Esta guía está elaborada para ayudar a todas las pymes, así como a empresas de mayor tamaño, y negocios que están pensando implementar un sistema que ayude a gestionar los distintos departamentos de su compañía y dudan entre implantar un ERP o instalar un CRM, ya que no conocen exactamente las diferencias existentes entre los mismos.
Gracias a la información que contiene esta guía informativa se puede conocer con todo tipo de detalles en qué consiste el funcionamiento de un sistema ERP y en qué consiste un CRM para empresas. Es muy conveniente tener claro las diferencias existentes entre ambos para saber cuál se ajusta de forma más apropiada a las necesidades económicas y de gestión de tu negocio en cuestión.
¿Cómo conocer la diferencia entre un ERP y un CRM?
Gracias a este artículo podrás conocer los principales puntos de distinción entre un sistema ERP para empresas y un CRM. Como verás, antes de poner en marchas la instalación de uno u otro, es importante conocer sus diferencias considerables en muchos aspectos. Sobre todo, lo más importante es tener en cuenta el para qué necesitas implementarlos. Es decir, cuáles son los objetivos que persigues con la puesta en marcha de un ERP o de un CRM. Otro punto de ayuda es conocer cómo funciona un ERP, y un CRM, además de sus ventajas.
Antes de responder a la pregunta sobre si necesitas o no de ambos sistemas, de ninguno o sólo de uno de ellos es fundamental que tengas en cuenta las características de cada uno y sus principales bazas. Para ello, te aconsejamos leer con detenimiento el siguiente artículo al respecto.
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¿En que se distinguen un ERP y un CRM?
Es normal que muchas personas tengan dudas sobre qué es el ERP, el CRM y cuáles son las diferencias entre ambos, así como cuál es el que se ajusta mejor a las necesidades de su negocio o de su proyecto. Estas dudas son muy comunes entre los emprendedores y empresarios, por lo que en esta ocasión intentaremos explicarte claramente en qué consiste cada uno de estos sistemas, cuáles son sus diferencias y cuál se ajusta mejor a tus necesidades.
El ERP (Enterprise Resources Planning) es un sistema de planificación de los recursos empresariales, mientras que el CRM (Customer Relationship Managment) se encarga de gestionar las relaciones con los clientes. Viendo los nombres de cada uno de estos sistemas ya podemos empezar a hacernos una muy buena idea de cuáles son sus diferencias, pero profundizaremos en el tema para que no quede ninguna duda al respecto.
Ambos sistemas tienen un objetivo en común: adaptar a la empresa a la transformación digital y aprovechar sus ventajas para poder mejorar la eficiencia, la productividad y el control, pero cada uno de estos sistemas lo consigue con distintas acciones.
Las funciones de un sistema ERP en una empresa
Los sistemas ERP son vistos como programas “backoffice”, lo que quiere decir que ayudan a mejorar los procesos internos de la empresa, aquellos que los clientes no pueden notar de forma directa. Los sistemas ERP trabajan por medio del intercambio de información entre los distintos departamentos para tener un mejor control de la información, pudiendo acceder a ella desde la misma base de datos, evitando duplicidad de información y añadiendo una gran cantidad de ventajas a los procesos por medio de esta conexión.
En pocas palabras, los sistemas ERP se encargan de controlar una gran parte de todos los procesos internos de una empresa, dando información a cada uno de sus departamentos de forma más fácil y efectiva, pudiendo revisarse en tiempo real y desde cualquier dispositivo que cuente con una conexión a internet.
Los sistemas ERP son herramientas modulares que se adaptan por completo a cada empresa de forma diferente para poder cumplir con sus necesidades, pudiendo ser de gran ayuda en cuanto al control del stock, control de las ventas, nóminas, producción, suministro, proveedores, finanzas… Los mejores ERP pueden contar con todas las funciones de una empresa de forma eficaz y óptima, claros ejemplos lo tenemos con Holded, Oracle, Dolibarr, etc.
De esta forma, el objetivo final de un ERP es centralizar la información para poder gestionarla de forma más efectiva, gracias a que se consigue una mejor comunicación entre los distintos departamentos de una empresa.
Los sistemas ERP pueden representar un gran cambio para una empresa, además de que su correcta instalación genera grandes beneficios a pesar del coste que puede conllevar, por lo que este suele implementarse en empresas medianas y grandes. Aunque su implementación pueda verse como muy complicada, lo cierto es que aporta beneficios bastante importantes para la empresa.
Las funciones de un sistema CRM en una empresa
A diferencia de los ERP, el sistema CRM es considerado como un programa “front office”, lo que quiere decir que este programa sí afecta de forma directa a la relación que la empresa tiene con sus clientes.
El objetivo principal de un sistema CRM es obtener la información de los clientes de forma efectiva, poner dicha información en el centro de la empresa y darle un seguimiento comercial a dicha información para poder realizar mejores estrategias de marketing o ventas.
Los CRM son programas más ágiles y dinámicos, por lo que contienen información sobre los clientes. Esto a su vez hace que los sistemas CRM sean más fáciles de implementar y de utilizar, además de ser más económicos.
Lo cierto es que los CRM no son un concepto nuevo, aunque es verdad que se actualizan frecuentemente para ofrecer lo último en tecnología, siendo herramientas cada vez más útiles y poderosas. Los CRM siguen un modelo de negocio que tiene el objetivo de identificar los leads (contactos) que son más valiosos para la empresa y así poder gestionar mejor la información de una forma más efectiva.
Entre las funcionalidades principales de un CRM podemos destacar la automatización en los procesos de venta, consiguiendo el alta de leads, su seguimiento, la gestión de tareas o el uso de un sistema de alertas. También podemos destacar el trabajo que realiza para la creación de segmentos con el fin de cumplir distintos objetivos de ventas o de marketing, como puede ser el caso de la planificación de estrategias, la previsión de ventas, la segmentación de comunicados, etc.
Los CRM también son muy efectivos para almacenar o realizar acciones con la información de los clientes, desde los correos electrónicos, reuniones, puestos, interacciones, etc. Además de que también realizan un seguimiento comercial y facilitan la creación de procesos.
Ahorra tiempo y acierta al escoger solución
¿Qué es mejor para tu empresa, un ERP ó un CRM?
La decisión no será tomada pensando en qué sistema es mejor que el otro, sino en qué sistema se ajusta mejor a las necesidades de tu empresa y a tu presupuesto.
Cada uno de ellos también puede variar de un sistema a otro, ya que no todas las opciones que tienes disponibles en la actualidad tienen las mismas funciones o módulos, por lo que podrás encontrar un sistema que se ajuste por completo a tu empresa mientras que otros no serán una muy buena opción.
Muchos de los modelos son modulares y escalables, lo que asegura que se puedan ajustar a las necesidades de tu empresa, ya que si tu empresa comienza a crecer, estos sistemas se pueden adaptar fácilmente a los cambios por los que esté pasando tu empresa.
¿Se pueden usar ambos sistemas a la vez?
Esto dependerá de las necesidades de cada empresa y del sistema utilizado. Por ejemplo, los ERP tradicionales incluían un módulo de CRM, aunque hoy en día la mayoría ofrecen el CRM de forma separada para brindar sistemas más completos e independientes que estén realmente enfocados a la relación que se tiene con el cliente.
Es por eso que ambos sistemas son completamente compatibles, ya que la labor o trabajo que realizan para la empresa en realidad es complementaria. Ambos sistemas están pensados para que la empresa pueda ser más eficiente y aprovechar al máximo sus recursos. Si no estás seguro de las necesidades de tu empresa, entonces te recomendamos contar con la ayuda de un experto para determinar qué se ajusta mejor a tus necesidades.
¿Cómo implementar un ERP?
La implementación del ERP debe ser planificada, organizada, configurada, probada, con numerosos ajustes y con un control permanente, incluso pasada la implementación. Esto asegura que la implementación se lleve de manera existosa, evitando problemas futuros.
