Esta guía está pensada principalmente para todas aquellas personas que se dedican a trabajar en el sector de la hostelería, con el fin de que puedan llevar a cabo su labor de la forma más eficiente posible, para lo cuál necesitan de un buen software que facilite sus acciones.
Funciones del software para restaurantes
Las empresas que pertenecen al sector de la hostelería suelen tener varios programas o plataformas para gestionar toda su información, lo que entorpece su eficiencia, crea duplicidad de los datos e incluso provoca que ser produzcan grandes errores humanos. Es por eso que los software ERP para restaurantes y bares son las opciones cada vez más populares entre las empresas y negocios de este sector.
Los clientes tienen una importancia vital en este sector, siendo el centro del negocio, ya que si te das cuenta en cualquier bar o restaurante la atención al público cobra una relevancia muy especial. Por este motivo, el programa de gestión del mismo debe de tener y ofrecer todo lo necesario para poder llevar a cabo de forma efectiva las labores cotidianas y permitir que los trabajadores puedan tomar las órdenes de los clientes correctamente, registrarlas, prepararlas y servirlas de una forma efectiva, mejorando de esta manera la experiencia de las personas que acuden a comer o a tomar al algo y que sí se queden con ganas de volver en otro momento.
Muchos sistemas de software TPV se encargan de la caja, pero dejan de lado todos los demás aspectos de la empresa, lo que hace que se tenga que utilizar más de una solución, algo que provoca que se pierda eficiencia y efectividad. Sin embargo, los programas ERP para restaurantes y bares son una solución completa que puede ayudar a gestionar de forma centralizada todos los aspectos del negocio.
Para que puedas tener claro por qué estos programas pueden ser una de las mejores opciones para instalar en tu negocio, te recomendamos tener en cuenta las funcionalidades y características más importantes de estas herramientas:
No todos los programas ERP son iguales ni ofrecen lo mismo, de forma que debes analizar muy bien todo lo que ofrece la herramienta que estás pensando en implementar. Estos instrumentos permiten contactar con el proveedor y aclarar todas las dudas que puedes tener, además de que la mayoría proporcionan versiones demo de ERP que te permiten conocerlo a fondo antes de implementarlo.
Sin embargo, debido a que estos programas están dirigidos al mismo sector y tipo de negocio, suelen compartir la mayoría de sus características principales:
Mesas y salones
Por medio de los programas ERP para restaurantes y bares se pueden definir fácilmente y de forma ilimitada los salones y configurar de una forma gráfica las mesas de cada uno o de cada área del local.
Permiten conocer en todo momento la ocupación que hay en las mesas y el orden de los platos que se tienen que servir en cada una. Estas funcionalidades son muy útiles para mejorar la efectividad de la empresa.
Caja
Por medio del módulo de caja se pueden gestionar de forma fácil y efectiva todos los procesos relacionados con los cobros y ventas, con cierres por distintas formas de pago y con la posibilidad de generar balances diarios.
Estas funcionalidades permiten controlar de una forma más efectiva los gastos de caja, las entradas de cambio, los históricos de recogida y los cierres de turnos.
Barra y cocina
Por medio de un buen sistema ERP se puede mejorar notablemente la comunicación entre la barra y la cocina, permitiendo que los procesos estén centralizados gracias a un software para los empleados que les permite visualizar en las pantallas o impresoras las bebidas y los platos que tienen que preparar y servir a los clientes.
Reservas
Las funciones de reservas son muy efectivas para poder crear y gestionar las mismas de una forma muy sencilla y rápida, pudiendo controlar el estado de cada una desde el TPV y el planning diario. Gracias a estas opciones se puede conocer en todo momento la ocupación que tiene el restaurante.
Almacén
El módulo de gestión del almacén se puede gestionar de forma efectiva, centralizada y en tiempo real todos los procesos relacionados con el almacén.
Así es muy sencillo poder gestionar y optimizar el stock con el uso de máximos y mínimos dentro del almacén. Normalmente estos programas cuentan con funcionalidades de abastecimiento automático.
Back office
Por medio de las funcionalidades de back office es muy sencillo controlar el ciclo de compras de forma integrada, pudiendo generarlas de forma automática dependiendo de las necesidades específicas que tenga el negocio.
CRM
El módulo de CRM permite mejorar las relaciones que se tienen con los clientes, además de que tiene funcionalidades que facilita el llegar a nuevos clientes potenciales.
Estas son algunas de las características principales que se pueden encontrar en los programas ERP para restaurantes y bares, aunque siempre recuerda que es mejor ponerte en contacto con el proveedor para resolver cualquier posible duda que puedas tener.
Uno de los programas que reúnes características de un TVP para restaurantes es ICG Manager. De hecho, se trata de un software dirigido a negocios como pizzerías, restaurantes, bares, cafeterías y relacionados.
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Consejos para saber dónde implantar el programa
Según nuestras necesidades y nuestro propio criterio existen diversos formas de implementar el software para restaurantes, bares y cafeterías. Veamos algunas diferencias entre instalación en local o en la nube.
Local (en el escritorio)
- Si te gusta controlar toda la información y correr el menor numero de riesgos siempre sera mejor que la información este en tu propio ordenador.
- No debes temer por cortes de red. Si la conexión a Internet se interrumpe tu negocio continuara funcionando.
- Necesitaras mas inversión inicial porque normalmente es pago por licencia o pago por puesto.
- Posibilidades de personalizar el programa, con un coste añadido.
En la nube (online)
- Sera muy conveniente si te tiene diversos locales o una cadena. De ese modo el fusionar información para sacar resultados generales puede ser más sencillo.
- También hay que tener en cuenta que supone menos inversión inicial.
- Muchos programas que residen en la nube facilitan plantillas de pagina web dentro de su propio dominio lo que facilita la divulgación del negocio.
- De igual manera estos sistemas pueden contar con una central de reservas online de la que te puedes beneficiar.
