuestras relaciones con los clientes así como de la incidencias que se vayan produciendo.