Esta guía va dirigida a todos los empresarios del ramo de la construcción que se dedican a las obras y reformas. Tanto autónomos como medianas o grandes empresas necesitan de este tipo de software para la gestión de las obras y los controles mínimos para garantizar la viabilidad de la empresa.
Esta es una guía muy práctica que condensa en unas pocas páginas los aspectos más importantes para escoger un software para obras y reformas. Ahorrarás muchas horas buscando información y minimizarás riesgos porque aprenderás los puntos clave a considerar. Está creada en base a nuestra experiencia ayudando a las empresas con los retos de negocio y estrategias a la hora de seleccionar este tipo de soluciones.
¿Qué es un software de obras y reformas?
Es un software destinado a la gestión de las empresas de obras y reformas. Con este software se pretende gestionar de una forma mas ágil la empresa a la par que garantiza un control real sobre la empresa: resultados, proyección, etc.
Ademas este software permite la realización mas rápida de los trabajos encomendados y un mejor uso de los materiales empleados.
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Beneficios del software para Obras y Reformas
En primer lugar debemos ser conscientes que para tener una buena gestión de costes de las obras y reformas que realizamos necesitamos un software especializado en este sector y no basarnos en hojas de Excel. Podemos usar soluciones específicas para presupuestos de obras y reformas.
Si no conocemos los costes de cada uno de los trabajos que realizamos estamos abocados al fracaso porque tampoco sabremos que beneficios estamos obteniendo y podemos caer en un hecho habitual del sector: que estamos gastando más de lo que ingresamos. Hay muchos ERP para obras y reformas que incorporan todas estas funcionalidades, uno de ellos es Telematel.
Los erp para obras y reformas deben cumplir un mínimo de características estas son las funciones básicas:
Mediciones, Presupuestos y Certificaciones
En la mayoría de las ocasiones no se precisa un gran gestor de proyectos pero si unas opciones mínimas que te permitan gestionar las mediciones, los presupuestos y las certificaciones.
Los presupuestos siempre deben estar realizados por partidas que contendrán la explicación de la partida, los materiales y las horas de trabajo previstas. Todas estas partidas deben formar una sola en la información final del proyecto y la modificación de cada una de esas partidas debe modificar la información final, para que el presupuestos se pueda editar de una forma rápida y sencilla.
Poder informar vía Internet directamente desde la obra de las mediciones y certificaciones también es muy interesante y ágil para acometer la obra.
Compras y Pedidos
La gestión de compras y pedidos redunda directamente sobre el control de costes. El software de obras y reformas debe contar con un sistema automatizado de comparación de tarifas de proveedores. Esto es fundamental porque es increíble el ahorro anual que se produce con una buena política de compras.
Una vez seleccionado el proveedor el sistema debe ser capaz de generar el pedido de la comparativa de productos de forma automática y enviarlo al proveedor.
Control de materiales y de stock
El Control de materiales y de stock resulta muy importante entre otros aspectos para la tesorería de la empresa porque tener un exceso de stock solo supone tener retenido un capital que se puede utilizar para otros fines. Lleva integrado un control de inventarios.
En la mayoría de los casos no nos hará falta hacer grandes acopios de material, más bien podremos comprar en base a lo presupuestado en la obra, lo que supone podernos beneficiar de una buena política de precios.
Control de personal
El software también debe contar con un buen gestor de personal, tanto propio como subcontratado.
La gestión de tiempos en la obra tiene una relación directa con los beneficios que se obtienen. Tanto cumplir los plazos como liquidar a cada trabajador sus jornadas es importante, sobre todo si esas jornadas son a destajo o en festivos o con horas extras. Desde la misma aplicación haces el control de asistencia de los empleados.
Control de maquinaria
Es bastante normal que toda la maquinaria que se emplea en una obra no sea de nuestra propiedad. Vehículos y herramientas alquiladas forman parte de este sector a diario por lo que es conveniente tener una buena opción de gestión de maquinaria en nuestro software.
Si es maquinaria de alquiler para saber en todo momento que tiempos hemos de liquidar y si es maquinaria propia para gestionar las revisiones, recambios, etc.
Albaranes y facturas recibidas
Lo más cómodo es que podamos introducir la mercancía reflejada en un albarán en base al pedido que se curso en su momento. Es decir aprobar líneas de pedidos en lugar de tener que repetir los productos, cantidades, etc. Este sistema resultará mucho más rápido y eficiente. En obras y reformas la facturación suele estar integrada en la solución, tal como si utilizáramos un software de facturación.
Cuando nos lleguen las facturas de esos albaranes el software debe ser capaz de cotejar los conceptos para dar por buena la factura y realizar los pasos necesarios para su liquidación.
Albaranes y facturas emitidas
La emisión de todo tipo de documentación es no solo importante sino cómodo dentro de un software de obras y reformas.
Emitir albaranes de salida de material que luego podemos pasar a facturas con un solo clic o presupuestos que también se pasen a facturas es tan importante como emitir parte de trabajo.
También resulta imprescindible que todos estos documentos se puedan exportar a diferentes formatos.
Control y análisis de obra
La información no ha sido nunca tan necesaria como en esta época. El software debe contar con una herramienta de análisis de datos para ofrecernos no solo información sino la información necesaria para la mejor toma de decisiones.
Entre otros muchos nos serán necesarios los informes analíticos sobre:
- Seguimiento de la obra
- Balances
- Análisis de desviaciones
- Análisis de recursos básicos de obra
- Todos los informes resumidos por capítulos, partidas, etc.
Control cobros y pagos
La gestión de cobros y pagos se traduce en una buena gestión de tesorería. El saber de que cuanto capital disponemos y en que momento dispondremos de él es necesario para la gestión de la empresas.
Necesitamos que nuestro software de obras y reformas nos informe de los vencimientos a pagar y a cobrar, así como que nos permita realizar remesas de formato SEPA, pagares, transferencias y talones, y que nos de un cash flow, flujo de caja, siempre actualizado.
Herramientas generales
Otro tipo de herramientas de carácter general que también es interesante disponer de ellas son:
- Tipos de contratos: Disponer de una gestión de contratos nos facilitara mucho el trabajo. Estos contratos pueden estar basado en plantillas con las que emitir contratos de mantenimiento, obra nueva, reforma…
- Gestión documental: Con una buena gestión documental crearemos relaciones entre los diferentes documentos que pertenecen a una obra o reforma. De este modo con apenas un clic tendremos a nuestra disposición toda la documentación de una obra: presupuesto, facturas, certificaciones…
- CRM: Si el software cuenta con un gestor de clientes (CRM) podremos mantener todos los historiales de nuestras relaciones con los clientes así como de la incidencias que se vayan produciendo.
