Esta guía está pensada principalmente para todas aquellas personas que se dedican a trabajar en la gestión de talleres mecánicos y empresas de arreglo de automóviles y que necesitan de un buen software que facilite sus actividades de distribución de medicamentos.

Si gestionas o piensas gestionar un taller mecánico, sin importa el tamaño, taller de chapa y pintura, taller de motos, de taller de vehículos industriales y/o agrícolas, taller de mecánica náutica, etc., necesitas el soporte de un software como este.

Gracias a todos los datos que puedes ver en esta guía se puede tener un mayor conocimiento sobre en qué consisten las funciones de los principales ERP para talleres mecánicos y todas las ventajas que presentan para los negocios que los implementan en su gestión.

Si te dedicas a gestionar cualquier tipo de taller mecánico o negocio que se dedique al arreglo de coches, entonces te interesa conocer bien todas las funciones de un ERP para este tipo de empresa y sus beneficios.

Descubre las funciones de los software para talleres mecánicos

Los programas de gestión empresarial, mejor conocidos como programas ERP, están presentes desde hace muchos años y su popularidad no ha dejado de crecer, por lo que hoy en día estos sistemas se han adaptado a cualquier tipo de negocio o industria, incluyendo los talleres mecánicos en los que se realiza la reparación de vehículos o de maquinaria. Los programas ERP para talleres mecánicos cuentan con ciertas especificaciones o funcionalidades muy específicas que analizaremos aquí.

Por ejemplo, estos sistemas sirven para realizar un seguimiento y gestionar las tareas de reparación realizadas, así como las tareas de localización de las matrículas, el historial de las reparaciones realizadas en otras fechas anteriores, los números de referencia, etc, entre una gran cantidad de funcionalidades que permiten gestionar todos los aspectos del negocio.

Los sistemas ERP para talleres de reparación de vehículos destacan por ser soluciones integrales que facilitan la gestión de la información y que permiten automatizar algunos de los procesos más repetitivos de las empresas, lo que permite mejorar la fluidez del trabajo y la eficiencia general del negocio. Debido a que los talleres mecánicos tienen necesidades muy específicas, es importante que las soluciones ERP puedan adaptarse a ellas.

                                                       
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Beneficios del software para talleres mecánicos

El software para talleres mecánicos se divide normalmente en varios grupos de opciones. Cada uno de estos grupos incluye aspectos de la actividad. Para que tengamos un software completo que abarque todas nuestras necesidades como mínimo debe contar con estos grupos de opciones:

Recepción y entrega

La recepción de los vehículos es muy importante. Se precisa una observación de todo el coche, al menos de todas las partes visibles y aun es mas interesante tomar fotografías de la parte externa del vehículo y de los valores como kilometraje o cantidad de combustible existente.
Todo esto no lo haremos por desconfianza sino para evitar malos entendimientos con el cliente. Ademas toda esta información pasara a engrosar el histórico del vehículo: dentro de los programas informáticos el histórico es un resumen de apuntes en base de datos que hacen relación a algo común como podría ser el histórico de pacientes, histórico de reparaciones, etc.
Aparte de esta previsiones también deberemos emitir un documento de entrada del coche en el que deberemos poner todo tipo de conceptos que creamos importantes. El documento de entrada del coche es en realidad un contrato que firman ambas partes, cliente y taller, por eso debe estar correctamente redactado.
La entrega de los vehículos una vez reparados es tan solemne como la recepción. El cliente debe firmar el documento de entrega del vehículo aceptando que todo esta correcto.

Órdenes de reparación

Desde una sola pantalla podrás ver todo el proceso de la reparación. En primer lugar podrás recoger la información que el cliente detalla sobre la avería del coche, pero lo ideal es que los propios mecánicos puedan acceder a esa información y ampliarla a medida que realizan test y pruebas.
También en el mismo formulario es interesante ir relatando el avance en la reparación e ir haciendo constar los recambios que se utilizan y que deberán descontarse del stock de forma automática.

Gestión de tiempos

No menos importante que las ordenes de trabajo es la gestión de tiempos. El control del tiempo empleado en cada reparación y por cada mecánico es imprescindible para gestionar una buena facturación, que a la par supone evitar fugas de beneficios.
Se deben registrar tanto los tiempos de trabajo como los tiempos de paradas. El control del factor humano dentro del taller, como en cualquier otro sector empresarial, es de los más importante.

Mecánica preventiva

La mecánica preventiva se basa en contratos de mantenimiento de vehículos. Es interesante que la propia aplicación cuente con una serie de plantillas de contratos para cubrir estos casos.
Ademas también tenemos que prever el tiempo que ofreceremos de garantía tanto en las piezas que se utilicen como en las reparaciones de este tipo de contratos.

Gestión documental

La gestión documental se basa en relacionar los documentos físicos y digitales entre ellos y con su origen.
En este caso seria relacionar todos los pedidos al almacén de stocks con los partes de trabajo o relacionar todos los contratos de mantenimiento con un coche en concreto y poder acceder a todos los documentos desde el propio sistema, ya sea para revisarlos o para imprimirlos.
Por otro lado podemos incluir en este punto la necesidad de tener documentación sobre las piezas que componen los coches. En este aspecto tenemos dos opciones:

  1. Que el software cuente con su propia base de datos de despiece de vehículos por marcas y modelos y que sea actualizada periódicamente.
  2. Que enlace a una base de datos externas que ofrezca despiece de vehículos por marcas y modelos y que este actualizada periódicamente.

Gestión administrativa

La gestión administrativa debe abarcar todas las opciones básicas de administración para tratar al taller como lo que es: una empresa. Entre otros aspectos debe contar con opciones de:

  • Facturación: la facturación debe poder ser individual, por vehículo, o en grupo por ejemplo si te dedicas al mantenimiento de una flota de transporte.
  • Presupuesto: Los presupuestos deben recoger tanto la mano de obra como las piezas de recambio. Debe estar editado por partidas para que se puedan eliminar o añadir o subir o bajar en prioridad.
  • Todos los detalles, tanto de las facturas como de los presupuestos, deben ser selectivos, en el aspecto que se puedan incluir descuentos, diferentes unidades como tiempo en caso de la mano de obra o unidades en caso de recambios…
  • Tesorería: La gestión de gastos e ingresos debe ser uno de nuestros objetivos principales. Es importante revisar a menudo estos informes para poder cambiar la política financiera de la empresa siempre que sea necesario y antes que salten todas las alertas.

Gestión de clientes

La atención a los clientes se engloba dentro de lo que se conoce como CRM. En este tipo de opciones registraremos nuestra relación con los clientes, pero ademas lo usaremos también para lanzar campañas de promoción y de marketing. Dentro de la atención al cliente se esta imponiendo darles la oportunidad de hacer un seguimiento de la reparación del coche desde sus teléfonos móviles.

Es interesante habilitar un portal donde el cliente pueda ver el progreso de la reparación, cuando podrá recoger el coche, etc. Dar a los clientes un opción de avisos de urgencias o fuera de horario comercial es tan interesante como peligroso. Por un lado lograremos fidelizar a los clientes pero por otro lado no supone tener un turno dispuesto a trabajar en cualquier momento y posiblemente en cualquier lugar

                                                       
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Principales características

Ten en cuenta que el nombre del módulo puede variar de una solución a otra, pero en general todos ofrecen las mismas funcionalidades principales:

Taller

El módulo de taller se encarga de gestionar todo lo relacionado a las órdenes de reparación y con los presupuestos de los diferentes arreglos que se realizan en el negocio.

También permite gestionar la mano de obra, los tiempos y los recambios, el planning de las citas de los clientes del taller, controlar los tiempos de reparación de los mecánicos, la ocupación de personal y muchas otras cosas más.

Tesorería

Este módulo se encarga de permitir una gestión completa de las finanzas de los talleres mecánicos, tanto sobre los pagos como sobre los cobros. Asimismo, utiliza herramientas avanzadas para poder realizar una previsión de la tesorería y realiza un análisis de plazo medio sobre los ingresos y los gastos realizados.

Ventas

Este módulo en concreto se encarga de ofrecer una gestión completa del taller mecánico, de forma sencilla e integrada, sobre todo, del departamento de ventas del taller. De esta manera, es realmente sencillo llevar los anticipos de los clientes, desde los pedidos de piezas para poder reducir notablemente el tiempo que los trabajadores invierten en dichos procesos.

En estos módulos también es común que se puedan gestionar las tasas de reciclaje de aceites y neumáticos.

Compras

En el módulo de compras del ERP es muy sencillo gestionar el control del ciclo completo de las adquisiciones de una forma centralizada. Entre otras funcionalidades, desde este módulo es muy fácil generarlas de manera automática según las necesidades que se tengan, pudiendo crear pedidos al proveedor desde los pedidos a los clientes, o bien, por medio de una herramienta de reposición automática.

Almacén

El módulo de almacén permite gestionar de forma centralizada toda la información relacionada con el stock reservado para almacenes o artículos, así como llevar una cuenta mejorada sobre las ubicaciones de los accesorios y los recambios, los compuestos y los artículos sustitutivos, así como otros procesos que se lleven a cabo dentro del propio taller.

TPV

Los mejores proveedores y sistemas ERP ofrecen también un TPV táctil que se puede personalizar de forma muy sencilla en los diferentes puntos de venta específicos para poder de trabajar de forma más sencilla y efectiva.

CRM

Estos sistemas también suelen contar con módulos CRM que permiten mejorar la relación con los clientes de una forma bastante sencilla y efectiva. Estos módulos pueden realizar un seguimiento muy completo sobre el servicio de postventa que ofrece el propio taller, además de que permite enviar todo tipo de mensajes con notificaciones para los clientes.

Comercio electrónico

En caso de que quieras digitalizar la boutique de tu taller, estas herramientas permiten realizar de forma muy sencilla la gestión y el control de la tienda online. Algunos módulos ofrecen sus propias soluciones de comercio digital, mientras que otros se integran con un CMS popular para ofrecer una centralización de toda la información que se ofrece.

Movilidad

Una de las grandes ventajas que ofrecen los módulos ERP es que permiten gestionar fácilmente los procesos de la empresa por medio de cualquier dispositivo. En algunos casos, se realiza desde una app o desde un navegador web, aspecto que puede variar mucho de una herramienta a otra. Puede ser muy interesante que conozcas las ventajas de tener un software en la nube.

Análisis

Los análisis y la información que proporcionan los sistemas ERP también son una de sus ventajas principales. Al tener toda la información centralizada ofrecen una visión muy clara sobre el estado de la compañía y su evolución. Esto permite tomar mejores decisiones tomando en cuenta el resultado de los análisis realizados.

Mejores programas para talleres mecánicos

A3ERP

Esta solución destaca por ser una de las más completas y profesionales que se pueden encontrar disponibles, contando con una gran cantidad de módulos específicos para ajustar su funcionalidad a los distintos procesos de la empresa.

AdiTALLERwin

Se trata de un programa que se encarga de facilitar la creación de las órdenes de reparación en un taller OT-OR, pudiendo introducir los tiempos que supone la ejecución de la mano de obra y los recambios de una forma bastante sencilla y cómoda.

Galdon Software ERP para talleres, recambios y accesorios

Una solución completa que permite gestionar todos los procesos de los talleres mecánicos, incluyendo la venta de recambios y de accesorios. Permite a su vez controlar las cadenas de talleres de una forma centralizada y sencilla.

Datisa GIRANDA

GIRANDA es un módulo ERP que destaca por el hecho de estar especialmente desarrollado para poder integrarse a los procesos de los talleres especializados en mecánica rápida o en neumáticos.

GeinforERP

Una solución muy moderna que ofrece un gran control sobre los distintos procesos que se llevan a cabo en el negocio, mejorando los procesos de planificación y el rendimiento de la compañía en su conjunto.

TallerGP (Gestión Profesional)

Un sistema de gestión de talleres mecánicos online muy completo con el que se pueden controlar todas las tareas administrativas del negocio, además de que destaca por tener un coste bastante reducido que hace que destaque entre su competencia, ofreciendo prestaciones bastante buenas y un soporte profesional.

Delfos ERP

Delfos cuenta con soluciones para distintos tipos de negocios, entre las que podemos encontrar una completa solución para los talleres mecánicos, con módulos que permiten facilitar los procesos y mejorar la eficiencia de los trabajadores.

Esta es toda la información que necesitas para tomar una decisión sobre qué programa ERP para talleres mecánicos debes de implementar en tu negocio.

En esta guía encontrarás...

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