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Publicado el 20 de Septiembre de 2023
Actualizado el 11 de Septiembre de 2026
El control de gastos de empleados es el procedimiento seguido por una empresa para registrar, revisar y liquidar los desembolsos realizados por los trabajadores en el ejercicio de su actividad profesional.
Un buen software de gestión de gastos permite centralizar y controlar todo el proceso que se sigue con ellos. Además, estas herramientas facilitan digitalizar tickets y facturas, aplicar la política de gastos de la empresa y enviar cada solicitud del personal al responsable correspondiente para aprobarlas.
Adicionalmente, pueden integrar la información con el ERP o el programa de contabilidad, evitando que esos gastos queden fuera del radar o que el departamento financiero tenga que introducir de nuevo los datos, con la consiguiente pérdida de tiempo, y la posibilidad de que se den duplicidades o errores.
Con estos softwares, el control de gastos de empleados ya no implica buscar correos dispersos o depender de excels o similares, pudiendo elegir, además, herramientas adaptadas al tamaño y las necesidades de la empresa.
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Las notas de gastos son los documentos mediante los que los trabajadores comunican a la empresa los desembolsos realizados por motivos profesionales.
Cada nota puede reunir uno o varios gastos e incluir datos como la fecha, el concepto, el importe y el proyecto o departamento al que deben asignarse. A su vez, cada operación ha de ir acompañada del ticket o la factura que la justifique.
Un software de notas de gastos abre la puerta a centralizar todo este proceso. Así, el empleado introduce la información, adjunta los documentos y envía la nota para su aprobación. Una vez validada, puede incluirse en una liquidación y trasladarse al programa contable en caso de que ambas herramientas estén conectadas.
La digitalización de notas de gasto resulta fundamental en aras de la eficiencia del procedimiento que siga la empresa con ellas, posibilitando además la automatización de la gestión de tickets y facturas.
Las herramientas actuales incorporan sistemas OCR para la lectura de los justificantes de gastos fotografiados por el personal, y pueden extraer datos sobre fecha, importe, proveedor, etc.
El documento generado queda vinculado a la nota de gasto y disponible para quienes deban aprobarlo o supervisarlo. De este modo, se evitan todos los inconvenientes de depender de los tickets originales.
Aunque cada empresa puede establecer su propio procedimiento, la forma más exhaustiva y eficaz sería seguir una serie de pasos para el óptimo control de los gastos de los empleados.
La política de gastos determina:
También ha de establecer los plazos de presentación y los responsables de cada aprobación.
Puede incluir condiciones distintas según la categoría del gasto. Por ejemplo, se puede fijar un importe máximo para el alojamiento o comida, exigir autorización previa para determinados viajes, etc.
El empleado registra el pago desde un programa, una plataforma web o una app. Para ello, adjunta el justificante y completa la información requerida, como la fecha, el concepto y el proyecto o el cliente involucrado.
Después, envía la solicitud, encargándose el software o la aplicación para el control de gastos de avisar si falta documentación justificativa o si el importe supera alguno de los límites establecidos.
El responsable comprueba que el gasto guarda relación con la actividad profesional y cumple la política interna. Seguidamente, puede aprobarlo, rechazarlo o devolverlo para que el empleado complete información faltante.
Con todo, es posible que los flujos de gestión de gastos de empleados varíen en función del volumen que tengan o el departamento que se trate, pues puede haber algunos que precisen una operativa más ágil. De igual modo, determinados desembolsos pueden requerir más de un nivel de aprobación.
Cabe destacar que el uso de softwares o apps de gastos de empleados, normalmente, solo conlleva automatizar el proceso hasta llegar a la aprobación, aunque también se apoye a esta con notas o avisos.
Cuando el empleado ha utilizado su propio dinero, la empresa debe reembolsarle el importe aprobado. Este reembolso de gastos puede agruparse para una liquidación periódica mensual o trimestral, lo más común, o bien abonarse cada pago al producirse, lo menos habitual.
En empresas donde se usa tarjeta corporativa habría que conciliar el movimiento con el correspondiente justificante, que normalmente se subiría al sistema digitalizado si el software de gestión de gastos lo permite. Además, como señalamos, lo ideal sería que cada operación se traslade automáticamente a contabilidad para evitar la reintroducción de datos.
Los viajes profesionales pueden generar gastos antes, durante y después del desplazamiento. Además del transporte y el alojamiento, cabe gestionar dietas, anticipos, pagos efectuados con tarjetas corporativas y el kilometraje, en el supuesto de que el trabajador utilice su vehículo particular.
Un software de gastos de viaje permite vincular la solicitud inicial de fondos con los desembolsos posteriores, comparar el coste que se ha pasado con el presupuesto autorizado, así como verificar los justificantes presentados.
En el caso del kilometraje, el importe se calcula multiplicando la distancia admitida por la tarifa establecida por la empresa. Así, el empleado debe indicar siempre el origen y el destino, si bien algunas herramientas pueden calcular la ruta y generar automáticamente la cantidad que se incorporará a la nota de gastos.
La automatización permite esquivar tareas manuales como la introducción de datos, el envío de solicitudes y la preparación de liquidaciones.
Como hemos destacado antes, el empleado fotografía el justificante (ticket, factura, recibo, etc.) y el sistema genera el registro automático gracias a la lectura OCR de caracteres. Después, aplica las reglas configuradas y dirige la solicitud al responsable correspondiente.
El software de gestión de gastos de empleados también puede detectar duplicados, avisar de la existencia de datos incompletos y comprobar la adecuación a límites establecidos. Y tras la aprobación, la información se trasladaría al programa contable.
Con ello, se reduce el trabajo administrativo encadenado a la gestión de cada gasto, sin que tenga por qué suplirse tampoco la supervisión final humana.
El software de gastos corporativos o la herramienta que se emplee ha de cubrir todo el proceso de gestión, desde la introducción del justificante en el sistema hasta su contabilización.
Además, tiene que resultar sencillo para los empleados, proporcionar controles suficientes a los responsables y conectarse con el resto de recursos de gestión de la empresa, ya hablemos de ERP, programas de contabilidad u otros softwares de gestión empresarial.
Así, recapitulando las funcionalidades a obtener, idealmente el software de gestión de gastos habría de brindar:
Adicionalmente, un software de este tipo debe ayudar al control de gastos empresariales con funcionalidades de reporting. Hablamos de informes configurables a medida que faciliten consultar los desembolsos por empleado, departamento o categoría, saber la cuantía de los importes pendientes de aprobación y calcular posibles desviaciones respecto al presupuesto.
En último término, se trata de que la herramienta utilizada haga su contribución a transformar los datos en información útil que ayude a la detección temprana de problemas o a la toma de decisiones.
El software de gastos corporativos ha de habilitar la asignación de permisos según el perfil de cada usuario. Además, conviene que mantenga un historial de las acciones realizadas, en aras de poder saber quién ha presentado y aprobado cada gasto.
La gestión de gastos corporativos con una herramienta adecuada trae de la mano evidentes beneficios como:
A la hora de elegir un software de control de gastos de empleados, el tamaño de la empresa es un factor clave, ya que suele condicionar el volumen de operaciones. Con todo, también influyen la actividad desarrollada y la complejidad y periodicidad de las notas de gastos que presente el personal.
En una pequeña empresa puede bastar con una simple herramienta o aplicación para control de gastos que supla los tickets en papel y las hojas de cálculo. Habría que priorizar la facilidad de uso, la captura automática de justificantes y la existencia de un circuito básico de aprobación.
También conviene que admita exportar la información a contabilidad o compartirla con la asesoría.
Ciertas pymes y las empresas medianas pueden necesitar aplicar políticas distintas por departamento, así como implementar varios niveles de aprobación.
También cobra importancia la gestión de viajes (alojamiento, comidas, transporte), las tarjetas corporativas y la integración con el ERP, con el foco puesto en que la gestión de gastos de empleados se inserte en la general de todo el negocio.
Asimismo, se debería verificar que el software posibilite añadir usuarios y ampliar funcionalidades, ya sea con el plan contratado o escalando a otro mayor bajo un coste asumible.
Las grandes organizaciones pueden requerir softwares de gastos corporativos capaces de operar con distintas sociedades, monedas y políticas de empresa.
Además, suelen precisar flujos de aprobación más complejos e integraciones mediante API con otras herramientas del grupo.
En estos casos, habría que valorar especialmente la escalabilidad, la gestión de permisos y el soporte a recibir durante la implantación, dada la mayor complejidad que tendrá tanto la herramienta en sí, como su integración en el ecosistema tecnológico de la compañía.
Existen múltiples opciones en programas de este tipo, con softwares de notas de gastos, soluciones centradas en los viajes, otras que dan más peso a las tarjetas corporativas, así como herramientas integradas en ecosistemas tecnológicos más amplios.
SAP Concur es una solución orientada a la gestión de viajes, gastos y facturas. Puede resultar adecuada para empresas que buscan integrar estas áreas dentro de una plataforma amplia y conectada con otros sistemas corporativos.
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Una solución integral para la gestión de viajes y control de gastos de empleados.
Expensya permite digitalizar justificantes y gestionar notas de gastos mediante flujos configurables. También incorpora funciones relacionadas con tarjetas corporativas, y puede encajar particularmente en organizaciones con muchos departamentos e incluso con las que son multiempresa.
Expensya Expensya es una herramienta de gestión de gastos corporativos que ofrece soluciones avanzadas para simplificar y automatizar los procesos de reembolso y seguimiento. Ver precios de Expensya Lee opiniones
Expensya es una herramienta de gestión de gastos corporativos que ofrece soluciones avanzadas para simplificar y automatizar los procesos de reembolso y seguimiento.
Captio, orientado a la gestión de viajes y gastos corporativos. Permite desde aplicar políticas de gasto hasta registrar justificantes desde el móvil, y además brinda recursos para aprobaciones e informes.
Captio Captio es una plataforma diseñada para la gestión y control de gastos empresariales. Su objetivo principal es simplificar y automatizar el proceso de reporte y aprobación de gastos, eliminando la necesidad de guardar recibos en papel. Ver precios de Captio Lee opiniones
Captio es una plataforma diseñada para la gestión y control de gastos empresariales. Su objetivo principal es simplificar y automatizar el proceso de reporte y aprobación de gastos, eliminando la necesidad de guardar recibos en papel.
Rydoo destaca por su enfoque hacia el móvil. Facilita registrar tickets y kilometraje, así como presentar los gastos para su aprobación. Sería particularmente interesante para empresas con trabajadores que se desplazan con frecuencia.
Rydoo Rydoo es una solución integral para la gestión de gastos y viajes empresariales, automatiza y simplifica procesos contables. Ver precios de Rydoo Lee opiniones
Rydoo es una solución integral para la gestión de gastos y viajes empresariales, automatiza y simplifica procesos contables.
Zoho Expense posibilita gestionar notas de gastos, recibos y kilometraje. Su integración con otras herramientas de Zoho puede ser un aspecto a valorar por empresas que ya utilicen su suite.
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Pleo facilita la gestión de gastos con tarjetas corporativas tanto físicas como virtuales, siendo especialmente interesante para empresas que quieran controlar los pagos realizados directamente con sus fondos.
Pleo Pleo destaca por su capacidad de ofrecer una visión clara y en tiempo real de todos los gastos corporativos. Ver precios de Pleo Lee opiniones
Pleo destaca por su capacidad de ofrecer una visión clara y en tiempo real de todos los gastos corporativos.
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Licenciado en historia que ha hecho toda su carrera laboral en el ecosistema web, desde portales culturales hasta la versión digital de periódicos. Desde 2019 me dedico al copywriting de contenidos SEO, y estoy especializado en soluciones tecnológicas para empresas.
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