Cómo hacer facturas electrónicas paso a paso: 7 software ideales para ello

La facturación electrónica es ya un proceso imprescindible para millones de empresas en España y en el mundo. Principalmente, por su obligatoriedad legal, pero también porque optimiza el día a día de cualquier negocio. Si te preguntas cómo hacer facturas electrónicas, estás en el lugar adecuado. En Cronomía te explicamos paso a paso el proceso, qué necesitas para empezar y cómo funciona la facturación electrónica, así como sus ventajas más destacadas. Es más, también te diremos los mejores software de contabilidad con los que hacerla.

¿Qué es una factura electrónica?

Primero, definimos qué es una factura electrónica: un documento legal que cumple las mismas funciones que una factura tradicional en papel, pero que se emite y recibe en formato digital. Para que tenga validez, debe cumplir ciertos requisitos, como la firma electrónica avanzada, garantizar la autenticidad de su origen y la integridad del contenido.

Eso sí, a nivel legal, los criterios pueden cambiar. De hecho, para cada país o para diversos territorios debe generarse siguiendo normativas específicas. Sin ir más lejos, en España, su presentación es diferente en algunas comunidades autónomas, aunque todas están bajo la Ley Crea y Crece.

Ventajas de la facturación online

Lo que ya está quedando claro es que la facturación digital ofrece ventajas para todos los negocios, más allá de lo legal. Como muestra, el crecimiento de su uso en España durante el primer semestre de 2024, donde el volumen de facturas electrónicas B2B emitidas fue de 348,6 millones de documentos. Cifra que supone un aumento anual del 51,47%.

Principalmente, la facturación electrónica ofrece a las empresas las siguientes ventajas:

• Ahorro de tiempo: en el proceso de emisión y envío.
• Menos errores: reduce las equivocaciones y fallos al generar facturas.
• Trazabilidad: facilita el seguimiento de facturas emitidas y recibidas.
• Cumplimiento normativo: adaptación a las leyes vigentes.
• Reducción de costes: menos uso de papel, impresoras y almacenamiento físico.

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¿Cómo funciona la facturación electrónica?

En cuanto a su funcionamiento, la facturación electrónica sigue una estructura definida, que generalmente se apoya en los siguientes cuatro pilares:

1. Creación de la factura en un ERP o software de facturación.
2. Validación y firma electrónica de la misma para garantizar su autenticidad.
3. Envío al destinatario a través de medios digitales (email o plataformas de intercambio).
4. Conservación de la factura durante el tiempo que exija la ley.

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Cómo hacer facturas electrónicas paso a paso

Por otra parte, la facturación ha sido un proceso que siempre ha existido. Sin embargo, ahora se lleva a cabo con software de contabilidad que son mucho más eficientes y ágiles. De todas formas, el procedimiento actual es el siguiente.

1. Selecciona un software de facturación electrónica

El primer paso para generar una factura electrónica es elegir una herramienta que cumpla con los requisitos legales y técnicos. Los aspectos clave en los que te debes fijar para elegir el software son:

• Compatibilidad legal. Que cumpla con las normativas fiscales en vigor a las que te tienes que amoldar por tu país y/o sector.
• Fácil de usar. Busca una solución con una interfaz intuitiva capaz de generar facturas rápidamente.
• Integración. Valora software que se integren con tu ERP o sistema de gestión contable.
• Soporte técnico. Analiza si hay asistencia en caso de incidencias.

2. Configura los datos de tu empresa

Una vez elegido el software, debes configurarlo con los datos fiscales de tu empresa. Por ley, estos son mínimamente los siguientes:

• Nombre o razón social.
• NIF o CIF.
• Dirección fiscal.
• Cuenta bancaria (si procede).

Estos datos se incluirán automáticamente en todas las facturas que generes con el software que instales.

3. Introduce los datos del cliente

Al mismo tiempo, para generar la factura electrónica, necesitas la información fiscal del cliente al que se la vas a emitir. Así que registra sus datos, también obligatorios por ley:

• Nombre o razón social.
• NIF o CIF.
• Dirección fiscal.

En este sentido, piensa que los software más eficientes del mercado te dan la posibilidad de guardar esta información para usarla en futuras facturas.

4. Detalla los conceptos facturados

Con los datos guardados, tanto para una factura actual como para las que emitas en el futuro, ahora nos centramos en el proceso de crear una. En este punto, incluye los productos o servicios prestados en cada operación. O sea, asegúrate de especificar:

• Descripción detallada de cada concepto.
• Cantidad.
• Precio unitario.
• Impuestos aplicables (IVA, retenciones, etc.).

5. Genera la factura electrónica

Con los datos correctos introducidos, el software calculará automáticamente los totales y aplicará los impuestos correspondientes. Posteriormente, la factura se generará en formato electrónico, generalmente XML o PDF, cumpliendo con las normativas requeridas.

6. Firma electrónica de la factura

Después, para garantizar la autenticidad e integridad del documento, deberás firmarlo digitalmente. Esto se realiza con un certificado digital emitido por una autoridad certificadora reconocida, el cual ya habrá muchas soluciones de facturación que lo incluyan para agilizarte el trámite.

7. Envío al cliente

El séptimo paso es el propio envío de la factura. ¿Cómo? A través de una de las siguientes opciones:

• Email.
• Plataformas de intercambio electrónico.
• Portales del gobierno o la administración que te corresponda (por ejemplo, en el País Vasco se utiliza ya TicketBAI).

Como en el paso anterior, los software más eficaces del panorama te permiten enviar directamente la factura desde la plataforma.

Además, asegúrate de que el cliente pueda recibir y procesar facturas electrónicas. También debes pensar que la facturación digital ya es obligatoria en muchos casos (si operas con la Administración Pública o si eres gran empresa) y lo será totalmente en los próximos años.

8. Conservación y almacenamiento

Al mismo tiempo, guarda todas las facturas emitidas en un archivo digital seguro, ya que podrían ser requeridas para auditorías fiscales. El tiempo de almacenamiento varía según la legislación de cada país, pero suele ser entre 5 y 10 años. En este punto, también es una posibilidad que puedes utilizar y aprovechar con una solución eficiente de facturación.

Consejos para optimizar la facturación electrónica

De todos modos, te vamos a dar unos consejos que puedes seguir en este paso a paso al crear tus facturas digitales.

1. Automatiza procesos. Si tu volumen de facturas es alto, utiliza un sistema que automatice la generación y envío.
2. Integra con tu ERP. La facturación electrónica integrada con un ERP mejora la trazabilidad y facilita la gestión.
3. Capacita a tu equipo. Asegúrate de que los empleados sepan cómo generar una factura electrónica correctamente.
4. Mantén actualizados los certificados digitales. Evita problemas renovando los certificados antes de que expiren.

7 software con los que hacer facturas digitales

Precisamente, para aplicar esos consejos lo mejor es que te apoyes en software de contabilidad. El mercado es amplio y todos ellos te permitirán aplicarlos, así como disfrutar de otras funcionalidades y beneficios. A continuación te ofrecemos una tabla con soluciones de facturación eficientes que puedes comparar y contratar.

A continuación, se presenta una tabla comparativa de software para la creación de facturas digitales, destacando sus principales beneficios y funcionalidades en relación con la facturación electrónica:

Esta comparativa te ayudará a seleccionar el software de facturación electrónica que mejor se adapte a las necesidades concretas de tu empresa. Para eso, valora tanto las funcionalidades que ofrece cada uno como los beneficios que te pueden aportan en cuanto a eficiencia y cumplimiento legal.

Conclusión de Cronomía

1. Para cumplir con la normativa legal, ya sea de tu sector o de tu país o región.
2. Para optimizar los procesos de gestión empresarial de tu negocio.

Por lo tanto, implementar un buen sistema no solo te permitirá ahorrar tiempo y reducir errores, sino también mejorará la trazabilidad y el control de tu negocio. Asegúrate de elegir una herramienta adecuada, capacitar a tu equipo y mantener los certificados digitales al día para sacar el máximo partido a esta tecnología.